Tăng sự chú ý của người nghe với đồ họa và SmartArt

Những thủ thuật này sẽ giúp bạn trở thành chuyên gia PowerPoint!

Trực quan hóa thông qua hình ảnh, đồ họa hoặc SmartArt làm sống động mọi bản trình bày PowerPoint. Nếu các sơ đồ, hình ảnh cảm xúc khác nhau với hình ảnh động hoặc một danh sách phù hợp với bài giảng và văn bản hiển thị trên các trang chiếu, một đơn vị sẽ được tạo ra. Trong trường hợp này, khán giả cảm thấy được thông báo bởi bài thuyết trình, hiểu được những điểm chính và được kích thích để hành động.

Bắt đầu với slide chương trình, khán giả phải luôn có thể nhận ra “sợi chỉ đỏ” của bài thuyết trình. Vì lý do này, giảm văn bản và chèn các sơ đồ rõ ràng và dễ nhớ là giải pháp tốt nhất. Những điều này không chỉ cung cấp cái nhìn tổng quan về nội dung trên một slide chương trình mà còn cung cấp cho khán giả một cấu trúc dễ hiểu để họ có thể phân loại thông tin sau này.

Ví dụ: nếu một trong những mục tiêu của bài thuyết trình là bán sản phẩm, các biểu đồ, đồ họa SmartArt có chứa danh sách hoặc các mục con và loại bài thuyết trình sẽ xác định liệu người nghe có trở thành khách hàng hay không.

Một câu đố hoạt hình có thể thu hút sự chú ý và được thực hiện như một sự thay thế hấp dẫn cho trang chiếu văn bản thông thường. Các thiết bị phong cách được suy nghĩ kỹ lưỡng mà bạn thêm vào các trang trình bày sẽ khiến khán giả thích thú. Trong các buổi thuyết trình của công ty trước lực lượng lao động, một bảng ghim được thiết kế hấp dẫn có thể đưa các bức ảnh của một sự kiện của công ty vào "ánh sáng phù hợp" và giúp chúng trở nên độc đáo hơn. Một thông báo nghỉ sáng tạo có thể tạo ra sự cam kết và căng thẳng và làm gián đoạn bài thuyết trình một cách dễ chịu.

Hình dung có giá trị. Được sử dụng đúng cách, chúng tạo ra bầu không khí phù hợp cho một buổi thuyết trình thành công và phong cách.

Video hướng dẫn - Microsoft PowerPoint: Cách kết hợp đồ họa hoặc SmartArts vào bản trình bày của bạn

Hiển thị đồ họa trong PowerPoint - đây là cách bạn ghi điểm với hình ảnh hóa

Có thể tích hợp đồ họa hoặc SmartArt vào các trang trình bày của bạn trong PowerPoint mà không cần nỗ lực. Bạn có thể chèn hình ảnh hoặc đồ họa vào bản trình bày chỉ với một vài cú nhấp chuột vào tab "Chèn". Để làm điều này, hãy nhấp vào nút "Hình ảnh".

Trong cửa sổ lựa chọn sau, bạn phải chỉ định nguồn mà hình ảnh sẽ được chèn vào. Ngoài ổ cứng cục bộ, bạn có thể nhúng hình ảnh từ kho lưu trữ hoặc từ nguồn trực tuyến. Trước khi nhúng đồ họa, bạn nên kiểm tra xem có thể tích hợp đồ họa hay không do luật bản quyền.

Ví dụ: nếu bạn muốn thêm ảnh từ máy tính để bàn của mình, hãy chọn “Thiết bị này” làm nguồn và nhấp đúp vào hình ảnh trong khu vực chính xác của bản trình bày của bạn.

Sau khi chèn nó, bạn sẽ tìm thấy đồ họa trên trang chiếu của mình trong PowerPoint và bạn có thể di chuyển hoặc chỉnh sửa nó riêng lẻ. Bạn chỉnh sửa đồ họa trong tab "Định dạng Hình ảnh", tab này sẽ tự động mở ra sau khi chèn ảnh. Có một số cách để tùy chỉnh đồ họa. Trong số những thứ khác, bạn có thể thay đổi màu sắc, kết hợp các hình dạng khác, ví dụ như mũi tên hoặc hình tam giác, hoặc chèn hiệu ứng hình ảnh và hoạt ảnh. Các kỹ thuật nâng cao, chẳng hạn như khả năng bao gồm đồ họa dưới dạng album ảnh và sau đó tạo hoạt ảnh cho các trang trình bày, đảm bảo rằng bạn có thể thiết kế một bản trình bày độc quyền và đặc biệt trong PowerPoint.

