Tạo mẫu nhật ký tiền mặt của riêng bạn chỉ trong vài bước
Là một phần của sổ sách kế toán, sổ tiền mặt ghi lại tất cả các khoản thu nhập và chi phí diễn ra dưới hình thức thanh toán bằng tiền mặt. Bằng cách này, các công ty cũng như các cá nhân trước tiên có được một cái nhìn tổng quan chính xác về lượng tiền mặt của chính họ. Các mẫu Excel miễn phí cho sổ tiền mặt giúp quản lý và tính toán các báo cáo tiền mặt dễ dàng hơn.
Sổ tiền mặt: Sơ lược về các thông tin quan trọng
Đây là loại hình kế toán bắt buộc đối với một số nhà kinh tế, vì sau đó họ phải nộp thông tin của mình cho cơ quan thuế. Điều này ảnh hưởng đến các doanh nhân đã có nghĩa vụ lập bảng cân đối kế toán. Tuy nhiên, các trường hợp ngoại lệ là những người làm nghề tự do và doanh nghiệp nhỏ chuẩn bị EÜR (cách tính thặng dư thu nhập), cũng như tất cả các doanh nhân và phụ nữ không có tên trong sổ đăng ký thương mại.
Mọi sổ tiền mặt đều chứa các trường bắt buộc giống nhau. Bao gồm các:
- ngày đặt phòng
- một số chứng từ duy nhất (ví dụ: số hóa đơn)
- một văn bản đặt phòng giải thích (những gì đã được thanh toán?)
- số tiền thực của bài đăng dưới dạng thu nhập hoặc chi tiêu bằng đơn vị tiền tệ có liên quan
- thuế suất bán hàng tính bằng phần trăm
- thuế bán hàng như một số tiền
- cũng như số dư, tức là số tiền cuối cùng của máy tính tiền
Giữ tài khoản bằng văn bản: Các mẫu Excel cho sổ tiền mặt
Việc đăng ký số dư tiền mặt một cách tận tâm đôi khi có thể rất mất thời gian, đó là lý do tại sao số hóa sổ sách kế toán tiền mặt lại hấp dẫn. Không phải cá nhân tư nhân tự kinh doanh có thể làm điều này mà không do dự. Tuy nhiên, các công ty phải lưu ý rằng việc ghi sổ kế toán tiền mặt chỉ có thể được thực hiện bằng văn bản hoặc bằng phần mềm được phê duyệt cho mục đích này, chẳng hạn như bằng orgaMax hoặc Datev có khả năng.
Các mẫu Excel cung cấp một cách để giữ cái nhìn tổng quan về số dư tiền mặt của bạn. Sổ quỹ có thể tự động tính toán các giá trị được lập thành văn bản với sự trợ giúp của các hàm Excel tích hợp và cũng hiển thị chúng bằng đồ thị. Kết quả sau đó có thể được chuyển vào sổ tiền mặt đã viết. Nếu sai sót xảy ra, điều quan trọng là nó không được gạch bỏ đơn giản. Thay vào đó, sự điều chỉnh cần được lưu ý trong một dòng sau.
Trong 4 bước: tạo mẫu Excel của riêng bạn cho sổ tiền mặt
Nếu Microsoft không cung cấp mẫu Excel phù hợp cho sổ tiền mặt của bạn, người dùng có thể điều chỉnh mẫu hoặc đơn giản là tự tạo. Về nguyên tắc, điều này không yêu cầu nhiều hơn các trường bắt buộc được liệt kê ở trên. Ngoài ra, các đặc thù và sở thích cá nhân cũng có thể được giới thiệu.
Đầu tiên, nếu cần, hãy nhập tên công ty, tháng và năm tương ứng vào các ô trống. Ngoài ra, hãy theo dõi số dư đầu kỳ.
Sau đó, nhập các tiêu đề cột sau vào các ô trống bổ sung: Ngày, số biên nhận, văn bản đăng, thu nhập hoặc chi tiêu, VAT theo phần trăm cũng như số tiền và số dư.
Cuối cùng, thêm các công thức tự động tính toán tiền mặt của bạn với mỗi mục nhập mới. Sử dụng các công thức sau để tính toán
- Số dư: = SUM (thu nhập + chi phí)
- liên tục tính toán với số dư mới: = SUM (số dư cũ + thu nhập + chi phí)
Thông qua "Bắt đầu> Định dạng có điều kiện", bạn có tùy chọn tô sáng các giá trị âm và dương cũng như các tổng thấp và cao trong màu sắc. Để làm điều này, hãy sử dụng các quy tắc để đánh dấu các giá trị số hoặc bộ ký hiệu.
