Đây là cách bạn thường xuyên tạo các bản sao lưu của sổ làm việc Excel của mình
Bạn có muốn tạo một bản sao lưu của một sổ làm việc không? Tất nhiên, điều này vượt ra ngoài các tùy chọn được cung cấp bởi Windows, chẳng hạn như sao chép một sổ làm việc sang một thư mục khác hoặc dưới một tên khác.
Bạn cũng có thể tạo bản sao lưu sổ làm việc trực tiếp bằng Excel. Sau đó, Excel luôn lưu phiên bản trước của sổ làm việc trong một bản sao lưu khi bạn lưu phiên bản cũ.
Tạo bản sao lưu tự động của tệp Excel khi lưu
Làm theo các bước sau:
- Gọi lệnh SAVE AS. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào tất cả các phiên bản trên tab FILE hoặc menu FILE. Excel 2007 là một ngoại lệ. Tại đây, bạn nhấp vào nút Office tròn ở phía trên bên trái để gọi lệnh.
- Trong cửa sổ hộp thoại xuất hiện, nhấp vào nút CÔNG CỤ (Excel từ phiên bản 2007) hoặc EXTRAS (Excel tối đa và bao gồm phiên bản 2003).
- Chọn cài đặt TÙY CHỌN CHUNG.
- Kích hoạt hộp kiểm TẠO TẬP TIN DỰ PHÒNG.
- Không nhập mật khẩu.
- Đóng cửa sổ bằng nút OK.
- Chọn một thư mục và một tên tệp.
- Lưu sổ làm việc bằng cách sử dụng nút cùng tên.
Sau đó, Excel sẽ tạo một bản sao lưu của tệp. Điều này có phần mở rộng tệp là ".XLK" và luôn được cập nhật từ lần lưu áp chót. Khi bạn lưu sổ làm việc, phiên bản trước sẽ trở thành tệp sao lưu mới.
Nhưng có một cách khác: với sự trợ giúp của macro, bạn cũng có thể cung cấp cho Excel lệnh để tạo bản sao lưu tự động khi tệp Excel bị đóng.
Tạo bản sao lưu tự động khi đóng tệp Excel
Bạn có muốn đảm bảo rằng bản sao lưu của tệp được lưu tự động trong một đường dẫn nhất định khi bạn đóng sổ làm việc Excel không? Đây không phải là vấn đề với macro. Để phân biệt giữa chúng, tên tệp được lưu theo mẫu sau:
Tên tệp năm-tháng-ngày
Vì vậy, nếu tệp của bạn có tên là Planning.xls, chẳng hạn, bản sao lưu được lưu dưới dạng:
2009-10-24 lập kế hoạch.xls
Việc đặt tên này giúp bạn dễ dàng sắp xếp danh sách tệp theo thứ tự thời gian, vì thứ tự thời gian được tự động theo bảng chữ cái. Sử dụng macro sau để tạo bản sao lưu:
Sub auto_close ()
Dim Altname As String, Neuname As String, Path As String
Đường dẫn = "C: \ Data"
ThisWorkbook.Save
Altname = ThisWorkbook.FullName
If Right $ (Path, 1) "\" Then Path = Path + "\"
Neuname = Path & Format (Now, "YYYY-MM-DD") & "-" & ThisWorkbook.Name
ThisWorkbook.SaveAs Filename: = new name
Workbooks.Open (tên cũ)
ThisWorkbook.Close
Kết thúc Sub
Đặt đường dẫn của bạn vào biến con đường đã sửa. Các bản sao lưu được lưu ở vị trí này. Nếu bạn muốn các bản sao lưu luôn được lưu trong cùng một thư mục mà từ đó bạn đã mở sổ làm việc, hãy thay thế lệnh Đường dẫn = "C: \ Data" với dòng sau:
Đường dẫn = ActiveWorkbook.Path
Macro hoạt động theo phương pháp sau:
- Lưu thư mục hiện tại
- Tạo tên tệp mới dựa trên ngày hiện tại
- Lưu sổ làm việc dưới một tên mới trong một đường dẫn mới
- Mở lại sổ làm việc gốc
- Đóng bản sao lưu của thư mục
Sao chép macro vào từng sổ làm việc mà bạn muốn tự động sao lưu. Các bản sao lưu luôn được tạo khi bạn đóng sổ làm việc tương ứng.
Cách tạo bản sao lưu bảng tính Excel của bạn theo cách thủ công
Khi sửa đổi sổ làm việc, có thể xảy ra trường hợp bạn không chắc liệu mình có thực sự muốn lưu các thay đổi bạn đã thực hiện hay không.
Trong những trường hợp như vậy, bạn nên tạo một bản sao lưu của thư mục với phiên bản trước đó. Thực hiện như sau để tạo bản sao lưu của phiên bản đã lưu cuối cùng:
- Kích hoạt lệnh "Lưu dưới dạng" trong menu "Tệp".
- Nhấp vào nút "Công cụ - Tùy chọn chung".
- Kích hoạt hộp kiểm "Tạo tệp sao lưu".
- Đóng cửa sổ bằng nút OK.
- Chọn một thư mục và một tên tệp.
- Lưu sổ làm việc bằng cách sử dụng nút cùng tên.
Sau đó, Excel sẽ tạo một bản sao lưu của tệp. Điều này có phần mở rộng tệp là ".XLK" và luôn được cập nhật từ lần lưu áp chót. Khi bạn lưu sổ làm việc, phiên bản trước sẽ trở thành tệp sao lưu mới.
