Nhiều người dùng sử dụng Excel để quản lý tất cả các loại danh sách. Địa chỉ, bài báo, giá cả, ngân sách và các kho dữ liệu khác tất nhiên cũng có thể được chuyển sang Word thông qua khay nhớ tạm - do đó tiết kiệm được nhu cầu nhập lại dữ liệu
Sắp xếp dữ liệu Excel bằng AutoFilter
Với phương pháp đầu tiên, bạn chọn thông tin bạn muốn trước khi chuyển nó sang Word bằng chức năng lọc trực tiếp trong Excel:
- Trong Excel, hãy mở bảng mà bạn muốn lấy thông tin.
- Trong Excel 2003, 2002 / XP và 2000, bấm vào bất kỳ ô nào trong danh sách, sau đó chọn menu DỮ LIỆU-BỘ LỌC-TỰ ĐỘNG.
Trong Excel 2007, bạn sẽ tìm thấy chức năng lọc trong tab »Bắt đầu« trong nhóm CHỈNH SỬA. Bấm vào nút SẮP XẾP VÀ BỘ LỌC trong nhóm rồi bấm BỘ LỌC. - Bây giờ Excel sẽ chuyển đổi các tiêu đề cột trong danh sách của bạn thành cái gọi là »danh sách thả xuống«, mà bạn có thể nhận ra bằng các mũi tên trỏ xuống. Bạn có thể sử dụng các danh sách này để chọn các tiêu chí sẽ áp dụng cho các bài viết bạn đang tìm kiếm.
Trong Excel 2007, khi bạn bấm vào mũi tên chỉ xuống dưới, một menu mới sẽ xuất hiện trong cột »Danh mục« trong đó tất cả các mục được chọn. Đầu tiên hãy hủy kích hoạt hộp kiểm phía trước »Chọn tất cả« trong menu này. Sau đó kích hoạt lại hộp kiểm ở phía trước danh mục mong muốn. - AutoFilter đặc biệt phù hợp với mục đích của chúng tôi, vì giờ đây nó tự động ẩn tất cả các mục trong danh sách không đáp ứng tiêu chí mong muốn. Kết quả là chính xác bảng mà bạn muốn chuyển sang Word. Bạn có thể dễ dàng đánh dấu, sao chép và sau đó dán chúng vào văn bản Word của mình.
Thông thường, một số hàng trong bảng Excel được tô màu để có cái nhìn tổng quan hơn và đôi khi bạn muốn thu hút sự chú ý đến những thay đổi trong ô thông qua định dạng có điều kiện. Là một tính năng đặc biệt, bộ lọc Excel 2007 cung cấp tùy chọn lọc theo màu hàng. Để thực hiện việc này, hãy chọn một ô trong danh sách bài viết và chuyển sang chức năng lọc trong thẻ »Bắt đầu« trong nhóm »Chỉnh sửa«. Gọi hàm SORT AND FILTER-FILTER. Nhấp vào mũi tên xuống trong bất kỳ tiêu đề cột nào.
Bây giờ chọn mục nhập »Lọc theo màu« trong menu mở ra. Sau đó, bạn sẽ được lựa chọn tất cả các màu hàng trong bảng. Chọn màu bạn muốn. Công nghệ với AutoFilter về cơ bản hoạt động khá tốt, nhưng nó cũng có một vài nhược điểm: Một mặt, bạn phải rời khỏi Word để chuẩn bị dữ liệu. Ngoài ra, không có liên kết nào giữa Word và Excel, vì vậy bạn phải lặp lại quy trình nếu, ví dụ: giá thay đổi, các mặt hàng bị xóa khỏi chương trình hoặc các mặt hàng mới được thêm vào. Do đó, bạn nên làm quen với một giải pháp thay thế thứ hai, ít được biết đến không có những nhược điểm này và bạn không cần phải rời khỏi Word.
