Ngoài vô số chức năng trong Excel, có thể thiết lập bảng tính chuyên nghiệp một cách hiệu quả, các định dạng số cũng rất quan trọng để người xem bảng có thể hiểu được giá trị gia tăng của bảng và các câu lệnh cốt lõi trong nháy mắt.
Để đạt được điều này, thật hữu ích khi làm việc với các định dạng số tùy chỉnh trong Microsoft Excel. Ví dụ, các định dạng số tùy chỉnh rất hữu ích nếu bạn muốn hiển thị một số vị trí thập phân nhất định hoặc định dạng số theo các đơn vị khác nhau. Các định dạng số riêng lẻ cũng có thể hữu ích nếu các tiêu chí riêng lẻ được nhấn mạnh, ví dụ:B. số âm hoặc giá trị nằm ngoài một phạm vi nhất định.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu từ hai ví dụ thực tế dễ hiểu về cách các định dạng số riêng lẻ được tạo trong Microsoft Excel trong vùng ô và giá trị gia tăng của các định dạng số riêng lẻ nằm ở đâu.
Làm cách nào để đặt định dạng số tùy chỉnh trong Excel?
Ví dụ thực tế đầu tiên cho thấy chi tiết lý do tại sao các định dạng số riêng lẻ trong Excel có thể hữu ích và hiệu quả:
Một công ty quản lý danh sách dữ liệu mặt hàng phong phú trong bảng tính Excel. Trong cột đầu tiên, một số mục được đưa ra dưới dạng một số có sáu chữ số. Do thay đổi dành riêng cho phần mềm trong chương trình quản lý hàng hóa, mỗi số vật phẩm phải được bắt đầu bằng một mã chữ cái giống hệt nhau và có hiệu lực ngay lập tức. Định dạng mới được cấu trúc sao cho các chữ cái luôn được phân tách khỏi các số bằng một dấu chấm.Ngoài ra, ba chữ số luôn được phân tách bằng dấu chấm.
Sau khi áp dụng định dạng số riêng lẻ, số mục cũ 730452 trở thành số mục: ABC.730.452.
Để định dạng số mục mới riêng lẻ trong Excel chỉ trong vài bước, hãy sử dụng định dạng số tùy chỉnh và tiến hành như sau:
Trong ví dụ này, hãy chọn các ô từ B2 đến B8. Trong bảng ví dụ của chúng tôi, chúng chứa các số bài viết sẽ được chuyển đổi. Trong bước tiếp theo, sử dụng tổ hợp phím CTRL 1 để mở hộp thoại FORMAT CELLS. Lệnh hoạt động trong tất cả các phiên bản Excel.
Kích hoạt tab SỐ.
Dưới DANH MỤC trong hộp thoại, nhấp vào TÙY CHỈNH.
" Trong trường LOẠI, nhập hướng dẫn định dạng sau: ABC.."
Cuối cùng, xác nhận định dạng do người dùng xác định bằng nút OK. Sau đó, các số sẽ xuất hiện ở dạng mong muốn trong bảng tính của bạn.
Quan trọng: Lưu ý rằng định dạng tùy chỉnh không thực sự thêm văn bản và dấu chấm vào các số. Bạn có thể thấy điều này khi bạn nhấp vào dòng đầu vào.
Số bài viết được hiển thị ở đó ở định dạng ban đầu. Phương pháp này, mà bạn triển khai bằng cách sử dụng dấu ngoặc kép ở định dạng số tùy chỉnh, có lợi thế là bạn vẫn có thể truy cập các số để tính toán trong Excel. Điều này sẽ không còn hoạt động khi được chuyển đổi thành văn bản.
Làm cách nào bạn có thể chuyển đổi nội dung bằng chức năng bảng?
Trong trường hợp các chữ cái và dấu chấm thực sự xuất hiện trong ô, không có cách nào khác là chuyển đổi định dạng số thành văn bản. Để định dạng số trong văn bản, hãy làm như sau:
Chèn cột trợ giúp bên cạnh cột số bài viết. Trong phần này, số mục được cung cấp bằng văn bản và dấu chấm bằng công thức.
Nếu số đầu tiên nằm trong ô A2 và bạn muốn cột C đóng vai trò là cột phụ, hãy nhập công thức sau vào ô C2:
"=ABC.&LEFT(A2;3)&.&RIGHT(A2;3)"
Công thức hiển thị các số thứ tự ở dạng mong muốn trong bảng. Đồng thời, các giá trị số bị mất khi sử dụng công thức, do đó bạn không thể thực hiện thêm bất kỳ phép tính nào trong cột C hoặc các con số có thể được xử lý thêm.
Sao chép công thức đủ xa trong cột trợ giúp. Sau đó sao chép cột phụ trợ vào khay nhớ tạm và dán lại bằng cách sử dụng lệnh PASTE CONTENT với tùy chọn GIÁ TRỊ. Các công thức được thay thế bằng số mục thực tế.Bạn có thể xóa cột có số bài viết cũ nếu không cần nữa.
2. Ví dụ: Làm cách nào bạn có thể lưu trữ các định dạng số do người dùng xác định trong Excel?
Trong ví dụ thứ hai, bạn có thể thấy cách bạn có thể sử dụng định dạng số tùy chỉnh trong Excel để định dạng số thẻ tín dụng một cách chuyên nghiệp trong Excel. Thẻ tín dụng ngày càng trở nên phổ biến và trở thành vật dụng không thể thiếu trong các giao dịch thanh toán của các công ty và cá nhân. Excel không cung cấp định dạng tích hợp để hiển thị chính xác số thẻ tín dụng, mười sáu chữ số thường được hiển thị theo khối bốn. Nhanh chóng, biểu diễn mong muốn phải dễ triển khai bằng cách sử dụng định dạng số tùy chỉnh sau đây.
Định dạng này khiến các khối được hiển thị trong vùng ô của bảng.Tuy nhiên, chữ số cuối cùng luôn được thay thế bằng số không. Lý do hiển thị số 0 là do Excel có thể xử lý tối đa 15 chữ số. Vì lý do này, mọi số thẻ tín dụng gồm 16 chữ số sẽ luôn được hiển thị với số 0 ở cuối.
Để hiển thị chính xác số thẻ tín dụng, số thẻ tín dụng phải được nhập dưới dạng văn bản. Bạn có thể đạt được điều này bằng cách đặt một trích dẫn trước nó hoặc bằng cách chỉ định trước định dạng văn bản.
Mặc dù hiển thị văn bản nhưng mục tiêu thực tế của việc hiển thị số thẻ tín dụng dưới dạng khối bốn không đạt được bằng cách thay đổi định dạng. Tương tự như ví dụ đầu tiên, giải pháp là chèn một cột phụ bổ sung vào đó bạn có thể xuất màn hình mong muốn bằng công thức.
Nếu bạn đã nhập số thẻ tín dụng vào ô B1, chẳng hạn, bạn có thể sử dụng công thức sau để hiển thị số đó theo khối bốn trong ô C1:
"=TRÁI(B1;4)& &PHẦN(B1;5;4)& &PHẦN(B1;9;4)& &RIGHT(B1;4)"
Bằng cách sử dụng cột trợ giúp, số thẻ tín dụng có thể được hiển thị chính xác và sau đó được xử lý.
Bất kể bạn có sử dụng định dạng số do người dùng xác định để hiển thị số mục riêng lẻ hay không, để tạo số thẻ tín dụng theo khối bốn - điều quan trọng là định dạng số được cấu trúc theo cách mà người dùng có thể nhanh chóng tiếp thu thông tin quan trọng nhất.
