Thuyết trình bằng PowerPoint - cách thu hút sự chú ý

Với những mẹo này, bạn chắc chắn sẽ thu hút được sự chú ý của khán giả

Ở trường, những người trẻ tuổi lần đầu tiên phải đối mặt với câu hỏi làm thế nào để thiết lập các bài thuyết trình giàu nội dung và thú vị với Microsoft PowerPoint hoặc các chương trình thuyết trình khác. Về cơ bản, PowerPoint như một ứng dụng phần mềm có thể chuyên nghiệp hóa bản trình bày thông qua các tùy chọn định dạng và hình ảnh hóa. Đồng thời, có một thực tế là các slide hiệu quả nhất với đồ họa, hình ảnh động và video có độ phân giải cao chỉ gây xúc động cho khán giả nếu người thuyết trình làm cho bài thuyết trình của mình sinh động và đa dạng. Thu hút sự chú ý là quan trọng. Các bài thuyết trình trên màn hình đặc biệt thành công khi nội dung và hình ảnh trực quan và bài giảng nói được phối hợp với nhau.

Một bài giảng xuất sắc của một diễn giả đã qua đào tạo sẽ mất đi sự phù hợp nếu các slide của bài thuyết trình nhàm chán và có cấu trúc không chính xác. Tình huống tương tự nếu người nói và kỹ năng hùng biện của anh ta yếu trong khi bố cục của bài thuyết trình chuyên nghiệp. Một bài thuyết trình nên được chuẩn bị đến nơi đến chốn để đạt được những mục tiêu mà bản thân đã đặt ra.

Sử dụng hình ảnh trực quan để củng cố nội dung của bài thuyết trình

Một câu nói nổi tiếng là: “Một bức tranh có giá trị bằng một ngàn lời nói.” Câu nói này cũng được sử dụng trong các bài thuyết trình. Nhiều hình ảnh trực quan có thể được kết hợp vào bản trình bày trong PowerPoint. Nếu bạn với tư cách là một diễn giả có cái nhìn tổng quan về menu "Chèn" trong PowerPoint, bạn sẽ thấy rõ có bao nhiêu tùy chọn chèn khác nhau mà phần mềm cung cấp:

Những cái bàn	Bạn có tùy chọn tạo bảng của riêng mình trong PowerPoint hoặc chèn bảng Excel.
Hình ảnh, đồ họa và hoạt ảnh	Hình ảnh với các định dạng tệp khác nhau có thể được tải và nhúng từ máy tính được kết nối, ổ cứng dùng chung hoặc từ các nguồn bên ngoài. Cũng có thể kết hợp ảnh chụp màn hình hoặc tích hợp album ảnh. Các hình ảnh động, ví dụ như tệp GIF.webp, có thể được chèn tùy chọn để làm cho hình ảnh "trở nên sống động". Một hiệu ứng đáng ngạc nhiên trong bài thuyết trình giúp cho mọi bài giảng trở nên sinh động hơn.
Hình minh họa	Có thể tích hợp nhiều hình dạng hoặc chữ tượng hình khác nhau cũng như nhãn dán trong PowerPoint để gạch dưới nội dung của bài thuyết trình và thu hút sự chú ý. Việc chèn các mô hình 3D hoặc SmartArt cũng hướng đến thực tiễn. Ngoài ra, các sơ đồ cũng có thể được xây dựng thành các biểu đồ trong suốt để làm rõ một số dữ liệu hoặc số liệu nhất định.
Các hình thức	Nếu một bản trình bày được gửi đến nhiều người nhận khác nhau, thì nên tích hợp các biểu mẫu hoặc khảo sát. Chúng có thể được tạo và kết hợp với Microsoft Forms. Phần tử phong cách này không thể được sử dụng cho bản trình bày trước khán giả.

Thêm vào

Phần bổ trợ là các macro hoặc chương trình vi mô được tạo sẵn có thể được chèn vào một ứng dụng phần mềm. PowerPoint cung cấp cho người dùng tùy chọn cài đặt các phần bổ trợ khác nhau. Chúng có thể được tìm thấy trên Internet và cách khác trong cửa hàng bổ trợ của Microsoft.

