Trong PowerPoint 2002 và 2003, bạn cũng có thể tạo các biểu đồ và quy trình tổ chức trông chuyên nghiệp ngay lập tức.
Bắt đầu với PowerPoint 2007, thật dễ dàng sử dụng chức năng đồ họa SmartArt để tạo các biểu đồ và quy trình tổ chức trông chuyên nghiệp trong thời gian ngắn nhất có thể và để chúng xuất hiện trên trang chiếu từng bước. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể tập hợp các sơ đồ tổ chức một cách nhanh chóng và hiệu quả bằng cách sử dụng nguyên tắc mô-đun, ngay cả trong các phiên bản Office cũ hơn.
Tại sao lệnh Biểu diễn giản đồ không phải là lựa chọn tốt nhất
Được cấp, sẽ diễn ra khá nhanh nếu bạn phải tạo biểu đồ tổ chức trong thanh công cụ Vẽ chuỗi lệnh như hình dưới đây Biểu diễn giản đồ - sơ đồ tổ chức Lựa chọn.
Nhưng ngoài ưu điểm là nó nhanh chóng, có 4 nhược điểm:
- Khi chọn các hình dạng, bạn bị giới hạn đối với các hình chữ nhật tròn theo mặc định.
- Việc định vị tự do của các thành phần trong sơ đồ tổ chức chỉ có thể thực hiện được ở một mức độ hạn chế.
- Định dạng theo thông số kỹ thuật của công ty chỉ có thể được thực hiện một cách rườm rà.
- Khi tạo hoạt ảnh, bạn phải hài lòng với các quy trình nhất định.
Với AutoShapes, bạn linh hoạt hơn nhiều
Để có kết quả tốt nhất, hãy tạo biểu đồ tổ chức hoàn toàn từ AutoShapes.
- Sử dụng các biểu mẫu cho việc này hình chữ nhật hoặc hình elip từ thanh công cụ Vẽ.
- Hoặc làm việc với hình dạng Hình chữ nhật trònmà bạn cũng có thể tìm thấy trong thanh công cụ Vẽ về trình tự lệnh AutoShapes - hình dạng tiêu chuẩn Tìm thấy.
- Sử dụng chức năng để kết nối các đối tượng Kết nối các dòng. Bạn cũng có thể tìm thấy điều này trên thanh công cụ Vẽ về trình tự lệnh AutoShapes - Kết nối. Sự lựa chọn tốt nhất là kết nối góc cạnh, ngay cả khi bạn chỉ cần thẳng vào lúc này. Nếu bạn di chuyển các hình chữ nhật sau đó, đường kết nối sẽ thích ứng và tự động được tạo góc.
Bằng cách sử dụng các Hình dạng Tự động riêng lẻ, bạn có thể tùy chỉnh cách sắp xếp các phần tử của sơ đồ tổ chức, cách chúng được liên kết và cách chúng được làm động.
Nó trở nên dễ dàng hơn với lưới và hướng dẫn
Để sắp xếp các phần tử của sơ đồ tổ chức riêng lẻ một cách nhanh chóng và chính xác nhất có thể, hãy kích hoạt tùy chọn này ngay từ đầu Căn chỉnh các đối tượng với lưới.
- Bạn có thể tìm thấy tùy chọn này thông qua menu lệnh View - Grid and Guidelines.
- Bạn thậm chí có thể hiển thị lưới trên màn hình. Bạn có thể tìm thấy tùy chọn trong cùng một hộp thoại.
- Nếu bạn muốn làm cho lưới ẩn trên màn hình một lần nữa, chỉ cần sử dụng tổ hợp phím Shift + F9.
- Các đường hướng dẫn thậm chí còn linh hoạt hơn vì bạn có thể di chuyển chúng tự do trên trang chiếu. Bạn cũng có thể kích hoạt các dòng hướng dẫn trong hộp thoại hiển thị ở trên (Hiển thị các đường vẽ trên màn hình). Cách nhanh nhất để bật các đường hướng dẫn Alt + F9 bật hoặc tắt.
Làm việc với một hệ thống
Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu thực hiện đúng kế hoạch khi tạo biểu đồ tổ chức. Dưới đây là một số "quy tắc kế hoạch" quan trọng:
- TRƯỚC KHI bắt đầu vẽ, hãy nghĩ xem bạn sẽ cần bao nhiêu đối tượng cho sơ đồ tổ chức.
- Đảm bảo đếm số cột và hàng cần thiết để sau đó bạn có thể phân phối các đối tượng một cách thích hợp trên trang chiếu.
- Sau đó, sử dụng các lệnh trên thanh công cụ Drawing để tạo một nguyên mẫu - ví dụ: một hình chữ nhật.
- Định dạng nguyên mẫu này về kích thước, màu tô và đường kẻ, bóng và phông chữ.
- Đừng quên tạo hoạt ảnh cho nguyên mẫu này. Điều này là do hiệu ứng hoạt ảnh được giữ lại khi AutoShape được sao chép sau đó.
- Sau đó sao chép nguyên mẫu nhiều lần nếu cần. Cách dễ nhất để làm điều này là nhấn giữ hình dạng Điều khiển- và Sự thay đổiDi chuyển phím bằng cách nhấn nút chuột trái và sao chép nó.