Ý tưởng cho hình ảnh hóa - sử dụng đồ họa và nghệ thuật clip riêng lẻ

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các hình khối để tạo đồ họa của riêng mình trong PowerPoint và ví dụ: thiết kế một hình khối để minh họa sự thay đổi trong năm. Biểu diễn phối cảnh cho các đối tượng của bạn cũng tạo ra hiệu ứng không gian gây ấn tượng cho người xem. Điều tương tự cũng áp dụng cho đối tượng đèn sợi đốt nổi tiếng được sử dụng trong nhiều bài thuyết trình mà bạn có thể tìm thấy trong danh mục clip art PowerPoint. Các đường kết nối giữa hai hình dạng có thể được sắp xếp linh hoạt bằng một thủ thuật trong PowerPoint.

Office.com có khả năng tải xuống hàng nghìn clip nghệ thuật có sẵn miễn phí mà bạn có thể chèn và tùy chỉnh. Ví dụ: bạn có thể tải xuống clip art cho các ngày lễ của Cơ đốc giáo như Giáng sinh hoặc Phục sinh và tích hợp chúng vào bản trình bày của mình. Clip nghệ thuật có thể được thay đổi màu sắc chỉ với một vài cú nhấp chuột và được thiết kế như những bức tranh tượng hình.

Kết hợp các dạng đã biết và dễ hiểu với các văn bản ngắn là lý tưởng để hiển thị các mối quan hệ và cấu trúc. Ví dụ, nếu bạn muốn thể hiện 6 ưu điểm của sản phẩm, bạn có thể dùng hình lục giác để nói rõ hơn. Biến thể này hấp dẫn và đáng nhớ hơn nhiều so với các danh sách thông thường ở dạng văn bản.

Không thể quên là khả năng sử dụng các biểu tượng thay vì văn bản để thể hiện trực quan các sự kiện. Ngoài các nút "Biểu tượng" và "Biểu đồ tượng hình" trong PowerPoint, bạn sẽ tìm thấy cơ sở dữ liệu miễn phí với vô số biểu tượng để tải xuống trên Internet. Từ phiên bản PowerPoint 2016, bạn cũng có tùy chọn sử dụng các ký tự tượng hình chất lượng cao ở định dạng SVG làm đồ họa vector và do đó làm cho bản trình bày của bạn trang nhã hơn. Trong các phiên bản cũ hơn, bạn có thể sử dụng SmartArt “đường vòng” để điều chỉnh các ký hiệu dấu đầu dòng và tích hợp dấu đầu dòng mới vào phần mềm. Các ký hiệu, chữ tượng hình và biểu tượng rất hữu ích để nới lỏng các trang trình bày nhiều văn bản, chẳng hạn như về các chủ đề pháp lý hoặc các điều khoản luật định hoặc để giải thích chúng theo cách tốt hơn và dễ hiểu hơn.

Với Microsoft PowerPoint, tất cả các tùy chọn trực quan đều có sẵn cho bạn. Bạn có thể tích hợp các hình ảnh và đồ họa khác nhau ở nhiều định dạng khác nhau vào bản trình bày của mình và điều chỉnh chúng cho phù hợp với mục tiêu trình bày của bạn.

Mẹo của chuyên gia:

Bạn đang tìm kiếm một bức ảnh hoặc đồ họa vector phù hợp để trực quan hóa? Với tính năng tìm kiếm hình ảnh ít được biết đến từ Google, bạn có thể nhanh chóng và hiệu quả chọn các họa tiết hình ảnh tương tự và phù hợp và chèn chúng vào bản trình bày của mình.

SmartArt - hiển thị sơ đồ và quy trình như một người chuyên nghiệp

Hình ảnh và đồ họa, văn bản trên nền trong suốt và các màu sắc khác nhau được đưa vào văn bản hoặc sơ đồ có khả năng truyền cảm hứng cho khán giả. Chức năng SmartArt được tích hợp trong PowerPoint cũng có thể làm được như vậy. Nó cũng có thể làm cho các bản trình bày và mẫu trở nên chuyên nghiệp hơn về lâu dài.

