Với hướng dẫn và hình ảnh để giúp đỡ
Là một chương trình trình chiếu chuyên nghiệp, Microsoft PowerPoint cung cấp nhiều chức năng khác nhau để hiển thị thông tin trong bản trình bày. Sự kết hợp của văn bản, đồ họa, video, hình dạng, chữ tượng hình và SmartArt làm cho các trang trình bày trở nên thú vị và độc đáo. Ví dụ: bạn có thể tăng hiệu suất giữ chân người xem một cách bền vững nếu bạn sử dụng các chữ cái hoặc số quá khổ và định dạng chúng một cách thích hợp. Bằng cách này, bạn đảm bảo rằng các câu nói được khán giả ghi nhớ.
Những điều sau đây áp dụng cho văn bản trong PowerPoint: Văn bản phải đầy đủ thông tin, không chiếm quá nhiều không gian trên trang trình bày và thông báo cho người nghe một cách nổi bật và không làm mất tập trung. Để đạt được mục tiêu này, điều cần thiết là phải định dạng cụ thể văn bản trong PowerPoint. Vì mục đích này, Microsoft PowerPoint cung cấp các cài đặt, mẫu đã được thử và kiểm tra và tạo định dạng chuẩn. Tất cả các tính năng giúp đạt được một kết quả tích cực và chuyên nghiệp.
Định dạng văn bản trong PowerPoint - Đây là cách hoạt động
Về cơ bản, bạn có thể chèn văn bản vào bất kỳ vị trí nào trên slide thuyết trình của mình và định dạng nó riêng lẻ. Bạn có thể thêm văn bản bằng cách:
- Trình giữ chỗ hoặc
- Một trường văn bản
lựa chọn.
Phần giữ chỗ là các hộp văn bản trong các mẫu bản trình bày được xác định trước trong PowerPoint và chứa đầy thông tin dạng văn bản giống như một trường. Nếu bạn muốn điều chỉnh kích thước hoặc phông chữ của văn bản, bạn có tùy chọn chỉ định điều này một lần trong trang chiếu cái cho tất cả các trang chiếu khác.
Bạn cũng có thể nhúng các hộp văn bản bổ sung vào bất kỳ trang chiếu nào trong Microsoft PowerPoint. Văn bản được định dạng riêng có thể được đặt trong trường này. Bạn có thể tạo trường văn bản mới bằng cách kích hoạt hộp thoại “Trường văn bản” trong tab “Chèn” trong ruy-băng. Sau đó, bạn có thể sử dụng đầu vào này để tích hợp một trường văn bản mới vào trang chiếu.
Nếu bạn muốn xóa trình giữ chỗ hoặc trường văn bản, hãy sử dụng chuột để điều hướng đến các cạnh của hộp. Sau khi nhấp chuột phải, bạn có tùy chọn cắt trường văn bản và do đó xóa nó.
Định dạng văn bản riêng lẻ: Đây là các tùy chọn của bạn
Nếu bạn đã nhập văn bản vào trường văn bản hoặc trong trình giữ chỗ, bạn có thể định dạng và cập nhật văn bản sau đó theo ý tưởng của riêng mình. Ví dụ: bạn có thể điều chỉnh một số trường văn bản trong bản trình bày với nhau thành một phông chữ mới chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Nếu bạn muốn thay đổi riêng từng trường văn bản hoặc trình giữ chỗ văn bản, văn bản được điều chỉnh phải được đánh dấu trong bước đầu tiên. Sau khi đánh dấu đoạn văn bản hoặc đoạn trích văn bản, bạn có tùy chọn lựa chọn giữa các tùy chọn định dạng khác nhau. Giá trị bổ sung trong Microsoft PowerPoint là bạn có thể sử dụng bản xem trước trực tiếp để đánh giá xem việc sửa đổi trang chiếu của bạn có mang lại hiệu quả mong muốn hay không.
PowerPoint cung cấp các tùy chọn định dạng sau:
1. Điều chỉnh màu phông chữ
Ngoài màu phông chữ tiêu chuẩn "đen", màu thiết kế và màu tiêu chuẩn cũng như bảng màu có sẵn để bạn có thể kết hợp màu chữ của riêng mình. Trong PowerPoint cũng có thể điều chỉnh màu siêu liên kết của các liên kết chỉ trong một vài bước và, ví dụ, để liên kết nó bằng màu với bố cục trang chiếu hiện tại. Ngoài ra, bạn có thể tích hợp các siêu liên kết mà không cần thay đổi văn bản. Một tùy chọn khác là tạo các siêu liên kết vô hình hoặc thiết kế các siêu liên kết trong suốt.
