Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ gửi tài liệu Word dưới dạng tệp đính kèm vào email. Nếu bạn đã cài đặt Word như một phần của Microsoft Office và Outlook cũng có sẵn trên PC, bạn có thể thực hiện việc này trực tiếp từ Word: Trong Word 2010, chọn LƯU VÀ GỬI TỆP và nhấp vào tab GỬI BẰNG EMAIL trên GỬI NHƯ ANNEX. Trong Word 2007, bấm vào nút VĂN PHÒNG, sau đó bấm GỬI, rồi bấm EMAIL. Trong Word 2003 trở về trước, bạn gọi FILE SEND TO (E) MAIL RECIPIENT (AS AN ATTACHMENT).
Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không muốn gửi tài liệu hiện tại dưới dạng tệp đính kèm mà trực tiếp dưới dạng văn bản tin nhắn được định dạng? Điều này cũng dễ dàng thực hiện được và có thể được thực hiện rất nhanh trong các phiên bản Word cũ hơn (2003, 2002 / XP, 2000). Tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào biểu tượng E-MAIL trên thanh công cụ tiêu chuẩn (nó nằm trong nhóm biểu tượng đầu tiên).
Sau đó, tiêu đề thư sẽ xuất hiện như trong thư e-mail - với các dòng ĐẾN và CHỦ ĐỀ. (Các) người nhận thậm chí có thể được chọn thuận tiện từ thư mục liên hệ Outlook của bạn. Để gửi tài liệu dưới dạng e-mail, chỉ cần nhấp vào GỬI BẢN SAO.
Chức năng này vẫn có trong Word 2010 và 2007. Bạn chỉ phải thêm lệnh để hiển thị tiêu đề thư vào thanh công cụ truy cập nhanh:
- Nhấp chuột phải vào "Quick Access Toolbar" và chọn lệnh TÙY CHỈNH CÔNG CỤ TRUY CẬP NHANH trong menu ngữ cảnh.
- Trong hộp thoại xuất hiện, mở trường thả xuống CHỌN LỆNH và kích hoạt mục nhập danh sách “Các lệnh không có trong ruy-băng” (2010) hoặc “Các lệnh không có trong ruy-băng” (2007).
- Trong danh sách dưới đây, đánh dấu mục nhập "Gửi đến người nhận e-mail".
- Nhấp vào THÊM để chuyển lệnh sang trường danh sách ở bên phải.
- Xác nhận thay đổi bằng OK.
Nếu bạn nhấp vào biểu tượng vừa được chèn, tiêu đề thư với các tùy chọn để gửi e-mail cũng sẽ xuất hiện trong các phiên bản Word mới hơn. Một cú nhấp chuột khác vào biểu tượng sẽ ẩn tiêu đề thư một lần nữa.
