Sử dụng PowerPoint: Mẹo của chuyên gia cho bản trình bày

Với nhiều mẹo và sự trợ giúp

Microsoft PowerPoint đã được đánh giá cao như một chương trình trình chiếu bởi người dùng cá nhân và doanh nghiệp trong nhiều năm vì nhiều tùy chọn để tạo bản trình bày màn hình. PowerPoint có vô số công cụ tích hợp để tùy chỉnh bản trình bày hoặc chèn các thiết bị tạo kiểu trực quan như đồ họa hoặc video. Ngoài ra, chương trình có thể được vận hành theo hướng thực hành và trực quan.

Người dùng gói Microsoft Office cũng sử dụng Excel hoặc Word ngoài PowerPoint sẽ gặp phải nhiều điểm tương đồng trong cấu trúc menu. Những người dùng mới lần đầu tiên làm việc với PowerPoint cũng sẽ nhanh chóng tìm ra cách của họ. Ngoài hướng dẫn sử dụng trực quan, chương trình còn cung cấp các mẹo và trợ giúp trong các menu ngữ cảnh giúp giáo dục người dùng trong thời gian thực về các khả năng của PowerPoint. Cấu trúc của PowerPoint đảm bảo rằng công việc hiệu quả có thể là trọng tâm khi tạo bản trình bày. Bất kỳ ai giảm thiểu các bước công việc thừa thông qua hoạt động dự đoán của PowerPoint đều có nhiều thời gian hơn cho các khái niệm liên quan đến nội dung của bản trình bày trên màn hình.

Video hướng dẫn sử dụng PowerPoint: Mọi thứ về cấu trúc và các chức năng quan trọng nhất

Sử dụng PowerPoint - đây là cách bạn tạo bản trình bày mới

Bước đầu tiên trong một trình chiếu mới không phải được tạo trên máy tính, mà là trong đầu. Trong môi trường chuyên nghiệp, một chủ đề cụ thể hoặc một sản phẩm mới có thể là điểm khởi đầu để cân nhắc, trong môi trường riêng tư, nó có thể là một sở thích. Ở giai đoạn này của dự án, điều quan trọng là phải thu thập nội dung, tất cả thông tin cần thiết, đồ họa và hình ảnh và phát triển một chiến lược cá nhân về cách thức trình bày phải thông báo và thúc đẩy khán giả. Một cấu trúc được suy nghĩ kỹ càng giúp cấu trúc chủ đề một cách chuyên nghiệp và thông minh. Việc tích hợp một cung căng thẳng cũng rất quan trọng để giữ mức độ chú ý của người nghe cao.

Bạn có thể tạo bản trình bày mới trong PowerPoint bằng cách chọn trường lựa chọn "Mới" sau khi chương trình đã bắt đầu. Trong khu vực này, bạn có các tùy chọn khác nhau liên quan đến định dạng:

• Tạo một bản trình bày trống.
• Thiết kế một trình chiếu từ một mẫu.
• Tìm kiếm các mẫu và thiết kế trực tuyến phù hợp với chủ đề.

Sau khi chọn mẫu thích hợp bằng cách nhấp đúp vào nó, bạn có thể bắt đầu tạo bản trình bày.

Trong môi trường chuyên nghiệp, cái gọi là khuôn mẫu được sử dụng trong nhiều trường hợp. Đây là một mẫu trong đó màu sắc, phông chữ và logo được tích hợp vào các slide theo hướng dẫn thiết kế của công ty. Trong vùng riêng tư, bạn có thể chọn một bản trình bày trống để tạo bản trình bày mới hoặc sử dụng một trong các mẫu do PowerPoint cung cấp.

Sử dụng PowerPoint: các mẹo thiết thực quan trọng cho diễn giả

Để sử dụng các khả năng của PowerPoint và có thể sử dụng chương trình để thiết kế một trình chiếu, điều quan trọng là phải biết cấu trúc menu của PowerPoint. Nó là đủ để nội bộ hóa các chức năng và tùy chọn cần thiết để có thể sử dụng PowerPoint đúng cách.

