Ví dụ về việc sử dụng macro
Giao tiếp văn phòng hiện đại và hiệu quả mà không có một chương trình xử lý văn bản mạnh mẽ là không thể tưởng tượng được. Microsoft Word được coi là con chó hàng đầu trong số các chương trình xử lý văn bản. Giống như các chương trình Office khác như Excel, PowerPoint và Outlook, nó được cả các công ty và hộ gia đình tư nhân đánh giá cao. Hầu hết các tác vụ có thể được xử lý bằng các chức năng có trong Microsoft Word, bạn có thể tìm thấy các chức năng này trong các tab khác nhau. Trong một số trường hợp, trong đó các giải pháp cụ thể được yêu cầu, việc sử dụng macro trong Word cũng có thể hữu ích.
Tính toán cuộc hẹn trong Word - thiết kế macro để tính toán cuộc hẹn tự động
Một lĩnh vực ứng dụng cho macro trong Microsoft Word là tính toán ngày tháng tự động. Ví dụ sau minh họa thách thức đối với người dùng Microsoft Word:
Hãy tưởng tượng bạn muốn đặt một cuộc hẹn trong thư công việc tự động đặt trước ngày trong thư xin việc 14 ngày. Ví dụ, một thời hạn với thời hạn thanh toán nên được tự động đưa ra trong thư. Nếu bức thư được viết vào ngày 02/01/2022-2023 thì ngày 15/02/2022-2023 sẽ tự động được in chìm. Làm thế nào để người dùng Microsoft Word phải tiến hành chèn ngày tháng một cách tự động và chính xác? Một macro có thể là giải pháp và cung cấp một biện pháp khắc phục nhanh chóng.
Nơi tìm macro trong Microsoft Word
Để thiết lập macro mới trong Microsoft Word, hãy điều hướng đến mục menu “Macro” trong tab “Xem”. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím ALT + F8 để mở hộp thoại cho macro.
Để thiết lập macro cho việc tính toán tự động các cuộc hẹn, hãy tiến hành như sau:
-
Trong bước đầu tiên, hãy đảm bảo rằng macro được lưu trong mẫu Normal.dot. Điều này đảm bảo rằng macro đang hoạt động trong tất cả các tài liệu mà bạn tạo trong tương lai. Bạn thay đổi đặc điểm kỹ thuật trong trường: "Macro trong."
-
Trong bước tiếp theo, hãy nhập tên của macro. Ví dụ: bạn có thể đặt tên cho macro là “Ngày đến hạn”. Bạn cũng có thể nhập mô tả macro vào phần dưới của trường nhập liệu.
Trong bước tiếp theo, bạn sẽ được tự động chuyển hướng từ Microsoft Word sang môi trường phát triển VBA. Tại thời điểm này, Microsoft Visual Basic (VBA) đã sử dụng tên bạn nhập cho macro và đã di chuyển con trỏ đến điểm mà bạn sẽ phải nhập một công thức trong bước tiếp theo.
-
Là một bước quan trọng, hãy nhập công thức sau vào Microsoft Visual Basic:
Định dạng Selection.InsertAfter (Ngày + 14, "dd.MM.yyyy")
-
Sau đó, lưu macro bằng cách sử dụng biểu tượng đĩa và đóng môi trường phát triển Microsoft Visual Basic. Macro của bạn sau đó đã sẵn sàng để sử dụng.
Kiểm tra macro đã tạo trong Microsoft Word và sử dụng lâu dài
Để kiểm tra macro bạn đã tạo trong Microsoft Word, hãy làm như sau:
-
Sử dụng tổ hợp phím ALT + F8 để mở cửa sổ hộp thoại cho macro.
-
Chọn macro “Đến hạn 14 ngày” và nhấp vào nút “Thực hiện”.
-
Ngày hiện tại + 14 ngày được xuất tự động ở vị trí con trỏ.
Macro của bạn, tự động tính toán 14 ngày trong tương lai kể từ ngày hiện tại, đã sẵn sàng để sử dụng.
Tạo một nút cho macro trong Word - đó là cách nó hoạt động
Ngoài ra, sau khi macro của bạn đã sẵn sàng để sử dụng, bạn có thể nhúng một nút vào Microsoft Word để làm việc với macro hiệu quả hơn. Tạo một nút rất hữu ích nếu bạn cần chức năng macro thường xuyên trong thư từ kinh doanh. Thay vì thực thi macro một cách vất vả bằng ALT + F8, bạn có thể sử dụng nút hoặc một tổ hợp phím cụ thể để thực thi nó.
Để tích hợp một nút vào bất kỳ tab nào, hãy làm như sau:
-
Trong Microsoft Word, hãy chuyển đến tab Tệp trong menu Tùy chọn và mở Tùy chọn Word. Sau đó chuyển sang khu vực menu "Tùy chỉnh ruy-băng."
-
Chọn “Macro” ở khu vực phía trên của menu lựa chọn và chọn macro mà bạn đã tạo trước đó.
-
Trong bước tiếp theo, hãy chỉ định macro sẽ xuất hiện dưới dạng một nút trong tab nào. Hệ thống có thể yêu cầu bạn tạo một danh mục phụ mới trong đó macro sẽ được đưa vào.
-
Là một tùy chọn, bạn cũng có thể chỉ định một tổ hợp phím bên cạnh một nút. Bạn có thể mở hộp thoại bằng cách nhấp vào mục nhập "Tùy chỉnh phím tắt" trong menu "Tùy chỉnh ruy-băng".
-
Sau đó, điều hướng trong “Danh mục” đến mục nhập “Macro” và tìm macro “Đến hạn 14 ngày”. Ở bước cuối cùng, bạn có thể chỉ định tổ hợp phím mà bạn có thể dễ dàng nhớ. Bạn có thể sử dụng điều này ở bất kỳ đâu trong tài liệu để tự động thực thi macro.
Tóm lại, các tùy chọn cài đặt của ruy-băng trình đơn cung cấp khả năng sử dụng các macro được tạo cá nhân thậm chí hiệu quả hơn trong Microsoft Word. Bạn có tùy chọn tạo nút của riêng mình cho macro và cũng lưu trữ tổ hợp phím.
Tóm tắt: thêm tính toán cuộc hẹn tự động trong Word
Microsoft Word có vô số chức năng và tùy chọn để cá nhân hóa văn bản. Nếu chức năng hoặc tab phù hợp bị thiếu trong Word cho một câu hỏi, bạn có thể sử dụng macro được tạo trong Visual Basic để giải quyết vấn đề.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng macro để tự động tính toán các cuộc hẹn trong Microsoft Word. Ngoài ra, bạn có thể hiển thị macro dưới dạng một nút trong ruy-băng hoặc tích hợp một tổ hợp phím cụ thể. Việc sử dụng macro cung cấp cho bạn một công cụ chuyên nghiệp và hiệu quả để thực hiện các công việc không thể thực hiện được với các công cụ trên máy tính của Word.
