Đây là cách nó hoạt động!
Các bản trình bày PowerPoint được tạo cho các mục đích khác nhau. Trong môi trường chuyên nghiệp, thông tin quan trọng và trong một số trường hợp, nội dung nhạy cảm nên được chuyển tải. Thông tin sản phẩm và chi tiết của các dự án có thể được chuyển qua các bài thuyết trình đáng được bảo vệ. Những thứ này không được sao chép và chia sẻ với người khác. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường quốc tế nhằm ngăn chặn hoạt động gián điệp công nghiệp.
Ví dụ, sẽ rất nguy hiểm nếu các bản vẽ kỹ thuật cụ thể thể hiện bí mật công ty đáng được bảo vệ bị những người không có thẩm quyền trích xuất từ bản trình bày và sao chép chi tiết. Trong phạm vi riêng tư cũng có những tình huống mà điều quan trọng là phải bảo vệ nội dung, ví dụ như thông tin cá nhân hoặc hình ảnh trong bản trình bày PowerPoint.
Cách bảo vệ bản trình bày PowerPoint hiệu quả - 4 tùy chọn bảo vệ
PowerPoint có các công cụ hiệu quả trên bo mạch để cung cấp trình chiếu với khả năng chống ghi và bảo vệ tệp khỏi những thay đổi trái phép. Tùy chọn bảo vệ bản trình bày bằng mật khẩu cũng rất quan trọng và trong nhiều trường hợp. Bằng cách này, thông tin trong bản trình bày chỉ có thể được đọc bởi những người được ủy quyền, ví dụ như đối tác kinh doanh hoặc khách hàng được ủy quyền. Bạn có thể kích hoạt mật khẩu và bảo vệ ghi cũng như các tùy chọn khác trong PowerPoint theo các bước sau:
-
Trong bước đầu tiên, điều hướng đến "Tệp> Thông tin".
-
Bạn sẽ tìm thấy các nút khác nhau trong vùng thông tin của PowerPoint. Để bảo vệ bản trình bày, hãy chọn hộp "Bảo vệ bản trình bày". Hộp này sẽ xuất hiện dưới dạng nút đầu tiên.
-
Sau khi nhấp vào nút "Bảo vệ bản trình bày", bạn sẽ thấy bốn tùy chọn:
|
Lựa chọn 1: Luôn mở ở chế độ chỉ đọc |
Một biện pháp bảo vệ ghi chung của bản trình bày đảm bảo rằng thông tin và trang trình bày chỉ có thể được xem, nhưng không được thay đổi. Việc sao chép các đoạn văn quan trọng sẽ khó hơn, mặc dù có thể chụp ảnh hoặc bản cứng từ màn hình mặc dù có tùy chọn này. Bảo vệ bài viết là đặc biệt cần thiết nếu bạn muốn ngăn những người không có thẩm quyền thay đổi nội dung của bài thuyết trình. Sau khi nhấp vào nút, bảo vệ chống ghi của bản trình bày được đánh dấu bằng màu vàng. |
|
Lựa chọn 2: Mã hóa bằng mật khẩu |
Gán mật khẩu là cách tốt nhất để bảo vệ bản trình bày khỏi bị truy cập trái phép. Chỉ những người biết mật khẩu mới có quyền truy cập vào bản trình bày và nội dung của nó. Sau khi nhấp vào nút, bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu. |
|
Lựa chọn 2: |
Đồng thời, bạn được thông báo rằng bản trình bày chỉ có thể được truy cập nếu mật khẩu được nhập. Đối với người tạo, điều này cũng có nghĩa là không quên mật khẩu. Vì lý do này, bạn nên giữ một danh sách các mật khẩu và tên tệp liên quan của chúng ở một nơi an toàn. Điều này đảm bảo quyền truy cập vào các tệp được mã hóa bằng mật khẩu mọi lúc. |
Mẹo:
Bạn cũng có thể bảo vệ các bản trình bày quan trọng và bí mật bằng mật khẩu có thể thay đổi được và bằng cách này, bản trình bày có sẵn cho một nhóm người cụ thể.
