Để bạn luôn biết trạng thái hiện tại sau khi ủy quyền nhiệm vụ qua Outlook của mình, bạn có thể chỉ định rằng bạn muốn nhận báo cáo trạng thái cho các nhiệm vụ đã chuyển. Nó cũng có thể có ý nghĩa, đặc biệt là với các nhiệm vụ mở rộng
Cách chuyển đổi một nhiệm vụ thành một yêu cầu nhiệm vụ vào một ngày sau đó
Nếu bạn đã biết khi nhập một nhiệm vụ mà bạn muốn ủy quyền nó, đừng tạo một nhiệm vụ mà hãy tạo một yêu cầu nhiệm vụ. Tuy nhiên, sẽ luôn xảy ra trường hợp bạn đã nhập một nhiệm vụ vào bảng lập kế hoạch nhiệm vụ của mình và sau đó muốn chuyển nó cho người khác. Trong Outlook, nó hoạt động như sau:
- Bấm chuột phải vào tác vụ trong bộ lập lịch tác vụ và gọi lệnh Giao nhiệm vụ trên. Hoặc bạn có thể mở nhiệm vụ. Trong Outlook lên đến phiên bản 2003, sau đó bạn gọi lệnh Hành động - giao nhiệm vụ trên; trong Outlook 2007 trở lên nhấp vào nút Giao nhiệm vụ[1].
- Sau đó, nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn giao nhiệm vụ, viết một tin nhắn ngắn và điều chỉnh ngày đến hạn (để bạn vẫn có thời gian xem xét kết quả).
- Đảm bảo rằng bạn có hai tùy chọn Lưu bản sao cập nhật của nhiệm vụ này vào danh sách nhiệm vụ của tôi và Gửi báo cáo trạng thái cho tôi ngay sau khi nhiệm vụ được hoàn thành được bật. Nếu không, nhiệm vụ sẽ không xuất hiện trong bảng lập kế hoạch nhiệm vụ của bạn; Ngoài ra, bạn sẽ không được tự động thông báo khi nhiệm vụ hoàn thành.
- Gửi yêu cầu nhiệm vụ.
Bạn nên thực hiện các cài đặt này trong mọi trường hợp
Để các tác vụ được ủy quyền luôn xuất hiện trong bảng lập kế hoạch tác vụ của bạn và bạn được thông báo khi tác vụ được hoàn thành, tôi khuyên bạn nên kích hoạt hai cài đặt trong Outlook của mình. Sau đó, bạn không phải luôn nhớ kích hoạt các tùy chọn từ bước 3 từ phần trước khi ủy quyền:
- Trong Outlook cho đến năm 2007, bạn gọi Công cụ - Tùy chọn - Tùy chọn tác vụ trên, trong Outlook 2010 trở lên, lệnh Tệp - Tùy chọn - Nhiệm vụ.
- Trong Outlook lên đến 2007, hãy tắt hai tùy chọn Luôn cập nhật các nhiệm vụ được giao trong danh sách nhiệm vụ và Gửi báo cáo trạng thái khi hoàn thành nhiệm vụ được giao Một.
Trong Outlook 2010 trở lên, hãy bật các tùy chọn sau:
Cập nhật danh sách việc cần làm của tôi với các bản sao nhiệm vụ tôi giao cho người khác và Gửi báo cáo trạng thái khi tôi đã hoàn thành nhiệm vụ được giao. - Đóng hộp thoại.
Đây là cách bạn có thể hiển thị trạng thái hoàn thành trong bảng lập kế hoạch tác vụ của mình
Trong danh sách hoạt động (xem Danh sách đơn giản) cột bị thiếu % hoàn thànhđiều đó trong quan điểm Danh sách chi tiết xuất hiện. Nếu bạn thường ủy thác các nhiệm vụ khá rộng và nhân viên của bạn thường xuyên ghi lại trong Outlook phần trăm nhiệm vụ mà họ đã hoàn thành, thì tôi khuyên bạn nên sử dụng % hoàn thành cũng trong tầm nhìn Danh sách đơn giản chèn vào. Đây là một cách tốt hơn để giữ cho bản thân luôn cập nhật. Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:
- Chọn chế độ xem trong bộ lập lịch tác vụ Danh sách đơn giản.
- Nhấp chuột phải vào một trong các tiêu đề cột, ví dụ trên Chủ đề nhiệm vụvà gọi lệnh Lựa chọn lĩnh vực trên.
- Kéo nút % hoàn thành từ hộp thoại với nút chuột trái được nhấn đến hàng có tiêu đề cột. Ví dụ: kéo nút đằng sau tiêu đề Đến hạn vào. Các mũi tên màu đỏ cho biết vị trí nút sẽ được chèn làm đầu đề cột mới. Ngay sau khi bạn có nút ở vị trí mong muốn, hãy thả nút chuột.
- Nếu bạn không muốn chèn thêm bất kỳ cột nào, hãy đóng hộp thoại Lựa chọn lĩnh vực.
