Lịch Outlook: Mẹo sắp xếp cuộc hẹn

Sơ lược về chức năng lịch của Outlook

Video hướng dẫn - khai thác tối đa lịch Outlook của bạn

Mỗi ngày bao gồm các ngày và nhiệm vụ khác nhau. Quản lý thời gian chu đáo là điều quan trọng trong cả cuộc sống chuyên nghiệp và cuộc sống riêng tư hàng ngày. Lịch trong Microsoft Outlook có thể hỗ trợ người dùng một cách khéo léo trong những nỗ lực của họ:

• Lập kế hoạch nhiệm vụ của bạn một cách chuyên nghiệp.
• Hiển thị rõ ràng tất cả các cuộc hẹn trong lịch.
• Thông báo rõ ràng cho người nhận các cuộc hẹn.
• Tổ chức mỗi ngày một cách hiệu quả bằng cách sử dụng danh sách nhiệm vụ và lời nhắc.

Điều hướng đến lịch Outlook và các chức năng của nó bằng cách nhấp vào nút lịch hoặc biểu tượng lịch trong khu vực điều hướng.

Sự kiện chính về phần lịch của Outlook

Lịch Outlook gây ấn tượng với khả năng điều hướng menu thân thiện với người dùng và nhiều cải tiến không thể tìm thấy trong các lịch kỹ thuật số hoặc lịch tương tự miễn phí khác. Nó hỗ trợ người dùng xây dựng khả năng quản lý thời gian của họ và cũng gây ấn tượng với khả năng kết nối mạng với các chương trình Microsoft khác như Skype hoặc OneNote.

Ngoài ra, người dùng có tùy chọn giao tiếp với người khác thông qua Microsoft Exchange hoặc chia sẻ lịch. Bạn cũng có thể sử dụng kết hợp các chức năng e-mail, danh sách công việc và sổ địa chỉ để làm việc hiệu quả hơn.

Về cơ bản Outlook phân biệt giữa hai loại cuộc hẹn:

• Các cuộc hẹn thường xuyên có thời gian bắt đầu và kết thúc được xác định rõ ràng. Những cuộc hẹn như vậy có thể được lên kế hoạch trong nhiều ngày hoặc kéo dài trong một khoảng thời gian ngắn hơn.

• Tất cả các sự kiện trong ngày mà không có thời gian bắt đầu và kết thúc được nhập.

Ở dạng xem tiêu chuẩn trong Microsoft Outlook, bạn sẽ thấy các chi tiết sau trong lịch:

Ở phía bên trái của khu vực điều hướng, cả chế độ xem lịch cho tháng hiện tại và tháng tiếp theo đều được hiển thị. Chế độ xem này cực kỳ hữu ích, chẳng hạn như nếu bạn cần một cái nhìn tổng quan đơn giản về vài ngày tới trong khi gọi điện thoại. Nếu bạn muốn hiển thị khoảng thời gian dài hơn một tuần hoặc một tháng, bạn có thể đánh dấu ngày hoặc tuần trong chế độ xem lịch bằng một cú nhấp chuột. Nếu bạn muốn xem nhiều ngày hơn trong bản xem trước lịch, bạn có một tùy chọn cài đặt khác. Do có sự điều chỉnh trong sổ đăng ký Windows, theo mặc định, nhiều ngày hơn được hiển thị trong bản xem trước lịch.

Ngày hiện tại thường được in đậm trong lịch Outlook. Tuần hiện tại được đánh dấu bằng màu vì lý do rõ ràng. Tất cả các ngày có cuộc hẹn có trong lịch được đánh dấu in đậm trong lịch nhỏ trong menu tổng quan ở bên trái. Với các mũi tên sang trái hoặc phải, bạn có thể di chuyển lịch theo các tháng cũng như năm.

Có thể chọn các chế độ xem lịch khác nhau nào

Một chức năng cần thiết và phù hợp với thực tiễn là khả năng hiển thị các chế độ xem lịch khác nhau.