Mẹo 1: Màn hình chính trong PowerPoint - khu vực làm việc quan trọng nhất của bạn

Sau khi mở một mẫu bản trình bày trống hoặc một mẫu, bạn đang ở trong màn hình chính của PowerPoint.

Ở phía bên trái của màn hình chính, bạn sẽ tìm thấy tổng quan về tất cả các slide mà bạn đã tạo. Nhấp chuột phải để thêm một trang trình bày hoặc phần mới vào trình chiếu của bạn. Ở khu vực giữa của màn hình chính là khu vực slide, khu vực này quyết định đến hình ảnh của bài thuyết trình. Trong phần này của PowerPoint, các thiết bị kiểu cách khác nhau có thể được chèn vào bản trình bày của bạn theo cách thiết thực và hướng đến lợi ích. Ví dụ: với một vài cú nhấp chuột vào tab “Chèn”, bạn có thể nhúng các trường văn bản, hình ảnh hoặc video. Ngoài ra, bạn có thể nhập văn bản, thay đổi phông chữ hoặc thiết kế màu sắc của trang chiếu và sử dụng nhiều chức năng khác để cá nhân hóa bản trình bày của bạn hoặc các trang chiếu riêng lẻ.

Ở phía bên phải, "ý tưởng thiết kế" được tích hợp vào phần mềm trong phiên bản Microsoft PowerPoint hiện tại. Chỉ với một cú nhấp chuột vào thiết kế tạo sẵn, toàn bộ trình chiếu sẽ được tùy chỉnh về màu sắc, nền, hình dạng hoặc phông chữ.

Mẹo 2: Menu chính "Bắt đầu" của PowerPoint - vùng lệnh

Menu chính "Start" trong Microsoft PowerPoint chứa hầu hết các công cụ, chức năng và khả năng quan trọng nhất mà bạn cần để tạo trình chiếu chuyên nghiệp trong PowerPoint.

Lúc đầu, bạn sẽ tìm thấy khay nhớ tạm trong tab đầu tiên. Bạn có thể sử dụng tính năng này để chèn văn bản hoặc ảnh chụp màn hình mà bạn đã tạo bằng các chương trình khác vào bản trình bày của mình. Trong tab tiếp theo, "Foils", bạn sẽ tìm thấy một tùy chọn hoạt động quan trọng khác. Bạn có thể chọn thêm một trang trình bày hoặc phần mới vào trình chiếu của mình.

Phần mới là một dấu trang cung cấp cho bạn cấu trúc tốt nhất có thể cho trình chiếu của bạn. Có thể hữu ích khi chèn các phần, đặc biệt là trong trường hợp trình bày khó hiểu chứa nhiều thông tin. Các bản trình bày với nhiều trang trình bày rất khó hiểu và khó sử dụng, đặc biệt là khi thực hiện các thay đổi. Trong trường hợp này, những thay đổi có thể nhanh chóng trở thành một bài kiểm tra căng thẳng. Việc chèn các phần đảm bảo rằng có thể tạo ra các phân chia hợp lý. Ví dụ: bạn có thể di chuyển toàn bộ phần của các trang chiếu trong khu vực vận hành PowerPoint thay vì làm lại các trang chiếu riêng lẻ một cách tốn công sức.

Bạn cũng có thể chèn một trang trình bày mới trong vùng menu “Trang trình bày”. Bạn có thể chọn từ các mẫu slide khác nhau. Trong số những thứ khác, bạn có thể hiển thị hai phần nội dung cạnh nhau, chèn một trang chiếu với tiêu đề phần hoặc sử dụng một trang chiếu trống.

Tab "Trang trình bày" rất cần thiết cho hoạt động chính xác của PowerPoint. Với các trang trình bày hoặc phần mới, bạn thiết kế và cấu trúc bản trình bày và giúp bạn sử dụng dễ dàng hơn trong khi trình chiếu.

