Bạn có quen với điều này không: Bạn đang viết một tài liệu quan trọng và có điều gì đó xảy ra với bạn mà bạn muốn ghi lại dưới dạng một nhiệm vụ trong Outlook. Ngay khi bạn đang ở trong Outlook, hãy xem nhanh các e-mail - và bạn đã ra khỏi quy trình làm việc. Wi
Một trong những quy tắc cơ bản trong quản lý thời gian là: “Hãy viết nó ra giấy.” Bạn nên viết ra giấy những ý tưởng và nhiệm vụ ngay lập tức, nếu không bạn sẽ quên chúng hoặc phải dành một phần sự tập trung để ghi nhớ chúng. Viết ra một mảnh giấy hoặc trong tài liệu Word thứ hai là một tùy chọn, nhưng sau đó bạn phải chuyển các tác vụ sang Outlook sau đó, điều này đòi hỏi nỗ lực hơn nữa.
Kinh nghiệm cho thấy rằng việc nhanh chóng chuyển sang Outlook để vào nhiệm vụ không phải là một ý kiến hay. Và sau đó có nhiều rủi ro là bạn sẽ xem xét "nhanh" hộp thư đến của e-mail. Thường thì nó không ở lại với câu "Tôi sẽ xem nhanh để xem liệu đồng nghiệp Meier đã trả lời hay chưa". Nhiều nhân viên văn phòng mở thêm e-mail, có thể trả lời chúng ngay lập tức, mở một trang web được liên kết, v.v. Như Microsoft đã phát hiện ra trong quá trình điều tra, sự gián đoạn như vậy có thể nhanh chóng kéo dài tới 15 đến 20 phút. Và khi họ quay lại tài liệu mà họ đang làm trước đó, thường phải mất thêm 5 đến 15 phút nữa trước khi họ có thể bắt lại chuỗi. Luồng tư tưởng mà bạn vừa xử lý càng phức tạp thì càng mất nhiều thời gian trước khi bạn có thể tiếp tục làm việc hiệu quả.
Cách này dễ dàng hơn: Bạn có thể thêm một nút vào Word, Excel và các chương trình Office khác, bạn có thể sử dụng nút này để nhanh chóng tạo một tác vụ trong Outlook từ chương trình tương ứng mà không cần phải chuyển sang cửa sổ Outlook. Nói cách khác: bạn ở trong môi trường quen thuộc và giảm nguy cơ bị phân tâm.
Trong Word và Excel lên đến phiên bản 2003, hãy thêm nút Tạo tác vụ Microsoft Office Outlook trong một trong các thanh công cụ (chỉ trong PowerPoint và Publisher từ Office 2007). Trong Office 2007, bạn tích hợp một nút tương ứng trong thanh truy cập nhanh. Trong Office 2010, bạn cũng có thể tạo tab hoặc nhóm của riêng mình trên một tab và chèn nút vào đó. Onenote đi kèm với một nút cho các tác vụ Outlook theo mặc định.
Nút Chèn trong Word / Excel đến 2003
Thêm một biểu tượng vào thanh công cụ của Word và Excel mà bạn có thể tạo tác vụ trong Outlook từ chương trình tương ứng.
Bạn làm như sau:
- Gọi lệnh trong Word hoặc Excel Công cụ → Tùy chỉnh trên.
- Mở sổ đăng ký Lệnh.
- Chọn trong cửa sổ Thể loại sự lựa chọn Tất cả các đơn đặt hàng kết thúc.
- Sau đó nhìn vào cửa sổ Lệnh mục nhập TaskCreate (trong Word) hoặc Tạo tác vụ Microsoft Office Outlook (trong Excel).
- Kéo mục nhập này bằng chuột vào một trong các thanh công cụ trong Word hoặc Excel và thả mục nhập này vào vị trí mà biểu tượng sẽ xuất hiện.
- Đóng hộp thoại.
Chèn nút trong Office 2007
Trong Word, Excel, Powerpoint và Publisher 2007, bạn chỉ có thể cài đặt biểu tượng trên thanh truy cập nhanh. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:
- Bấm vào nút trên thanh truy cập nhanh của Word (hoặc chương trình mong muốn) Tùy chỉnh thanh truy cập nhanh và gọi Các lệnh khác trên.
- Dưới Chọn lệnh lựa chọn Các lệnh không có trên dải băng (Office 2007) hoặc Các lệnh không có trong ruy-băng (Văn phòng 2010).
- Cuộn xuống danh sách lệnh theo thứ tự bảng chữ cái để tìm mục nhập Tạo tác vụ Microsoft Office Outlook.
- Chọn mục nhập này và nhấp vào Thêm vàođể thêm biểu tượng vào thanh công cụ truy cập nhanh.
- Sử dụng các nút mũi tên để di chuyển mục nhập đến vị trí mong muốn.
- Nếu bạn không muốn thực hiện thêm bất kỳ thay đổi nào đối với thanh công cụ truy cập nhanh, hãy đóng hộp thoại.
- Lặp lại các bước từ 1 đến 6 cho các chương trình Office khác mà bạn muốn tạo các tác vụ Outlook.
Chèn nút trong Office 2010
Cách dễ nhất là thêm nút vào thanh truy cập nhanh như trong Office 2007. Ngoài ra, trong phiên bản Office hiện tại cũng có thể tích hợp một nút vào dải băng trình đơn. Tuy nhiên, trước tiên bạn phải tạo tab hoặc nhóm của riêng mình trong tab hiện có.
Tạo nhiệm vụ
Ngay sau khi bạn nhấp vào biểu tượng trong Word hoặc Excel Tạo tác vụ Microsoft Office Outlook một cửa sổ tác vụ mới sẽ mở ra trong Outlook - ngay cả khi Outlook hiện không chạy. Outlook chỉ định tên của tài liệu hiện đang được chỉnh sửa trong Word hoặc Excel làm chủ đề; tài liệu cũng được liên kết với tác vụ. Nếu nhiệm vụ không liên quan gì đến tài liệu bạn hiện đang làm, chỉ cần xóa biểu tượng tài liệu khỏi cửa sổ tác vụ và nhập một chủ đề khác.
Nếu tài liệu đang mở chưa có tên trong Word, một thông báo sẽ xuất hiện cho biết rằng trước tiên bạn phải lưu tài liệu trước khi có thể tạo tác vụ từ nó. Xác nhận tin nhắn này với VÂNG, lưu tài liệu (hoặc chuyển sang tài liệu đã lưu trước đó) rồi nhấp lại vào biểu tượng Tạo tác vụ Microsoft Office Outlook.
Mặt khác, Excel không nhắc bạn lưu nếu bạn nhấp vào biểu tượng từ một bảng trống. Điều này cũng áp dụng nếu bạn chưa lưu các thay đổi trong bảng hiện tại. Đây cũng không phải là vấn đề, vì dữ liệu từ bảng không được lưu cùng với tác vụ, mà chỉ là một liên kết đến bảng.
