Chia sẻ bản trình bày: Xuất nội dung sang PowerPoint

Truyền tải các bài thuyết trình có video và âm thanh

Bất kể bạn cần một bản trình bày cho cuộc hẹn với khách hàng hay muốn cung cấp bản trình bày cho những người tham gia khóa đào tạo trực tuyến của bạn sau đó: Nếu bạn chuyển một bản trình bày PowerPoint, bạn nên đảm bảo rằng bạn xuất bản trình bày một cách chính xác để tất cả âm thanh đều cũng có sẵn - và các tệp video được chia sẻ. Rốt cuộc, sẽ thật khó chịu nếu bản trình bày của bạn thiếu các yếu tố quan trọng.

Vì vậy, bạn thậm chí không cần phải suy nghĩ về việc liệu tất cả các phần tử có thực sự được đưa vào quá trình truyền hay không hoặc liệu bản trình bày của bạn có thể được phát trên máy tính của bên thứ ba mà trên đó Microsoft PowerPoint có thể không được cài đặt hay không - ví dụ trên máy Mac - bạn có thể chuẩn bị. Có các tùy chọn khác nhau tùy thuộc vào việc bạn đang làm việc với phiên bản cũ hơn của PowerPoint hay Microsoft 365.

Phiên bản PowerPoint của bạn càng mới thì việc chia sẻ tệp càng thuận tiện

Với các phiên bản PowerPoint cũ hơn, các phần tử đa phương tiện cũng phải được lưu trong bản trình bày và cũng được truyền đi. Để thực hiện việc này, bạn phải tạo một liên kết giữa bản trình bày và thư mục có phần tử video hoặc âm thanh. Tuy nhiên, các phần tử cũng có thể được nhúng vào bản trình bày chỉ với một vài cú nhấp chuột, do đó chúng không cần phải được gửi riêng lẻ.

Nó dễ dàng hơn với các bản trình bày PowerPoint mới hơn. Ví dụ: nếu bạn sử dụng PowerPoint qua Microsoft 365, bạn có thể lưu trữ bản trình bày của mình trên đám mây. Ở đó, bạn có thể gọi lại nó bất cứ lúc nào và chia sẻ nó với những người khác - bao gồm tất cả các yếu tố đa phương tiện được cung cấp. Ngoài đăng ký Microsoft 365, điều duy nhất cần thiết cho việc này là truy cập Internet.

Cách xuất bản trình bày PowerPoint của bạn với âm thanh và video trong các phiên bản PPT mới hơn

Để xuất bản trình bày PowerPoint trong phiên bản 2016, hãy chuyển đến mục menu Tập tin. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy điểm trong thanh mở ra bên trái Xuất khẩu. Sau đó, bạn sẽ được đề xuất các phiên bản khác nhau để bạn có thể chuyển đổi bản trình bày của mình.

Tạo tài liệu PDF / XPS:

Với tùy chọn này, bạn có thể chuyển đổi từng trang trình bày hoặc toàn bộ tệp sang PDF và lưu nó. Trong các tùy chọn, bạn có thể lưu tài liệu tương thích với PDF / A. Bằng cách này, nó có thể được mở bởi bất kỳ trình xem PDF nào. Để tạo tài liệu:

1. Nhấp vào nút Tạo tài liệu PDF / XPS.

2. Nhập tên tệp cho bản trình bày của bạn.

3. Đảm bảo rằng bạn đã chọn định dạng PDF.

4. Chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm Mở tệp sau khi xuất bản, tùy theo sở thích của bạn.

5. Chọn Chuẩn (xuất bản và in trực tuyến) nếu tài liệu của bạn được yêu cầu ở độ phân giải cao.

6. Chọn Kích thước Tối thiểu (Xuất bản Trực tuyến) nếu kích thước tệp nhỏ hơn quan trọng hơn chất lượng in.

7. Bấm Tùy chọn để chỉ định các chi tiết như các trang sẽ in, in các đánh dấu hoặc các tùy chọn đầu ra.

8. Sau đó nhấp vào OK và sau đó nhấp vào Xuất bản.

Gói trình chiếu cho CD:

Các bài thuyết trình có thể được đóng gói phù hợp không chỉ cho đĩa CD mà còn cho thẻ USB. Một hoặc nhiều bản trình bày và các tệp mong muốn khác được kết hợp và ghi vào đĩa CD. Nếu các tệp được lưu trong một thư mục, thì chúng có thể được sao chép từ đó vào thẻ USB.