Chế độ xem ngày	Trong chế độ xem ngày, bạn có thể hiển thị rõ ràng kế hoạch ngày. Bạn có đủ không gian để nhập các cuộc hẹn mới hoặc để hiển thị các cuộc hẹn với một dòng chủ đề dài.
Tuần làm việc	Nếu bạn chỉ muốn xem các cuộc hẹn cho một tuần làm việc, hãy chọn chế độ xem lịch Tuần làm việc. Cuối tuần ở ẩn. Chế độ xem lịch này đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực chuyên môn.
tuần	Một tuần hoàn chỉnh từ Thứ Hai đến Chủ Nhật được hiển thị trong chế độ xem lịch "Tuần". Đặc biệt khi có nhiều cuộc hẹn, những cuộc hẹn cá nhân tuy nhỏ nhưng được sắp xếp rõ ràng cùng một lúc.
tháng	Xem tháng là điều cần thiết khi phải lên kế hoạch cho cả ngày. Trong chế độ xem tháng, người dùng có thể xem nhanh những ngày nào còn trống. Đồng thời, các cuộc hẹn vào các ngày riêng lẻ có thể được di chuyển bằng một cú nhấp chuột trong giao diện này.
Chế độ xem kế hoạch	Trong giao diện lập kế hoạch, bạn có thể thấy các cuộc hẹn trong ngày được sắp xếp rõ ràng trong các hộp kiểm riêng lẻ.

Có thể tìm thấy một tùy chọn khác để tùy chỉnh chế độ xem trong lịch Outlook trong mục menu "Chế độ xem".

Trong menu "Xem", trong số những thứ khác:

• Các chế độ xem lịch khác nhau được đặt,

• Đã thực hiện cài đặt chế độ xem màu,

• Màu lịch cũng thay đổi

• Thang đo thời gian có thể được điều chỉnh.

• Cũng có thể xác định các phím tắt cho màu sắc.

Bằng cách này, các cuộc hẹn có thể được chỉ định màu sắc cụ thể và phân loại mà không mất thời gian. Tương tự như chức năng sổ địa chỉ của Outlook, có thể tạo các dạng xem lịch cụ thể được điều chỉnh chính xác theo nhu cầu cá nhân của người dùng. Hai mẹo nữa để chuyên nghiệp hóa chế độ xem lịch trong Microsoft Outlook là xử lý vùng đọc mở rộng và hiển thị bộ điều hướng ngày. Việc chuyển đổi khu vực đọc có liên quan đặc biệt trong thực tế để có thể xem thông tin cần thiết về một cuộc hẹn.

Trong cài đặt tiêu chuẩn trong trình điều hướng ngày, Microsoft Outlook đánh dấu bằng chữ in đậm tất cả các ngày mà một cuộc hẹn đã được nhập là tối thiểu. Người dùng đã tham dự một hoặc nhiều cuộc hẹn mỗi ngày có thể tắt loại cuộc hẹn in đậm trong menu "Xem cài đặt". Biện pháp này góp phần tạo nên một cái nhìn tổng quan hơn. Điều này cũng áp dụng cho chế độ xem tháng trong lịch Outlook 2007. Điều này cũng có thể được điều chỉnh trong cài đặt bằng cách xóa văn bản in đậm khỏi tiêu đề.

Người dùng Outlook 2007 sẽ thấy một số cuộc hẹn khác nhau được hiển thị trong chế độ xem tháng, tùy thuộc vào cài đặt mặc định cho mức độ chi tiết của họ. Bạn có thể dễ dàng thay đổi điều này bằng cách điều chỉnh chế độ xem, sử dụng cỡ chữ nhỏ hơn hoặc điều chỉnh độ phân giải của màn hình. Bạn cũng có thể đặt các tuần lịch một cách chính xác trong Outlook 2007 bằng trợ lý in lịch trước khi in. Bạn có thể dễ dàng tải xuống trợ lý in lịch.

Mẹo: Bạn có thể in tờ lịch bất cứ lúc nào. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các cuộc hẹn khi bạn không có quyền truy cập vào các thiết bị điện tử, di động. Bạn luôn có thể in lịch bằng các mục menu " Tệp / In". Ngoài ra, Microsoft còn cung cấp một công cụ miễn phí mà bạn có thể sử dụng để in lịch của mình một cách chuyên nghiệp. Ngoài công cụ này, bạn có thể sử dụng chức năng in trong Microsoft Outlook bất kỳ lúc nào để in các cuộc hẹn, danh bạ hoặc e-mail có chữ ký. Cũng có thể in ra một tờ lịch trống trong đó bạn có thể thực hiện các mục nhập bằng tay.