Trường văn bản	Các trường văn bản có thể được kết hợp vào mọi bản trình bày. Chúng có thể được trang bị đặc biệt với các phông chữ ở các phông chữ, hình ảnh hoặc hoạt ảnh và hiệu ứng khác nhau.
Nghệ thuật từ	Với Word-Art, bạn có khả năng nâng cao văn bản hoặc các phần quan trọng của bản trình bày bằng các hình ảnh biểu diễn nghệ thuật.
Ký hiệu và công thức	Các ký hiệu và công thức riêng lẻ có thể được nhúng vào bản trình bày PowerPoint. Nếu bạn muốn hiển thị một công thức trong bản trình bày của mình, bạn có thể sử dụng các tùy chọn khác nhau mà vùng menu “Công thức” mở ra.

Ký hiệu và công thức

Tất cả các ký hiệu đã biết có sẵn trong các phông chữ và phông chữ khác nhau có thể được kết hợp trong “Biểu tượng”.

Video và âm thanh

Các tệp video và âm thanh, không nên thiếu trong bất kỳ trình chiếu nào, là một phần thiết yếu của hình ảnh. Các tệp video có thể tăng sự chú ý của khán giả trong khi trình bày và cải thiện hiệu suất lưu giữ. Có thể chèn cả tệp phim từ ổ cứng cá nhân và tệp video từ các nền tảng như YouTube. Chỉ cần biết và chèn mã nhúng là đủ. Các tệp âm thanh không trực tiếp thuộc về khu vực tùy chọn của hình ảnh hóa. Âm thanh và âm nhạc có thể đồng thời làm nổi bật hình ảnh hoặc những gì được nói trong bài giảng hoặc tạo ra tâm trạng mong muốn làm nhạc nền.

Thông tin: Bạn cũng có thể chuyển đổi bản trình bày của mình thành tệp video chỉ với một vài cú nhấp chuột và trình chiếu dưới dạng phim tại các hội chợ và triển lãm thương mại chẳng hạn.

Mẹo công nghệ: Các slide được thiết kế tối ưu với tính biểu cảm có thể được lưu dưới dạng tệp đồ họa. Thay vì độ phân giải phía chương trình thấp, 96 pixel, bạn có thể sử dụng một thủ thuật để tăng độ phân giải trong PowerPoint bằng cách thêm một mục vào sổ đăng ký Windows. Kết quả là, hình ảnh có độ phân giải cao có thể được lưu.

Cách người nói ghi điểm với những hình dung được tư duy tốt

Một bài giảng hoặc bài thuyết trình thành công với sự hỗ trợ của PowerPoint luôn đòi hỏi sự chuẩn bị có mục tiêu và thiết kế các slide riêng lẻ dựa trên nhau. Hình ảnh rõ ràng và thu hút sự chú ý có thể hữu ích trong việc làm cho bài thuyết trình trở thành một trải nghiệm cho khán giả. Trong nhiều trường hợp, mục tiêu của trình chiếu là kích thích mua hàng hoặc khuyến khích khán giả hành động. Trong trường hợp này, đồ họa hoặc hoạt ảnh phù hợp cho một sản phẩm hoặc văn bản có phông chữ bắt mắt là điều cần thiết.

Ví dụ: bạn có thể trình bày một sản phẩm hoặc một ý tưởng dưới dạng áp phích hoạt hình và do đó tạo ra sự chú ý. Những hình dung như vậy làm sáng tỏ và củng cố các câu nguyên văn trong bài giảng. Sự thật trở nên sống động thông qua việc sử dụng các hình dạng, hình ảnh hoặc hoạt ảnh phù hợp. Bạn nhận được một cách sử dụng rõ ràng và dễ hiểu.