Đồ họa SmartArt có thể được mô tả như là các sơ đồ được tạo sẵn cho phép chuyển văn bản thành các hình ảnh và biểu diễn hấp dẫn trực quan trong vài giây. Chức năng của đồ họa SmartArt chỉ được tích hợp vào phần mềm với sự ra đời của PowerPoint 2007. Nếu bạn mở đồ họa SmartArt đã tạo trong các phiên bản cũ hơn, chẳng hạn như trong PowerPoint 2002 hoặc 2003, SmartArt được hiển thị dưới dạng hình ảnh thông thường. Điều này có thể được khắc phục bằng cách sử dụng PowerPoint Viewer hoặc bằng cách chuyển đổi đồ họa thành hình dạng. SmartArt cũng được sử dụng như một chức năng trong Microsoft Word và Microsoft Publisher.

Với SmartArt, bạn minh họa và hình dung:

• Thông tin cụ thể,
• Các quá trình thời gian, các mốc thời gian và các cột mốc,
• Một quy trình với các khía cạnh phụ của nó,
• Mạch hoặc
• hệ thống phân cấp hoặc cấu trúc trong một công ty

cũng như các dữ kiện nói chung khó hiểu như văn bản mà không giải thích.

Bạn khởi động chức năng SmartArt bằng cách nhấp vào nút SmartArt trên tab “Chèn”.

Trong bước tiếp theo, một cửa sổ lựa chọn tự động mở ra, trong đó bạn có thể chọn một đồ họa SmartArt cụ thể.

Trong số những thứ khác, bạn có thể trình bày các sự kiện, thông tin và nội dung trong một danh sách hoặc một quy trình rõ ràng và trình bày các quy trình với sự trình bày thích hợp. Về hình ảnh, bạn cũng có tùy chọn:

• để chọn việc chỉ định tên hoặc nhiệm vụ trong một hệ thống phân cấp hoặc
• chọn ma trận hoặc kim tự tháp làm SmartArt.

Các ví dụ thực tế về SmartArt mà bạn có thể sử dụng trong các bài thuyết trình cá nhân

Hình thức trình bày tốt nhất về cơ bản được xác định bởi loại hình trình bày và nội dung. Đồ họa SmartArt thích hợp để tạo sơ đồ và thể hiện thông tin phức tạp một cách rõ ràng và rành mạch. Ví dụ, việc trình bày các phát triển hoặc thay đổi bằng cách sử dụng một đường số là theo hướng thực hành. Với hiệu ứng chuyển tiếp “trang trình bày”, bạn thậm chí có thể đạt được ấn tượng về một dòng thời gian liên tục, ngay cả khi các phần riêng lẻ được trải rộng trên một số trang trình bày.

Nếu bạn muốn trình bày các số liệu quan trọng theo cách khác biệt và biểu đạt, bạn có thể sử dụng mô hình 3-D trong PowerPoint. Ví dụ: dữ kiện về tình trạng phát triển của một dự án có thể được hiển thị với các màn hình trạng thái của pin trong giao diện 3-D. Ngoài ra, đại diện cũng có thể được làm rõ với một chỉ báo mức. Việc sử dụng các mũi tên hướng tròn trong 3-D cũng hứa hẹn sự đa dạng hơn trong việc trình bày các quy trình dự án. Việc chuyên nghiệp hóa các đồ họa như vậy trong bản nháp và kết hợp chúng vào các mẫu định dạng có thể có ý nghĩa sau này.

Các chuyên gia PowerPoint cũng sử dụng các biến thể bánh răng khác nhau của chức năng SmartArt để hiển thị các quy trình lồng vào nhau. Chuyển đổi danh sách thành sơ đồ hấp dẫn cũng rất hữu ích.

“Phễu” đồ họa nghệ thuật thông minh phổ biến chỉ khả dụng với PowerPoint 2007. Người dùng các phiên bản cũ hơn có tùy chọn thiết kế một cái phễu với các chức năng vẽ tích hợp và đạt được các hiệu ứng tương tự như những người có chức năng Smart Art. Điều tương tự cũng áp dụng cho biểu diễn của một kim tự tháp, có thể được tạo và chỉnh sửa trong PowerPoint 2003 với sự trợ giúp của các biểu diễn giản đồ. Hình ảnh cũng có thể được chuyển đổi thành đồ họa SmartArt chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Bắt đầu với PowerPoint 2007, thật dễ dàng thiết lập các quy trình và biểu đồ tổ chức trông chuyên nghiệp trong thời gian ngắn nhất có thể bằng cách sử dụng chức năng đồ họa SmartArt. Trong các phiên bản trước đó, cũng có thể tạo sơ đồ tổ chức, quy trình hoặc hệ thống phân cấp. Trong số những thứ khác, bạn có thể sử dụng AutoShapes để thực hiện việc này, nhờ đó bạn có thể đạt được kết quả tốt nhất khi tạo sơ đồ tổ chức và với đó bạn có thể sử dụng các đường kết nối cùng một lúc.