Những câu hỏi của người dùng cần được trả lời chi tiết:

1. Làm cách nào để tạo lịch trông giống như Outlook 2010 trong Outlook 2016?

Người dùng đã làm việc với Outlook 2010 trong nhiều năm và bị bối rối bởi giao diện mới trong Outlook 2016 sẽ muốn giao diện quen thuộc trở lại. Không có nút nào trong Microsoft Office hoặc Outlook tự động đặt lại tất cả các tùy chọn về phiên bản 2010. Vì lý do này, người dùng phải thực hiện các cài đặt riêng lẻ:

Làm cho đối tượng màu đen	Bấm vào: Xem / Xem cài đặt / Định dạng có điều kiện của các nút / Tin nhắn chưa đọc / Phông chữ của nút. Do đó, bạn có thể thay đổi màu sắc trong đối tượng từ xanh lam sang đen thông thường.
Hiển thị tên người gửi ở cùng kích thước với chủ đề	Để điều chỉnh, hãy chuyển sang vùng menu "Định dạng có điều kiện“Và điều chỉnh các kích thước riêng lẻ. Trong Tên và Phông chữ, hãy chọn “Nhỏ hơn”, vì không thể điều chỉnh kích thước phông chữ.
Ẩn dòng đầu tiên của tin nhắn	Chuyển sang "ý kiến"Và nhấp vào menu" Xem trước tin nhắn ". Chọn" Tắt "trong menu lựa chọn để ẩn dòng đầu tiên của tin nhắn.
Đặt thanh điều hướng trong khu vực điều hướng	Để thay đổi màn hình, hãy chọn: Xem / cửa sổ thư mục / tùy chọn / điều hướng nhỏ gọn

2. "Miễn phí" có nghĩa là gì trong lịch Outlook?

Nếu bạn tạo một cuộc hẹn mới trong Outlook, bạn có thể phân loại cuộc hẹn theo nhiều cách khác nhau. Trong Outlook, "miễn phí" có nghĩa là bạn hiện không được lên lịch. Thông tin này đặc biệt quan trọng nếu bạn sử dụng lịch có nhiều người trong nhóm.

3. Làm cách nào để hiển thị các ngày nghỉ lễ trong Outlook?

Bạn có thể dễ dàng hiển thị các ngày lễ ở Đức và từ các quốc gia khác trong lịch Outlook. Để thực hiện việc này, hãy điều hướng đến mục menu “Tệp” và chọn tab “Lịch” trong Tùy chọn. Một menu lựa chọn sẽ mở ra trong đó bạn có thể kết hợp các cài đặt chung cho lịch.

Nhấp vào nút "Thêm ngày lễ" và chọn quốc gia mà bạn muốn hiển thị ngày lễ trong lịch. Với hai cú nhấp chuột vào "OK", tất cả các ngày lễ liên quan được hiển thị trong lịch.

Bạn có thể xóa các ngày nghỉ riêng lẻ khỏi lịch bằng cách xuất danh sách trước trong menu "Xem". Sau đó, bạn có thể xóa các mục nhập riêng lẻ, ví dụ như các ngày lễ không liên quan đến tiểu bang của bạn. Bạn cũng có thể tìm thêm thông tin về cách hiển thị ngày nghỉ lễ trong Outlook trên các trang trợ giúp của Microsoft. Không khó để hiển thị các ngày lễ trong Outlook hoặc chọn các quốc gia khác nhau cho các ngày lễ được hiển thị.

Thông tin: Tương tự như các ngày nghỉ lễ, bạn cũng có thể nhập ngày nghỉ học của tiểu bang của bạn hoặc lịch âm lịch có tuần trăng vào Outlook.

4. Tôi có thể tự động từ chối các yêu cầu cuộc hẹn và cuộc họp không?

Trong nhiều trường hợp, có rất nhiều yêu cầu đặt hẹn, đặc biệt là trong công việc hàng ngày. Lịch được quản lý chuyên nghiệp với các phần tử lịch được hoàn thiện cẩn thận trong Outlook có thể giúp bạn tự động hủy các cuộc hẹn trùng lặp với các cuộc hẹn đã hứa. Chức năng hữu ích này giúp tiết kiệm thời gian và có thể bật hoặc tắt trong các tùy chọn lịch. Bạn cũng có thể sử dụng tài khoản e-mail trong cài đặt Outlook để xác định lịch một cuộc hẹn mới sẽ được nhập.

5. Làm cách nào để tôi có thể thay đổi một cuộc hẹn cá nhân thành một cuộc hẹn nối tiếp?

Trong thực tế hàng ngày, nó xảy ra rằng các cuộc hẹn hàng loạt, chẳng hạn như các cuộc họp, phải được thay đổi một lần. Trong trường hợp này, trong phiên bản mới nhất của Outlook, toàn bộ cuộc hẹn định kỳ không phải xóa và khởi động lại. Cũng không cần thiết phải thông báo cho những người tham gia khác qua email. Đối với các cuộc hẹn định kỳ, Outlook cung cấp cho bạn tùy chọn thay đổi một cuộc hẹn hoặc toàn bộ chuỗi cuộc hẹn.

