Cách sử dụng lịch Outlook cho các cuộc hẹn và nhiệm vụ

Tổng quan về tất cả các chức năng

Cho dù các cuộc hẹn chuyên nghiệp hay riêng tư - hầu hết mọi người đều bận rộn tổ chức bản thân và môi trường cá nhân của họ hàng ngày. Vì lý do này, lịch, ví dụ như lịch Outlook, là trọng tâm của mọi kế hoạch cuộc hẹn chuyên nghiệp. Sau khi Outlook đã được mở bằng cách nhấp đúp vào nút chuột, bạn sẽ tìm thấy một số biểu tượng trong khu vực chương trình phía dưới bên trái. Biểu tượng lịch trong Outlook có thể được tìm thấy ngay bên cạnh biểu tượng cho e-mail.

Ngoài lịch, bạn nên ghi chú lại các tác vụ quan trọng trong Outlook và hoàn thành chúng. Vùng tác vụ, được sắp xếp dưới dạng biểu tượng bên cạnh sổ địa chỉ trong Outlook 365, phù hợp cho việc này.

Người dùng Outlook biết và nắm vững các khả năng của chức năng "Lịch và Nhiệm vụ" sẽ làm việc và lập kế hoạch hiệu quả hơn và theo cách có mục tiêu hơn. Ngoài lịch và nhiệm vụ, người dùng cũng đánh giá cao chức năng tìm kiếm của Outlook. Ví dụ: Outlook cung cấp tùy chọn để tìm kiếm các cuộc hẹn và e-mail trong một lần. Tùy chọn này đặc biệt hữu ích và thiết thực khi sử dụng Outlook cho mục đích kinh doanh, vì nó hỗ trợ đắc lực cho hiệu quả công việc trong văn phòng.

Tổ chức các cuộc hẹn một cách chuyên nghiệp - có thể dễ dàng với Outlook

Lịch trong Outlook về cơ bản là tự giải thích và thân thiện với người dùng. Đặt một cuộc hẹn mới có thể thực hiện chỉ với một vài cú nhấp chuột. Ngoài ra, có rất nhiều thủ thuật và hỗ trợ đã thử để giúp bạn nhập cuộc hẹn một cách hiệu quả và tiết kiệm. Ví dụ: có thể sao chép các mục nhập cuộc hẹn hiện có để nhập các cuộc hẹn mới dễ dàng hơn. Quy trình kéo một e-mail có cuộc hẹn quan trọng vào nút “Lịch” hoặc “Công việc” cũng mang tính thực tiễn. Bằng cách này, bạn có thể tạo mục nhập cuộc hẹn hoặc nhiệm vụ mới và có ngay nội dung của e-mail để nhắc nhở. Chuyển đổi nhiệm vụ thành cuộc hẹn bằng chuột hiệu quả và tiết kiệm thời gian quý báu.

Trong văn bản sau, bạn có thể đọc cách bạn có thể tổ chức các công việc: Sắp xếp các công việc theo danh mục

Mẹo hiệu quả:

Vì tất cả các chương trình Office đều được nối mạng, bạn có tùy chọn tạo cuộc hẹn hoặc nhiệm vụ từ Word và Excel trực tiếp trong Outlook bất kỳ lúc nào. Để thực hiện việc này, bạn có thể chèn một nút trong Microsoft Word hoặc Excel và chuyển nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn sang Outlook bằng một cú nhấp chuột.

Trong bài viết này, bạn có thể đọc cách tạo tác vụ từ Word.

Một ưu điểm chính của lịch Outlook là khả năng điều phối các cuộc hẹn với những người khác mà không cần phải sử dụng lịch dùng chung. Tab "Yêu cầu một cuộc họp" có sẵn cho việc này trong Outlook. Yêu cầu họp có thể được chấp nhận tự động trong Outlook. Nếu cuộc hẹn được yêu cầu không có trong lịch, yêu cầu sẽ được hệ thống xác nhận. Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt rằng mỗi yêu cầu họp phải được xử lý và chấp nhận theo cách thủ công.

Thay vì giao tiếp cá nhân hoặc kỹ thuật số lâu dài, các cuộc hẹn có thể được điều phối chỉ với một vài cú nhấp chuột bằng cách sử dụng thủ tục này. Ngoài ra, người dùng Outlook cũng có tùy chọn gửi các cuộc hẹn riêng lẻ dưới dạng tệp iCalendar. Trong trường hợp này, người nhận vẫn kiểm soát lịch của mình. Anh ta có thể nhập yêu cầu cuộc hẹn và ghi chú vào Outlook nếu cần. Ví dụ: xuất dưới dạng tệp iCalendar rất hữu ích cho những người không được biết đến với cá nhân người gửi. Nếu người dùng Outlook hiếm khi phải điều phối các cuộc hẹn với người khác, thì việc gửi các cuộc hẹn cá nhân hoặc các đoạn trích từ lịch mà không cần hỏi các yêu cầu cuộc hẹn cụ thể có thể có ý nghĩa. Chia sẻ lịch hoặc các đoạn trích lịch và cập nhật các cuộc hẹn là điều thân thiện với người dùng trong Outlook và có thể được thực hiện mà không tốn nhiều công sức.

