Cách xóa các ký tự không cần thiết trong Excel

Xóa các ký tự chỉ trong vài bước

Trong chương trình Microsoft Office Excel, các khoảng trắng khó chịu hoặc các ký tự thừa khác chui vào tài liệu nhiều lần sau khi nhập tệp từ các nguồn khác. Trông thật xấu xí. Nhưng tệ hơn nhiều là chúng gây trở ngại khi bạn muốn tiếp tục làm việc với dữ liệu đã nhập. Trong nhiều trường hợp, hóa đơn không còn được thực hiện chính xác và xuất hiện thông báo lỗi. Theo đó, một tài liệu đã nhập phải được xử lý với các hàm Excel CLEAN, SMOOTH và nếu cần, với CHANGE.

Các ký tự thừa và không thể in được trong Excel

Excel là một công cụ tuyệt vời để xử lý dữ liệu đã nhập. Ví dụ, đây có thể là dữ liệu từ kế toán tài chính hoặc yêu cầu sản xuất của khách hàng. Tuy nhiên, với dữ liệu đã nhập, các khoảng trắng không mong muốn hoặc các ký tự không in được có thể xuất hiện lặp đi lặp lại. Đây là điều bình thường và trong nhiều trường hợp không thể tránh khỏi. Theo đó, bạn nên xử lý các chức năng SẠCH, MỊN và THAY ĐỔI để bạn có thể sử dụng chúng nếu cần thiết. Các văn bản đã nhập sẽ được làm sạch và sau đó không còn các ký tự vô dụng và không thể in được. Các chức năng này nhanh chóng và dễ sử dụng. Ngay cả giáo dân cũng có thể dễ dàng chỉnh sửa một tài liệu Excel cho phù hợp.

Xóa các ký tự không cần thiết khỏi Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng với SẠCH và MỊN

Quy trình cơ bản để làm sạch và làm mềm hoạt động như sau:

1. Bấm vào ô, cột hoặc vùng bảng trong đó nội dung được làm sạch hoặc làm mịn sẽ được chèn.

2. Khởi động hàm trong Excel bằng cách nhập "= CLEAN" hoặc "= SMOOTH".

3. Bây giờ hãy chọn phần văn bản, ô hoặc cột mà bạn muốn chức năng làm sạch hoặc làm mịn. Ví dụ = CLEAN (a6) hoặc = SMOOTH (b9).

4. Bước tiếp theo là xác nhận mục nhập này bằng phím Enter.

Văn bản được làm sạch hoặc làm mịn bây giờ sẽ xuất hiện trong trường đã chọn. Để xóa "lỗi" nhập dữ liệu của bạn ngay lập tức, bạn cũng có thể sử dụng kết hợp hai hàm bảng SMOOTH và CLEAN. Điều này được thực hiện bằng cách nhập:

Ví dụ: Xóa các ký tự thừa khỏi bảng Excel

Trong sổ làm việc được hiển thị, công thức sau trong ô B4 cung cấp nội dung "Müller Huber": = SMOOTH (CLEAN (A4))

Đầu tiên, bốn ký tự không in được đại diện bởi một hộp đã bị xóa khỏi chức năng bảng CLEAN. GLÄTTEN sau đó giải phóng văn bản kết quả khỏi tất cả các khoảng trống thừa trong cột.

Với Nhập, bạn chuyển nội dung đã nhập mà bạn muốn sửa vào công thức.

Chức năng CLEAN làm gì?

Với sự trợ giúp của CLEAN, Excel sẽ loại bỏ tất cả các ký tự không thể in ra. CLEAN cũng có thể được sử dụng để loại bỏ các ngắt dòng gây phiền nhiễu.

Lưu ý cho người dùng chuyên nghiệp của CLEAN

CLEAN xóa 32 ký tự đầu tiên khỏi mã ASCII 7-bit. Các ký tự này không thể in được và do đó không thể hiển thị bằng Excel. Một số ký tự từ Unicode cũng không được Excel nhận dạng và không hiển thị.

Chức năng SMOOTH làm gì?

Hàm SMOOTH loại bỏ các khoảng trắng bổ sung và vô ích khỏi một phần văn bản đã chọn. Nhiều hơn một khoảng trắng giữa hai từ được coi là thừa. Các khoảng trống ở đầu hoặc cuối phần văn bản cũng được GLÄTTEN công nhận là thừa và loại bỏ.