Ngoài phần trình bày trực quan, đồ họa SmartArt chứa một vùng văn bản riêng lẻ có thể được thiết kế với các mục con hoặc danh sách có dấu đầu dòng.

SmartArt mẫu: Tạo và tùy chỉnh chu trình

Ví dụ: nếu bạn muốn hiển thị một chu kỳ và cho biết các bước nào là cần thiết để đạt được mục tiêu, hãy chọn tùy chọn “Chu kỳ” làm thiết kế SmartArt. Trong tab “Thiết kế SmartArt”, tab này sẽ tự động mở ra sau khi chèn đối tượng, bạn có thể tùy chỉnh bố cục của đồ họa Smart Art.

Bạn có một số tùy chọn tùy chỉnh trong tab này. Ví dụ, bạn có thể:

• Mở vùng văn bản và
• Kết hợp việc ghi nhãn cho các tiểu khu riêng lẻ như một bảng liệt kê trong biểu mẫu danh sách.

Bạn cũng có thể tự do:

• Để điều chỉnh bố cục và màu sắc,
• chọn một cách trình bày phù hợp hơn từ biểu định kiểu SmartArt hoặc
• để sử dụng các ý tưởng thiết kế để trình bày slide với mức độ năng lực cao hơn.

Các khả năng đa dạng của chức năng SmartArt đảm bảo rằng bạn có thể tạo các trang trình bày cá nhân và nhiều thông tin. Với SmartArt, bạn có thể trình bày các thông điệp cốt lõi quan trọng hoặc thông tin có liên quan một cách thiết thực và đầy đủ thông tin.

Một đồ họa được tạo bằng chức năng SmartArt cũng có thể được cung cấp với một hoặc nhiều hoạt ảnh. Hoạt ảnh có thể được chọn và điều chỉnh trong tab "Ảnh động". Ví dụ, các phần khác nhau của chu kỳ được hiển thị có thể dần dần bay vào hoặc biến mất.

Các tùy chọn hiệu ứng bổ sung hoặc âm thanh và nhạc nền giúp tăng sự chú ý của khán giả về lâu dài. Chúng giúp đảm bảo rằng các thông điệp cốt lõi được truyền tải và có thể đạt được các mục tiêu trình bày.

Biểu đồ trong PowerPoint: sử dụng các công cụ tích hợp tinh vi để bạn thành công

Tương tự như chức năng SmartArt, nó có với các biểu đồ trong PowerPoint. Chúng rất cần thiết để làm sáng tỏ các sự kiện và số liệu và trình bày chúng một cách chuyên nghiệp.

Sơ đồ cũng có thể được chọn trong tab "Chèn" và được nhúng vào bản trình bày. Trong cửa sổ lựa chọn của nút Sơ đồ, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn khác nhau và hướng đến thực hành để tạo sơ đồ. Cũng có thể sửa đổi sơ đồ và điều chỉnh chúng cho phù hợp với bố cục của bản trình bày về màu sắc và văn bản.

Sơ đồ đã là một phần không thể thiếu của phần mềm trong nhiều năm. Khi chuyển sang phiên bản mới, đôi khi có thể phát sinh các vấn đề trong việc hiển thị các sơ đồ đã thiết kế, các vấn đề này có thể được giải quyết bằng các mẹo của chuyên gia và khắc phục sự cố hiệu quả.

Đây là những gì bạn có thể làm với biểu đồ trong PowerPoint

Trong phiên bản PowerPoint hiện tại, các sơ đồ chuyên nghiệp có thể được tạo để

• biểu đồ cột xếp chồng lên nhau với hiển thị tổng số và tham chiếu từ Microsoft Excel,
• Biểu đồ cột hai nghĩa hoặc
• sơ đồ đường dây được thiết kế hoàn hảo là có thể.