Trong các phiên bản Outlook cũ hơn, bạn phải xóa hàng loạt cuộc hẹn, vì tất cả các cuộc hẹn, kể cả những cuộc hẹn trước đó, đều thay đổi khi bạn thay đổi chúng. Một cách để ngăn chặn sự hỗn loạn của các cuộc hẹn này là chia một loạt các cuộc hẹn thành hai chuỗi sự kiện. Điều này hoạt động bằng cách kết thúc loạt phim cũ và tạo một loạt phim mới. Nếu bạn muốn đóng một loạt cuộc hẹn sớm trong Outlook 2007 và đồng thời giữ các ngoại lệ, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách thay đổi trường chủ đề của ngoại lệ.

Tải thêm: Với chức năng cuộc hẹn hàng loạt trong các phiên bản Outlook cũ hơn, chỉ có thể đặt cuộc hẹn vào các ngày làm việc đầu tiên, thứ tư và cuối cùng của tháng. Nếu bạn muốn linh hoạt hơn và xác định các cuộc hẹn định kỳ cho những ngày làm việc khác, bạn có thể thực hiện điều này bằng cách kết hợp các chức năng của Microsoft Outlook và Microsoft Excel. Làm thế nào bạn có thể sử dụng một cách có lợi các lợi thế và sự kết hợp của Outlook và Excel, bản tải xuống miễn phí "Cuộc hẹn hàng loạt vào mỗi ngày làm việc thứ mười một trong tháng" sẽ đưa bạn đến gần hơn.

Trong các phiên bản Outlook mới hơn, bạn có tùy chọn phân biệt chuỗi ngày mạnh mẽ hơn. Các cuộc hẹn hàng loạt có thể được đặt vào những ngày nhất định và cả vào ngày làm việc thứ mười một trong tháng.

Mẹo tuyển dụng: Người dùng muốn xóa nhiều chuỗi cuộc hẹn cùng lúc trong một bước không phải chỉnh sửa toàn bộ lịch theo cách thủ công và xóa từng chuỗi cuộc hẹn riêng lẻ. Sử dụng từ khóa "Chuỗi cuộc hẹn", bạn có thể nhập vào trường tìm kiếm của Outlook, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các chuỗi cuộc hẹn trong nháy mắt. Bằng cách này, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa chúng một cách yên tâm. Cũng có thể chỉ xóa các cuộc hẹn trong tương lai và để lại cuộc hẹn hàng loạt thực tế trong lịch.

Tạo các cuộc hẹn mới trong lịch - dễ dàng và thân thiện với người dùng

Tạo một cuộc hẹn mới trong Outlook rất dễ dàng và dễ hiểu. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút “Cuộc hẹn mới” trong menu tùy chọn “Mới” trong lịch. Nếu bạn đang làm việc với nhiều lịch cùng một lúc, điều cần thiết là phải kiểm tra xem một cuộc hẹn mới có được lưu vào đúng lịch hay không. Bạn cũng có thể thiết kế “cuộc họp mới” hoặc các yếu tố khác, chẳng hạn như nhiệm vụ hoặc thông điệp e-mail, trực tiếp từ lịch.

Sau khi nhấp vào nút “Cuộc hẹn mới”, một hộp thoại sẽ mở ra, trong đó bạn có thể nhập tất cả thông tin quan trọng và chi tiết về lịch trình.

Trong số những thứ khác, bạn có tùy chọn mời những người tham gia cần thiết khác cho cuộc hẹn trực tiếp qua Outlook.

Trong vùng menu “Tùy chọn”, bạn có thể đặt cách cuộc hẹn được hiển thị trong lịch của mình. Trong "Loại chuỗi", bạn có thể chuyển đổi cuộc hẹn mới thành một cuộc hẹn định kỳ, chẳng hạn như sẽ bắt đầu lại hàng tuần hoặc hàng tháng. Tương tự như sổ địa chỉ, bạn có tùy chọn trong lịch Outlook để phân loại cuộc hẹn bằng màu hoặc với tên cụ thể và đánh dấu cuộc hẹn là "riêng tư". Ngoài ra, các cuộc hẹn quan trọng có thể được hiển thị với mức độ quan trọng cao để chúng không bao giờ bị lãng quên.

Đối với cuộc hẹn hoặc cuộc họp, hãy luôn cung cấp:

• Một tiêu đề,

• Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc cuộc hẹn hoặc chọn "Cả ngày" nếu cuộc họp diễn ra trong một ngày làm việc và

• Nhập địa điểm của cuộc hẹn. Đối với các cuộc hẹn trực tuyến qua Skype hoặc Zoom, bạn sẽ tìm thấy đủ không gian trong không gian mở để nhập dữ liệu truy cập cho cuộc họp. Nếu Thu phóng hoặc một dịch vụ điện thoại video khác và Outlook được liên kết, một cuộc hẹn Outlook sẽ tự động được tạo cho một cuộc họp Thu phóng.

