Bạn có giải quyết các đơn đặt hàng hoặc dự án dựa trên số giờ làm việc không? Hay bạn chỉ muốn biết bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho một dự án hoặc khách hàng cụ thể?
Sau đó, chuyển dữ liệu từ nhật ký Outlook hoặc lịch của bạn sang Excel để tiếp tục tính toán ở đó.
Cho dù bạn lấy dữ liệu để thanh toán từ lịch hay nhật ký phụ thuộc vào cách bạn làm việc: Nếu bạn chặn thời gian bạn làm việc cho một khách hàng cụ thể trong lịch của mình bằng cách đặt các cuộc hẹn thích hợp, bạn có thể sao chép dữ liệu này từ lịch Excel. Thay vào đó, nếu bạn muốn ghi lại từng phút về thời gian và thời gian bạn đã làm việc cho khách hàng, thì nhật ký sẽ phù hợp hơn. Tuy nhiên, sau đó bạn phải bật và tắt lại bộ đếm thời gian của nhật ký khi bắt đầu và khi kết thúc phiên làm việc.
Hiển thị thời gian dành cho nhật ký
Nhật ký trong Outlook có thể được sử dụng để ghi lại thời gian bạn đã làm việc cho một dự án hoặc cho một khách hàng. Trong cài đặt tiêu chuẩn, nhật ký hiển thị các hoạt động được ghi lại cho một khách hàng cụ thể trong hộp thoại liên hệ, nhưng không hiển thị thời lượng tương ứng. Bạn có thể thay đổi điều đó như sau:
- Trong thư mục Danh bạ, hãy mở liên hệ mà bạn muốn ghi nhật ký các tác vụ.
- Mở tab lên đến và bao gồm cả Outlook 2003 các hoạt động. Mặt khác, trong Outlook 2007/2010, bạn gọi Liên hệ → Xem → Hoạt động trên.
- Nếu không có cột ở đây khoảng thời gian có thể được nhìn thấy, nhấp chuột phải thẩm quyền giải quyết hoặc Trong thư mục và gọi lệnh Điều chỉnh chế độ xem hiện tại trên.
- bấm vào lĩnh vực.
- Dưới Chọn các trường có sẵn lựa chọn Tất cả các trường tạp chí. Sau đó bấm vào bên dưới Các trường có sẵn trên khoảng thời gian trở lên Thêm vào.
- Đóng hộp thoại.
Ghi lại thời gian dành cho khách hàng
Thời gian bạn làm việc cho một khách hàng có thể được Outlook ghi lại như sau:
- Mở thư mục Danh bạ của bạn và nhấp chuột phải vào liên hệ mà bạn muốn ghi lại giờ làm việc.
- Gọi lệnh trong menu ngữ cảnh Mục nhật ký mới để liên hệ (lên đến Outlook 2003) hoặc Tạo → Mục nhật ký mới để liên hệ (Outlook 2007) hoặc Tạo → Mục nhập nhật ký mới (Outlook 2010).
- Nhập một chủ đề ngắn (Outlook gợi ý tên khách hàng) và chọn một loại mục nhập.
- bấm vào Thời gian bắt đầu tương ứng. Thời gian bắt đầu (trong Outlook 2007/2010) để bắt đầu hẹn giờ.
- Bây giờ hãy làm những gì bạn sẽ lập hóa đơn cho khách hàng của mình sau này.
- Ngay sau khi bạn hoàn thành, hãy đưa mục nhập nhật ký từ Outlook trở lại nền trước và nhấp vào Dừng thời gian (tương ứng. Dừng hẹn giờ trong Outlook 2010).
- Lưu và đóng mục nhật ký.
- Để bạn không phải bắt đầu ghi nhật ký theo cách thủ công cho mọi tác vụ, bạn cũng có thể hướng dẫn Outlook ghi lại các hoạt động nhất định mà bạn thực hiện cho một liên hệ cụ thể. Để làm điều này, hãy gọi lệnh Công cụ → Tùy chọn vào và nhấp vào Tùy chọn tạp chí. Chọn số liên lạc và các phần tử cũng như các chương trình ứng dụng. Đóng hộp thoại.