Mẹo 3: Phông chữ, đoạn văn và bản vẽ - các điều khiển quan trọng trong PowerPoint

Người dùng làm việc với các chương trình Microsoft Office khác sẽ thấy các tab "Phông chữ, Đoạn văn và Bản vẽ" quen thuộc. Để sử dụng PowerPoint và thiết kế các trang trình bày riêng lẻ, bạn chủ yếu cần các tab "Phông chữ và Đoạn văn." Trong tab "Phông chữ", bạn có tùy chọn điều chỉnh phông chữ, thay đổi màu sắc và điều chỉnh khoảng cách ký tự cũng như trên và viết thường hoặc sử dụng bút đánh dấu để đánh dấu các đoạn văn bản riêng lẻ.

Tab "Đoạn văn" chủ yếu được sử dụng để chèn dấu đầu dòng hoặc đánh số và đặt căn chỉnh văn bản. Như bạn đã biết từ các chương trình Office khác, bạn cũng có thể sử dụng menu Đoạn văn để xác định cách căn chỉnh văn bản của bạn. Ngoài ra còn có tùy chọn chèn cột hoặc nhúng đồ họa SmartArt.

Microsoft PowerPoint và các bài thuyết trình chuyên nghiệp trực tiếp từ hình ảnh. Vì lý do này, tab "Vẽ" cũng có tầm quan trọng đặc biệt. Trong đó bạn có các tùy chọn sau:

• Nhúng các hình dạng chẳng hạn như hình dạng chuẩn, mũi tên khối hoặc sơ đồ.
• Sắp xếp hoặc nhóm các đối tượng.
• Sử dụng các phong cách và phong cách thiết kế nhanh chóng.
• Điều chỉnh các hiệu ứng tô màu hoặc đường viền hình dạng vào bản trình bày của bạn.
• Tích hợp các hiệu ứng hình dạng như phản chiếu hoặc xoay 3D vào trình chiếu của bạn.
• Chuyển kích thước của một đối tượng sang đối tượng khác chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Tóm lại, các tab Phông chữ, Đoạn văn và Vẽ rất quan trọng để tạo các bản trình bày thú vị và nhiều thông tin. Trong ba tab này, người dùng sẽ tìm thấy tất cả các tùy chọn và chức năng để tạo các bài giảng và trình chiếu thú vị với PowerPoint. Hoạt động của tab là tự giải thích và theo định hướng thực hành. Nếu một bản điều chỉnh không phù hợp với thiết kế trang chiếu, thay đổi có thể bị hủy bất kỳ lúc nào bằng cách sử dụng các phím mũi tên được tích hợp trong tất cả các chương trình Microsoft Office. Chúng nằm ở trên cùng bên trái trong thanh chức năng trên cùng.

Ngoài ra, có các kỹ thuật và phím tắt khác trong PowerPoint để hoàn tác các mục nhập.

Mẹo 4: Sử dụng các chức năng quan trọng trong PowerPoint - thuận tiện trong thanh

PowerPoint giúp người dùng dễ dàng tìm thấy các chức năng cần thiết trong nháy mắt. Phía trên thanh menu và bên dưới khu vực trang chiếu, bạn sẽ tìm thấy các ký tự tượng hình nhỏ mà bạn có thể thực hiện các chức năng quan trọng nhất trong PowerPoint.

Các chức năng sau để vận hành PowerPoint được tích hợp trong thanh chức năng phía trên:

1. Tự động lưu cung cấp khả năng mọi thay đổi trong bản trình bày của bạn được lưu tự động.

2. Sử dụng biểu tượng đĩa mềm để lưu trình chiếu của bạn theo cách thủ công.

3. Bạn có thể hoàn tác các thay đổi bằng các nút mũi tên "Chuyển tiếp và Quay lại".

4. Một cú nhấp chuột vào biểu tượng "Trình chiếu" sẽ bắt đầu bản trình bày từ trang chiếu đầu tiên trong chế độ trình bày. Chỉ có các trang trình bày chứ không phải thanh menu được hiển thị ở đây.