2. Đánh số hoặc dấu đầu dòng
Tương đương với tất cả các chương trình Microsoft khác trong phạm vi sản phẩm Office, bạn cũng có thể sắp xếp và định dạng văn bản trong PowerPoint bằng cách sử dụng đánh số hoặc dấu đầu dòng.
3. Thay đổi hướng văn bản và thêm và xóa cột
Tương tự như Microsoft Word, bạn có lựa chọn trong PowerPoint để căn chỉnh cụ thể văn bản của mình hoặc điều chỉnh hướng văn bản. Nếu bạn muốn căn chỉnh văn bản của mình, bạn có thể chọn giữa:
- Văn bản hướng lên,
- Hướng văn bản ở giữa,
- Văn bản hướng xuống
Lựa chọn.
Bạn có thể thay đổi hướng văn bản bằng cách nhấp vào nút "Hướng văn bản". Trong bước tiếp theo, hãy chọn xem văn bản của bạn sẽ xuất hiện theo chiều ngang, xoay hay xếp chồng hoặc bạn muốn thực hiện cài đặt riêng lẻ.
Ngoài ra, bạn có thể chèn các cột trong văn bản hoặc dễ dàng loại bỏ các cột hiện có chỉ bằng một lần bấm nút. Bạn có thể tìm thấy nhiều tùy chọn định dạng quan trọng và được sử dụng thường xuyên trên ruy-băng Đoạn văn. Ở đó, bạn cũng có thể, như trong một chương trình xử lý văn bản, thay đổi căn chỉnh của văn bản thành căn giữa, căn trái, căn phải hoặc căn đều.
4. Chuyển đổi văn bản sang nghệ thuật thông minh
Nó hướng đến thực hành và có thể chuyên nghiệp hóa các bài thuyết trình nếu chúng chuyển đổi các văn bản liên tục được tạo thông thường thành Smart Art. Smart-Art mô tả một tùy chọn định dạng trong PowerPoint mà bạn có thể trực quan hóa văn bản tốt hơn và rõ ràng hơn. Là một loại thông minh, ví dụ, bạn có các sơ đồ có sẵn các quy trình hoặc mối quan hệ giữa hai yếu tố được hiển thị rõ ràng. Việc chuyển đổi văn bản sang SmartArt đặc biệt thích hợp trên các trang trình bày nâng cao được cho là trình bày rõ ràng thông tin trừu tượng cho người xem.
5. Tăng hoặc giảm mức danh sách
Một tùy chọn định dạng cần thiết cho bản trình bày trực quan là phóng to hoặc giảm độ thụt lề của danh sách. Đặc biệt với các văn bản dài hơn, việc điều chỉnh các thụt lề trong danh sách là rất hợp lý để làm cho bài thuyết trình trở nên minh họa và sinh động hơn.
6. Điều chỉnh phông chữ, đổ bóng, dòng và khoảng cách ký tự
Trong menu ngữ cảnh "Phông chữ", bạn có tùy chọn điều chỉnh phông chữ cho văn bản trên trang trình bày của mình hoặc kết hợp tô bóng. Ngoài ra, bạn có thể gạch bỏ các đoạn văn bản và điều chỉnh khoảng cách ký tự bằng một cú nhấp chuột. Kích thước của văn bản cũng có thể được thay đổi riêng lẻ. Một điểm nhấn đặc biệt là đánh dấu những đoạn văn bản cần thiết mà bạn thậm chí có thể thực hiện trong khi trình bày.
Các phím tắt và lệnh bàn phím điển hình khi định dạng văn bản là
- Lệnh: Ctrl + B = bold
- Lệnh: Ctrl + I = văn bản in nghiêng
- Lệnh: Ctrl + E = văn bản được căn giữa
Nếu bạn làm việc cùng nhau theo nhóm hoặc gửi bản trình bày cho khách hàng, thì nên sử dụng cài đặt mặc định cho phông chữ. Bằng cách này, bạn có thể tránh các sự cố viết trong PowerPoint. Điều này xảy ra khi phông chữ được sử dụng được hiển thị không chính xác trên một máy tính khác. Ví dụ: nếu một dòng trong trường văn bản dịch chuyển và nhô ra thành hình ảnh, bản trình bày sẽ có vẻ không chuyên nghiệp.