Lưu ý cho người dùng chuyên nghiệp của GLÄTTEN

SMOOTH chỉ xóa khoảng trắng ASCII (số 32) khỏi văn bản. Có khoảng trắng từ các mã khác, chẳng hạn như Unicode, mà SMOOTH không nhận ra và không loại bỏ.

Chức năng CHANGE giúp giải quyết các vấn đề đặc biệt

Tuy nhiên, đôi khi có những ký tự trong dữ liệu đã nhập không được các hàm xử lý. Điều này xảy ra bởi vì chúng không phải là ký tự đặc biệt. Chức năng CHANGE sẽ giúp bạn ở đây. Với chức năng này, bạn trao đổi một ký tự này cho một ký tự khác. Ví dụ: hãy nghĩ đến dữ liệu nhận được ở một định dạng khác sử dụng dấu thập phân thay vì dấu thập phân. Ví dụ, điều này là phổ biến ở Hoa Kỳ. Với hàm Excel thích hợp, bạn có thể đổi điểm lấy dấu phẩy và tiếp tục tính toán với các giá trị ngay lập tức.

Để thực hiện việc này, hãy sử dụng chức năng CHANGE. Bạn chuyển một văn bản vào hàm bảng, ký tự được thay thế và ký tự được sử dụng để thay thế. Để thay thế dấu chấm bằng dấu phẩy trong nội dung của ô A1, hãy sử dụng công thức sau:

= CHANGE (A1; "."; ",") * 1

Bạn có thể tránh các ký tự không cần thiết trong Excel không?

Hầu hết thông tin được nhập vào Excel đến từ các nguồn khác nhau. Chúng cũng được tạo ra bằng các chương trình phần mềm khác nhau. Việc hiển thị dữ liệu khi chúng được nhập vào Excel là điều không thể tránh khỏi.

Câu hỏi thường gặp

Các ký tự thừa đến từ đâu trong Excel?

Các ký tự thừa được tạo khi dữ liệu được nhập từ các chương trình khác như kế toán, kế toán hoặc hậu cần. Những mã này thường sử dụng các mã khác (Unicode, ASCII 7-bit, v.v.) có chứa các ký tự mà Excel không thể hiển thị chính xác.

Tôi có thể sử dụng công thức nào để xóa các ký tự không cần thiết trong Excel?

Với sự trợ giúp của công thức Excel CLEAN, tất cả các ký tự và ký hiệu không in được sẽ bị xóa khỏi tệp. Sau đó, bạn có thể sử dụng chức năng SMOOTH để loại bỏ các khoảng trắng thừa khỏi văn bản. Cũng có thể kết hợp cả hai chức năng (= SMOOTH (CLEAN (nhập dữ liệu)) để chỉnh sửa một phần văn bản trong một lần.

Tôi có thể sử dụng lệnh nào để tìm và xóa khoảng trắng trong Excel?

Có thể xóa dấu cách khỏi văn bản một lần bằng chức năng SMOOTH. Tất cả các khoảng trắng ở đầu hoặc cuối văn bản đều bị xóa ở đây. Nó cũng xóa tất cả các khoảng trắng ngoại trừ một khoảng trắng giữa hai từ. Nếu bạn chỉ muốn loại bỏ các khoảng trắng xen kẽ giữa các từ, bạn cũng có thể sử dụng chức năng "Tìm & Thay thế". Vì vậy, chỉ cần tìm kiếm hai khoảng trắng liên tiếp và thay thế chúng bằng một khoảng trắng.

Tôi không thể xóa các ký tự không cần thiết trong Excel, tại sao vậy?

Trước hết, bạn nên lặp lại quy trình và kiểm tra xem tất cả các bước và công thức đã được áp dụng đúng chưa. Nếu bạn vẫn không thể loại bỏ các ký tự thừa, chúng có thể bắt nguồn từ các mã (ví dụ: khoảng trắng từ Unicode). Chúng không thể được gỡ bỏ bằng cách sử dụng các chức năng tương ứng. Excel chỉ xử lý các ký tự từ ASCII.