Hình ảnh hóa và hình ảnh động và đồ họa phù hợp có một mục đích xa hơn. Với khả năng thu hút sự chú ý đa dạng của mình, chúng có khả năng khiến khán giả không bị choáng ngợp hoặc cảm thấy nhàm chán. Theo thời gian, các bài thuyết trình có thể trở nên không thú vị đối với khán giả nếu:

• Nhiều lá có cấu trúc tương tự và không có các tính năng đặc biệt,
• Chứa quá nhiều văn bản với kích thước phông chữ quá nhỏ hoặc
• Người thuyết trình trình bày đơn điệu và không liên quan đến khán giả nhiều.

Một trình chiếu được xây dựng theo cách này sẽ không đáp ứng được mục đích của nó. Suy nghĩ của người nghe cứ vẩn vơ, trong khi sự mệt mỏi và thiếu tập trung cứ thế lan tỏa.

Một bộ phim hấp dẫn, một hình ảnh hài hước và nhiều phông chữ và lời văn khác nhau khiến người nghe không khỏi mê man. Điều cần thiết trong mỗi trình chiếu là kết hợp các hình ảnh, đồ họa và hoạt ảnh phù hợp để tăng mức độ chú ý của người nghe và giữ cho nó luôn ở mức cao.

Mẹo:

Với tùy chọn SmartArt, Microsoft PowerPoint cung cấp cho người nói cơ hội để minh họa hình ảnh, đồ họa và sơ đồ một cách nghệ thuật. Trong menu Microsoft PowerPoint, bạn sẽ tìm thấy SmartArt trong "Chèn> SmartArt". Với SmartArt, trong số những thứ khác, có thể hiển thị cụ thể danh sách đồ họa và sơ đồ quy trình hoặc sơ đồ tổ chức, đồng thời tăng cường sự tập trung và chánh niệm thông qua hình dung.

Làm cho các bài thuyết trình trên màn hình trở nên sống động - các mẹo về những điều quan trọng trong thực tế

Chuẩn bị có mục tiêu và chuyên sâu cho nội dung trên các slide là một trong những điểm quan trọng nhất khi thiết lập một bài thuyết trình. Nếu người nói bị thuyết phục về nội dung của bài thuyết trình của mình, bài thuyết trình của anh ta sẽ xuất hiện dễ hiểu và thú vị đối với người nghe. Ngoài ra, thiết kế chính xác của các slide và sự trực quan bằng hình ảnh, văn bản và hình ảnh động tạo nên một bài thuyết trình sinh động, thu hút sự chú ý. Là:

• Các trang trình bày PowerPoint và
• Bài giảng được phối hợp hài hòa,

bản trình bày có vẻ xác thực và nhiều thông tin. Các sự kiện hướng đến lợi ích do người nói trình bày, được gạch dưới bằng bảng hoặc hình ảnh, gây ấn tượng cho người nghe.

Người nói nên tập trung vào điều gì khi chuẩn bị bài thuyết trình của mình

Mọi bản trình bày PowerPoint đều bắt đầu với một trang chiếu trống và nội dung, sự kiện và ý tưởng không có cấu trúc cần được sắp xếp và kết hợp chuyên nghiệp với nhau. Để thiết kế một bài thuyết trình hiệu quả và thiết thực, người nói nên tự hỏi bản thân:

• Mục tiêu của bài thuyết trình của tôi là gì?
• Tôi sử dụng sự kiện và thông tin nào để thu hút khán giả?
• Người nghe của tôi có nhu cầu gì?
• Tôi muốn truyền tải giá trị gia tăng nào với trình chiếu của mình?
• Tôi sử dụng hình ảnh, hoạt ảnh, sơ đồ hoặc phông chữ nào và bố cục PowerPoint nào để thu hút khán giả?
• Có bao nhiêu trang trình bày là cần thiết để cung cấp thông tin và truyền cảm hứng cho khán giả của tôi?
• Làm cách nào để thiết kế tiêu đề trên các trang trình bày để tạo ra sự quan tâm?