Chèn bảng Excel làm cơ sở dữ liệu trong Word 2007
Nói một cách chính xác, một danh sách được tạo trong Excel không hơn gì một bảng cơ sở dữ liệu: các trường được sắp xếp theo cột và các bản ghi dữ liệu (mục danh sách) theo hàng. Do đó, bạn cũng có thể sử dụng giao diện cơ sở dữ liệu của Word để truy cập các bảng Excel.
Trong Word 2007, thanh công cụ cơ sở dữ liệu đã bị loại bỏ do khái niệm hoạt động mới. Do đó, trước tiên cần đưa nút CHÈN CƠ SỞ DỮ LIỆU trong thanh công cụ truy cập nhanh để gọi hàm này một cách thuận tiện.
Tiến hành như sau:
- Bấm chuột phải vào ruy-băng và chọn TÙY CHỈNH CÔNG CỤ ĐỂ TRUY CẬP NHANH từ menu ngữ cảnh.
- Sau đó đặt mục nhập »Tất cả các lệnh« trong trình đơn thả xuống CHỌN LỆNH trong cửa sổ hộp thoại hiện đang mở ra.
- Tìm kiếm trong danh sách cho »Chèn cơ sở dữ liệu« và chuyển mục nhập này bằng nút THÊM sang danh sách bên phải với tất cả các nút trước đó trên thanh truy cập nhanh.
- Bây giờ hãy đóng cửa sổ hộp thoại Word Options bằng OK.
Bây giờ bạn đã trở lại môi trường làm việc Word bình thường và có thể sử dụng nút bạn vừa tạo để nhập danh sách bài viết trong sổ làm việc Excel dưới dạng cơ sở dữ liệu trong Word.
Đây là quy trình chính xác để nhập danh sách bài viết dưới dạng cơ sở dữ liệu trong Word 2007:
- Mở tài liệu mà bạn muốn nhập danh sách bài viết và đặt con trỏ vào vị trí chèn mong muốn cho danh sách bài viết.
- Nhấp vào nút CHÈN CƠ SỞ DỮ LIỆU mới được thêm vào trong thanh khởi chạy nhanh.
- Trong hộp thoại sau, hãy nhấp vào NHẬP DỮ LIỆU và sau đó chọn tệp Excel mà bạn muốn nhập dữ liệu từ đó.
- Hộp thoại bây giờ chứa danh sách các trang tính trong tệp đã chọn. Chọn tên của trang tính với dữ liệu của bạn và đảm bảo rằng hộp kiểm VÒNG ĐẦU TIÊN CỦA DỮ LIỆU CHỨA ĐẦU CỘT được kích hoạt. Xác nhận lựa chọn của bạn với OK.
- Trong hộp thoại cơ sở dữ liệu, hãy nhấp vào nút YÊU CẦU TÙY CHỌN để chỉ chèn một số dòng nhất định vào tài liệu.
- Trên tab »Lọc bản ghi dữ liệu«, bạn có thể xác định tiêu chí để Word chỉ đọc các dòng mong muốn từ bảng Excel.
- Nếu muốn, bạn có thể sử dụng các tab khác trong hộp thoại để xác định tiêu chí sắp xếp và chọn các trường sẽ được nhập. Cuối cùng, xác nhận cài đặt của bạn với OK.
- Sau đó bấm vào CHÈN DỮ LIỆU. Bây giờ bạn có thể hạn chế số lượng bản ghi dữ liệu được đọc. Vui lòng kích hoạt hộp kiểm phía trước tùy chọn INSERT AS FIELD để Word lưu tất cả các tham số của truy vấn cụ thể này. Bạn có thể đọc ở trạng thái hiện tại của dữ liệu bất kỳ lúc nào bằng cách chỉ cần cập nhật chức năng trường bằng phím F9.
- Cuối cùng, xác nhận các mục nhập của bạn với OK. Tất cả các dòng từ bảng Excel của bạn phù hợp với các tùy chọn truy vấn bây giờ sẽ được chèn vào vị trí con trỏ hiện tại.