• Nếu bạn tạo cuộc hẹn cho nhiều người tham gia, bạn có tùy chọn yêu cầu phản hồi yêu cầu hoặc loại trừ phản hồi. Nếu bạn yêu cầu xác nhận tham gia, bạn sẽ luôn có cái nhìn tổng quan về việc những người tham gia được yêu cầu đã chấp nhận hay hủy bỏ. Nói chung, có các tùy chọn phản hồi sau cho một truy vấn trong Outlook:

  • Thỉnh cầu được chấp nhận,
  • Chấp nhận yêu cầu với đặt trước,
  • Hủy yêu cầu.

• Luôn để Outlook nhắc bạn về một cuộc hẹn. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng nút "Nhắc nhở" trong menu Tùy chọn. Theo mặc định, Outlook đặt giá trị thành lời nhắc 15 phút trước cuộc hẹn. Lời nhắc, có thể được gọi là "nút điện tử", đảm bảo rằng bạn sẽ không bao giờ quên một cuộc hẹn. Nếu bạn đã liên kết Outlook với các thiết bị cuối như điện thoại thông minh hoặc đồng hồ, bạn sẽ được tự động nhắc nhở trên nhiều thiết bị cùng một lúc.

Ở bước cuối cùng, lưu cuộc hẹn mới bằng nút “Lưu và Đóng”. Nếu muốn dời cuộc hẹn sang ngày khác, bạn có thể dễ dàng thực hiện việc này bằng cách nhấp và di chuyển chuột. Sự đơn giản và thân thiện với người dùng này đảm bảo rằng bạn có thể giữ lịch Outlook của mình một cách chuyên nghiệp mọi lúc và điều chỉnh nó chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Mẹo thực tế: Sinh nhật hoặc các ngày kỷ niệm đặc biệt có thể được tự động chuyển từ danh bạ sang Outlook. Điều này có hai lợi thế so với mục nhập thủ công trong lịch:

1. Bạn đã lưu trực tiếp sinh nhật với liên hệ
2. Bạn có thể tạo và in danh sách sinh nhật.

Outlook cũng tự động chuyển ngày sinh vào lịch mà bạn không cần phải thêm mục nhập theo cách thủ công.

Chia sẻ lịch của bạn trong Outlook

Hơn hết trong môi trường chuyên nghiệp và riêng tư trong gia đình, việc chia sẻ lịch Outlook của riêng bạn có thể hữu ích. Bằng cách này, các cuộc hẹn có thể được tạm thời hoặc chia sẻ chung với những người khác.

Bạn có thể dễ dàng chia sẻ lịch Outlook của mình chỉ với một vài cú nhấp chuột:

1. Nhấp vào nút: “Chia sẻ lịch.

   

2. Chọn "Thêm" và chọn một liên hệ từ sổ địa chỉ mà bạn muốn chia sẻ lịch của mình. Đóng lựa chọn bằng "OK."

3. Trong "Ủy quyền" sau đó, bạn có thể đặt các cấp ủy quyền cho địa chỉ liên hệ của mình. Ví dụ: nếu bạn chọn tùy chọn “Có thể hiển thị tất cả chi tiết”, người liên hệ của bạn được phép xem chi tiết lịch của bạn.Người liên hệ của bạn chỉ có thể thay đổi các cuộc hẹn trong lịch khi bạn chọn “Có thể chỉnh sửa”. Ví dụ, một thư ký sẽ có toàn quyền truy cập vào lịch để nó có thể được lưu giữ một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Cuối cùng chọn "OK" để lưu các thay đổi của bạn.

4. Liên hệ của bạn sau đó sẽ nhận được một liên kết lời mời. Anh ta có thể xem hoặc thay đổi lịch, tùy thuộc vào ủy quyền được cấp.

Chỉ những người đã được bạn ủy quyền mới có thể xem lịch của bạn. Trong môi trường kinh doanh và khi làm việc với Microsoft Exchange, điều quan trọng là toàn bộ tổ chức có quyền truy cập vào lịch công khai. Trong tất cả các trường hợp khác, chủ sở hữu lịch chỉ định cá nhân cách người khác có quyền truy cập vào các cuộc hẹn và sự kiện.

Quan trọng: Nếu bạn đang làm việc với phiên bản Microsoft Outlook cũ hơn chứ không phải Exchange Server, có thể khó chia sẻ lịch với những người bên ngoài. Trong trường hợp này, có thể hữu ích khi tạo lịch qua Google hoặc iCloud của Apple. Từ Outlook 2003, bạn cũng có thể lưu lịch dưới dạng trang web. Trong bước tiếp theo, lịch phải được đặt trực tuyến dưới dạng trang HTML trên mạng nội bộ hoặc Internet để được chia sẻ.

