Hướng dẫn từng bước một
Hàng trăm hoặc hàng nghìn email, tệp đính kèm, mục lịch và dữ liệu được tích lũy trong Microsoft Outlook qua hàng tháng hoặc hàng năm. Nếu bạn muốn lưu dữ liệu này và cài đặt Outlook để chuyển chúng sang PC mới hoặc để tạo bản sao lưu, có nhiều tùy chọn và cách thực hiện việc này.
Điều quan trọng là dữ liệu của bạn trong Microsoft Outlook và cài đặt trong Outlook được lưu trong các tệp khác nhau. Trong khi tất cả các e-mail, mục lịch và dữ liệu được lưu trong cái gọi là tệp PST hoặc OST, cài đặt chức năng được lưu trong sổ đăng ký Windows. Để sao lưu cả cài đặt và dữ liệu, các tệp trong sổ đăng ký và tệp vùng chứa có dữ liệu Outlook phải luôn được sao lưu.
Sao lưu dữ liệu trực tiếp từ Microsoft Outlook
Có thể lưu tất cả dữ liệu như e-mail bao gồm tệp đính kèm, cuộc hẹn, nhiệm vụ, danh bạ, ghi chú và dữ liệu nhật ký trực tiếp từ Outlook, vì Microsoft Outlook lưu thông tin này trong tệp trung tâm với phần mở rộng * .PST hoặc * .OST . Theo mặc định, tệp được đặt tên là Outlook.pst hoặc Outlook.ost. Nếu bạn sử dụng một số cấu hình hoặc quản lý các tài khoản e-mail khác nhau trong Microsoft Outlook, một tệp PST hoặc tệp OST riêng biệt sẽ được tạo cho mỗi cấu hình hoặc tài khoản. Tất cả dữ liệu lưu trữ cũng được lưu trong các tệp PST.
Tệp PST (tệp cửa hàng cá nhân) được gọi là tệp vùng chứa có thể lưu các thông tin khác nhau từ Microsoft Outlook. Quan trọng nhất, tài khoản POP-3 lưu trữ thông tin của họ trong các tệp PST. Cho đến Outlook 2013, dữ liệu từ tài khoản IMAP cũng được lưu trong tệp PST. Kể từ Microsoft Outlook 2016, dữ liệu được lưu trong tệp OST (tệp ngoại tuyến Outlook). Ngoài các tệp OST và PST, Outlook cũng phải phân biệt giữa các tệp NST. Đây là các tệp lưu trữ nhóm Outlook. Các cuộc trò chuyện nhóm hoặc dữ liệu nhóm cục bộ được lưu trữ trong đó.
Tất cả các tệp PST do Outlook tạo ra có thể được tìm thấy trong thư mục sau theo mặc định, tùy thuộc vào hệ điều hành:
Windows 10: C: \ Users \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
Windows 7 / Vista: C: \ Users \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
Windows XP: C: \ Documents and Settings \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook
Các tệp vùng chứa thường bị ẩn để chúng không thể được hiển thị bằng cách tìm kiếm thông thường trong Windows Explorer. Để hiển thị tệp vùng chứa trong Explorer, hãy gọi lệnh "Công cụ → Tùy chọn thư mục → Xem"Và chuyển đổi tùy chọn"Hiển thị các tệp, thư mục và ổ đĩa ẩn" Một. Người dùng Windows XP chọn: "Tệp và thư mục ẩn: Hiển thị tất cả các tệp và thư mục“.
Bản địa hóa các đường dẫn lưu trữ trong Outlook
Có thể tìm thấy một cách khác để định vị đường dẫn lưu trữ của tệp vùng chứa trực tiếp trong Outlook. Ba bước sau sẽ cung cấp cho bạn thông tin cụ thể về tệp PST hoặc OST nào được lưu cục bộ trên máy tính của bạn:
-
Điều hướng đến tab "Tệp" trong Outlook và chuyển sang menu "Thông tin".
-
Trong bước tiếp theo, chuyển sang menu tùy chọn "Cài đặt tài khoản".