Các câu trả lời khách quan cho các câu hỏi được trình bày đặt người nói vào vị trí quan niệm một bài thuyết trình hướng tới khán giả và nhu cầu của họ. Nếu người thuyết trình ghi điểm bằng các thiết bị hùng biện và sử dụng các cử chỉ, nét mặt cũng như giọng nói của mình một cách cẩn thận, anh ta có thể thu phục được khán giả. Mọi người cảm thấy được giải quyết cá nhân khi các câu hỏi và mong muốn của họ được giải quyết và trả lời. Theo cách này, sự quan tâm và hiệu suất duy trì được tăng lên một cách bền vững.

Cách sử dụng các khả năng của Microsoft PowerPoint một cách có mục tiêu để trình bày một cách chuyên nghiệp

Mỗi bài thuyết trình là cụ thể. Cuối cùng, chủ đề, khán giả và diễn giả quyết định thiết kế của một bài thuyết trình bằng PowerPoint. Một mẹo cần thiết để chuẩn bị cho việc có thể thuyết trình một cách chuyên nghiệp sau này là:

• Chú ý đến mối quan hệ chính xác giữa văn bản và hình dung.

Bản trình bày trên màn hình truyền tải các văn bản phù hợp và đồ họa, sự kiện và cảm xúc ấn tượng. Để đạt được điều này, cần cẩn thận khi thiết kế các lá mà toàn bộ không gian trên giấy không bao giờ được sử dụng. Quá nhiều văn bản trên một slide gây khó chịu và mất tập trung cho người nghe. Khán giả đi sâu vào đọc các slide và không chú ý đến các phát biểu của người nói. Ngoài ra, người thuyết trình cũng có thể bị phân tâm bởi các slide quá tải. Điều này đặc biệt xảy ra nếu anh ta đánh mất chủ đề của trang trình bày và diễn đạt không chính xác các sự kiện quan trọng.

Nên tránh văn bản quá dài và phức tạp. Tóm tắt ngắn gọn, từ khóa và đồ họa hoặc sơ đồ hỗ trợ hiệu quả hơn. Những điều này giúp người thuyết trình tự do ngôn luận. Đồng thời, chúng giúp khán giả hiểu những gì đã được nói và liên kết hình ảnh và đồ họa với văn bản và bài thuyết trình. Quá nhiều slide đều gây bất lợi cho sự chú ý của người nghe. Điều này đặc biệt đúng nếu, giống như pháo hoa, chúng được thảo luận lần lượt với tốc độ quá cao mà không bị tạm dừng.

Mẹo và thủ thuật trình bày: Điều gì vẫn quan trọng để thực hiện chính xác:

• Sử dụng tối đa 5 hoặc 6 mục cho mỗi trang chiếu.
• Hãy chú ý đến nguyên tắc KISS nổi tiếng (Giữ cho nó ngắn gọn và đơn giản).
• Sử dụng nền cho các trang trình bày của bạn mà không gây mất tập trung.
• Lời nói và thông điệp của bài thuyết trình phải rõ ràng và dễ hiểu.
• Tiêu đề ngắn gọn, dễ hiểu đảm bảo khán giả có thể theo dõi mọi lúc.
• Quy tắc chung: Hiển thị một trang trình bày mới tối đa từ 2 đến 3 phút một lần để không làm khán giả choáng ngợp.
• Thông tin chi tiết phải luôn sống động thông qua ngôn ngữ, cách hùng biện, cử chỉ và nét mặt.
• Nếu bạn đang sử dụng một bản trình bày tiêu chuẩn trong nhiều trường hợp, thì việc hiển thị các trang trình bày chính xác là điều cần thiết. Chỉ các trang chiếu phù hợp và được chọn trước cho bản trình bày của bạn mới được thực hiện để bản trình bày có vẻ thú vị đối với khán giả.
• Các bài thuyết trình theo định hướng nhóm mục tiêu đảm bảo luôn duy trì được sự chú ý của khán giả.
• Đặt "điểm" ở giữa và làm việc với các khoảng dừng để khán giả có thể hiểu những gì đã được nói.
• Kết hợp các từ khóa cũng như các sơ đồ và đối tượng phù hợp thay vì các câu dài.
• Sử dụng các tùy chọn định dạng để đánh dấu các từ hoặc câu riêng lẻ.
• Kiểm soát bản trình bày bằng người thuyết trình hoặc bằng điện thoại thông minh của bạn để không làm mất giao tiếp bằng mắt với khán giả.
• Các slide tương tác giúp người nói phản hồi tốt hơn và cá nhân hơn với khán giả.

