Thông tin hữu ích và Câu hỏi thường gặp
Bất kỳ ai làm việc nhiều với Excel có lẽ đã từng trải qua việc các bảng và công thức không sử dụng ngày càng xuất hiện không thể truy cập được sau một thời gian. Điều này gây khó khăn cho việc chỉnh sửa nội dung đã lâu không được truy cập. Cuối cùng, trí nhớ của chính bạn về các chức năng do chính bạn xây dựng không còn đủ mạnh nữa. Đối với những người ngoài cuộc, điều này có thể trở nên thực sự phức tạp. Vì lý do này, có thể đáng giá nếu bảng của riêng bạn được cung cấp các nhận xét và ghi chú giải thích chính xác nó là gì trong tương lai.
Chèn nhận xét trong Excel
Tuy nhiên, các gợi ý hữu ích từ người dùng cho chính họ không nhất thiết phải được viết trong các ô thực tế của tài liệu Excel. Có một giải pháp thanh lịch hơn nhiều cho việc này: Có thể tạo trường văn bản cấp cao hơn cho phép nhận xét chỉ hiển thị khi có yêu cầu.
Sao chép nhận xét sang các ô khác
Nếu một ghi chú đã được viết sẵn được sử dụng nhiều lần, thì ghi chú đó không cần phải được tạo lại. Thay vào đó, nội dung của một ô hiện có có thể được chuyển sang không gian trống của một ô mới. Lệnh Excel này có thể được chèn nhanh chóng với một vài cú nhấp chuột và bàn phím.
Nếu bạn sao chép các nhận xét giống nhau thường xuyên, bạn có thể làm điều tương tự trên quy mô lớn.
Định dạng và đánh dấu nhận xét trong Excel
Giống như tất cả các giá trị khác, các nhận xét đã nhập có thể được chỉnh sửa theo hình thức của chúng trong bảng Excel. Do đó, không chỉ có thể điều chỉnh phông chữ và kích thước của ghi chú tương ứng mà còn có thể lựa chọn màu sắc được sử dụng. Những khả năng này cũng có thể được sử dụng cùng một lúc. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn nhận xét nào đó nổi bật hơn những nhận xét khác.
Kết hợp giá trị ngày và nhận xét văn bản trong một ô
Nhờ toán tử “&”, hai mục nhập riêng biệt có thể được liên kết với nhau. Tuy nhiên, điều này không áp dụng cho việc hợp nhất ngày tháng và nội dung văn bản. Bởi vì điều này thường dẫn đến hậu quả là các dãy chữ số không thể hiểu được sẽ được sao chép lại. Vấn đề này có thể được giải quyết dễ dàng bằng cách sử dụng một công thức.
Cách hiển thị tất cả nhận xét trong Excel để có cái nhìn tổng quan
Đây là cách bạn có thể xem tổng quan về tất cả các nhận xét trong bảng:
Trong Excel 2003, hãy nhấp vào một trong các thanh công cụ có thể nhìn thấy bằng nút chuột phải. Trong menu ngữ cảnh xuất hiện, gọi lệnh REVISION. Trong thanh công cụ sau đó được hiển thị, bạn sẽ tìm thấy biểu tượng HIỂN THỊ TẤT CẢ Ý KIẾN. Nếu bạn nhấp vào nút, tất cả các nhận xét sẽ được hiển thị trong bảng của bạn. Nhấp vào nút một lần nữa để ẩn các nhận xét.
Trong Excel 2007 trở lên, hãy gọi tab XEM LẠI của dải băng để sử dụng nút. Trong nhóm NHẬN XÉT, Excel sẽ hiển thị nút HIỂN THỊ TẤT CẢ NHẬN XÉT.
Luôn hiển thị nhận xét trong Excel
Theo mặc định, ghi chú cá nhân chỉ được hiển thị trong tài liệu Excel nếu chúng được kích hoạt bằng nút chuột. Tuy nhiên, cài đặt cơ bản này không phải là bắt buộc. Một lệnh có thể được sử dụng để đặt một nhận xét được hiển thị vĩnh viễn.
Cách ẩn hoàn toàn nhận xét trong danh sách Excel
Nếu bạn muốn giữ các nhận xét trong sổ làm việc của mình mà Excel không hiển thị các ghi chú nhận xét, hãy làm như sau:
- Trong Excel cho đến và bao gồm cả phiên bản 2003, hãy gọi lệnh TOOLS - OPTIONS. Trong Excel 2007, hãy nhấp vào Nút Office ở phía trên bên trái, sau đó nhấp vào nút EXCEL OPTIONS. Trong Excel 2010, hãy chuyển đến menu TỆP và sau đó nhấp vào TÙY CHỌN TUYỆT ĐỐI.
- Trong hộp thoại xuất hiện, chuyển sang tab CHẾ ĐỘ XEM (Excel 2007/2010: NÂNG CAO).
- Bật tùy chọn KHÔNG CÓ Ý KIẾN VÀ CHỈ SỐ.
Sau khi xác nhận bằng nút OK, các nhận xét không còn hiển thị trong trang tính nữa. Ngay cả khi bạn nhấp vào ô có bình luận, bình luận đó sẽ không còn được nhìn thấy.
