Hộp kiểm trong Word: Chỉ định câu trả lời được đánh dấu

Hướng dẫn từng bước một

Tại sao khó nhập văn bản trong một biểu mẫu hoặc một mẫu tài liệu khi bạn có thể sử dụng các hộp kiểm để chỉ định các câu trả lời được đánh dấu? Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi điền vào biểu mẫu mà còn nhanh hơn và có mục tiêu hơn rất nhiều khi bạn đánh giá các biểu mẫu sau này.

Phải thừa nhận rằng Word dường như không làm cho mọi thứ trở nên đặc biệt dễ dàng đối với chúng ta khi nói đến »hộp kiểm«, việc sử dụng trường biểu mẫu hộp kiểm, đã có từ năm 1993, có những cạm bẫy của nó. Không còn nữa! Bởi vì bạn luôn có sẵn ít nhất hai giải pháp hộp kiểm, trong Word 2010 thậm chí có ba giải pháp: có và không có bảo vệ biểu mẫu hoặc với các ký hiệu có thể lựa chọn tự do - như bạn muốn.

Tìm hiểu ở đây cách bạn có thể sử dụng tất cả ba giải pháp khả thi ngay lập tức.

Cổ điển: trường biểu mẫu hộp kiểm

Bạn có cần các hộp kiểm để nhấp vào trong một biểu mẫu hoặc trong một mẫu tài liệu không? Các trường biểu mẫu bổ sung thuộc loại »trường biểu mẫu văn bản« được sử dụng trong tài liệu để nhập văn bản hoặc ngày tháng, hoặc các trường biểu mẫu thả xuống để chọn các phần tử được xác định trước? Sau đó, các trường biểu mẫu hộp kiểm là sự lựa chọn hoàn hảo. Trường biểu mẫu hộp kiểm hoạt động chính xác như các trường biểu mẫu khác và chỉ được kích hoạt khi tài liệu được bảo vệ, tức là chỉ sau đó nó mới có thể được bật và tắt bằng một cú nhấp chuột.

Thực tế là trường biểu mẫu hộp kiểm chỉ có thể được bật và tắt với tính năng bảo vệ tài liệu thích hợp có thể là một nhược điểm của giải pháp này. Bởi vì trong các biểu mẫu được bảo vệ, chỉ các trường biểu mẫu mới có thể được giải quyết và chỉ có thể thay đổi nội dung của chúng. Trình điền biểu mẫu cũng có tùy chọn nhập nhận xét mở rộng hoặc chèn hình ảnh không? Sau đó, bạn phải làm việc với các thay đổi phần liên tục và bảo vệ các phần một cách có chọn lọc. Điều này đặc biệt quan trọng khi thiết kế biểu mẫu, vì bạn chỉ có thể làm việc ở một mức độ hạn chế với các bảng để căn chỉnh biểu mẫu.

Chèn các trường biểu mẫu hộp kiểm

Và đây là cách bạn chèn các trường biểu mẫu hộp kiểm vào tài liệu của mình và sau đó đảm bảo việc bảo vệ tài liệu thích hợp:

1. Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn hộp kiểm trong tài liệu của mình.

2. Word 2010 và 2007: Chuyển sang tab CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN và nhấp vào nút CÔNG CỤ DỰ PHÒNG (Word 2010) hoặc LEGACYTOOLS (Word 2007) trong nhóm ĐIỀU KHIỂN. Bây giờ hãy nhấp vào nút HỘP ĐIỀU KHIỂN.
   Word 2003, 2002 và 2000: Trên thanh công cụ MẪU, nhấp vào biểu tượng HỘP KIỂM TRA.

3. Hộp kiểm được chèn vào tài liệu. Để bạn có thể sử dụng hộp kiểm với một cú nhấp chuột, bây giờ bạn phải bảo vệ tài liệu và giải phóng nó để nhập vào biểu mẫu.

