Bạn có muốn đảm bảo rằng văn bản của bạn có thể được người nhận đọc dễ dàng hơn không? Sau đó, bạn nên xem xét việc sử dụng tập hợp cột. Không phải là không có gì mà văn bản được đặt trong các cột trong các tờ báo (hàng ngày), hầu hết các tài liệu quảng cáo và trong nhiều bản cáo bạch.
Bạn phải chú ý 4 điểm này!
Cho dù bạn sử dụng tập hợp cột trong tài liệu của mình hay tốt hơn là sử dụng bố cục một cột, phụ thuộc vào một số điều kiện biên. Nói chung, bạn có thể chuyển đổi giữa bố cục nhiều cột và một cột bất kỳ lúc nào mà không làm hỏng văn bản của bạn. Nếu nghi ngờ, một bài kiểm tra ngắn là đáng giá. Bạn nên cân nhắc những điểm sau khi đưa ra quyết định của mình:
Điểm đầu tiên: Trang có đủ rộng cho các cột không? Sử dụng các cột chỉ có ý nghĩa nếu trang của bạn đủ rộng. Giả sử bạn đang thiết kế một tài liệu ở định dạng A5, sử dụng cỡ chữ là mười hoặc mười hai điểm, và các lề phải và trái của bạn đều rộng ba cm. Ở đây, thoạt nhìn có thể thấy rõ rằng không gian còn lại không cho phép hai cột. Ví dụ: đường viền chỉ rộng một cm và bạn làm việc với phông chữ chín điểm? Sau đó, bạn có thể dễ dàng đặt văn bản trong hai cột.
Nếu cần, chỉ cần kiểm tra các số cột khác nhau. Bạn sẽ thấy ngay số cột nào là tối ưu cho văn bản của bạn! Và trong các trường hợp đường biên giới, bạn có thể ví dụ: B. giảm / tăng cỡ chữ một hoặc nửa điểm. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn có số ký tự chính xác trên mỗi dòng.
Điểm thứ 2: Một trang có thể chiếm bao nhiêu cột? Việc bạn phân phối văn bản của mình trong một, hai, ba hay nhiều cột phụ thuộc vào chiều rộng của trang và kích thước phông chữ. Sử dụng các nguyên tắc sau làm hướng dẫn: Các cột thường rộng từ 45 đến 60 ký tự, do đó, có khoảng trống cho trung bình từ bảy đến mười từ trong một dòng cột. Chiều rộng cột này có lợi thế là người đọc có thể nắm được một dòng hoàn chỉnh trong một hoặc hai lần liếc nhìn. Nếu các cột trở nên rộng hơn nhiều, sẽ có nguy cơ, như đối với văn bản một cột, mắt sẽ trượt ra khỏi dòng trong khi đọc - người đọc không còn được hướng dẫn nữa. Nếu các cột trở nên hẹp hơn, các từ trong các dòng không còn có thể được cân bằng hợp lý nữa. Có những khoảng trống khó chịu giữa các chữ cái hoặc từ. Hoặc dấu gạch ngang xuất hiện ở cuối mỗi câu - nhưng không được nối nhiều hơn ba dấu gạch nối.
Điểm thứ 3: Có nhiều bảng, hình ảnh, v.v. trong tài liệu của bạn không? Văn bản của bạn có phù hợp với tập hợp cột hay không cũng phụ thuộc vào số lượng hình ảnh, bảng, danh sách, hình vẽ, công thức, v.v. Ví dụ: nếu bạn muốn thêm một bức tranh phức tạp vào từng bước của hướng dẫn từng bước, tập hợp cột không phù hợp. Bạn có cần nhiều hình ảnh lớn trong một tài liệu chiếm nửa trang và hơn thế nữa không? Ngay cả khi đó, cách sắp chữ theo cột cũng không phù hợp vì hình ảnh ngăn văn bản "chảy đều". Điều tương tự cũng áp dụng cho các bảng chiếm toàn bộ chiều rộng của trang. Ví dụ, mặc dù các bảng có thể được đặt thuận tiện trên một số cột như một yếu tố thiết kế, điều này có nghĩa là nỗ lực tăng lên. Điều này cũng áp dụng cho tất cả các yếu tố đồ họa khác.
