Đó là cách nó diễn ra!
Tạo một bản trình bày PowerPoint rất phức tạp. Có thể cần nhiều thay đổi trước khi định dạng trang chiếu, bố cục nền PowerPoint và hình thức của trang chiếu tiêu đề hoàn hảo. Phông chữ hoặc thiết kế công ty của công ty cũng phải được tính đến để thiết kế đáp ứng các tiêu chí kinh doanh. Nếu một bản trình bày đã được tạo ra với nhiều nỗ lực, tốt nhất là sử dụng bố cục trang chiếu thành công làm mẫu bản trình bày về lâu dài. Điều này có thể thực hiện được trong Microsoft PowerPoint chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Video hướng dẫn - PowerPoint: Cách lưu bản trình bày dưới dạng mẫu
Cách từ bản trình bày của riêng bạn đến một mẫu bản trình bày chuyên nghiệp
Để tạo slide trình chiếu một cách chuyên nghiệp, bạn cần có mục tiêu rõ ràng. Ngoài ra, chủ đề, nội dung, sự kiện và thông tin cụ thể và chiến thuật làm thế nào để người nghe có thể được thông báo và thuyết phục là điều quyết định. Về mặt khái niệm, mọi bản trình bày là duy nhất và cần được cá nhân hóa. Về hình thức, bố cục của trang trình bày và định dạng với phông chữ, màu sắc, chân trang, các yếu tố, hình ảnh và hiệu ứng, bánh xe không phải được phát minh lại trong mọi trường hợp. Các mẫu bản trình bày, ví dụ:
- Các mẫu được tạo cá nhân với nội dung thiết kế của công ty,
- Các mẫu do Microsoft cung cấp hoặc
- Các mẫu bản trình bày từ Internet
có thể giúp người nói tránh phải xây dựng lại mọi phần của định dạng trang trình bày.
3 bước sau đây từ bản trình bày của riêng bạn đến mẫu bản trình bày đã được thử và kiểm tra và có thể được điều chỉnh bởi bất kỳ người dùng Microsoft PowerPoint nào:
Bước 1: Khái niệm về một bản trình bày PowerPoint mới
Bước đầu tiên là tạo một bản trình bày PowerPoint mới. Để thực hiện việc này, hãy điều hướng đến mục menu trong PowerPoint: "Mới> Bản trình bày trống".
Bản trình bày trống không chứa bất kỳ định dạng cụ thể nào và có thể được lấp đầy bằng cách sử dụng các tab và nút khác nhau.
Bước 2: Tạo bản trình bày PowerPoint riêng lẻ
Bước thứ hai bạn thiết kế bài thuyết trình PowerPoint theo ý muốn của mình. Bạn có các tùy chọn sau, trong số các tùy chọn khác:
- Chèn văn bản vào các trường văn bản tạo sẵn.
- Tích hợp các trường văn bản mới.
- Sử dụng menu "Chèn" để nhúng đồ họa, hình dạng, hình ảnh, WordArt, biểu tượng và công thức hoặc phương tiện vào bản trình bày của bạn.
- Thực hiện các thay đổi trọng tâm đối với bản trình bày của bạn với trang chiếu cái. Ví dụ: nếu bạn muốn tất cả các trang trình bày của mình chứa cùng một phông chữ hoặc một hình ảnh, chẳng hạn như biểu trưng của công ty, bạn có thể chèn những thay đổi này với trang chiếu cái. Do đó, các điều chỉnh sẽ được chấp nhận cho tất cả các trang trình bày của bạn. Bạn có thể xem những thứ này trong trang chiếu cái trong các dạng xem chính. Bạn có thể mở chế độ xem trang chiếu chính bằng cách điều hướng đến tab “Xem” và sau đó chọn tùy chọn “Trang trình bày chính”.
- Trong phiên bản PowerPoint 365 hiện tại, hãy áp dụng các đề xuất thiết kế cho từng trang chiếu hoặc tất cả các trang trình bày.
- Sử dụng các tùy chọn trong tab "Chuyển tiếp" và "Hoạt ảnh" để cá nhân hóa các chuyển đổi trang chiếu hoặc để làm cho hoạt ảnh trở nên độc đáo.
- Sử dụng tự động hóa bố cục, chẳng hạn như có các định dạng tiêu chuẩn cho hình dạng được điều chỉnh tự động.
Tóm lại, ở bước thứ hai, bài thuyết trình của bạn nên được cấu trúc chuyên nghiệp về nội dung và cách nhìn. Theo quan điểm của người nói, bước thứ hai là điều cần thiết. Trong quá trình chuẩn bị và tạo bài thuyết trình, việc khán giả sẽ được giải quyết, thông báo và khuyến khích hành động theo bố cục và nội dung hay họ chỉ tham gia một cách thụ động.
Sau khi hoàn thành bản nháp của bản trình bày, nó nên được kiểm tra lại về bố cục trang chiếu, trang chiếu tiêu đề và các thành phần được chèn. Có thể hữu ích nếu có thêm ý kiến hoặc thuê các cơ quan bên ngoài để tối ưu hóa thiết kế. Bản trình bày nên được lưu ở dạng cuối cùng dưới dạng bản trình bày PowerPoint ở định dạng pptx.
