Sử dụng Excel với nhiều người dùng trên mạng cùng một lúc

Cách chia sẻ sổ làm việc trên mạng

Bài viết này hướng dẫn bạn cách bạn có thể chia sẻ tệp Excel với tư cách là một nhóm và sau đó chỉnh sửa tệp đó cùng nhau. Bởi vì nếu bạn muốn mở một sổ làm việc từ nhiều ứng dụng Excel cùng một lúc, thông thường người dùng chỉ có thể mở sổ làm việc dưới dạng chỉ đọc, như bạn có thể thấy trong hình sau:

Chia sẻ tệp Excel với nhiều người dùng: Đây là cách nó hoạt động

Nếu bạn muốn nhiều người dùng có thể chỉnh sửa sổ làm việc Excel cùng nhau và cũng thực hiện các thay đổi, hãy tiến hành như sau:

1. Mở sổ làm việc.

2. Excel 2013: Nhấp vào tab XEM LẠI. Ở đó, bạn sẽ tìm thấy lệnh UNLOCK WORKBOLDER. Nếu bạn đang sử dụng Excel 2007 hoặc Excel 2010, trước tiên bạn phải nhấp vào THAY ĐỔI trong tab XEM LẠI và sau đó nhấp vào RELEASE WORKBOOK. Nếu bạn đang sử dụng Excel tối đa và bao gồm cả phiên bản 2003, hãy chọn lệnh UNLOCK WORKBOOK trong menu EXTRAS.

   

3. Trong tất cả các phiên bản, Excel sẽ hiển thị một hộp thoại. Kích hoạt tab TRẠNG THÁI.

4. Bấm vào nút CHO PHÉP NHIỀU NGƯỜI DÙNG ĐỂ CHỈNH SỬA.

   

5. Trong tab thứ hai THÊM, bạn có thể thực hiện các cài đặt bổ sung, ví dụ: theo dõi các thay đổi, được đặt trước cho 30 ngày. Tại đây, bạn cũng có thể quyết định cách bạn muốn phản ứng với những thay đổi mâu thuẫn với những người dùng khác nhau - cài đặt mặc định là "thủ công".

6. Nhấp vào nút OK.

7. Sổ làm việc bây giờ phải được lưu lại.

8. Tất cả người dùng bây giờ có thể mở thư mục.

Video hướng dẫn: Microsoft Excel: Chia sẻ file để làm việc nhóm và cùng nhau chỉnh sửa

Chỉnh sửa một Excel cùng một lúc chỉ trong vài bước

Giờ đây, những người dùng khác nhau có thể chỉnh sửa Excel này cùng lúc và lưu các thay đổi. Bạn có thể dễ dàng hiển thị cái sau:

1. Trong tab XEM LẠI, bấm vào lệnh THEO DÕI THAY ĐỔI, rồi bấm Đánh dấu các Thay đổi.

2. Giờ đây, một cửa sổ hộp thoại sẽ mở ra, trong đó bạn có thể hạn chế những thay đổi nào bạn muốn được hiển thị.

   

3. Ngoài lịch sử thay đổi mà Excel tạo ra, tất cả các thay đổi trong sổ làm việc Excel hiện được đánh dấu bằng màu. Tuy nhiên, ngay sau khi tệp được lưu, cả dấu màu và lịch sử thay đổi đều biến mất.

Chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi khi làm việc cùng nhau trong Excel

Khi lưu hoặc đóng sổ làm việc, Excel sẽ hợp nhất các thay đổi được thực hiện bởi tất cả người dùng. Nếu có xung đột (hai người dùng đã thay đổi cùng một ô khác nhau), Excel sẽ hỏi qua hộp thoại những thay đổi nào nên được chấp nhận.

Bạn cũng có thể làm điều này theo cách thủ công. Tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào tab XEM LẠI, THEO DÕI THAY ĐỔI, sau đó chọn CHẤP NHẬN / TỪ CHỐI THAY ĐỔI. Một cửa sổ hộp thoại mở ra, trong đó bạn có thể quyết định xem bạn muốn chấp nhận hay từ chối cho từng thay đổi.

Nếu bạn từ chối các thay đổi do người dùng khác thực hiện, điều này cũng sẽ được hiển thị trong lịch sử thay đổi.