Cách liên kết các mẫu
Đặc biệt, trong một môi trường chuyên nghiệp, việc làm việc với các mẫu trong Microsoft Outlook là rất hợp lý. Các mẫu có lợi thế là tạo ra các thông điệp e-mail đồng nhất hoặc các tài liệu khác có giá trị nhận dạng cao. Đồng thời, các mẫu tiết kiệm thời gian làm việc và xuất hiện chuyên nghiệp. Mặc dù hộp thoại để mở các mẫu trong các chương trình Office khác có thể được tìm thấy trong tab “Tệp” trong khu vực menu “Mới”, các mẫu khó tìm hơn trong Microsoft Outlook. Vì lý do này, nên liên kết các mẫu Outlook trong Outlook để chúng có thể được mở nhanh hơn.
Cách mở các mẫu Outlook
Để luôn mở một mẫu trong Microsoft Outlook, hãy tiến hành như sau:
-
Điều hướng đến tab “Bắt đầu” và chuyển sang khu vực menu “Mới” ở bên trái.
-
Trong bước tiếp theo, chọn mục menu "Yếu tố mới" và điều hướng trong "Yếu tố bổ sung" đến tùy chọn "Chọn biểu mẫu".
-
Cơ sở dữ liệu biểu mẫu Microsoft Outlook mở ra, từ đó bạn có thể chọn biểu mẫu chuẩn, biểu mẫu cá nhân hoặc các mẫu tiêu chuẩn.
Không thể phủ nhận rằng các mẫu Outlook rất tiện dụng. Đồng thời, việc gọi các mẫu rất phức tạp. Phải mất vài cú nhấp chuột để chọn đúng mẫu và làm việc với nó. Cách này phức tạp trái ngược với các mẫu trong Microsoft Word hoặc PowerPoint. Với một thủ thuật, bạn có thể rút ngắn đường đến các mẫu Outlook. Điều này hoạt động bằng cách kết hợp các liên kết đến các mẫu trực tiếp vào thanh Outlook. Trong phiên bản Outlook hiện tại (Outlook2022-2023 hoặc Outlook 365), bạn cũng có thể nhúng các mẫu trực tiếp vào danh sách bắt đầu nhanh.
Trong 5 bước: tích hợp liên kết đến mẫu trong điều hướng nhỏ gọn của Outlook
Bạn có thể tích hợp một mẫu Outlook vào điều hướng nhỏ gọn trong Outlook theo năm bước:
-
Trong Windows Explorer, mở thư mục lưu các mẫu Outlook. Bạn thường có thể tìm thấy các mẫu từ Microsoft Office theo các đường dẫn sau:
- C: \ Tài liệu và Cài đặt \ TÊN BẠN \ Dữ liệu Ứng dụng \ Microsoft \ Mẫu
- C: \ Users \ Windows Directory \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates
Mẹo: Bạn cũng có thể tìm thư mục bằng cách mở một thư mới, chọn Tệp> Lưu Dưới dạng, sau đó tìm trong trường Lưu Trong
-
Sau đó, sắp xếp các cửa sổ Explorer và Outlook cạnh nhau trên màn hình của bạn. Điều quan trọng là bạn có thể thấy cả thanh Outlook và cửa sổ Explorer.
-
Ngoài ra, hãy nhấp vào “Liên kết” trong thanh Outlook phía dưới. Bạn sẽ tìm thấy mục nhập dưới ba điểm. (…)
-
Trong bước tiếp theo, nhấp vào “Thêm nhóm mới” và nhập tên, ví dụ: “Mẫu”. Mở nhóm này bằng một cú nhấp đúp.
-
Bây giờ hãy chọn các mẫu của bạn trong Explorer và kéo chúng vào nhóm mới “Mẫu” trong khi giữ nút chuột trái.
-
Từ bây giờ, bạn có thể mở mẫu mong muốn của mình trong "Liên kết" bằng một cú nhấp chuột.
Outlook2022-2023 - Nhúng mẫu vào thanh khởi chạy nhanh
Để truy cập nhanh hơn vào các mẫu riêng lẻ, bạn cũng có thể dễ dàng thêm các mẫu Outlook trong Outlook2022-2023 vào thanh khởi chạy nhanh của Microsoft Outlook bằng một cú nhấp chuột. Để thực hiện việc này, hãy điều hướng đến tab “Bắt đầu” trong menu “Mới” và chọn “Phần tử bổ sung> Chọn biểu mẫu.” Trong bước tiếp theo, nhấp chuột phải vào mục menu “Chọn biểu mẫu”.
Sau đó, bạn có tùy chọn thêm tùy chọn menu “Chọn biểu mẫu” vào thanh công cụ truy cập nhanh. Việc tích hợp vào thanh bắt đầu nhanh giúp rút ngắn đáng kể việc lựa chọn các mẫu tương ứng. Từ bây giờ, bạn sẽ tìm thấy biểu tượng để chọn biểu mẫu trong thanh bắt đầu nhanh.
Tóm tắt: Điều hướng nhanh hơn đến các mẫu Outlook bằng các phím tắt và thanh khởi chạy nhanh
Việc truy cập một mẫu Outlook có thể phức tạp và cồng kềnh. Không giống như trong các chương trình Microsoft Office khác như Word hoặc PowerPoint, các mẫu Outlook được lồng trong tab “Bắt đầu”. Nếu bạn muốn tiết kiệm số lần nhấp và thời gian, bạn có thể gọi các mẫu quan trọng theo cách thân thiện hơn với người dùng bằng liên kết từ Windows Explorer hoặc tích hợp các mẫu Outlook trong thanh bắt đầu nhanh. Tích hợp trong khu vực menu "Liên kết" hoặc trong thanh bắt đầu nhanh đặc biệt đáng giá đối với các mẫu được yêu cầu liên tục. Quy trình này làm tăng hiệu quả và làm cho công việc hàng ngày của bạn với Microsoft Outlook dễ dàng hơn.
Câu hỏi thường gặp
Thanh công cụ Truy cập Nhanh nằm ở đâu?
Thanh công cụ Truy nhập Nhanh nằm trong Outlook2022-2023 (Outlook 365) ở góc trên bên trái, ngay trên thanh tiêu đề. Các chức năng quan trọng có thể được tích hợp vào thanh công cụ để truy cập nhanh. Chúng có thể được mở bằng một cú nhấp chuột nhờ vào tính năng truy cập nhanh.
Tôi có thể tìm thấy khu vực menu "Phím tắt" trong Outlook ở đâu?
Bạn có thể tìm thấy các liên kết trong Outlook trong Outlook2022-2023 trong điều hướng nhỏ gọn ở dưới cùng bên trái. Bạn có tùy chọn thay đổi cài đặt của điều hướng nhỏ gọn và hiển thị các liên kết theo mặc định.
Khi nào làm việc với các mẫu trong Outlook có ý nghĩa?
Sẽ có ý nghĩa khi làm việc với các mẫu trong Outlook nếu các tài liệu tương tự hoặc giống hệt nhau phải được tạo liên tục. Thay vì luôn bắt đầu lại, các mẫu giúp người dùng Outlook làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn.