Trong phần sau, bạn sẽ học cách xuất dữ liệu liên hệ của mình sang Excel để xử lý và thủ thuật nào bạn có thể sử dụng để tạo bảng Excel với danh sách phân phối từ Outlook.
Cách chuyển danh bạ của bạn từ Outlook sang Excel
Việc xuất sổ địa chỉ từ Outlook sang Excel có thể cần thiết nếu bạn muốn tạo danh sách từ dữ liệu liên hệ và sắp xếp hoặc lọc chúng trong Excel. Ngay cả khi bạn muốn chuyển sổ địa chỉ của mình nhưng muốn giữ lại các trường hoặc thông tin riêng lẻ cho riêng mình, thì việc xuất sang Excel (và chỉnh sửa trong Excel) vẫn có ý nghĩa.
Thực hiện như sau để xuất:
- Khởi động Excel với sổ làm việc trống.
- Đi tới Outlook và xem danh bạ.
- Chọn tất cả các địa chỉ liên hệ sẽ được xuất.
- Kéo và thả chúng vào sổ làm việc Excel. Nếu không thể nhìn thấy cửa sổ Excel bên cạnh cửa sổ Outlook, hãy kéo các liên hệ xuống thanh bắt đầu bằng nút Excel. Chờ một chút để cửa sổ Excel mở ở phía trước.
Giờ đây, bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu trong Excel như bình thường, ví dụ: xóa, sắp xếp lại, sắp xếp, v.v. cột.
Cách tạo bảng tính Excel từ danh sách phân phối trong Outlook
Outlook không cung cấp một cách trực tiếp để xuất danh sách phân phối, chẳng hạn như sang Excel, để xử lý thêm ở đó.
Đây là một mẹo nhỏ:
- Mở sổ địa chỉ.
- Khi nhấn nút chuột phải, kéo danh sách phân phối vào hộp thư đến và thả nút chuột.
- Trong menu ngữ cảnh hiện xuất hiện, hãy chọn lệnh "Sao chép ở đây dưới dạng tin nhắn với văn bản".
- Bây giờ Outlook tạo một e-mail mới chứa tất cả dữ liệu từ danh sách phân phối. Chọn dữ liệu ở đây và sao chép nó vào Excel qua khay nhớ tạm.