Tạo tài liệu phát:

Một chức năng xuất khác là tạo tài liệu phát tay, bao gồm các trang trình bày với ghi chú của bạn. Nếu bạn chọn tùy chọn này, một bảng điều khiển bên sẽ mở ra, trong đó bạn có thể thiết lập bố cục của ghi chú và trang trình bày. Sau đó, PowerPoint tạo một tệp Word mà bạn chọn, trong đó bạn có thể tiếp tục làm việc.

Thay đổi loại tệp:

Theo tùy chọn này, bạn có một số tùy chọn. Ví dụ: bạn có thể thay đổi định dạng bản trình bày của mình thành định dạng PowerPoint 97-2003 cũ. Bạn cũng có thể chọn định dạng OpenDocument nếu bản trình bày của bạn phù hợp với OpenOffice. Bạn cũng có thể chuyển đổi sang hình ảnh JPEG.webp hoặc PNG bằng cách sử dụng nút Thay đổi loại tệp. Nếu bạn chọn Lưu dưới dạng một loại tệp khác và sau đó nhấp vào Lưu dưới dạng, bạn cũng có thể chuyển đổi các trang trình bày riêng lẻ thành các định dạng khác như GIF.webp, BMP.webp, WMF, EMF hoặc TIFF.

Tạo video:

Video thường xuyên được lưu ở định dạng MP4. Ngoài ra, định dạng WMV cũng có thể được chọn. Tất cả các yếu tố đa phương tiện, hình ảnh động và dòng thời gian đều được đưa vào bản xuất. Khi nói đến chất lượng hình ảnh, bạn có thể chọn giữa:

• Chuẩn = 640x480 pixel
• HD = 960x720 pixel
• Full HD = 1400x1080 pixel
• Ultra HD = 2880x2160 pixel

Nhưng hãy cẩn thận: độ phân giải càng cao, tệp xuất ra càng lớn. Ví dụ: nếu bạn muốn gửi bản trình bày của mình qua e-mail, bạn cần lưu ý rằng nhiều chương trình e-mail chỉ gửi các tệp đính kèm có kích thước nhất định. Thông qua nhà cung cấp như WeTransfer để gửi các tệp đính kèm lớn hơn.

Việc chuyển đổi bản trình bày PowerPoint sang video sẽ giải phóng bạn khỏi nhiệm vụ tìm ra (những) phiên bản PowerPoint mà người nhận đang sử dụng. Bởi vì bản trình bày có sẵn dưới dạng video ở định dạng WMV có thể được phát trên bất kỳ máy tính Windows nào có trình phát video tương ứng. Và điều này có thể được cài đặt nhanh chóng nếu nó chưa có ở đó.

Bản trình bày PowerPoint trên đám mây: đơn giản và thiết thực

Với biến thể PowerPoint mới, là một phần của đăng ký Microsoft 365, việc chia sẻ các tệp PowerPoint có chứa các phần tử video hoặc âm thanh dễ dàng hơn nhiều. Cuối cùng, Microsoft lưu PowerPoint đã tạo trên đám mây, sau đó mọi người đều có thể truy cập. Tất cả những gì bạn phải làm là chia sẻ bản trình bày với người khác hoặc gửi email đường dẫn đến đám mây của bạn.

Những người khác có thể xem bản trình bày PowerPoint ngay cả khi họ không phải là khách hàng của Microsoft 365. Không cần tạo, liên kết hoặc sao chép các thư mục bổ sung. Một ưu điểm khác: Không chỉ người khác có thể xem mà còn có thể chỉnh sửa. Điều này có thể thực hiện được trong thời gian thực để bạn có thể làm việc với nhiều người cùng lúc trong bản trình bày PowerPoint.

Nếu bạn không có phiên bản đám mây của PowerPoint, bạn có thể chia sẻ bản trình bày của mình trên thẻ USB hoặc CD hoặc chỉ cần gửi chúng qua email. Nếu bạn làm việc với các phiên bản PowerPoint cũ hơn, chúng tôi đã tạo một vài mẹo cho bạn.