5. Trong trường tìm kiếm, bạn có thể tìm kiếm các thuật ngữ hoặc biểu thức trong bản trình bày của mình. Bạn cũng có thể sử dụng tìm kiếm nâng cao để tìm tệp trên máy tính của mình.

6. Ở cuối thanh chức năng, bạn sẽ tìm thấy các ký hiệu thông thường cho Microsoft PowerPoint. Các biểu tượng đại diện cho các chức năng:

   • Thu nhỏ cửa sổ,
   • Tùy chỉnh kích thước của cửa sổ hoặc
   • Đóng Microsoft PowerPoint hoàn toàn.

Thanh chức năng phía dưới - buồng lái thuyết trình của bạn

Các chức năng bổ sung để vận hành PowerPoint được tích hợp trong thanh chức năng bên dưới:

• Hiển thị trang trình bày nào hiện đang được xử lý.
• Chức năng sửa lỗi của PowerPoint cho biết liệu đã tìm thấy lỗi chính tả trong tệp hay chưa. Hơn nữa, ngôn ngữ của chức năng hiệu chỉnh được xuất ra.
• Một trường cần thiết để sử dụng PowerPoint là trường "Ghi chú". Trong "Ghi chú", bạn có thể tích hợp các nhận xét và ghi chú cho mỗi trang chiếu, sẽ đóng vai trò như một chuỗi chung trong quá trình trình bày. Một cú nhấp chuột vào trường ghi chú là đủ để nhập và lưu các giải thích riêng lẻ.
• Trong "Cài đặt hiển thị", bạn có thể xác định cách PowerPoint sẽ hiển thị các trang trình bày của bạn trên màn hình có độ phân giải cao, ví dụ: trên màn hình 4K hoặc máy chiếu.

• Trong cài đặt dạng xem được tích hợp trong PowerPoint ở thanh công cụ phía dưới, bạn có thể đặt liệu bản trình bày của mình:
• Ở chế độ bình thường,
• Trong phân loại giấy bạc hoặc
• Trong chế độ đọc

nên được hiển thị. Ngoài ra, bạn sẽ tìm thấy biểu tượng cho "Trình chiếu" mà bạn có thể hiển thị bản trình bày của mình ở chế độ trình chiếu trên máy chiếu hoặc tivi.

• Trong phần cuối cùng của thanh chức năng bên dưới, PowerPoint cung cấp cho bạn tùy chọn thay đổi hệ số thu phóng và điều chỉnh trang chiếu vào cửa sổ hiện tại.

Thanh chức năng trên và dưới cùng đảm nhận một số lượng lớn các chức năng điều khiển quan trọng. Cả hai thanh đều giúp việc sử dụng PowerPoint dễ dàng hơn nhiều. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể điều chỉnh hệ số thu phóng, thay đổi cài đặt chế độ xem và lưu bản trình bày của mình. Với sự trợ giúp của các thanh khác nhau trong PowerPoint, hoạt động của ứng dụng phần mềm được đơn giản hóa và chuyên nghiệp hóa.

Mẹo 5: Sử dụng PowerPoint - những điều người dùng cũng nên biết

Thao tác của PowerPoint có thể được học một cách nhanh chóng do điều hướng menu thân thiện với người dùng. Các ký hiệu tự giải thích và biểu đồ tượng hình giúp ích rất nhiều cho những người mới sử dụng PowerPoint. Điều này cũng áp dụng cho các văn bản giải thích xuất hiện trong khu vực trường và chức năng do hiệu ứng Hoover.

Thí dụ: Nếu bạn muốn biết làm thế nào bạn có thể tích hợp lời biện minh trong văn bản của mình trong PowerPoint, hãy di chuyển chuột đến biểu tượng tượng hình. Bạn sẽ ngay lập tức nhận được lời giải thích về biểu tượng và cách nó hoạt động.