Đánh dấu các cuộc hẹn bằng màu sắc, di chuyển hoặc xóa chúng

Các cuộc hẹn, nhiệm vụ và email được liên kết chặt chẽ trong Outlook. Vì lý do này, phiên bản Outlook 2007 cung cấp tùy chọn đánh dấu các e-mail quan trọng trong hộp thư đến bằng các cờ màu khác nhau để theo dõi bằng chuột. Ngoài mã hóa màu, Outlook có thể nhắc bạn về một tác vụ được liên kết với một tin nhắn.

Bạn cũng có thể dễ dàng di chuyển các cuộc hẹn mà không cần nhấp chuột bằng cách nhập văn bản hoặc kéo và thả chúng bằng chuột. Điều này có thể thực hiện được trong cùng một khu vực lịch và cũng có thể thông qua bộ điều hướng ngày cho các tuần, tháng hoặc năm khác. Sau đó, Microsoft Outlook sẽ tự động điều chỉnh ngày và duy trì thời gian. Cũng có thể chuyển nhiều cuộc hẹn sang ngày khác chỉ bằng một cú nhấp chuột, ví dụ như nếu bạn bị ốm hoặc không thể làm việc trong một ngày làm việc. Các cuộc hẹn trùng lặp có thể được xóa bằng một vài bước đơn giản bằng cách sử dụng tổ hợp phím cho mỗi lệnh.

Trong một số trường hợp, điều quan trọng là phải xóa toàn bộ cuộc hẹn trước một ngày nhất định. Điều này rất hữu ích, chẳng hạn, nếu bạn tiếp quản lịch từ một đồng nghiệp và không cần các cuộc hẹn cũ của họ nữa. Bạn có thể xóa tất cả các cuộc hẹn khỏi lịch Outlook của mình trước một ngày nhất định bằng cách chuyển sang dạng xem cuộc hẹn dạng bảng. Trong giao diện này, bạn có tùy chọn sắp xếp và xóa các cuộc hẹn theo ngày tháng.

Việc trình bày các dạng xem lịch khác nhau trong lịch Outlook cũng theo hướng thực hành. Bạn có thể hiển thị chế độ xem lịch mỗi ngày, trong cả tuần hoặc tuần làm việc hoặc trong cả tháng.

Bạn cũng có thể gửi cuộc hẹn qua Outlook. Bạn có thể đọc cách hoạt động của điều này trong bài viết này: Gửi cuộc hẹn

Trong các phiên bản Outlook cũ hơn, ví dụ như Outlook 2007, bạn cũng có tùy chọn hiển thị mật độ chi tiết trong chế độ xem tháng. Chức năng này cung cấp cho bạn ba tùy chọn xem:

• "Thấp",
• "Trung bình" và
• "Cao".

Tùy chọn "Thấp" được tự động đặt trước. Nếu bạn không thể tìm thấy các cuộc hẹn có liên quan trong Outlook ở chế độ xem tháng, mật độ chi tiết có thể là lý do cho điều này. Về cơ bản, Outlook cung cấp các cài đặt chế độ xem khác nhau và cụ thể cho các cuộc hẹn. Trong số những thứ khác, có thể hiển thị hiện tại, tương lai quan trọng hoặc, cách khác, các cuộc hẹn trong quá khứ.

Các cuộc hẹn định kỳ định kỳ - một chức năng quan trọng trong Outlook

Ngoài các cuộc hẹn một lần, có rất nhiều cuộc hẹn định kỳ được lặp lại hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm. Thay vì nhập thủ công từng cuộc hẹn này trong Outlook, việc nhập các cuộc hẹn định kỳ đảm bảo tiết kiệm thời gian. Nó cũng cung cấp cho người dùng Outlook sự bảo mật để không bỏ lỡ bất kỳ cuộc hẹn cần thiết nào. Bạn xác định một cuộc hẹn định kỳ trong Outlook ngay trong tab “Cuộc hẹn mới” bằng cách sử dụng nút “Loại chuỗi”. Bạn có thể triển khai lời nhắc trong Outlook cho mỗi cuộc hẹn.

