Hướng dẫn - Tạo và chỉnh sửa biểu đồ cột xếp chồng
Một trong những câu hỏi thường gặp nhất về chủ đề "biểu đồ cột xếp chồng" là liệu Microsoft PowerPoint có thể hiển thị tổng số cho mỗi cột ngoài các giá trị cho các phần cột riêng lẻ hay không. Điều này có khả thi và được dự định trong điều kiện của chương trình không? Không, hiện không có chức năng nào trong PowerPoint cho phép tính năng này hoạt động. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể đạt được mục tiêu với một chút mẹo nhỏ.
Tại sao các cột xếp chồng lên nhau bằng tổng?
Biểu đồ cột xếp chồng lên nhau hiển thị các giá trị từng phần của một danh mục, khi đặt một danh mục này lên trên biểu đồ kia, sẽ tạo thành tổng giá trị của danh mục. Theo cách này, ví dụ, chi tiêu của các bộ phận khác nhau, khi đặt bộ này lên trên bộ kia, dẫn đến tổng chi, có thể được so sánh trong nhiều năm.
Trong PowerPoint, bạn có thể dễ dàng hiển thị các nhãn dữ liệu cho các danh mục con riêng lẻ, ví dụ cho các phòng ban trong công ty. Đồng thời, tổng giá trị của một cột không được hiển thị trên màn hình. Thiếu sót này có thể dẫn đến nhầm lẫn hoặc làm mất tập trung người nghe, những người tự lấy tổng số cột riêng lẻ theo cách thủ công.
Nhiều người dùng thực hiện với việc tìm kiếm một giải pháp thích hợp với các trường văn bản mà bạn chèn sau đó phía trên cột tương ứng. Đây là một giải pháp đơn giản cho vấn đề cũng có ba nhược điểm lớn:
- Các trường văn bản phải được căn chỉnh chính xác phía trên mỗi cột. Việc điều chỉnh hình ảnh của trường văn bản mất nhiều thời gian và không dễ dàng, đặc biệt là với các màn hình nhỏ. Nếu bản trình bày PowerPoint được mở trên một máy tính khác, có thể xảy ra sự cố và thay đổi định dạng
- Nếu dữ liệu của các danh mục con được cập nhật, các trường văn bản không còn khớp với tổng số.
- Ngoài ra, các trường văn bản không còn ở vị trí chính xác khi các thay đổi được thực hiện. Chúng được hiển thị quá cao hoặc quá thấp.
Video hướng dẫn - Microsoft PowerPoint: Tạo biểu đồ cột xếp chồng với tổng hiển thị
Cách tạo biểu đồ cột xếp chồng trong PowerPoint
-
Chọn bố cục trang trình bày có trình giữ chỗ nội dung (ví dụ: TIÊU ĐỀ VÀ NỘI DUNG).
-
Trong trình giữ chỗ, nhấp vào biểu tượng nhỏ CHÈN SƠ ĐỒ.
-
Trong phần cột, chọn tùy chọn STACKED COLUMN.
-
Nhập dữ liệu của bạn vào bảng dữ liệu Excel hiện được hiển thị.
-
Định dạng sơ đồ trong PowerPoint theo cách bạn muốn. Ví dụ: loại bỏ lưới hoặc thay đổi màu sắc.
-
Để trang tính Excel mở.
Hãy để Excel tính tổng
Trong các phiên bản PowerPoint trước đó, trước tiên cần phải tính tổng các giá trị từng phần riêng lẻ bằng máy tính bỏ túi hoặc Excel, sau đó chèn chúng vào bảng dữ liệu MS Graph. Kể từ PowerPoint 2007, bạn có thể sử dụng hàm sum để tính tổng trong bảng dữ liệu Excel cho biểu đồ.
Giá trị gia tăng của bạn: Nếu sau này bạn thay đổi các giá trị từng phần riêng lẻ, tổng giá trị sẽ được điều chỉnh tự động.
Để tính tổng trong PowerPoint, hãy tiến hành như sau:
- Trong ví dụ được hiển thị bên dưới, một cột mới có tên "Tổng" được chèn vào sau bộ phận cuối cùng trong bảng dữ liệu Excel.
- Bây giờ chọn ô thứ hai trong cột này và nhấp vào nút SUM trên tab START. Bây giờ Excel sẽ tự động chọn các giá trị phía trước nó. Tuy nhiên, trong ví dụ này, lựa chọn này cũng chứa tiêu đề dòng, vì đây cũng là một số (2008). Điều chỉnh vùng chọn. Sau đó xác nhận bằng phím ENTER.