Mẹo của chuyên gia:

Kết hợp các hoạt ảnh vào các chuyển tiếp trang chiếu tại các điểm phù hợp trong bản trình bày của bạn. Thủ tục này làm tăng sự tò mò của khán giả về slide tiếp theo. Sự chú ý tự động tăng lên mà không cần phải trình bày nội dung hoặc dữ liệu mới.

Một cấu trúc ràng buộc trong quá trình chuẩn bị đầy hứa hẹn

Tương tự như thư công việc hoặc thư cá nhân trong:

• Giới thiệu
• Phần chính và
• Đầy đủ

được chia, một bài thuyết trình PowerPoint chuyên nghiệp luôn thuyết phục nhờ cấu trúc ý nghĩa của nó. Đây có thể được coi là một luồng chung và xác định quy trình trình bày. Để chuẩn bị, diễn giả nên cấu trúc bài thuyết trình của họ theo cách có ý nghĩa và bằng cách này đặt nền tảng cho một bài thuyết trình thành công. Trong lĩnh vực kinh doanh, cấu trúc cũng bao gồm việc sử dụng các thiết bị theo phong cách của thiết kế công ty. Nếu khán giả nhận ra phông nền, biểu trưng, phông chữ, màu sắc, thông điệp quảng cáo hoặc hình ảnh và kết nối họ với công ty thì sẽ đạt được rất nhiều điều.

Một dàn ý chuyên nghiệp có nghĩa là tuân thủ một cấu trúc trong các bài thuyết trình. Vì lý do này, hãy bắt đầu bản trình bày của bạn bằng một trang chiếu tiêu đề tạo ra sự quan tâm. Kết quả là, một slide tổng quan có thể thông báo chi tiết cho khán giả và thu hút sự chú ý đến nội dung được mong đợi. Một slide không có nội dung phù hợp và giá trị gia tăng cho người xem nên bị xóa hoặc ẩn. Các trang chiếu thông tin độc quyền và hướng đến lợi ích nên được bao gồm trong phiên bản cuối cùng của bản trình bày PowerPoint. Ngoài ra, hãy bắt đầu mỗi trang chiếu với một tiêu đề đáng nhớ.

Phần cuối cùng của mọi bài thuyết trình là slide cuối cùng. Nó đóng vai trò như một bản tóm tắt, kích thích khán giả suy nghĩ và khuyến khích khán giả hành động, chẳng hạn như mua một sản phẩm. Điều này tạo ra một câu chuyện gắn kết và hình ảnh trong tâm trí của họ cho khán giả thu hút sự chú ý của họ.

Là một diễn giả, hãy thuyết trình trước khán giả - với tài liệu phát tay, tài liệu phát tay và ghi chú cá nhân

Microsoft PowerPoint được đánh giá là phần mềm trình chiếu chuyên nghiệp. Với sự giúp đỡ của họ, các trình chiếu chất lượng cao có thể được thiết kế. PowerPoint có thể được so sánh với một hộp công cụ. Là một diễn giả và người thuyết trình, bạn phải biết các công cụ và tùy chọn thiết kế của PowerPoint và sử dụng chúng một cách có mục tiêu. Ngoài nhiều lựa chọn và yếu tố phong cách khác, việc in tờ rơi hoặc tờ rơi theo quan điểm của khán giả có thể cực kỳ thích hợp. Các bản sao bằng văn bản hoặc bản tóm tắt của bài thuyết trình giúp khán giả có cơ hội xem lại các thông tin quan trọng sau bài thuyết trình. Ngoài phiên bản in, các bài thuyết trình có âm thanh và video cũng có thể được truyền dưới dạng DVD hoặc trên thanh. Quy trình này đảm bảo rằng tất cả nội dung đa phương tiện đều có thể phát được.