Mẹo: Kể từ Office 2010, bạn không chỉ có thể tìm thấy các lệnh được sử dụng thường xuyên trong thanh công cụ để truy cập nhanh mà còn có thể tích hợp chúng trực tiếp vào ruy-băng. Thủ tục này giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả.

Bạn cũng nên biết và có thể sử dụng các chức năng sau để vận hành PowerPoint:

• Chèn mục menu

Vô số tùy chọn để vận hành PowerPoint mở cho bạn trong tab này. Trong số những thứ khác, bạn có thể chọn hình ảnh, video hoặc sơ đồ, tích hợp các trường văn bản vào bản trình bày của mình hoặc nhúng các hiệu ứng nghệ thuật với WordArt. Hơn nữa, trong menu “Chèn”, bạn có tùy chọn điều khiển linh hoạt nội dung đa phương tiện trong khi thuyết trình và tích hợp các hoạt ảnh do người dùng xác định thay vì các nút tiêu chuẩn.

• Mục thực đơn nháp

Trong menu “Bản nháp”, bạn sẽ tìm thấy các ý tưởng và biến thể thiết kế mà bạn có thể điều chỉnh và thay đổi trang trình bày của mình bằng một cú nhấp chuột. Hiệu ứng Hoover cho phép bạn xem trước các thay đổi và so sánh các biến thể khác nhau.

• Mục menu chuyển tiếp

Chuyển tiếp giữa các trang trình bày là một trong những thiết bị tạo kiểu trong PowerPoint thu hút sự chú ý của khán giả. Bạn có thể kết hợp các chuyển đổi chỉ với một vài cú nhấp chuột. Nhiều bản trình bày đạt được sự rõ ràng và gây chú ý khi bạn chọn các chuyển tiếp trang chiếu thích hợp phù hợp với nền.

• Mục menu "Hoạt ảnh"

Tab "Hoạt ảnh" có các chức năng đặc biệt để tạo hoạt ảnh hoặc hình ảnh. Ví dụ: với các hiệu ứng đặc biệt, một hình ảnh hoặc video có thể bay vào bản trình bày hoặc mờ dần sau một khoảng thời gian xác định.

Mục menu "Trình chiếu"

Tab “Trình chiếu” chứa các điều khiển cho bản trình bày thực tế. Trong số những thứ khác, bạn có tùy chọn:

• Bắt đầu trình chiếu
• Đặt thời lượng hiển thị cho các trang chiếu và xác định màn hình mà bản trình bày của bạn được hiển thị.
• Trong giao diện người trình bày, bạn cũng sẽ tìm thấy tất cả các tùy chọn điều khiển quan trọng để vận hành bản trình bày của bạn.

• Mục menu "Kiểm tra"

Trong tab "Kiểm tra", bạn chủ yếu sử dụng trình kiểm tra chính tả tích hợp. Đánh giá trong PowerPoint cũng ngụ ý rằng những người khác, chẳng hạn như người quản lý của bạn, đã đưa ra nhận xét và nhận xét trong bản trình bày mà bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối.

• Mục menu "Xem"

Menu "View" có liên quan khi chuẩn bị trình chiếu. Nó cung cấp cho người nói tùy chọn xem bản trình bày PowerPoint ở các dạng xem bản trình bày khác nhau, chèn macro hoặc chọn trang chiếu cái để thay đổi bố cục và trang trình bày bố cục cho toàn bộ bản trình bày.

• Mục menu "Trợ giúp"

Trong tab "Trợ giúp", bạn sẽ tìm thấy một khu vực trợ giúp mở rộng với các hướng dẫn, mẹo và khắc phục sự cố về tất cả các chủ đề quan trọng trong PowerPoint. Với một hướng dẫn cụ thể, bạn sẽ làm quen với nền tảng và sự tinh tế trong PowerPoint và theo thời gian, bạn sẽ tạo ra các tệp trình chiếu và các mẫu trình bày với mức độ chuyên nghiệp cao.