Tạo lịch mới trong Microsoft Outlook

Bạn có thể tạo lịch mới trong Microsoft Outlook thường xuyên nếu bạn muốn và quản lý chúng song song với nhau. Bằng cách này, có thể tách các cuộc hẹn chuyên nghiệp, kinh doanh và các cuộc hẹn khác một cách hợp lý. Bạn có thể tạo lịch mới trong Outlook bằng cách nhấp vào "Mở lịch / Tạo lịch trống mới."

Để lưu lịch, bạn phải chỉ định một tên duy nhất trong bước tiếp theo. Lịch mới của bạn sẽ được hiển thị cùng với tất cả các lịch khác trong menu lịch của Microsoft Outlook ở góc dưới bên trái.

Nhập lịch - chỉ cần một vài bước để thành công

Bạn cũng có thể nhập lịch công khai hoặc lịch chia sẻ bằng cách sử dụng nút “Mở lịch”. Bạn có thể nhập lịch từ sổ địa chỉ, danh sách phòng hoặc từ Internet và xem hoặc xử lý dữ liệu có trong đó. Nếu bạn muốn mở lịch do người khác chia sẻ, bạn cũng có thể thực hiện điều này trong vùng menu này. Để sử dụng lịch được chia sẻ, bạn cần có tên của lịch. Điều này sẽ được gửi cho bạn qua email cùng với đường dẫn lưu trữ khi nó được phát hành. Nếu lịch được chia sẻ của người dùng khác không thể đóng được nữa, bạn có thể sử dụng các tùy chọn cài đặt khác.

Một số người dùng mô tả sự cố xảy ra khi nhập dữ liệu lịch. A (2) được hiển thị bên cạnh lịch của riêng bạn. Điều này không có nghĩa là nó là một lịch khác. Thay vào đó, nó thông báo cho người dùng về 2 mục lịch chưa đọc.

Mẹo: Nếu bạn muốn xếp chồng các chế độ xem lịch của một số lịch, hãy đánh dấu chọn tất cả các lịch trong menu hiển thị ở phía dưới bên trái trong Outlook. Sau đó, Outlook sẽ hiển thị cho bạn một dạng xem hoàn chỉnh, trong đó các mục lịch được đánh dấu bằng các màu khác nhau. Nếu bạn muốn thay đổi lịch thời gian vì lý do rõ ràng, điều này cũng có thể thực hiện được chỉ với một vài cú nhấp chuột trong cài đặt Outlook. Thay đổi một lần đối với lưới thời gian cho cuộc hẹn cũng có thể được thực hiện bằng một cú nhấp chuột.

Đặt hai lịch khác nhau lại với nhau

Giữ quá nhiều lịch khác nhau không có nhiều triển vọng trong thực tế. Ngay cả khi bạn chồng lịch trong chế độ xem, các mục dư thừa và mục nhập không chính xác vẫn phát sinh. Nếu bạn muốn kết hợp nhiều lịch và các cuộc hẹn của chúng trong một lịch duy nhất, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sao chép các cuộc hẹn từ lịch này sang lịch khác.

Cách đồng bộ hóa lịch Outlook

Trong khi những năm trước, mọi người làm việc hoàn toàn với một máy tính cá nhân, ngày nay việc nhập e-mail hoặc các cuộc hẹn mới bằng tất cả các thiết bị đầu cuối hiện có là điều tất nhiên. Máy tính bảng, điện thoại thông minh, đồng hồ kỹ thuật số như Apple Watch hoặc máy tính xách tay và trợ lý kỹ thuật số như Siri và Alexa cung cấp các tùy chọn khác nhau để lưu các cuộc hẹn trong lịch Outlook và đồng bộ hóa chúng trong một phần nhỏ của giây.

Nếu bạn sử dụng tài khoản e-mail Outlook.com hoặc Outlook trên iPhone, iPad hoặc thiết bị Android của mình, lịch Outlook có thể được đồng bộ hóa mà không gặp bất kỳ sự cố nào. Việc sử dụng lịch Google hoặc trình tổ chức dựa trên phần mềm khác trong Outlook cũng không có vấn đề gì, miễn là chúng được di chuyển đúng cách.

Đồng bộ hóa Lịch Outlook với Android

Hầu hết người dùng điện thoại di động hoặc máy tính bảng Android sử dụng Lịch Google trên thiết bị của họ theo mặc định. Để tích hợp tính năng này vào Outlook, các bước sau phải được thực hiện:

1. Điều hướng đến tài khoản Google của bạn trực tuyến và mở lịch bạn muốn tích hợp với Outlook.