- Thực tế: Excel cũng tự động tính tổng cho các dòng còn lại.
Thủ thuật với biểu đồ đường
Như được hiển thị trong ví dụ bên dưới, các giá trị tổng cộng hiện được hiển thị dưới dạng một phần cột khác trong biểu đồ.
Để chuyển đổi các cột bổ sung này thành các tổng được hiển thị chính xác:
- Đánh dấu một trong các phần cột mới để chọn toàn bộ hàng "Tổng".
- Nhấp chuột phải để mở menu ngữ cảnh và chọn THÊM NHÃN DỮ LIỆU.
- Trên tab CÔNG CỤ / BẢN DỰ THẢO BIỂU ĐỒ, nhấp vào nút THAY ĐỔI LOẠI BIỂU ĐỒ.
- Trong phần LINE, chọn tùy chọn LINE. Xác nhận với OK. Tổng giá trị hiện được hiển thị dưới dạng biểu đồ đường.
- Chọn dòng, nhấp chuột phải để mở menu ngữ cảnh và chọn ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU.
- Chuyển sang phần MÀU ĐƯỜNG DÂY và chọn tùy chọn KHÔNG ĐƯỜNG DÂY.
- Khi hộp thoại mở ra, hãy nhấp vào bất kỳ nhãn dữ liệu tổng số nào trên biểu đồ để chọn tất cả chúng. Hộp thoại tự động điều chỉnh.
- Trong phần TÙY CHỌN NHÃN bên dưới VỊ TRÍ NHÃN, bấm GIỚI THIỆU. Đóng hộp thoại.
- Trong chú giải, hãy xóa mục nhập "Tổng số".
Sử dụng quy trình này, bạn có thể hiển thị biểu đồ cột xếp chồng với tổng hiển thị trong Microsoft PowerPoint.
Tóm tắt và kết luận: Tổng số hiển thị trong sơ đồ có thể được hiển thị hiệu quả bằng một thủ thuật
Sẽ rất hợp lý khi hiển thị không chỉ các giá trị riêng lẻ mà còn cả tổng trong biểu đồ thanh. Với cách tiếp cận này, người nghe có thể đánh giá nhanh các trụ cột riêng lẻ liên quan với nhau như thế nào. Vì PowerPoint hiện không cung cấp tùy chọn để hiển thị tổng theo mặc định, một thủ thuật sẽ giúp hiển thị một dòng phía trên chuỗi dữ liệu. Bằng cách này, biểu đồ cột có thể được hiển thị hiệu quả hơn và có nhiều thông tin hơn.
Câu hỏi thường gặp
Bạn nên sử dụng Excel để chèn sơ đồ vào PowerPoint hay PowerPoint có các chức năng chuyên nghiệp riêng dành cho sơ đồ?
Thông thường, chỉ cần sử dụng chức năng on-board của Microsoft PowerPoint để hiển thị sơ đồ trong bản trình bày là đủ. Theo mặc định, PowerPoint chứa các chức năng cần thiết để tạo và nhúng sơ đồ. Trong trường hợp đại diện đặc biệt, nó cũng có thể thích hợp để sử dụng chức năng mở rộng của Microsoft Excel.
Dữ liệu tốt nhất để hiển thị trong biểu đồ thanh là gì?
Biểu đồ thanh rất thích hợp để hiển thị những thay đổi theo thời gian. Ví dụ: bạn có thể hiển thị đầy đủ việc tăng hoặc giảm doanh số bán hàng hoặc trì trệ doanh số bán hàng trong các khoảng thời gian khác nhau.
Làm thế nào để Chèn một Biểu đồ Excel trong PowerPoint?
Nếu bạn muốn chèn một sơ đồ từ Microsoft Excel vào PowerPoint, bước đầu tiên là lưu sơ đồ dưới dạng tệp Excel. Về cơ bản có ba tùy chọn để hiển thị sơ đồ. Bạn có thể nhúng, chèn hoặc liên kết hình ảnh. Nếu bạn muốn các thay đổi trong Excel được tự động chuyển sang PowerPoint, bạn phải liên kết tệp Excel với sơ đồ được chèn. Nếu không, chỉ trạng thái thực tế được hiển thị khi chỉ cần dán - các thay đổi sau này không được chấp nhận.