4. Word 2010: Trên tab CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN, nhóm BẢO VỆ, bấm vào nút HẠN CHẾ CHỈNH SỬA.
   Word 2007: Trên tab CÔNG CỤ NHÀ PHÁT TRIỂN, nhóm BẢO VỆ, bấm vào nút BẢO VỆ TÀI LIỆU.
   Word 2003: Gọi menu EXTRAS, lệnh BẢO VỆ TÀI LIỆU.
   Word 2002 và 2000: Gọi menu EXTRAS, lệnh BẢO VỆ TÀI LIỆU. Trong hộp thoại Bảo vệ, chọn nút radio FORMS. Nếu bạn chỉ muốn bảo vệ một số phần nhất định, bạn có thể xác định chúng bằng cách sử dụng nút SECTIONS. Nếu cần, hãy nhập mật khẩu và xác nhận hộp thoại với OK.

5. Chỉ Word 2010, 2007 và 2003: Kích hoạt hộp kiểm cho 2. CHỈNH SỬA HẠN CHẾ trong khu vực tác vụ. Sau đó, chọn mục nhập ĐIỀN VÀO CÁC HÌNH THỨC trong hộp danh sách thả xuống bên dưới. Nếu bạn chỉ muốn bảo vệ một số phần nhất định, thì bạn có thể xác định chúng bằng cách sử dụng CHỌN PHẦN. Nhấp vào nút CÓ, ÁP DỤNG BẢO VỆ NGAY BÂY GIỜ và nhập mật khẩu vào hộp thoại tiếp theo nếu cần.

6. Hiện tại, biểu mẫu đã được bảo vệ và hộp kiểm đã sẵn sàng để sử dụng.

Tính năng mới trong Word 2010: Kiểm soát nội dung hộp kiểm

Các điều khiển nội dung được giới thiệu lần đầu tiên trong Word 2007 đã được cải tiến trong Word 2010 để bao gồm điều khiển nội dung hộp kiểm. Ưu điểm của các điều khiển nội dung là các điều khiển nội dung "hoạt động" ngay lập tức và bạn không cần thêm bất kỳ biện pháp bảo vệ tài liệu nào. Do đó, không có hạn chế nào, chẳng hạn như xảy ra với bảo vệ tài liệu cho các trường biểu mẫu ở dạng chức năng không hoạt động trong phần không được bảo vệ (tùy thuộc vào phiên bản Word, có thể không có nhận xét, điều chỉnh lề, điều chỉnh số trang và nhiều hơn nữa). Bạn có thể sử dụng các thuộc tính của điều khiển nội dung để xác định rằng điều khiển nội dung không thể bị xóa. Điều này sẽ tránh vô tình loại bỏ điều khiển nội dung trong khi chỉnh sửa văn bản.

Một ưu điểm khác của kiểm soát nội dung hộp kiểm là bạn không phải giới hạn mình trong các ký hiệu "hộp kiểm trống" và "hộp kiểm đã chọn" được cung cấp. Bạn cũng có thể sử dụng các thuộc tính để xác định riêng giữa hai biểu tượng mà bạn chuyển đổi qua lại bằng một cú nhấp chuột. Nội dung của các điều khiển nội dung - và do đó cũng là trạng thái của hộp kiểm - có thể được liên kết với một »DataStore«, được lưu trực tiếp trong tệp Word trong thư mục »CustomXML«. Bạn có thể truy cập và đánh giá dữ liệu này từ các chương trình khác như Access hoặc Excel.

Nhược điểm của kiểm soát nội dung hộp kiểm là giải pháp hiện chỉ có sẵn trong Word 2010. Khi tài liệu có điều khiển nội dung hộp kiểm được mở trong Word 2007, Word 2007 sẽ chuyển hộp kiểm thành điều khiển nội dung văn bản thuần túy - thuộc tính hộp kiểm bị mất. Khi mở tệp 2010 trong Word 2003, 2002 và 2000, tất cả các điều khiển nội dung được chuyển đổi thành văn bản thuần túy. Hơn nữa, cần lưu ý rằng các phần tử điều khiển nội dung không thể được chuyển sang cái khác như các trường biểu mẫu bằng phím Tab hoặc phím F11 hoặc Shift + F11. Việc sử dụng chuột luôn được yêu cầu ở đây.

Sử dụng kiểm soát nội dung hộp kiểm

Đây là cách sử dụng điều khiển nội dung hộp kiểm trong Word 2010:

1. Kiểm soát nội dung hộp kiểm nằm trên tab CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN, không hoạt động theo mặc định. Nhấn tổ hợp phím Alt + X + O (chữ O) để mở hộp thoại WORD OPTIONS.