2. Trong Google, hãy chuyển đến khu vực menu “Cài đặt cho lịch của tôi” và sau đó sao chép liên kết trong mục nhập “Địa chỉ công cộng ở định dạng iCal” vào khay nhớ tạm.

3. Bây giờ, hãy mở menu trong Outlook: "Mở lịch / Từ Internet."

   

4. Trong hộp thoại mới mở, nhập liên kết Lịch Google.

   

5. Sau khi dữ liệu được chuyển, các cuộc hẹn từ Lịch Google và Outlook sẽ tự động được đồng bộ hóa.

Đồng bộ hóa lịch Outlook với Apple

Bạn có thể dễ dàng đồng bộ hóa lịch iCloud của mình với Outlook trên PC bằng cách tải xuống chương trình Windows miễn phí iCloud cho Windows. Sau khi thiết lập, bạn có nhiều tùy chọn cài đặt khác nhau.

Nếu bạn kích hoạt hộp kiểm "Thư, Danh bạ, Lịch và Công việc", lịch iCloud sẽ được tích hợp vào Outlook. Từ bây giờ, bạn sẽ thấy đây là một mục lịch riêng trong Outlook. Tất cả các liên hệ, nhiệm vụ và các cuộc hẹn trước đó cũng được chuyển giao.

Sử dụng ứng dụng Outlook trên thiết bị di động

Với Android và iOS, bạn cũng có thể sử dụng phiên bản Microsoft Outlook dành cho điện thoại thông minh và máy tính bảng. Các phiên bản di động có sẵn miễn phí cho cả hai hệ điều hành.

• Tải xuống liên kết Android
• Tải xuống liên kết iOS

Sau khi tải xuống, bạn có thể sử dụng Outlook như bình thường trên máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh của mình. Việc đồng bộ hóa các lịch hiện có hoạt động thông qua trình hướng dẫn nhập hoặc trực tiếp khi thiết lập tài khoản e-mail bằng trình hướng dẫn cài đặt. Hơn nữa, lịch mới có thể được thêm theo cách thủ công vào Outlook bất kỳ lúc nào.

Các mẹo thực tế hiệu quả hơn cho lịch Outlook

Kích hoạt các liên kết VÀ trong tìm kiếm nâng cao bằng cách sử dụng sổ đăng ký

Để cho phép nhiều cụm từ tìm kiếm được tìm thấy trong chức năng tìm kiếm của Outlook, chức năng này cũng bao gồm lịch, bạn phải thực hiện các thay đổi đối với sổ đăng ký. Điều này là cần thiết vì Outlook tìm kiếm bằng các liên kết HOẶC theo mặc định. Sổ đăng ký Windows được gọi là sổ đăng ký. Nó lưu trữ thông tin và cài đặt cho Windows và các chương trình như Outlook.

Thông tin thêm về liên kết VÀ: Cách kích hoạt liên kết VÀ trong tìm kiếm nâng cao bằng cách sử dụng sổ đăng ký

Hiển thị lịch trên màn hình

Nếu bạn phải đi gấp và bạn cần trình bày rõ ràng lịch của mình đồng thời, bạn có thể sử dụng chương trình “Đừng quên” cho Outlook. Với ứng dụng phần mềm, bạn có thể hiển thị các cuộc hẹn và nhiệm vụ của mình từ Outlook trực tiếp trên màn hình nền dưới dạng lịch.

Một ứng dụng thay thế cũng hiển thị các cuộc hẹn của bạn trên màn hình mà không cần mở Outlook là công cụ DeskTask miễn phí từ Phần mềm Carthago. Ứng dụng truy vấn các cuộc hẹn và nhiệm vụ trong vài ngày tới từ Outlook và hiển thị chúng rõ ràng trên màn hình nền. Không cần khởi động Outlook, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về tất cả các cuộc hẹn sắp tới.

Lưu trữ lịch theo năm

Một kho lưu trữ lịch rất thú vị cho cả công việc chuyên nghiệp và công việc riêng tư. Bạn có thể tìm hiểu trong kho lưu trữ bất kỳ lúc nào khi cuộc hẹn diễn ra trong những năm trước. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các yêu cầu quan trọng từ chính quyền hoặc các tổ chức khác. Nhiều người dùng lưu trữ lịch của họ vào cuối năm theo mặc định và sử dụng các hướng dẫn sau cho việc này.