-
Điều hướng đến tab “Tệp dữ liệu” để tìm các tệp OST hoặc PST riêng lẻ và đường dẫn của chúng trên máy tính của bạn.
Lưu trữ dữ liệu khác nhau của thông tin Outlook
Trung tâm của Microsoft Outlook là các tệp PST hoặc OST. Dữ liệu, tệp đính kèm vào e-mail, mục lịch và nhiều hơn nữa được lưu trong chúng. Sự khác biệt lớn nhất giữa các tệp PST và OST là tính khả dụng của chúng. Tệp PST chứa tất cả dữ liệu được gửi và nhận bằng Microsoft Outlook. Mặt khác, các tệp OST có thể được xem như một bản sao cục bộ của dữ liệu Outlook của bạn. Bản sao tệp là bắt buộc trong trường hợp quá trình tiếp nhận Internet bị gián đoạn để bạn có thể tiếp tục làm việc với Outlook. Tệp chính thực tế thường được đặt trên các máy chủ của Microsoft, ví dụ với tài khoản Microsoft Exchange. Nó được tự động truy cập và cập nhật trực tuyến.
Ngoài các tệp OST và PST, cài đặt tài khoản Outlook được lưu trong sổ đăng ký Windows.
Tạo và lưu tệp PST - có thể dễ dàng từ Outlook
-
Để lưu tệp PST được cá nhân hóa từ Microsoft Outlook, hãy điều hướng đến tab “Tệp” và chuyển sang khu vực menu “Mở và Xuất”.
-
Trong bước tiếp theo, nhấp vào nút "Nhập / Xuất" và chọn mục "Xuất sang tệp" trong cửa sổ lựa chọn sau.
-
Bước tiếp theo cung cấp cho bạn tùy chọn để tạo tệp dữ liệu Outlook hoặc tệp được phân tách bằng dấu phẩy. Chọn Tệp Dữ liệu Outlook (PST).
-
Trong bước cuối cùng, bạn có thể chọn dữ liệu và thông tin bạn muốn lưu trong tệp PST. Bạn xác định phạm vi dữ liệu bằng cách chọn các thư mục riêng lẻ.
Tệp PST có thể được lưu vào bộ nhớ đệm vào một vị trí lưu trữ như bộ nhớ chung, DVD hoặc ổ cứng của bạn. Nếu tệp PST gốc của bạn bị hỏng, ví dụ như do sự cố chương trình và không thể mở được nữa, bạn có thể thay thế nó bằng tệp PST đã sao lưu. Nếu bạn muốn đọc tệp PST vào Microsoft Outlook trên máy tính mới, việc này cũng được thực hiện trong trợ lý nhập và xuất trong mục menu "Nhập từ các chương trình hoặc tệp khác".
Thông báo lỗi có thể xuất hiện khi tải tệp PST từ đĩa DVD. Outlook báo cáo rằng tệp PST được bảo vệ chống ghi và không đọc dữ liệu. Trong trường hợp như vậy, bạn cần phải loại bỏ bảo vệ ghi. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào tệp sau khi sao chép nó vào đĩa cứng trong Windows Explorer, chọn mục menu "Thuộc tính" và hủy kích hoạt thuộc tính "Chỉ đọc".
Sao lưu cài đặt tài khoản Outlook - đó là cách nó hoạt động
Sau khi tạo và sao lưu tệp PST, bạn cũng nên sao lưu cài đặt tài khoản của Outlook. Bạn có thể tìm thấy cài đặt tài khoản và cấu hình trong sổ đăng ký Windows. Đối với phiên bản Microsoft Outlook hiện tại, chúng được lưu trong khóa sau:
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ Profiles
\ Outlook \ 9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676.
Người dùng Outlook 2010 có thể tìm thấy cài đặt theo đường dẫn sau:
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Windows NT \ CurrentVersion \ Windows Messaging Subsystem \ Profiles \ Outlook \ 9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676
Đường dẫn chứa một thư mục riêng biệt cho từng cấu hình bạn đang sử dụng. Cài đặt cho tài khoản e-mail được lưu trong từng thư mục hồ sơ này trong thư mục 9375CFF0413111d3B88A - 00104B2A6676.
