Đây là cách bạn vượt qua giới hạn của Bộ lọc tự động và hiển thị hơn 1.000 hoặc 10.000 mục nhập
Nếu bạn muốn sử dụng AutoFilter trong một danh sách rất rộng, bạn sẽ nhanh chóng đạt đến giới hạn của các khả năng. Điều này có thể được thấy trong thực tế là không phải tất cả các mục trong cột tương ứng đều được hiển thị trong danh sách AutoFilter.
Hình sau cho thấy hiện tượng này bằng cách sử dụng một bảng ví dụ trong đó có 30.000 mục nhập trên mỗi cột, mặc dù không phải tất cả chúng đều được hiển thị trong danh sách thả xuống của bộ lọc:
Vấn đề này liên quan đến thực tế là danh sách thả xuống của Bộ lọc tự động chỉ có thể hiển thị các mục nhập lên đến giới hạn trên. Trong Excel cho đến phiên bản 2003, đây là tối đa 1.000 tiêu chí khác nhau, trong Excel từ phiên bản 2007 có tối đa 10.000 tiêu chí khác nhau.
Số dòng trong danh sách không quan trọng, chỉ là số lượng các tiêu chí khác nhau. Về nguyên tắc, Bộ lọc tự động có thể xử lý nhiều tiêu chí hơn; hạn chế duy nhất là màn hình.
Cách vượt qua giới hạn bộ lọc tự động
Bạn có thể khắc phục sự cố được mô tả bằng một bộ lọc đặc biệt hoặc một Bộ lọc Tự động do người dùng xác định, trong đó bạn nhập thủ công tiêu chí không được hiển thị.
Tuy nhiên, trong các danh sách mở rộng thường phải lọc theo các tiêu chí khác nhau, bạn nên thực hiện lọc trước bằng cách sử dụng cột bổ trợ. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:
- Tạo một cột phụ bên cạnh danh sách của bạn.
- Trong bảng ví dụ, đây là cột D. Nếu nội dung đầu tiên của danh sách của bạn nằm ở hàng thứ hai và danh sách sẽ được lọc theo nội dung của cột B, hãy nhập công thức sau vào ô D2:
= LEFT (B2; 1)
Sử dụng công thức này để xác định ký tự đầu tiên trong ô B2 sẽ được sử dụng cho quá trình lọc trước. - Sao chép công thức này vào các ô bên dưới trong cột D, trong bảng ví dụ cho đến hàng cuối cùng 30000. Hình sau cho thấy cột phụ trong bảng ví dụ:
- Nếu bạn chưa làm như vậy, hãy sử dụng menu DỮ LIỆU và lệnh hoặc nút FILTER - AUTOFILTER (Excel tối đa và bao gồm phiên bản 2003) hoặc FIOLTERN (Excel phiên bản 2007 trở lên) để cung cấp cho danh sách của bạn các trường danh sách để lọc tự động .
Đối với bộ lọc, hãy chọn chữ cái đầu tiên của bộ ký tự mà bạn muốn lọc trong cột bổ trợ. Hình sau cho thấy điều này với bảng ví dụ:
Sau khi chọn ký tự đầu tiên, chỉ nội dung danh sách bắt đầu bằng ký tự đã chọn được hiển thị:
Trong danh sách này, được lọc theo cột phụ, bây giờ bạn có thể sử dụng Bộ lọc Tự động trên cột B và chọn nội dung tương ứng từ danh sách, hiện chứa tất cả nội dung có chữ cái đầu tiên mong muốn:
Trong trường hợp bộ lọc trước được mô tả với ký tự đầu tiên là không đủ, bạn cũng có thể hiển thị hai ký tự đầu tiên trong cột bổ trợ. Công thức bắt buộc cho điều này trông giống như thế này cho dòng thứ hai:
= LEFT (B2; 2)
Bạn có thể sử dụng phương pháp lọc trước được mô tả không chỉ cho nội dung văn bản mà còn cho bất kỳ chuỗi số nào, ví dụ như mã bưu điện.