Cuộc hẹn hàng loạt có thể được chọn và nhập vào cửa sổ hộp thoại. Đã xảy ra sự cố với việc chọn ngày làm việc trong các phiên bản Outlook cũ hơn. Sự cố này đã được giải quyết trong phiên bản Outlook hiện tại, do đó về cơ bản mọi sự kết hợp đều có thể thực hiện được dưới dạng một cuộc hẹn hàng loạt.

Nếu bạn muốn chỉnh sửa hoặc xóa toàn bộ chuỗi cuộc hẹn, điều này cũng có thể thực hiện được mà không gặp bất kỳ vấn đề gì. Ví dụ: nếu bạn xóa một cuộc hẹn khỏi một loạt cuộc hẹn, hệ thống sẽ thông báo cho bạn trong một cửa sổ liệu toàn bộ chuỗi cuộc hẹn có nên được xóa hay không. Sau khi thực hiện lựa chọn của bạn, hãy nhấp vào nút "OK" để đóng hộp thoại.

Chức năng này cũng hướng đến thực hành để có thể xóa các cuộc hẹn riêng lẻ khỏi một loạt các cuộc hẹn. Ví dụ: nếu một cuộc họp hàng tuần không diễn ra trong công ty, cuộc hẹn đã hủy sau đó có thể bị xóa khỏi lịch mà không cần phải xóa toàn bộ chuỗi và thiết lập lại.

Sử dụng phương pháp ALPEN và chuyên nghiệp hóa việc quản lý thời gian của bạn

Bạn phải điều phối nhiều cuộc hẹn và lên kế hoạch cho mọi ngày làm việc hoặc các hoạt động riêng tư một cách chính xác và chuyên nghiệp? Trong trường hợp này, thật hợp lý khi sử dụng phương pháp ALPEN nổi tiếng, được các nhà quản lý sử dụng chủ yếu hoặc được giảng dạy trong các cuộc hội thảo về quản lý thời gian. Phương pháp ALPEN mô tả một phương pháp quản lý thời gian được suy nghĩ kỹ lưỡng. Nó được thành lập bởi tác giả nổi tiếng Lothar J. Seiwert. Phương pháp ALPEN dựa trên giả định rằng chỉ cần dành vài phút mỗi ngày để lập kế hoạch hàng ngày bằng văn bản là đủ. Điều này hoạt động theo phương pháp ALPEN như sau:

1. Viết ra các nhiệm vụ, cuộc hẹn và các hoạt động.

2. Ước tính thời lượng của các hoạt động.

3. Lập kế hoạch thời gian đệm.

4. Đưa ra quyết định trong ngày.

5. Theo dõi và điều chỉnh

Phương pháp ALPEN có thể được hỗ trợ hiệu quả bởi lịch Outlook, khu vực tác vụ hoặc chế độ xem "Outlook Hôm nay".

Tổ chức các công việc trong Outlook một cách cẩn thận: đây là cách nó hoạt động

Các nhiệm vụ thường khác với các cuộc hẹn ở chỗ chúng không có ngày bắt đầu. Trong một nhiệm vụ, trọng tâm là hoạt động hoặc một mục tiêu. Tóm lại, các cuộc hẹn được gắn với một điểm bắt đầu và kết thúc được xác định rõ ràng. Ngược lại, ngày đến hạn có ý nghĩa quyết định đối với các nhiệm vụ. Khi nhiệm vụ được thực hiện một cách rõ ràng không được xác định.

Bạn có thể tạo nhiệm vụ mới trong Outlook trong tab "Nhiệm vụ" bằng một cú nhấp chuột. Một dải băng xuất hiện nơi bạn có thể quản lý, theo dõi hoặc di chuyển các tác vụ.

Để có định hướng tốt hơn và rõ ràng hơn về tất cả các tác vụ có liên quan, bạn có các tùy chọn trong Outlook,

• Ẩn các nhiệm vụ đã hoàn thành trong Outlook
• để chỉ hiển thị các tác vụ đã được hoàn thành trong Outlook.
• Bạn cũng có thể xóa hoàn toàn các tác vụ đã hoàn thành khỏi Outlook.

Để thực hiện việc này, hãy chọn tùy chọn “Công việc đã hoàn thành” trong phần “Công việc”. Sau đó, bạn sẽ được hiển thị tất cả các nhiệm vụ đã hoàn thành. Bạn có thể dễ dàng xóa chúng bằng tổ hợp phím hoặc lệnh CTRL + A. Outlook cũng cung cấp cho bạn tùy chọn để hiển thị và lưu chế độ xem tác vụ cụ thể.