Cách gửi bản trình bày trong phiên bản PowerPoint lên đến 2007

Với các phiên bản PowerPoint cũ hơn, việc chuyển hoạt động hơi khác một chút. Trong các phiên bản PowerPoint cho đến năm 2007, tất cả các tệp đa phương tiện (ngoại trừ tệp WAV nhỏ) chỉ được liên kết với bản trình bày. Khi chuyển tiếp chúng, bạn phải đảm bảo rằng các liên kết này vẫn hoạt động trên các máy tính khác bằng cách gửi tất cả các tệp được liên kết.

Ngay cả khi PowerPoint 2007 có vẻ giống như trước đây: Nhiều cá nhân và người dùng máy tính cũ vẫn sử dụng các phiên bản PowerPoint cũ hơn này, đó là lý do tại sao bạn nên quen với các chức năng và tùy chọn.

Sự khác biệt về phiên bản và sự chuẩn bị

Trong tất cả các phiên bản cũ hơn, bạn làm cho công việc của mình dễ dàng hơn bằng cách tạo một thư mục trước khi bắt đầu làm việc với bản trình bày, trong đó bạn có thể sao chép tất cả các tệp đa phương tiện ngoài bản trình bày, trước khi bạn chèn chúng vào bản trình bày.

Đường dẫn tương đối được tạo cho các liên kết trong đó tên đường dẫn thực tế (ổ đĩa \ thư mục \ subfolder) không được lưu và vẫn hoạt động trên các máy tính khác. Bằng cách này, bạn có thể chắc chắn rằng tất cả các yếu tố đa phương tiện của bản trình bày của bạn có thể được phát lại và không có gì bị mất.

Tự động đóng gói tệp cho CD

Chức năng Gói cho CD có sẵn từ PowerPoint 2003 trở đi. Nó cho phép chia sẻ các bài thuyết trình mà không cần phải lưu trữ và liên kết các tệp đa phương tiện trong một thư mục riêng biệt. Khi đóng gói cho CD, các tệp được nhúng vào bản trình bày và cũng tự động được xuất. Ngày nay, việc chuyển nó trên thẻ USB phổ biến hơn là trên đĩa CD - nó thậm chí còn dễ dàng hơn qua e-mail hoặc liên kết đám mây.

Biên dịch dữ liệu bằng tay

• Đóng gói cho CD rất hữu ích khi bạn muốn tự động sửa các liên kết. Nếu tất cả các tệp được tập hợp trong một thư mục, bạn có thể ghi nội dung thư mục đó vào đĩa CD mà không cần chức năng này.
• Nếu bạn muốn chuyển bản trình bày trên thẻ USB, trước tiên bạn nên đặt nó lại với nhau trên ổ cứng và sau đó sao chép nó. Lưu trực tiếp vào nhà cung cấp dữ liệu di động dễ bị lỗi.
• Các tệp zip được gửi qua email để đảm bảo chúng luôn ở cùng nhau.
• Kiểm tra đĩa CD hoặc thẻ USB trên máy tính khác trước khi bạn chuyển hoặc sao chép bất kỳ thứ gì.
• Bạn cũng có thể lưu bản trình bày vào bộ nhớ cache trong Dropbox cá nhân của mình hoặc trên một dịch vụ đám mây khác và chia sẻ nó với những người cụ thể. Sau đó, bạn chỉ có thể truy cập bản trình bày, chứ không thể truy cập nội dung khác của bạn.

Chọn định dạng tệp chính xác và tăng kích thước dữ liệu

Ví dụ: nếu việc nhúng tệp không hoạt động, có thể là do định dạng tệp đã được chọn sai. Âm thanh phải được lưu dưới dạng tệp wav chứ không phải dưới dạng tệp wmv. Kích thước dữ liệu cho các tệp wav cũng có thể được tăng lên trong các tùy chọn PowerPoint trong Nâng cao và Lưu. Bằng cách này, các tệp thậm chí lớn hơn có thể được nhúng vào bản trình bày, sau đó không cần phải gửi cùng với nó nữa.

