Cách tự động hóa Excel một cách chuyên nghiệp
Microsoft Excel có nhiều công cụ nội bộ để tự động hóa các bước công việc. Macro là một tùy chọn tự động hóa cần thiết Trong Microsoft Excel, macro là một chuỗi các lệnh được thực thi tự động. Macro có thể được sử dụng hợp lý ở nhiều nơi trong Excel. Bài viết này chỉ ra cách bạn cũng có thể sử dụng macro để tự động lọc thông tin trong Excel.
Bộ lọc tự động và macro: Tự động hóa chức năng bộ lọc trong Excel
Lọc bảng thông qua bộ lọc tự động rất đơn giản và dễ sử dụng. Bạn bật chế độ lọc tự động hoặc lọc tự động rồi chọn tiêu chí lọc mong muốn trong trang tính ở cột thích hợp.
Thay vì thực hiện tự động lọc theo cách thủ công, bạn có thể tùy chọn tạo macro bằng Visual Basic (VBA). Điều này là thực tế và thích hợp, chẳng hạn như để cung cấp các bộ lọc tiêu chuẩn nhất định trong danh sách thông qua các nút hoặc để tự động hóa các quy trình khác trong bảng tính mở rộng.
Trong ví dụ sau, các giá trị euro sẽ được lọc từ một vùng dữ liệu. Thay vì hiển thị toàn bộ bảng, chỉ nên xuất giá trị tháng 12.
Macro sau đây tự động lọc tháng của tháng mười hai. Để khởi tạo nó trong Excel, hãy làm như sau:
-
Chuyển sang tab "Công cụ dành cho nhà phát triển" trong Excel.
-
Bạn có thể tạo một macro mới trong vùng menu "Mã".
-
Nhấp vào nút Macro và nhập tên cho macro. Trong bước tiếp theo, nhấp vào "Tạo".
-
Bạn sẽ được chuyển hướng đến một cửa sổ Visual Basic mới, trong đó bạn nhập các tham số sau:
Làm mờ danh sách dưới dạng phạm vi
Đặt danh sách = ActiveSheet.Range ("A1: B13")
List.AutoFilter
Trường List.AutoFilter: = 1, Criteria1: = "Tháng 12"
-
Đóng cửa sổ nhập liệu. Tất cả các mục được lưu tự động.
Mẹo: Nếu bạn muốn lọc một tháng khác thay vì tháng 12, hãy thay đổi tiêu chí. Điều này hoạt động bằng cách thay đổi tháng trong dấu hiệu nhập VBA cho mục nhập sau: Criteria1: = "Tháng 12"
Áp dụng macro đã tạo - lọc bằng một cú nhấp chuột
Nếu bạn muốn sử dụng macro bạn đã tạo, hãy điều hướng lại tab Nhà phát triển và tìm kiếm macro bạn đã thiết kế bằng nút Macro. Điều này được đặt dưới dạng macro thực thi ở bên trái. Khởi động nó bằng nút "Run".
Sau khi khởi động macro, chỉ có mục nhập "Tháng Mười Hai" được hiển thị, như thể hiện trong hình sau:
Mẹo: Bạn cũng có thể cung cấp macro bằng một phím tắt trong các tùy chọn macro. Để thực hiện việc này, hãy chọn một tổ hợp phím mà bạn chưa sử dụng trong Microsoft Excel. Bạn cũng có thể thêm mô tả để sau này có thể hiểu rõ hơn về chức năng của macro. Nếu bạn làm việc cùng nhau trong một nhóm, thì việc đưa vào mô tả cũng rất quan trọng.
Hủy lọc danh sách
Để hủy lọc danh sách, hãy xóa tiêu chí đằng sau bộ lọc tự động. Thay vì nhập tháng, không nhập tiêu chí mà bộ lọc sẽ được sử dụng. Macro của bạn phải được cấu trúc như sau:
Làm mờ danh sách dưới dạng phạm vi
Đặt danh sách = ActiveSheet.Range ("A1: B13")
List.AutoFilter
Trường List.AutoFilter: = 1
Cuộc gọi của Bộ lọc tự độngLệnh không có tiêu chí sẽ hiển thị danh sách đầy đủ.
Tóm tắt và kết luận: Sử dụng macro để tự động hóa bộ lọc tự động của bạn trong Microsoft Excel
Chức năng tự động lọc thủ công trong Microsoft Excel rất thích hợp để lọc dữ liệu và thông tin trong các bảng tính lớn. Bạn cũng có thể tự động hóa chức năng lọc tự động bằng macro. Bạn có thể chỉ định các tiêu chí cụ thể trong macro cần được lọc.
Nếu Chế độ tự động lọc macro được sử dụng, chỉ thông tin bạn muốn xem mới được hiển thị. Các macro tự động lọc đặc biệt hữu ích khi xem các bảng tính lớn, lồng vào nhau. Macro, mà bạn có thể tùy chỉnh bằng tổ hợp phím, chỉ hiển thị thông tin có liên quan trong bảng tính của bạn. Đổi lại, dữ liệu không quan trọng sẽ tự động bị ẩn.
Câu hỏi thường gặp
Chức năng lọc tự động được sử dụng để làm gì trong Microsoft Excel?
Với chức năng tự động lọc, bạn có thể tìm kiếm, hiển thị hoặc ẩn các giá trị trong một hoặc nhiều cột trong Microsoft Excel. Để bắt đầu chức năng tự động lọc, hãy điều hướng đến tab “Dữ liệu” và chọn mục menu “Bộ lọc”. Bộ lọc đã kích hoạt được biểu thị bằng “mũi tên xuống nút” trong cột.
Làm cách nào để tạo macro trong Excel?
Để tạo macro trong Microsoft Excel, hãy điều hướng đến tab “Công cụ dành cho nhà phát triển”. Nếu điều này bị ẩn, bạn có thể nhập từ khóa “macro” vào trường tìm kiếm. Sau khi bạn đã gán tên cho macro mới, bạn phải nhập một chuỗi lệnh bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basis (VBA). Khi macro đã được lưu, bạn có thể sử dụng macro cho tất cả các bảng tính Excel sau để tự động hóa các tác vụ trong Excel.
Macro dùng để làm gì trong Excel?
Về cơ bản, lập trình macro trong Microsoft Excel phù hợp với tất cả các tác vụ có thể được tự động hóa. Macro tiết kiệm thời gian với các bước làm việc thông thường. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng macro để thiết lập các công cụ Excel cụ thể trong môi trường quản lý dự án hoặc làm trình tạo phiếu mua hàng. Macro cũng thích hợp để trao đổi dữ liệu giữa Excel và các chương trình Office khác như Microsoft Word hoặc Microsoft PowerPoint.