Các sơ đồ có thể được làm động và có cấu trúc với hai kích thước xem. Các mối tương quan cũng có thể được trình bày ngắn gọn bằng biểu đồ thanh mở rộng để nhấn mạnh mối quan hệ giữa các giá trị số. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một bài thuyết trình quốc tế, bạn có thể dễ dàng thay đổi nhãn số của sơ đồ liên quan đến định dạng số. Chuỗi dữ liệu sau đó được dán nhãn theo quy tắc của Anh hoặc Mỹ.

Những người dùng khác đánh giá cao các khả năng trong PowerPoint:

• Tạo biểu đồ hình tròn có ý nghĩa trông chuyên nghiệp và độc đáo và trong đó
• Giá trị bán hàng cho mỗi sản phẩm được chuyển đổi thành tỷ lệ phần trăm và hiển thị dưới dạng phân đoạn.
• “Sơ đồ hình tròn từ vòng tròn” hoặc “sơ đồ hình vòng tròn” cũng có thể là giải pháp cho các vấn đề về nhãn và hiển thị.

Những người dùng khác tập trung vào việc mô tả danh mục đầu tư rõ ràng bằng sơ đồ bong bóng. Biểu đồ kết hợp với các chuỗi dữ liệu khác nhau hiển thị dữ liệu khác nhau trong một ngữ cảnh cũng có thể được xây dựng một cách hiệu quả trong PowerPoint.

Trong các bài thuyết trình, chi phí của các dự án và việc tính toán mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích đóng một vai trò quan trọng. Vì lý do này, bạn hoàn toàn có thể hiển thị diễn biến chi phí trong PowerPoint bằng sơ đồ thác nước. Sẽ rất hữu ích khi tự động hiển thị các giá trị âm và dương trong biểu đồ với các màu khác nhau.

Các công ty thực hiện khảo sát giữa các nhân viên hoặc khách hàng dựa vào PowerPoint để “nhìn mọi thứ thay vì một đống dữ liệu” và hiển thị kết quả khảo sát một cách hoàn hảo dưới dạng biểu đồ.

Trong hầu hết các trường hợp, do có nhiều khả năng và chức năng trong PowerPoint, bạn có thể thực hiện mà không cần nhúng bảng tính Excel hoặc biểu đồ Excel. Các công cụ trên bo mạch của Microsoft PowerPoint để tạo sơ đồ là đủ và đã được chứng minh trong thực tế cho một phần lớn các yêu cầu chuyên nghiệp và riêng tư.

Thông tin:

Một số người có thị lực kém xanh đỏ và do đó, họ không nhìn rõ các màu khác nhau trên biểu đồ một cách chính xác. Điều này có thể dẫn đến hiểu lầm và thắc mắc về sự hiểu biết. Để đảm bảo hiển thị chính xác cho tất cả những người tham gia khán giả, bạn nên điều chỉnh việc lựa chọn màu sắc cho sơ đồ. Tập trung vào:

• Sử dụng các sắc thái xanh lam-vàng thay vì tương phản đỏ-xanh lá cây.
• Sử dụng sự khác biệt về độ sáng thay vì sự khác biệt về màu sắc.

Kết luận: Đồ họa, SmartArt và sơ đồ trong PowerPoint làm phong phú thêm bản trình bày của bạn

Microsoft PowerPoint chứa nhiều chức năng và tùy chọn thiết thực để kết hợp hình ảnh, đồ họa, SmartArt và sơ đồ vào một bài thuyết trình một cách hiệu quả và có tính chuyên nghiệp cao. Mục đích của mọi hình dung phải là gạch chân và củng cố văn bản và từ được nói. Quy trình này đảm bảo rằng các biểu đồ, hoạt ảnh và hình ảnh làm tăng sự chú ý của khán giả. Bằng cách này, các thông điệp chính có thể được truyền tải một cách rõ ràng và nhấn mạnh.

Nhiều ví dụ thực tế khi sử dụng đồ họa SmartArt cho thấy tiềm năng mà người dùng Microsoft PowerPoint có thể sử dụng. Đồng thời, cần lưu ý rằng các chức năng phức tạp và các công cụ tích hợp của phần mềm chỉ có hiệu quả nếu chúng được sử dụng đúng ngữ cảnh. Đồ họa, SmartArt và sơ đồ là phương tiện để trình bày nội dung và sự kiện phức tạp hoặc bao quát theo cách đơn giản, dễ hiểu và thú vị. Nếu bạn tiến hành theo cách này trong bài thuyết trình của mình, bạn sẽ đạt được các mục tiêu của bài thuyết trình và truyền cảm hứng cho khán giả bằng các dữ kiện và thông tin.