Theo dõi các công việc và in danh sách công việc

Theo dõi tất cả các nhiệm vụ là điều cần thiết. Vì lý do này, nên sắp xếp các công việc trong công cụ lập kế hoạch theo tất cả các cột có sẵn. Ngoài ra, bạn có tùy chọn tự do sắp xếp các tác vụ và hiển thị các biểu tượng được xác định trên thanh tác vụ. Các tùy chọn hiển thị mở rộng trong khu vực tác vụ đảm bảo rằng bạn có thể phân biệt giữa các tác vụ quan trọng và ít liên quan hơn trong nháy mắt. Bạn có thể xác định thứ tự các nhiệm vụ của mình bằng cách đánh số chúng và một cột riêng cho các số. Bạn có thể đồng thời xử lý các nhiệm vụ tóm tắt của mình thành một danh sách nhiệm vụ, hiển thị chúng, mở chúng hoặc in chúng ra cùng với lịch hàng tuần.

Ủy quyền và lọc các tác vụ - đặc biệt hữu ích trong lĩnh vực chuyên môn

Nếu bạn không tự mình xử lý mọi công việc, bạn có thể tự động yêu cầu báo cáo trạng thái. Thông tin trạng thái tự động cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về mức độ hoàn thành của nhiệm vụ hiện tại. Tùy chọn này đặc biệt quan trọng trong một môi trường chuyên nghiệp khi các nhiệm vụ liên quan được ủy quyền. Các nhiệm vụ đã được ủy quyền có thể được chuyển giao cho một nhân viên khác bất kỳ lúc nào. Ngoài các báo cáo trạng thái cho các tác vụ được ủy quyền, Outlook có chức năng lọc chuyên nghiệp cho các tác vụ. Bạn có thể sử dụng điều này để lọc các tác vụ theo các tiêu chí đã xác định. Trong số những thứ khác, có thể cụ thể:

• Xem tất cả các nhiệm vụ đã được giao cho một nhân viên cụ thể
• Ai có ngày đến hạn cụ thể hoặc
• có một mục xác định trong chủ đề.

Công việc cũng có thể được chuyển đổi thành một cuộc hẹn bằng cách sử dụng kéo và thả mà không cần phải tạo lại.

Mẹo:

Sử dụng các mẫu Outlook cụ thể để nhanh chóng tạo các cuộc hẹn hoặc nhiệm vụ về cơ bản có cấu trúc giống nhau. Bằng cách này, bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian, loại bỏ sự dư thừa và lên kế hoạch cho các cuộc hẹn và nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Kể từ Outlook 2007, các tác vụ đã được chuyển vào kho lưu trữ vẫn hiển thị nếu chúng đã được đánh dấu để theo dõi. Người dùng quản lý nhiều tác vụ trong Outlook đánh giá cao tùy chọn này. Nó có giá trị khi được nhắc nhở về các nhiệm vụ, e-mail và các cuộc hẹn được lưu trữ trong thư mục lưu trữ.

Người dùng Outlook 2003 có một tùy chọn đặc biệt liên quan đến việc hiển thị các nhiệm vụ và cuộc hẹn. Bạn có thể hiển thị danh sách việc cần làm trong lịch. Bằng cách này, bạn có thể theo dõi các cuộc hẹn và nhiệm vụ của mình cùng một lúc. Người dùng các phiên bản Outlook khác có thể sử dụng cài đặt dạng xem để xác định vùng nào của Outlook sẽ được hiển thị.

Mẹo phần mềm:

Bạn có muốn xem các tác vụ, chương trình làm việc và lịch Outlook của mình trên màn hình mà không cần mở Outlook không? Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng chương trình DeskTask miễn phí. DeskTask chạy trên Windows 10 và có thể được sử dụng với tất cả các phiên bản Outlook đã biết.

Kết luận: tổ chức hoàn hảo các cuộc hẹn và nhiệm vụ trong Outlook

Với Microsoft Outlook, bạn sẽ có được một ứng dụng phần mềm phức tạp và được tư duy tốt để sắp xếp các cuộc hẹn và nhiệm vụ của mình một cách hoàn hảo. Outlook cung cấp các tùy chọn khác nhau để thực hiện cuộc hẹn, yêu cầu cuộc hẹn và cuộc hẹn định kỳ. Ngoài ra, các chế độ xem lịch có thể được tùy chỉnh. Các cuộc hẹn có thể được chia sẻ hoặc chuyển đổi thành nhiệm vụ chỉ với một vài cú nhấp chuột. Lĩnh vực trách nhiệm đặc biệt có giá trị khi các hoạt động và yêu cầu khác nhau trong lĩnh vực chuyên môn hoặc tư nhân phải được chuyển tải một cách hợp lý. Nhờ cấu trúc thân thiện với người dùng, Outlook góp phần tạo nên một lịch được tổ chức chuyên nghiệp.