Công thức thứ hai tự động cập nhật số dư hiện tại khi bạn nhập thu nhập và chi phí mới. Khi kết thúc kỳ tính lương, bạn có thể đọc số dư kết quả và sử dụng kết quả cho các mục đích khác.
Mẹo: Để rõ ràng, bạn nên nhập các chi phí đã xảy ra dưới dạng giá trị âm ngay từ đầu.
Vẽ biểu đồ số dư tiền mặt hàng tháng
Một ưu điểm khác của việc sử dụng các mẫu Excel cho nhật ký tiền mặt là bạn luôn có thể sử dụng các công cụ Excel tiện dụng như đồ họa. Chương trình Excel cung cấp một loạt các sơ đồ mà bạn có thể hiển thị tài chính của mình bằng đồ thị.
Đánh dấu các giá trị số của sổ tiền mặt của bạn.
Điều hướng qua tab "Chèn> Biểu đồ" và chọn biểu đồ cột, đường, hình tròn hoặc phân tán để trực quan hóa thu nhập và chi phí của bạn. Hoặc bạn có thể sử dụng lựa chọn nhanh trong Excel và nhấp vào "Chèn> Biểu đồ" trên "Biểu đồ được đề xuất". Sau đó, Excel sẽ hiển thị cho bạn thu nhập và chi phí cũng như số dư cuối cùng của bạn một cách rõ ràng bằng hình ảnh.
Mẹo kế toán tiền mặt
Một sổ quỹ tốt không chỉ hoạt động tự động mà còn phải linh hoạt. Do đó, bạn cũng có thể mở rộng bảng chứa nhật ký tiền mặt của mình. Ví dụ: đánh số theo thứ tự thời gian của các đặt phòng và thông tin chi tiết của đối tác giao dịch (ai đã thanh toán hoặc ai đã được thanh toán?) Tạo thêm sự minh bạch về tài chính.
Nếu bạn ghi nhật ký dòng tiền của mình thường xuyên trong nhiều tháng và nhiều năm, thì bạn cũng có thể hưởng lợi từ việc chỉ ra số dư đầu kỳ hàng tháng. Tất cả những gì bạn cần làm là nhập số dư tiền mặt của mình vào đầu kỳ thanh toán. Cuối cùng, bạn chỉ phải cộng số dư cuối kỳ để xác định số dư đầu kỳ cho kỳ tiếp theo hoặc tháng tiếp theo. Bằng cách này, bạn luôn có cái nhìn tổng quan về số tiền của mình.
Sử dụng các mẫu nhật ký tiền mặt miễn phí để quản lý tài chính của bạn
Excel không cung cấp một giải pháp thay thế thuần túy cho sổ tiền mặt bằng văn bản, nhưng phần mềm này có thể được sử dụng để đơn giản hóa việc ghi sổ kế toán thực tế. Việc tạo ra một chiếc bàn như vậy rất đơn giản và có thể được thực hiện hoàn toàn theo ý tưởng cá nhân. Đồng thời, các công thức và hàm có trong Excel cho phép người dùng tính toán dòng tiền của họ một cách tự động. Thực tế hữu ích này có thể ngăn ngừa sai lầm. Hơn nữa, người dùng cũng có thể sử dụng các công cụ đồ họa để có thể trình bày tài chính của họ một cách trực quan. Với thành phần này, các giá trị đã nhập không chỉ có thể được xem rõ ràng hơn mà còn trong các mối quan hệ tương ứng của chúng.
Câu hỏi thường gặp
Làm cách nào để ghi nhật ký tiền mặt trong Excel?
Sổ tiền mặt phải được liệt kê theo thứ tự thời gian và tất cả các bài đăng được nhập riêng lẻ. Sử dụng các dòng thích hợp trong bảng tính để liệt kê số tiền theo đúng thứ tự.
Sự khác biệt giữa sổ ngân quỹ và sổ quỹ là gì?
Trong trường hợp sổ ngân sách, chỉ ghi thu nhập và chi tiêu, trong khi trong trường hợp sổ tiền mặt, thông tin kế toán và thuế bổ sung được nhập.
Việc ghi sổ kế toán với nhiều máy tính tiền như thế nào?
Nếu có một số máy tính tiền, một trong số này hoạt động như máy tính tiền chính, trong khi tất cả các máy khác được coi là máy tính tiền phụ. Máy tính tiền chính được lưu giữ giống như một cuốn sổ tiền mặt chính xác. Cuối ngày làm việc, các giao dịch của máy tính tiền phụ được nhập hợp lệ vào sổ quỹ của máy tính tiền chính.