Bước 3: Lưu bản trình bày dưới dạng mẫu bản trình bày
Nếu bạn muốn sử dụng bản trình bày đã tạo và bố cục của nó cho một mẫu bản trình bày, điều này có thể thực hiện như sau.
-
Điều hướng đến mục menu "Tệp> Lưu dưới dạng".
-
Trong bước tiếp theo, mở menu thả xuống bên cạnh trường "Lưu", bạn cũng có thể nhận ra trường này bằng ký hiệu đĩa.
-
Chọn định dạng tệp: "Mẫu PowerPoint" (potx). Nếu bản trình bày của bạn chứa macro, bạn nên nhấp vào “Mẫu PowerPoint” với macro (potm).
Đồng thời, đảm bảo rằng bạn chọn đúng vị trí lưu trữ cho mẫu PowerPoint nếu bạn không muốn tệp được lưu trong thư mục được Windows 10 chọn làm thư mục mặc định: "Custom Office Templates". Vì lý do hiệu quả và đơn giản, chúng tôi khuyên bạn nên luôn lưu tất cả các mẫu trong Microsoft Office trong thư mục "Mẫu Office Tùy chỉnh". Điều này là cần thiết vì trong trường hợp này, bạn sẽ tự động tìm thấy các mẫu cá nhân của mình trong PowerPoint trong khu vực menu “Mới”.
-
Nhấp chuột trái vào “Lưu” để lưu mẫu cụ thể của bạn. Mẫu bản trình bày của bạn đã được lưu và có thể được sử dụng làm mẫu.
Sử dụng và thay đổi mẫu bản trình bày - đó là cách nó hoạt động
Sau khi bạn đã tạo bản trình bày mẫu của mình dưới dạng mẫu, bạn có thể sử dụng nó làm cơ sở cho bản trình bày mới bất kỳ lúc nào. Để thực hiện việc này, hãy điều hướng đến menu lựa chọn cho bản trình bày trong “Tệp> Mới”.
Bạn có sự lựa chọn trong lĩnh vực này:
- Để sử dụng mẫu do Microsoft Office (Văn phòng) cung cấp.
- Chọn mẫu trình bày cá nhân của bạn (Cá nhân).
Chuyển sang nút "Cá nhân" bằng một cú nhấp chuột trái. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy bản trình bày mẫu của mình dưới dạng mẫu.
Mở mẫu bản trình bày bằng một cú nhấp đúp. Bạn có thể tùy chỉnh và thay đổi giao diện, các yếu tố và trình giữ chỗ cũng như màu sắc, hình ảnh và hiệu ứng.
Việc tạo ra một mẫu trình bày đặc biệt phù hợp trong lĩnh vực kinh doanh và cho các bài giảng định kỳ về các chủ đề tương tự. Các công ty cũng cung cấp cho nhân viên của họ các mẫu của riêng họ, trong đó các trang trình bày được điều chỉnh cho phù hợp với thiết kế của công ty. Nếu bạn cũng muốn triển khai thiết kế của công ty mình trong các bài thuyết trình, thì luôn cần có mẫu. Một danh sách kiểm tra có thể giúp lập kế hoạch và điều chỉnh nội dung của mẫu trình bày một cách phù hợp với năng lực.
Các cá nhân cũng có thể tạo các mẫu cho chính họ, trong đó, ví dụ: nền được điều chỉnh bằng màu đặc biệt hoặc phần chân trang được cung cấp với dữ liệu địa chỉ của người tạo.
Tương tự như Microsoft Excel hoặc Microsoft Word, các mẫu trình bày trong Microsoft PowerPoint được thiết kế để đơn giản và hiệu quả. Chúng đảm bảo rằng các bản trình bày được thiết lập trong một bố cục PowerPoint tương đương. Đồng thời, giao diện có thể được điều chỉnh bất cứ lúc nào và có thể được điều chỉnh về thiết kế, phông chữ hoặc bố cục trang trình bày chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Mẹo: Nếu bạn không muốn tạo hoặc sử dụng mẫu bản trình bày, bạn cũng có thể tái chế các trang chiếu hiện có trong các phiên bản cũ hơn từ PowerPoint 2007 và lưu các bản trình bày hiện có dưới một tên khác.
Tóm tắt: Các mẫu bản trình bày trong PowerPoint
Trong Microsoft PowerPoint, dễ dàng tạo các mẫu bản trình bày từ các bản trình bày hiện có. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể lưu bản trình bày làm mẫu và sử dụng nó nhiều lần làm mẫu cho các bài thuyết trình và bài giảng khác. Quy trình này giúp tiết kiệm thời gian quý báu trong việc chuẩn bị, giúp thiết lập một thiết kế công ty và cung cấp cho diễn giả tùy chọn để cấu trúc bài thuyết trình theo cách tốt hơn về mặt khái niệm và hướng đến mục đích sử dụng hơn.