Các nhận xét sẽ chỉ hiển thị lại nếu bạn tắt tùy chọn Excel KHÔNG CÓ Ý KIẾN VÀ CHỈ SỐ một lần nữa.
Thay vì ẩn tất cả các nhận xét, bạn có thể chỉ cần ẩn chúng trong công thức. Chỉ những người được ủy quyền mới có quyền truy cập vào bình luận của bạn.
Ẩn nhận xét trong một công thức
Nếu bạn ẩn nhận xét của mình trong công thức Excel và bảo vệ bảng, chỉ những người được ủy quyền mới có quyền truy cập vào đó. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:
Để thêm nhận xét vào công thức, hãy sử dụng hàm N. Điều này thực sự chỉ cần thiết vì lý do tương thích với các chương trình khác, nhưng có tác dụng phụ tốt là nó luôn trả về giá trị 0 cho văn bản.
Vì vậy, nếu bạn thêm nhận xét của mình dưới dạng đối số của hàm N vào công thức thực của bạn, thì kết quả sẽ không có gì thay đổi. Nhận xét sau đó được hiển thị trong dòng chỉnh sửa.
Công thức sau đây thêm các ô A1 vào A15 và chứa văn bản "Nhận xét":
= SUM (A1: A15) + N ("Nhận xét")
Hình sau cho thấy việc sử dụng công thức này trong một bảng ví dụ:
Nếu kết quả của một công thức là văn bản và không phải là số, một chú thích với hàm N sẽ không hoạt động. Sau đó, bạn có thể sử dụng một trong các hàm văn bản - ví dụ: RIGHT.
Kết quả của công thức sau là văn bản "OK" hoặc một ô trống và được cung cấp văn bản "Nhận xét":
= IF (D1> 500; "OK"; "") & RIGHT ("Nhận xét"; 0)
Hình sau cho thấy việc sử dụng công thức này trong một bảng ví dụ:
Bây giờ bạn phải ẩn công thức trong tất cả các ô chứa chú thích trong công thức. Để thực hiện việc này, hãy chọn lệnh "Ô" trong menu "Định dạng". Kích hoạt tab "Bảo vệ" trong hộp thoại xuất hiện. Sau đó nhấp vào tùy chọn "Đã khóa" và "Ẩn". Xác nhận điều này với "OK".
Nếu bây giờ bạn bảo vệ trang tính, các công thức sẽ không còn hiển thị nữa. Để thực hiện việc này, hãy gọi lệnh "Bảo vệ" trong menu "Công cụ" và lệnh "Bảo vệ trang tính" trong menu con. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn các tùy chọn bạn muốn và xác nhận bằng "OK".
Giá trị của các ý kiến
Nhận xét cung cấp cho người dùng Excel một tùy chọn thực tế để viết ghi chú và nhận xét trong công việc của họ, sau đó có thể giải thích cho chính họ và những người dùng khác về cách một bảng thực sự được cấu trúc và những gì vẫn cần phải được thực hiện. Ứng dụng này cực kỳ thân thiện với người dùng, đó là lý do tại sao bất kỳ tùy chọn nào cũng có thể được tính đến khi viết bình luận. Nhờ những mẹo & thủ thuật này, điều này sẽ không còn là vấn đề đối với bạn.
Câu hỏi thường gặp về nhận xét Excel
Định dạng bị xóa khỏi nhận xét như thế nào?
Các thay đổi trong nhận xét Excel có thể được đặt lại bất kỳ lúc nào. Tùy chọn bạn cần cho việc này nằm trong ruy-băng trên tab "Trang chủ". Trong "Kiểu", bạn sẽ tìm thấy nút "Định dạng có điều kiện". Nhấp vào đây sẽ mở ra một cửa sổ khác cho “Xóa quy tắc”. Dưới đây, bạn có thể chỉ định xem bạn muốn đặt lại định dạng của một nhận xét đã chọn hay tất cả các nhận xét. Xác nhận lựa chọn của bạn bằng một cú nhấp chuột.
Làm thế nào để các bình luận bị xóa một lần nữa?
Nhận xét có thể dễ dàng được tạo và xóa trong một trang tính trong Excel. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào ô đã nhận xét bằng nút chuột phải. Tùy chọn mới “Xóa nhận xét” sau đó sẽ xuất hiện trong tùy chọn đã biết cho “Chèn nhận xét”. Nhấp vào nút này sẽ xóa nhận xét.
Làm cách nào để xóa tất cả các bình luận cùng một lúc?
Đầu tiên hãy chọn khu vực cần xóa. Toàn bộ nội dung của trang tính có thể được chọn bằng tổ hợp phím Ctrl + A. Tại thời điểm này, bạn có thể chọn các trang tính khác, thao tác này cuối cùng sẽ loại bỏ bất kỳ nhận xét nào khỏi toàn bộ sổ làm việc.
Sau đó, mở tab “Trang chủ”, nơi bạn sẽ tìm thấy một nút khác cho “Chỉnh sửa”. Có tùy chọn để "xóa". Với một cú nhấp chuột vào khu vực, tùy chọn “xóa nhận xét” sẽ xuất hiện. Vì bạn đã xác định khu vực cần xóa, nên mỗi nhận xét liên quan sẽ bị xóa sau khi xác nhận bằng nút chuột.