Bạn có thể thay đổi phông chữ tiêu chuẩn cho các trường văn bản một cách dễ dàng và một lần trong trang chiếu cái để lưu các điều chỉnh liên tục trong quá trình hình thành. Ngoài ra, bạn chỉ có thể thay thế phông chữ trên các trang trình bày riêng lẻ, trong chỗ dành sẵn hoặc trường văn bản bằng cách sử dụng nút "Thay thế Phông chữ" trong trình đơn "Định dạng".
Mẹo:
Sử dụng nút "Xóa tất cả định dạng" để xóa tất cả các định dạng trước đó bằng một cú nhấp chuột. Chỉ còn lại văn bản chưa được định dạng. Nút này đặc biệt thích hợp trong các tình huống mà bạn không hài lòng với định dạng tổng thể của văn bản và muốn bắt đầu lại.
7. Sử dụng Trình thiết kế PowerPoint: Trong phiên bản mới nhất của Microsoft PowerPoint, bạn sẽ tìm thấy một trình thiết kế tích hợp ngoài các tùy chọn mở rộng để định dạng. Những điều này cung cấp cho người dùng những ý tưởng thiết kế đẹp mắt. Với một cú nhấp chuột vào "Ý tưởng thiết kế", bạn sẽ nhận được các đề xuất khác nhau, ngoài cách căn chỉnh khác nhau của hình ảnh và hộp văn bản, cũng chứa định dạng văn bản được điều chỉnh. Trong nhiều trường hợp, bạn sẽ tìm thấy các đề xuất hoặc trong trường hợp tốt nhất là các trang trình bày có thể áp dụng cho bản trình bày của bạn tại đây.
Mẹo của chuyên gia:
Ngoài các trường văn bản và chỗ dành sẵn văn bản, bạn cũng có thể làm việc văn bản thành các hình dạng mà bạn có thể tìm thấy trong ruy-băng trong danh mục "Vẽ". Trong bước đầu tiên, hãy chọn một hình dạng, chẳng hạn như một mũi tên, mà bạn muốn đưa vào bản trình bày. Trong bước tiếp theo, bạn làm việc một trường văn bản vào hình dạng bạn đã tạo, vào đó bạn có thể tích hợp nhãn hoặc văn bản cụ thể. Bằng cách này, bạn có thể thiết kế các biểu mẫu hấp dẫn với nội dung.
Tóm tắt và kết luận về định dạng văn bản trong PowerPoint
Microsoft PowerPoint cung cấp cho bạn các tùy chọn định dạng khác nhau và đã thử và đã thử nghiệm để hiển thị các văn bản riêng lẻ trong bản trình bày của bạn. Ngoài việc thay đổi phông chữ hoặc kích thước phông chữ, bạn cũng có tùy chọn chèn dấu đầu dòng, thay đổi thụt lề trong trường văn bản hoặc áp dụng định dạng tiêu chuẩn cho một số trang chiếu. Định dạng riêng của các văn bản trong bài thuyết trình của bạn tạo ấn tượng và truyền cảm hứng cho người nghe về lâu dài.
Sau khi bạn đã định dạng và điều chỉnh văn bản của mình trong PowerPoint, bạn đã sẵn sàng bắt đầu bản trình bày của mình trong môi trường chuyên nghiệp hoặc riêng tư. Nếu bạn muốn ghi điểm với khán giả của mình nói riêng, bạn cũng có cơ hội kết hợp các trang trình bày sẵn vào bài thuyết trình. Đối với các hội nghị chuyên đề lớn hơn hoặc các sự kiện có ngắt quãng, ví dụ, nên để khoảng thời gian nghỉ giải lao được hiển thị bằng kỹ thuật số. Vì mục đích này và cho các mục đích khác, bạn sẽ tìm thấy các mẫu slide chuyên nghiệp trên Internet có thể được sử dụng và điều chỉnh miễn phí.