2. Trong hộp thoại bây giờ xuất hiện, nhấp vào TÙY CHỈNH RIBBON ở bên trái và kích hoạt hộp kiểm CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN ở phía bên phải cho các BẢNG CHÍNH. Đóng hộp thoại bằng OK.

3. Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn hộp kiểm trong tài liệu của mình. Sau đó chuyển sang tab CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN và nhấp vào nút HỘP ĐIỀU KHIỂN trong nhóm ĐIỀU KHIỂN.

4. Word sẽ chèn điều khiển nội dung hộp kiểm. Miễn là kiểm soát nội dung được chọn, bạn có thể nhấp vào nút THUỘC TÍNH trên tab CÔNG CỤ CỦA NHÀ PHÁT TRIỂN, nhóm ĐIỀU KHIỂN. Trong hộp thoại xuất hiện, bạn có tùy chọn kích hoạt hộp kiểm KHÔNG THỂ XÓA ĐƠN VỊ KIỂM SOÁT NỘI DUNG để bảo vệ khỏi việc xóa.

5. Nếu bạn muốn thay thế các ký hiệu hộp bằng các ký hiệu khác, hãy chọn ký hiệu mong muốn cho cả BIỂU TƯỢNG BẬT và BIỂU TƯỢNG BỊ TẮT trong nhóm ĐẶC TÍNH HỘP KIỂM TRA trong hộp thoại bằng cách nhấp vào nút THAY ĐỔI.

6. Khi bạn đóng hộp thoại PROPERTIES, hộp kiểm đã sẵn sàng để sử dụng.

Giải pháp thay thế: các hộp kiểm riêng lẻ sử dụng các hàm trường

Bạn có muốn tạo biểu mẫu và mẫu tài liệu có thể chạy với tất cả các phiên bản Word mà không bị hạn chế không? Bạn có thực sự muốn bỏ qua tất cả các biện pháp bảo vệ tài liệu không? Sau đó, hộp kiểm chức năng trường là giải pháp hoàn hảo. Chức năng trường »MacroButton« được sử dụng, cho phép bạn chuyển đổi giữa hai văn bản có thể lựa chọn tự do ở giữa văn bản. Điều này có thể thực hiện được nhờ hai quy trình VBA và hai AutoTexts được sử dụng luân phiên. Ở đây, bạn không bị cố định trên hai ký hiệu hộp kiểm "cố định", nhưng có thể chỉ định các ký hiệu được hiển thị riêng lẻ, như trong Word 2010.

Vì mã chương trình VBA luôn được yêu cầu cho hộp kiểm chức năng trường, nên việc thực thi macro trong Word phải được cho phép. Word 2003, 2002 và 2000 chỉ lưu AutoTexts trong các mẫu tài liệu. Với Word 2010 và 2007, cũng có thể chỉ định BUILDING BLOCKS.DOTX làm vị trí lưu trữ (không được khuyến nghị cho khu vực ứng dụng này). Theo đó, giải pháp chỉ có thể được sử dụng cho các biểu mẫu cũng được lưu dưới dạng mẫu tài liệu. Không thể sử dụng trong các tệp tài liệu thuần túy kiểu »* .doc« hoặc »* .docm«. Các hộp kiểm chức năng trường được chuyển sang cái khác khi bạn nhấn F11 hoặc Shift + F11, giống như bất kỳ chức năng trường nào trong tài liệu. Tuy nhiên, để chuyển đổi trạng thái hộp kiểm, cần phải nhấp đúp chuột.

Để sử dụng hộp kiểm mã trường, hãy làm như sau:

1. Đầu tiên, hãy tạo một mẫu tài liệu mới, trống và lưu nó với tên KONTROLLKAESTCHEN-VORLAGE.DOT (M) chẳng hạn. Trong Word 2010 và 2007, vùng chọn có macro phải được chọn làm loại tệp!

2. Chuyển đổi với bây giờ Alt + F11 trong trình soạn thảo VBA. Nhấp chuột phải vào mục nhập MICROSOFT WORD OBJECTS trong Project Explorer ở phía bên tay phải. Sau đó chọn lệnh INSERT và sau đó chọn MODULE.