Tất cả các tab và menu có thể hoạt động theo cùng một nguyên tắc. Chức năng đã chọn sẽ mở ra với một cú nhấp chuột vào tab hoặc trường lựa chọn. Ngoài ra, các cửa sổ lựa chọn với menu thả xuống được tích hợp trong nhiều vùng menu. Bạn có thể thực hiện các cài đặt cụ thể trong các cài đặt này. Hoạt động này không phức tạp, nhưng theo định hướng thực hành. Người dùng mới được hưởng lợi từ thực tế là bất kỳ mục nhập sai nào đều có thể được hoàn tác.

Sử dụng tab “Tệp” - các tùy chọn cài đặt quan trọng trong PowerPoint

Trong Microsoft PowerPoint, người dùng sẽ tìm thấy nhiều khả năng và tùy chọn trong các tab được mô tả để thiết lập trình chiếu một cách chuyên nghiệp và nhiều thông tin. Mọi người dùng PowerPoint cũng nên biết cách sử dụng tab “Tệp”. Đây là tab đầu tiên trong menu chính và rất cần thiết để có thể thực hiện các chức năng tiêu chuẩn như "In", "Lưu" hoặc "Đóng". Nếu bạn nhấp vào "Tệp", một cửa sổ lựa chọn sẽ mở ra để điều khiển các chức năng sau:

Tên của tác giả có thể được thay đổi trong "Thông tin". Trong khu vực này, bạn cũng sẽ tìm thấy thông tin về tài liệu, số lượng từ và ngày chỉnh sửa cuối cùng.

Với “Lưu” và “Lưu dưới dạng”, bạn có thể lưu bản trình bày hoặc tạm thời lưu bản trình bày ở một vị trí khác, chẳng hạn như trong đám mây hoặc ở một định dạng khác.

Nhấp vào nút "In" để mở menu in rộng rãi trên PowerPoint.

Ngoài ra, bạn có tùy chọn chia sẻ tệp bản trình bày của mình, xuất tệp qua email hoặc ổ đĩa đám mây hoặc đóng tệp.

Trong khu vực phía dưới của tab "Tệp", bạn sẽ tìm thấy các khu vực lựa chọn thông thường của Microsoft Office để thay đổi cài đặt tài khoản của bạn. Nếu bạn muốn thay đổi các chức năng cần thiết trong PowerPoint, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn cài đặt khác nhau trong vùng chọn "Tùy chọn". Những thay đổi trong các tùy chọn có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của PowerPoint.

Tóm tắt: Đây là cách PowerPoint hoạt động chính xác

Hoạt động của PowerPoint như một chương trình trình chiếu và tạo các trình chiếu không đặc biệt phức tạp. Cấu trúc menu của ứng dụng phần mềm tự giải thích và trở nên thân thiện hơn với từng phiên bản trong những năm qua. Mặc dù có cấu trúc menu dễ hiểu, nhưng điều quan trọng là người thuyết trình phải tìm ra các bài thuyết trình để giải quyết chi tiết hoạt động của các tab khác nhau.

Trong số những thứ khác, bạn nên biết cách tạo các trang chiếu mới, tab "Chèn" cung cấp những tùy chọn nào hoặc chức năng nào bị ẩn trong vùng menu "Tệp". Không cần phải sử dụng PowerPoint như một người chuyên nghiệp. Với một chút thực hành, quan tâm đến các chức năng và khả năng và bằng cách áp dụng các mẹo, mọi diễn giả có thể tạo ra các bài thuyết trình trên màn hình chuyên nghiệp, thiết thực và giàu thông tin, truyền cảm hứng.

Bạn có thể tìm thấy một bản tải xuống miễn phí khác tại đây:

• Chèn tên tệp và đường dẫn trên các trang chiếu bằng một cú nhấp chuột