Quản lý danh sách địa chỉ trên máy tính của bạn là thực tế. Tuy nhiên, đôi khi, có một sổ địa chỉ in trong tay cũng rất thuận lợi. Các cách tiếp cận khác nhau không nhất thiết phải loại trừ lẫn nhau.
Chỉ cần sử dụng Word để ghi địa chỉ của bạn trên giấy - bất kể bạn đã lưu chúng trong Outlook, Excel hay nguồn dữ liệu khác.
Tất cả những gì bạn phải làm là sử dụng chức năng trộn thư và biên dịch "thư mục" hoặc "danh mục". Vì các lệnh trộn thư của mỗi phiên bản Word rất khác nhau, đây chỉ là các quy trình cơ bản:
- Tạo một tài liệu Word mới và bắt đầu chức năng trộn thư:
Trong Word 2010, 2007 by STARTING MAILINGS-SERIES PRINTING-START SERIES ININTING,
trong Word 2003, 2002 / XP thông qua TẠO CHỮ BÊN NGOÀI VÀ MAILINGS-SERIAL LETTER TẠO hoặc SERIAL PRINT ASSISTANT
hoặc trong Word 2000 với bản in EXTRAS SERIES. - Điều quan trọng là bạn phải khai báo tài liệu hiện tại dưới dạng "thư mục" hoặc "danh mục":
Trong Word 2010, 2007, chọn tùy chọn HƯỚNG DẪN trong menu của nút BẮT ĐẦU IN LIÊN TỤC,
trong Word 2003, 2002 / XP kích hoạt tùy chọn DIRECTORY trong vùng tác vụ SERIES PRINT
và trong Word 2000, chọn TẠO DANH MỤC trong trình quản lý phối thư. - Sau đó, tiến hành như với tài liệu phối thư bình thường bằng cách kết nối nguồn dữ liệu (tệp Excel, sổ địa chỉ Outlook, v.v.) rồi chèn các trường phối thư sẽ tạo nên các mục nhập cho sổ địa chỉ đã in của bạn.
Điều đặc biệt của thư mục / danh mục là Word không bắt đầu trang mới cho mọi bản ghi trong nguồn dữ liệu. Thay vào đó, tất cả các bản ghi dữ liệu được xuất ngay bên dưới bản ghi kia - chỉ là bản ghi cho sổ địa chỉ đã in của bạn. Nhưng hãy ghi nhớ điều này khi sắp xếp các trường phối thư trong tài liệu Word.
Bạn cũng nên thêm một đoạn trống bên dưới trường phối thư cuối cùng để có khoảng trống giữa mỗi bản ghi.
Nó cũng hữu ích để sắp xếp các bản ghi theo họ:
Trong Word 2010, 2007 chọn DANH SÁCH BỘ NHẬN MAILINGS-IN LIÊN TỤC-CHỈNH SỬA và nhấp chuột vào SORT trong hộp thoại xuất hiện. Sau đó, bạn có thể chọn trường tên làm tiêu chí sắp xếp đầu tiên.
Trong Word 2003, 2002 / XP, đi tới “Bước 5/6” trong Ngăn Tác vụ Kết hợp Thư, tại đây bạn nhấp vào CHỈNH SỬA DANH SÁCH BỘ NHẬN. Sau đó bấm vào tiêu đề cột của trường tên mà bạn muốn sắp xếp theo.
Trong Word 2000, mở TRÌNH QUẢN LÝ MÁY IN SERIES để sắp xếp bằng cách nhấp vào nút YÊU CẦU TÙY CHỌN. Trong hộp thoại tiếp theo, chuyển sang tab SẮP XẾP HỒ SƠ để chỉ định trường tên thích hợp làm khóa sắp xếp. (pbk)