Đối với các bản trình bày PowerPoint mới hơn từ năm 2016 trở đi, có tùy chọn không chỉ lưu bản trình bày với các liên kết thích hợp. Bạn có một số tùy chọn để chia sẻ bản trình bày, cụ thể là:

• Dưới dạng PDF: Sau đó, các trang trình bày có thể được mở bằng trình xem PDF mà hầu như mọi máy tính đều có
• Dưới dạng các trang trình bày riêng lẻ: Các slide riêng lẻ có thể được lưu dưới dạng đồ họa. Sau đó, chỉ các phần tử đa phương tiện trong các trang chiếu này không thể phát được.
• Như một video: Bản trình bày PowerPoint có thể được xuất dưới dạng video hoặc phim.

Chuyển các bản trình bày PowerPoint dưới dạng video: Đây là cách nó hoạt động

Đối với phiên bản PowerPoint cũ hơn từ năm 2010, bạn có thể sử dụng hướng dẫn của chúng tôi để tạo video từ bản trình bày của mình.

Chèn tệp âm thanh cho trang trình bày

1. Chuyển sang trang chiếu mà bạn muốn có nền nhạc.

2. Trên tab Chèn, trong nhóm Phương tiện, hãy bấm Âm thanh.

3. Chọn Âm thanh từ Tệp.

4. Chuyển đến thư mục chứa tập tin nhạc và chọn tập tin nhạc bạn muốn.

5. Hoàn thành lựa chọn bằng cách nhấp vào nút Chèn.

6. PowerPoint đặt biểu tượng loa trên trang chiếu cho tệp âm thanh được chèn.

TIỀN BOA: Nếu bạn không chắc chắn tệp âm thanh nào là tệp phù hợp, chỉ cần nhấp chuột phải vào tệp trong hộp thoại Chèn âm thanh và nhấp vào Phát trên menu ngữ cảnh. Bằng cách này, bạn có thể quyết định chọn tệp âm thanh phù hợp mà không cần nghi ngờ gì.

Định cấu hình phát lại tệp âm thanh

Kéo biểu tượng loa bên cạnh trang trình bày và để nó được đánh dấu.

Mở rộng tab Công cụ âm thanh / Phát lại.

Trong nhóm Tùy chọn Âm thanh, bấm Tự động trong danh sách ở bên phải Bắt đầu để nhạc tự động phát khi trang chiếu được hiển thị.

Chèn một đoạn nhạc cho toàn bộ bản trình bày

Nếu tệp âm thanh được dùng làm nhạc nền cho toàn bộ bản trình bày, thì hãy tiến hành như sau:

Chuyển đến trang chiếu đầu tiên trong bản trình bày.

Chèn tệp âm thanh như mô tả ở trên.

Lần này, trên tab Công cụ âm thanh / Phát lại, chọn Phát trên các trang trình bày trong danh sách ở bên phải của Bắt đầu.

QUAN TRỌNG: Nếu sau đó bạn chuyển bản trình bày thành video thì đoạn nhạc phải có cùng thời lượng với bản trình bày.

Việc kích hoạt hộp kiểm "Phát liên tục" cho tệp âm thanh ngắn hơn không giúp ích được gì vì việc lặp lại không hoạt động trong video.

Kết luận: Đây là cách bạn chuyển các bản trình bày PowerPoint của mình với tất cả các yếu tố đa phương tiện

Để chuyển một bản trình bày với tất cả các phần tử video và âm thanh trong đó, bạn có các tùy chọn khác nhau tùy thuộc vào phiên bản PowerPoint. Trong khi ở các phiên bản PowerPoint cũ hơn, bạn cũng phải lưu các phần tử đa phương tiện được sử dụng và thiết lập các liên kết, trong các phiên bản mới hơn, bạn có thể chỉ cần xuất toàn bộ tệp. Tất cả các yếu tố có trong bản trình bày đều được sử dụng.

Khi xuất bản trình bày, bạn có nhiều tùy chọn khác nhau và có thể xuất chúng dưới dạng PDF, video hoặc đồ họa riêng lẻ. Chuyển sang đĩa CD hoặc thẻ USB đã không có vấn đề gì kể từ phiên bản PowerPoint 2003.

Chuyển bản trình bày là thực tế và đơn giản với Microsoft 365 dựa trên đám mây. Tại đó, các bản trình bày PowerPoint có thể được lưu trực tuyến và những người dùng khác có thể truy cập chúng qua một liên kết. Thậm chí có thể chỉnh sửa một bản trình bày cùng nhau. Các yếu tố video và âm thanh có giá trị không bị mất trong phiên bản dựa trên đám mây.