Mẹo: Sử dụng Outlook “Hôm nay”

Trong mô-đun e-mail của Outlook 2007 và 2010, bạn có thể sử dụng nút “Outlook Today” để hiển thị các thư mới nhất. Để đến màn hình Hôm nay chỉ bằng một cú nhấp chuột từ mô-đun Lịch của Outlook, hãy hiển thị thanh công cụ mở rộng.

Mẹo: Sử dụng Cleanreminders nếu Outlook hiển thị lời nhắc hai lần

Người dùng phải điều phối nhiều cuộc hẹn được hưởng lợi từ lời nhắc của Outlook. Trong một số trường hợp, lời nhắc sẽ xuất hiện gấp đôi và gấp ba trong Outlook, điều này gây khó chịu và có thể làm mất tập trung. Người dùng Microsoft Outlook có thể sửa lỗi này ngay lập tức bằng một lệnh Windows đơn giản. Danh sách nội bộ chương trình thường có thể bị xóa bằng lệnh "cleanreminders". Kết quả là, những ký ức trùng lặp bị xóa bỏ. Điều tương tự cũng áp dụng nếu Outlook hiển thị lời nhắc cho các cuộc hẹn trong quá khứ.

Định dạng lịch theo quy tắc DIN

Nếu Microsoft Outlook không hiển thị chính xác các tuần trong lịch, điều này có thể do cài đặt không chính xác. Lịch được hiển thị ở phiên bản Hoa Kỳ và không theo DIN 1355 / ISO 860. Bạn có thể thay đổi cài đặt trong tùy chọn lịch trong Outlook.

Đặt giờ làm việc chính và các cuộc hẹn định kỳ trong lịch Outlook

Outlook cung cấp nhiều chức năng khác nhau cho công việc hàng ngày. Một chức năng thực tế là thiết lập giờ làm việc cốt lõi. Đồng thời, một thiếu sót là bạn chỉ có thể đặt giờ làm việc cốt lõi hàng tuần. Trong thế giới công việc ngày càng linh hoạt, điều này không hiệu quả lắm, đặc biệt là đối với những người làm nghề tự do và nhân viên bán thời gian biên. Một khả năng để nhập các giờ làm việc khác nhau được cung cấp bởi các cuộc hẹn hàng loạt mà bạn có thể tạo và chỉnh sửa riêng lẻ. Với cách tiếp cận này, có thể hiển thị giờ làm việc thực tế trong Outlook mà không gặp bất kỳ sự cố nào.

Kết luận: Lịch Outlook - lập lịch chuyên nghiệp cho mọi người dùng

Chức năng lịch của Microsoft Outlook hỗ trợ người dùng theo nhiều cách khác nhau. Mặt khác, lịch trong Outlook gây ấn tượng với sự đơn giản trong cấu trúc, rõ ràng và thân thiện với người dùng. Mặt khác, các cuộc hẹn có thể được lên kế hoạch hợp lý và hiển thị trong các chế độ xem lịch khác nhau. Với các cài đặt và tùy chọn khác nhau, bạn có thể cá nhân hóa lịch trong Outlook và điều chỉnh lịch cho phù hợp với hoàn cảnh cá nhân.

Có các chức năng khác nhau và phù hợp với thực tế trong chức năng lập lịch và lịch. Sau đó

• Thiết kế màu sắc của các cuộc hẹn qua
• Phản hồi tự động đối với việc lập lịch xung đột lên đến
• Để biểu diễn bảng

có nhiều cách để làm cho cuộc sống hàng ngày trở nên hiệu quả với Microsoft Outlook.

Với các chức năng lịch và lên lịch chuyên nghiệp cho các cuộc họp, Microsoft Outlook đảm bảo rằng bạn có thể làm việc theo nhóm bất cứ lúc nào. Tóm lại, chức năng lịch của Microsoft Outlook cung cấp cho cả người dùng cá nhân và các công ty thuộc mọi quy mô một loạt các tùy chọn để lập kế hoạch cụ thể các cuộc hẹn và cá nhân hóa quyền truy cập vào lịch và cuộc hẹn.

Người dùng biết các mẹo và thủ thuật liên quan đến các menu và các tùy chọn cài đặt của Microsoft Outlook có thể sử dụng Outlook tốt nhất có thể và lên kế hoạch cho các cuộc hẹn của họ một cách tối ưu. Với Microsoft Outlook, bạn cũng có thể đồng bộ hóa lịch, thiết lập hàng loạt cuộc hẹn và tích hợp các thiết bị di động. Trong thời đại số hóa, Microsoft Outlook đảm bảo rằng các cuộc hẹn và nhiệm vụ được cấu trúc theo cách tốt nhất có thể để bạn có thể làm việc chuyên nghiệp.