Sổ địa chỉ kỹ thuật số chứa một bộ sưu tập dữ liệu liên hệ ít nhiều nhất quán. Đôi khi lời chào hoặc tên công ty bị thiếu, thường có một số cách viết, ví dụ như số điện thoại.
Nếu bạn xuất sổ địa chỉ của mình sang Excel, bạn có thể nhanh chóng xem các bản ghi dữ liệu có khoảng trống hoặc thậm chí lỗi ở đâu. Điều này có thể được sửa chữa thuận tiện hơn trong Excel: Tại đây, việc sao chép các trường dễ dàng hơn và cũng có chức năng tìm kiếm và thay thế.
Xuất dữ liệu liên hệ
Bạn có thể xuất sổ địa chỉ của mình sang Excel như sau:
- Mở mô-đun liên lạc.
- Trong Outlook lên đến phiên bản 2007, bạn gọi lệnh Tệp → Nhập / Xuất trên. Trong Outlook 2010, bạn gọi Tệp → Mở → Nhập trên.
- Lựa chọn Xuất sang tệp và bấm vào Hơn nữa.
- Chọn loại tệp Microsoft Excel 97-2003 và nhấp vào Hơn nữa.
- Lựa chọn liên lạc và bấm vào Hơn nữa.
- Chỉ định nơi và tên tệp Excel sẽ được lưu và nhấp vào Hơn nữa.
- bấm vào Các lĩnh vực bản đồ. Kiểm tra xem các trường từ Outlook có được ánh xạ chính xác với các trường trong bảng tính Excel hay không. Các bài tập thường khớp nhau. Nếu không, chỉ cần kéo một trong các trường từ cửa sổ bên trái vào trường tương ứng trong cửa sổ bên phải. Khi bạn hoàn tất, hãy đóng hộp thoại với VÂNG.
- bấm vào Hoàn thànhđể tệp Excel được tạo.
Chỉnh sửa dữ liệu với Excel
Mở tệp thông tin liên hệ trong Excel. Có thể nhanh chóng xác định được sự mâu thuẫn điển hình, lỗi gán và các cách viết khác nhau trong bảng. Thường thiếu các lời chào, đôi khi các phần của tên được gán không chính xác:
Tại đây, bạn có thể chỉ cần sao chép và dán cột lời chào điền vào các câu chào chính xác và sửa các bài tập không chính xác bằng cách sử dụng kéo và thả.
Với lệnh Tìm kiếm và thay thế sửa các cách viết khác nhau của số điện thoại và số fax. Để thực hiện việc này, hãy đánh dấu các cột tương ứng trước khi gọi lệnh để giới hạn tìm kiếm đối với chúng. Bằng cách này, bạn cũng có thể chèn mã quốc gia (+49 đối với Đức) vào trước số điện thoại và xóa số 0 đầu tiên khỏi mã vùng.
Để ngăn số điện thoại và mã bưu điện bị thay đổi do tình cờ định dạng ô (ví dụ: bằng cách gán định dạng ngày), các trường này được đặt trước bằng dấu nháy đơn khi xuất từ Outlook. Excel diễn giải những con số này dưới dạng văn bản chứ không phải dưới dạng giá trị số. Khi tìm kiếm trong Excel, bạn không được nhập dấu nháy đơn trước, nếu không Excel sẽ không tìm thấy cụm từ tìm kiếm.
Sau khi bạn chỉnh sửa xong, hãy lưu tệp Excel ở định dạng Sổ làm việc Excel 97-2003 và đóng nó lại.
Nhập lại danh bạ
Bạn có thể xuất tệp Excel đã thay đổi trở lại Excel như sau:
- Gọi lệnh trong Outlook lên đến phiên bản 2007 Tệp → Nhập / Xuất hoặc trong Outlook 2010 Tệp → Mở → Nhập trên.
- Lựa chọn Nhập từ các chương trình hoặc tệp khác và nhấp vào Tiếp theo.
- Chọn loại tệp Microsoft Excel 97-2003 và nhấp vào Hơn nữa.
- Chọn tệp Excel. Dưới Tùy chọn lựa chọn Các bản sao do các phần tử đã nhập thay thế tắt. Sau đó bấm vào Hơn nữa.
- Chọn làm thư mục đích liên lạc và sau đó nhấp vào Hơn nữa.
- bấm vào Hoàn thànhđể dữ liệu được nhập.
