Nếu bạn muốn đảm bảo rằng mọi người bạn trao đổi qua email đều có chi tiết liên hệ hiện tại của bạn, bạn có thể tự động đính kèm dữ liệu của mình vào mọi email dưới dạng danh thiếp kỹ thuật số và được gửi cùng với nó.
Để danh thiếp của bạn được gửi tự động với mọi email, tốt nhất bạn nên đính kèm trực tiếp nó vào chữ ký. Do đó, Outlook thêm danh thiếp ở định dạng vCard chuẩn hóa dưới dạng tệp đính kèm với phần mở rộng .VCF vào e-mail. Bằng cách này, danh thiếp cũng có thể được đọc với các chương trình e-mail khác.
Ngẫu nhiên, trước tiên bạn không phải lưu dữ liệu liên hệ của mình dưới dạng tệp VCF: Outlook có thể truy xuất dữ liệu trực tiếp từ sổ địa chỉ nếu bạn muốn.
Đây là cách nó hoạt động trong Outlook lên đến phiên bản 2003
Trong Outlook đến 2003, thêm danh thiếp của bạn vào chữ ký như sau:
- Gọi lệnh Công cụ → Tùy chọn trên.
- Bấm vào tab Định dạng Email trên Chữ ký.
- Nếu bạn chưa làm như vậy, hãy xác định một chữ ký mới. Nếu không, hãy chọn chữ ký của bạn và nhấp vào Chỉnh sửa.
- Dưới tùy chọn vCard bấm vào Thẻ vCard mới từ liên hệ.
- Chọn liên hệ của bạn và nhấp vào VÂNG.
- Nếu bạn đã xác định các chữ ký khác, hãy đính kèm vCard được liên kết như được mô tả.
- Đóng hộp thoại.
Đây là cách nó hoạt động trong Outlook 2007/2010
Không giống như các phiên bản trước đó, Outlook 2007 và 2010 không chỉ thêm danh thiếp dưới dạng tệp đính kèm vào e-mail mà còn bao gồm biểu diễn đồ họa của danh thiếp trong chữ ký. Thực hiện như sau để gửi danh thiếp cùng:
- Trong Outlook 2007, bạn gọi lệnh Công cụ → Tùy chọn → Định dạng email trên. Trong Outlook 2010, chọn lệnh Tệp → Tùy chọn → Email.
- Nhấp vào nút Chữ ký.
- Chọn chữ ký mong muốn và đặt con trỏ vào nơi biểu diễn đồ họa của danh thiếp sẽ xuất hiện, thường là ở cuối chữ ký.
- Nhấp vào nút trên thanh công cụ phía trên trường chữ ký Thẻ thăm quan.
- Chọn mục liên hệ của bạn từ sổ địa chỉ và nhấp vào VÂNG.
- Nếu bạn sử dụng chữ ký khác như trong hình, hãy đính kèm danh thiếp vào chữ ký này như mô tả.
- Đóng hộp thoại.
Nếu bạn không muốn hình ảnh đại diện của danh thiếp xuất hiện trong văn bản tin nhắn, bạn phải xóa nó theo cách thủ công khỏi e-mail - tệp VCF được giữ dưới dạng tệp đính kèm. Nếu bạn xóa hình ảnh khi xác định chữ ký sau bước 5, sẽ không có tệp VCF nào được đính kèm.