3. Trong mô-đun được tạo theo cách này, bạn tạo hai quy trình VBA sau:

   

4. Sau đó thoát trình soạn thảo VBA thông qua FILE menu trình soạn thảo VBA, lệnh ĐÓNG VÀ QUAY LẠI VÀO MICROSOFT WORD.

5. Bây giờ, hãy tạo hai văn bản tự động với các chức năng trường tương ứng. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F9, sau đó mã trường trống, bao gồm một dấu ngoặc nhọn mở và đóng, xuất hiện. Đầu tiên nhập văn bản MACROBUTTON trong hàm trường, tiếp theo là khoảng trắng và văn bản KKAUSSCHALTEN. Một khoảng trắng khác theo sau trước khi bạn chèn ký tự cho hộp kiểm được đánh dấu. Hộp kiểm có thể được tìm thấy trong chức năng ký hiệu riêng của từ (Word 2010 và 2007: Tab INSERT, nhóm SYMBOLS, nút SYMBOLS; Word 2003, 2002 và 2000: INSERT menu, ICON).

   

6. Khi bạn đã nhập xong chức năng trường, hãy chọn chức năng trường hoàn chỉnh và tạo nó dưới dạng Văn bản tự động với tên KKAUSSCHALTEN. Trong Word 2010 và 2007, cách dễ nhất để đặt AutoTexts là bằng phím tắt Alt + F3 tại; Văn bản tự động sau đó sẽ tự động kết thúc trong mẫu tài liệu hiện tại. Trong Word 2003, 2002 và 2000, bạn tạo văn bản tự động thông qua menu INSERT-AUTOTEXT, lệnh AUTO-TEXT. Đảm bảo rằng mẫu tài liệu hiện tại phải được chọn trong hộp thoại ở dưới cùng để TÌM KIẾM VÀO!

7. Lặp lại các bước 5 và 6 cho mã trường thứ hai. Lần này, văn bản trong hàm trường là KKNSCHALTEN và bạn chèn hộp kiểm trống. Làm tên cho Văn bản tự động, chọn BẬT CÔNG TẮC KDO.

   

8. Cuối cùng, lưu mẫu tài liệu. Hộp kiểm hiện có sẵn cho bạn trong mẫu tài liệu mới: Chỉ cần đặt Văn bản tự động KKEINSCHALTEN ở nơi bạn muốn. Sau đó Word sẽ hiển thị hộp kiểm trống.
   Nhấp đúp vào hộp kiểm sẽ thực thi macro KKEINSCHALTEN, sau đó Văn bản tự động với hàm trường được thay thế bằng KKAUSSCHALTEN tương đương thông qua macro và hộp kiểm hoàn thành sẽ xuất hiện.

Câu hỏi thường gặp: Hộp kiểm trong Word

1. Làm cách nào để kích hoạt hộp kiểm trong Word?

Bấm vào nơi bạn muốn trong tài liệu Word của mình. Chuyển đến menu Nhà phát triển và nhấp vào biểu tượng Kiểm soát Hộp kiểm. Hộp kiểm hiện xuất hiện trong tài liệu. Kích hoạt hoặc hủy kích hoạt nó bằng một cú nhấp chuột.

2. Làm cách nào để kích hoạt các công cụ dành cho nhà phát triển trong Word?

Mở tài liệu trong Word, sau đó nhấp vào Tệp ở góc trên bên trái. Sau đó, chuyển đến "Tùy chọn" ở bên trái. Sau đó, một cửa sổ hộp thoại mới sẽ mở ra. Nhấp vào "Tùy chỉnh ruy-băng" và chọn hộp bên cạnh "Nhà phát triển". Cuối cùng, xác nhận lựa chọn của bạn bằng cách nhấp vào "OK".

3. Điều khiển nội dung trong Word là gì?

Điều khiển nội dung là các điều khiển riêng lẻ mà bạn có thể thêm và tùy chỉnh để sử dụng trong các mẫu, biểu mẫu và tài liệu. Ví dụ: nhiều biểu mẫu trực tuyến có một danh sách thả xuống chứa một tập hợp giới hạn các lựa chọn cho người dùng biểu mẫu.