Lưu tệp đăng ký trong ba bước
Để lưu tệp có liên quan, hãy tiến hành như sau:
-
Đóng tất cả các ứng dụng Office và đặc biệt là Microsoft Outlook.
-
Trong Microsoft Windows, nhấp chuột phải vào "Bắt đầu" và chọn mục menu "Chạy". Một cửa sổ mới mở ra, trong đó bạn nhập lệnh sau: Regedit.
-
Tìm mục nhập thích hợp trong trình chỉnh sửa sổ đăng ký. Với một cú nhấp chuột phải, bạn có thể sao chép tệp và lưu trữ tạm thời ở một nơi an toàn.
Nếu bạn muốn nhập lại dữ liệu hồ sơ được lưu theo cách này sau khi cài đặt lại Windows hoặc Outlook, chỉ cần nhấp đúp vào tệp REG trong Windows Explorer.
Quan trọng: Mỗi lần nhập, bạn ghi đè cài đặt cấu hình trong sổ đăng ký. Để ngăn mất dữ liệu và sự cố hệ thống, bạn chỉ nên thực hiện các thay đổi đối với sổ đăng ký nếu bạn đã tạo các bản sao lưu và chắc chắn rằng việc nhập các tệp đăng ký có ý nghĩa và phù hợp.
Tóm tắt: Sao lưu dữ liệu và cài đặt Outlook từ hai đường dẫn khác nhau
Nếu bạn muốn tạo một bản sao lưu dữ liệu và cài đặt của mình từ Microsoft Outlook, bạn phải lưu trữ ít nhất hai tệp khác nhau. Điều này là do email, mục lịch và tất cả dữ liệu Outlook của bạn thường được sao lưu trong tệp PST hoặc OST. Ngược lại, cài đặt của bạn được lưu trữ và lưu trong sổ đăng ký Windows. Bạn có thể sao chép tệp PST hiện có trực tiếp từ Windows Explorer và lưu trữ tạm thời ở vị trí lưu trữ an toàn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo tệp PST trực tiếp bằng cách sử dụng trợ lý xuất / nhập Outlook. Bạn có thể tìm thấy tệp đăng ký tương ứng bằng cách nhập lệnh “regedit” trong cửa sổ “Chạy”.
Khi bạn đã sao lưu tất cả các tệp, bạn có thể cài đặt Outlook trên một máy tính mới và tiếp tục với dữ liệu và cài đặt hiện có của mình. Việc sao lưu dữ liệu liên tục của các tệp cũng được thực hiện để luôn được bảo vệ khỏi mất mát dữ liệu, vi rút hoặc các cuộc tấn công của hacker.
Câu hỏi thường gặp
Những gì được lưu trong sổ đăng ký trong Microsoft Windows?
Cơ sở dữ liệu đăng ký hoặc sổ đăng ký có thể được gọi là cơ sở dữ liệu cấu hình trung tâm. Nó lưu trữ các cài đặt cụ thể cho Microsoft Outlook cũng như các cài đặt cho Windows. Ngoài cài đặt chương trình, các chương trình tự khởi động và thông tin liên quan đến hệ thống cũng được lưu trữ trong sổ đăng ký.
Lệnh regedit được sử dụng để làm gì?
Sử dụng lệnh Regedit hoặc Regedit.exe để mở trình chỉnh sửa sổ đăng ký trong Microsoft Windows. Sau đó, bạn có thể xem, chỉnh sửa hoặc sao chép các mục nhập riêng lẻ trong sổ đăng ký Windows.
Nội dung nào được lưu trữ trong các tệp OST?
Hầu hết các tài khoản email hiện đại đều hoạt động với các tệp dữ liệu ngoại tuyến (OST). Các bản sao đồng bộ của thông tin hộp thư được lưu trữ cục bộ trong đó. Bản chính thường được đặt trên máy chủ trực tuyến, ví dụ như trong trường hợp tài khoản Microsoft Exchange trên máy chủ Microsoft.