Tài liệu phát tay và tờ rơi có thể được đặt hàng chỉ với một vài cú nhấp chuột trong mục menu "In":

Mẹo: Bạn có thể cá nhân hóa các tài liệu phát và điều chỉnh các trang ghi chú trong bảy bước dễ thực hiện với trang chiếu cái trong PowerPoint.

Quan trọng: Nếu bạn kết hợp các ghi chú cá nhân vào bản trình bày của mình, bạn nên đảm bảo rằng các tài liệu phát tay được ẩn và không được in ra trước khi in ra.

Ghi chú có thể được nhập vào bất kỳ trang chiếu nào ở cuối PowerPoint.

Ngoài ra, việc in bản phác thảo cá nhân có thể hữu ích và tích cực cho người phát biểu. Trong cấu trúc, văn bản của các trang trình bày riêng lẻ được hiển thị bên dưới trang trình bày khác ở dạng danh sách. Cấu trúc in mang đến cho người nói một bản thảo có ý nghĩa cho bài thuyết trình của họ. Dựa trên bản sao bằng văn bản này, bạn có thể trình bày bài thuyết trình của mình một cách tự do hơn và nội dung quan trọng chính xác hơn.

Ngoài các mẹo và hình nền quan trọng nhất để thuyết trình bằng PowerPoint, còn có các tùy chọn và công cụ hỗ trợ cụ thể khác trong PowerPoint giúp diễn giả trình bày bài giảng của họ theo cách tốt nhất có thể và trình bày trước khán giả.

Ngoài tất cả các mẹo, gợi ý và thủ thuật, có thể lưu ý những điều sau:

• Một sự chuẩn bị chuyên sâu và khách quan,
• Biết về các khả năng của PowerPoint
• Tính xác thực và
• Mối quan tâm cá nhân đến nhu cầu của người nghe

là những người bảo đảm, ngoài hình ảnh và lời nói, giúp đảm bảo rằng bài giảng với bản trình bày PowerPoint thu hút khán giả và đạt được mục tiêu của nó.

Tóm tắt: bài thuyết trình chuyên nghiệp bằng PowerPoint nhờ chuẩn bị

Bản trình bày PowerPoint không phải là một thành công chắc chắn. Chuẩn bị tốt với mục tiêu rõ ràng là điều cần thiết để thuyết phục người nghe về nội dung và bài giảng trong buổi thuyết trình. Đồng thời, mối quan hệ giữa văn bản trên trang chiếu và hình ảnh trực quan thông qua thiết kế màu sắc, đồ họa hoặc hoạt ảnh cần được cân bằng. Khán giả phải có thể hiểu những gì được nói và thể hiện như một đơn vị và hiểu nội dung.

Diễn giả đóng một vai trò quan trọng trong việc liệu một trình chiếu có thu hút được sự chú ý hay trở nên nhàm chán hay không. Các thiết bị tu từ, cử chỉ và nét mặt và các lập luận được chuẩn bị kỹ lưỡng có tác dụng tích cực và xác thực. Nếu các slide của bài thuyết trình phù hợp với những gì đã được nói, kết quả là một bài thuyết trình truyền cảm hứng cho khán giả. Sức mạnh của PowerPoint có thể giúp người nói đạt được mục tiêu của họ. Chúng giống như một hộp công cụ được dự trữ đầy đủ. Những diễn giả có thể sử dụng chi tiết các công cụ của PowerPoint có thể hợp nhất trực quan hóa và diễn đạt bằng lời nói một cách hiệu quả. Kết quả là một câu chuyện đáng nhớ trong lòng khán giả và những hình ảnh trong đầu họ tạo ra sự quan tâm. Sản phẩm cuối cùng là một bản trình bày PowerPoint truyền cảm hứng, xúc động và khuyến khích hành động.

Có thêm các bài viết về chủ đề này tại đây:

• Mẹo kỹ thuật: Lưu trang trình bày dưới dạng hình ảnh, nhưng với độ phân giải cần thiết để in

• Trang trình bày chỉ được sử dụng cho một số nhóm đối tượng nhất định