|
Tùy chọn 3: Thêm chữ ký điện tử |
Quá trình mã hóa kỹ thuật số được gọi là chữ ký điện tử. Với điều này, cả người gửi và người nhận đều có thể giải mã đường truyền với sự trợ giúp của giá trị kỹ thuật số. Nếu bạn muốn bảo vệ bản trình bày chưa lưu trong Microsoft PowerPoint bằng chữ ký điện tử, bước đầu tiên là lưu bản trình bày ở định dạng hỗ trợ chữ ký điện tử. Loại tệp pptx thích hợp để sao lưu bằng chữ ký điện tử. |
|
Tùy chọn 3: Thêm chữ ký điện tử |
Xác nhận việc tiếp tục bằng cách nhấp vào nút "Có". Nếu bạn đã lưu trước bản trình bày của mình, thì bước này không cần thiết. Trong bước tiếp theo, một cửa sổ mở ra, trong đó bạn có thể tạo chữ ký. |
|
Tùy chọn 3: Thêm chữ ký điện tử |
Trong số những thứ khác, bạn có thể chỉ định trong mục nhập trong trường Loại phê duyệt cho dù bạn đã tự tạo hay phê duyệt tài liệu. Bạn cũng có thể chỉ định mục đích và thay đổi mã chữ ký mặc định. Quá trình kết thúc bằng một cú nhấp chuột vào lệnh “Sign”. Bạn sẽ nhận được thông tin rằng chữ ký đã được tạo thành công. |
|
Tùy chọn 3: Thêm chữ ký điện tử |
Các tài liệu đã ký và các bản trình bày trên màn hình là đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh và cung cấp cho các đối tác kinh doanh sự an toàn về mức độ liên quan của thông tin. |
|
Lựa chọn 4: Đánh dấu là cuối cùng |
Nếu bạn đánh dấu bản trình bày của mình là cuối cùng, bạn không muốn xử lý thêm. Việc đánh dấu cho biết rằng bản trình bày không được thay đổi nữa. |
|
Lựa chọn 4: Đánh dấu là cuối cùng |
Nếu một tệp được đánh dấu là đã hoàn thành trong Microsoft Office, chẳng hạn như trong PowerPoint và cả trong Word hoặc Excel, thì chức năng nhập, tất cả các lệnh chỉnh sửa và đánh dấu sửa đổi sẽ bị vô hiệu hóa hoặc tắt. Tệp không còn có thể được chỉnh sửa và được bảo vệ chống ghi. Trạng thái của tài liệu được đặt thành "Cuối cùng". |
Một cách khác để xác định và bảo vệ bản trình bày PowerPoint của bạn dưới dạng tài sản công ty là kết hợp hình mờ. Với hình mờ không thể xóa, bạn có thể đưa biểu tượng công ty của mình vào bản trình bày và đồng thời ngăn một số trang trình bày có thông tin bí mật bị sao chép mà không bị phát hiện.
Ngoài việc bảo vệ hiệu quả các bản trình bày, thường nên kích hoạt chức năng Tự động Khôi phục khi thiết kế bản trình bày để bạn có thể dễ dàng khôi phục kết quả công việc trước đó của mình trong trường hợp hệ thống gặp sự cố.
Kết luận: Đây là điều quan trọng để bảo vệ các bài thuyết trình một cách hiệu quả
Tóm lại, các tùy chọn bảo mật như bảo vệ ghi tích hợp trong PowerPoint và tùy chọn thiết lập mật khẩu bảo vệ là những tùy chọn tốt nhất để bảo vệ hiệu quả bản trình bày có nội dung nhạy cảm. Việc đánh dấu cuối cùng cũng có thể có hiệu quả, vì thiết lập bảo vệ viết ngoài việc đánh dấu. Chữ ký điện tử đặc biệt hiệu quả trong môi trường kinh doanh và, ngoài chức năng bảo vệ chữ ký điện tử, nó còn được dùng như một biện pháp xây dựng lòng tin. Điều cần thiết là phải bảo vệ hiệu quả các bài thuyết trình quan trọng và nội dung của chúng. Các tùy chọn khác nhau của PowerPoint có thể được sử dụng cho việc này theo yêu cầu.