Điểm thứ 4: Luôn luôn sử dụng biện minh trong các cột! Vì vậy, văn bản vẫn dễ đọc trong các cột, nó thường được định dạng theo cách căn lề. Word thay đổi khoảng cách từ để không chỉ cạnh trái của văn bản mà cả cạnh phải cũng trở nên "mượt mà". Rung - tức là lề phải không cân đối - thường khó đọc hơn trong các cột.
Không in nhầm trang nữa
Gần đây, chúng tôi nhận được câu hỏi sau từ một độc giả qua email trong tòa soạn “Mẹo vặt và thủ thuật từ A đến Z”: Tôi không thể giải thích cho chính mình: Tôi chỉ muốn in trang thứ ba của báo cáo mới viết của mình và đã in hộp -Dialog được làm cho phù hợp, nhưng khi tôi bắt đầu in, tôi nhận được các bản in khác ngoài trang mong muốn. Có vẻ như các trang khác nhau của tài liệu đang được in ngẫu nhiên. Tại sao vậy và làm cách nào để tắt nó đi?
Câu trả lời từ nhóm biên tập:
Vấn đề nảy sinh khi tài liệu của bạn bao gồm nhiều phần (ví dụ: một phần cho mỗi chương) và bạn chỉ định rằng việc đánh số trang phải bắt đầu bằng "1" trong mỗi phần. Trong trường hợp này, có một số trang thứ ba trong tài liệu của bạn, đó là lý do tại sao Word không chỉ in trang thứ ba của phần đầu tiên mà còn in tất cả các trang thứ ba của các phần sau. Để giải quyết vấn đề này, hãy cung cấp không chỉ số trang mà còn cả số phần khi in. Và đây là cách bạn làm điều đó:
- Định vị con trỏ trên trang mà bạn muốn in.
- Bây giờ hãy kiểm tra thông tin trạng thái ở phía bên trái của thanh trạng thái Word để xem bạn đang ở trang và phần nào. Xin lưu ý rằng trong Word 2007, trước tiên có thể phải kích hoạt hiển thị dữ liệu ở đây. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào thanh trạng thái và chọn thông tin bạn muốn từ menu ngữ cảnh.
- Xuất hiện ở đây v.d. Ví dụ: “Trang 3” và “Phần: 1” hoặc “Từ 1”, bạn phải in trang thứ ba của phần thứ ba.
- Bây giờ hãy gọi hộp thoại Print (In). Word 2007: Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Office ở phía trên bên trái, sau đó nhấp vào lệnh PRINT và bây giờ trên mục PRINT ở bên phải. Word 2003, 2002 / XP và 2000: Gọi menu FILE, lệnh PRINT.
- Tất cả các phiên bản: Trong VÙNG TRANG, nhấp vào nút radio PAGES.
- Bây giờ hãy nhập văn bản »p3s1« thay vì số trang đơn giản trong trường văn bản phía sau PAGES. »P« viết tắt của »Trang«, »s« cho »Mục«. Trong ví dụ của chúng tôi, trang thứ ba của phần đầu tiên được in ra theo yêu cầu.
- Nếu bây giờ bạn bắt đầu cửa sổ hộp thoại in bằng cách nhấp vào OK, trang mong muốn của phần đã chọn sẽ được in.
Tất nhiên, trang và thông tin phần bổ sung cũng có thể được kết hợp để tạo thành các vùng trang hoàn chỉnh. Bạn có muốn Ví dụ, để in trang đầu tiên của Phần 1, Phần 2 và Phần 3, nó có nội dung như sau: "p1s1; p1s2; p1s3". Nếu bạn muốn in các trang từ 1 đến 12 của phần thứ hai, hãy nhập: »p1s2-p12s2«. Nếu bạn chỉ muốn in một trang duy nhất và con trỏ đã ở trên trang hiện tại, bạn cũng có thể sử dụng Kích hoạt TRANG HIỆN TẠI Lựa chọn. Điều này giúp bạn không phải chỉ định trang và phần.
