Trong ấn bản hôm nay, bạn sẽ học cách gửi bản trình bày của mình dưới dạng tệp đính kèm e-mail và PDF hoặc cách đóng gói nó cho một đĩa CD và cách bạn có thể đảm bảo rằng nó được hiển thị chính xác trên máy tính của bên thứ ba.
Gửi bài thuyết trình qua email
Nếu bản trình bày được gửi cho đồng nghiệp hoặc khách hàng, bạn có thể bắt đầu quá trình này trực tiếp trong PowerPoint và không phải chuyển sang chương trình e-mail của bạn trước.
Đó là cách nó được thực hiện:
- Trước tiên, hãy lưu bản trình bày của bạn trên máy tính của bạn.
- Sau đó nhấp vào tab trong PowerPoint tập tin và còn lại trên Lưu và gửi.
- Ở khu vực giữa ở trên cùng, hãy chọn tùy chọn Gửi qua email và phải Gửi dưới dạng tệp đính kèm. Bước này đính kèm bản trình bày vào email. Tất cả những gì bạn phải làm là nhập người nhận, tên tệp được chèn làm chủ đề.
Gửi bản trình bày dưới dạng tệp PDF
Nếu bản trình bày chỉ được gửi để lấy thông tin, nhưng không thể chỉnh sửa được nữa, bạn cũng có thể chuyển nó dưới dạng tệp PDF. Ưu điểm: Bất kể người nhận đã cài đặt phiên bản PowerPoint nào, tất cả các trang đều được hiển thị chính xác.
Bất lợi: hình ảnh động bị mất.
Đó là cách nó được thực hiện:
- Trước tiên, hãy lưu bản trình bày của bạn trên máy tính của bạn.
- Sau đó nhấp vào tab trong PowerPoint tập tin và còn lại trên Lưu và gửi.
- Ở khu vực giữa ở trên cùng, hãy chọn tùy chọn Gửi qua email và phải Gửi dưới dạng PDF.
Đóng gói bản trình bày cho một đĩa CD hoặc thẻ USB
Nếu bạn đã thuyết trình trên các máy tính khác, bạn sẽ biết rằng không phải mọi máy tính đều được tạo ra như nhau. Ngoài các phiên bản PowerPoint khác nhau, máy tính và máy tính xách tay cũng có thể khác nhau về phông chữ được cài đặt. Khi thuyết trình trên máy tính của người khác, có rất nhiều điều cần xem xét.
PowerPoint loại bỏ rất nhiều sự chuẩn bị với tùy chọn Gói trình chiếu cho CD xa.
Cách sử dụng tùy chọn:
- Trước tiên, hãy lưu bản trình bày của bạn trên máy tính của bạn.
- Sau đó nhấp vào tab trong PowerPoint tập tin và còn lại trên Lưu và gửi.
- Chọn ở khu vực giữa bên dưới Loại tập tin sự lựa chọn Gói trình chiếu cho CD và nhấp chuột phải vào Bao bì cho đĩa CD.
- Gán tên cho CD (1).
- Với nút Thêm vào (2), bạn có thể chèn các tệp bổ sung. Nếu đây là ví dụ: một tệp Excel, hãy thay đổi cách hiển thị của loại tệp thành Tất cả các tệp.
- Nhấn vào nút Tùy chọn (3). Tại đây bạn có thể đặt Các tệp được liên kết và Phông chữ TrueType được nhúng nên được "đóng gói" với. Bạn cũng có thể gán mật khẩu để mở hoặc thay đổi bản trình bày. Nếu bạn vẫn chưa kiểm tra tệp như được mô tả ở trên, bạn cũng có thể chọn tùy chọn Xem lại bản trình bày để tìm thông tin riêng tư hoặc không phù hợp hoạt động. Xác nhận bằng OK. Tùy thuộc vào tùy chọn bạn đã chọn, tài liệu bây giờ sẽ được kiểm tra hoặc bạn sẽ được yêu cầu nhập lại mật khẩu.
- Quay lại hộp thoại Bao bì cho đĩa CD, bây giờ hãy nhấp vào Sao chép vào thư mục (4). Chọn vị trí và nhấp vào VÂNG.
- Bây giờ sao chép thư mục vào thẻ USB của bạn hoặc ghi nó vào đĩa CD.
Trình xem PowerPoint sẽ được "đóng gói"?
Mặc dù trình xem PowerPoint trước đây đã được chèn trực tiếp vào gói, giờ đây bạn sẽ chỉ tìm thấy một liên kết để tải xuống chương trình trong thư mục con PresentationPackage (PresentationPackage.html).
Ví dụ, PowerPoint Viewer 2010 cho phép hiển thị không có lỗi của bản trình bày được tạo bằng PowerPoint 2010, ngay cả khi phiên bản PowerPoint này không được cài đặt trên máy tính trình diễn.
Tuy nhiên, trình xem phải được cài đặt trên máy tính trình diễn - yêu cầu quyền quản trị - và không thể khởi động từ đĩa CD được nữa!