Sử dụng Thunderbird thay thế cho Outlook đúng cách

Mẹo và gợi ý để vận hành dễ dàng

Chương trình thư Mozilla Thunderbird được đặc trưng bởi mức độ thân thiện với người dùng cao và sự đơn giản của nó trong điều hướng menu và có một lợi thế quyết định khác. Vì nó là một chương trình giao tiếp đa nền tảng và mã nguồn mở nên nó có thể được cài đặt trên các hệ điều hành khác nhau mà không gặp bất kỳ vấn đề gì.

Thunderbird chạy trên các hệ điều hành này

Thunderbird có sẵn cho các hệ điều hành Windows, MacOS và Linux phổ biến. Sử dụng hệ điều hành khác, chẳng hạn như B. Raspberry Pi bạn có thể biên dịch mã nguồn. Trong trường hợp này, Thunderbird cũng có thể chạy trên các nền tảng không xác định.

Chương trình thư kết hợp tốc độ, bảo vệ dữ liệu và chức năng với công nghệ mới nhất, làm cho Thunderbird trở thành một trong những chương trình thư điện tử phổ biến nhất cùng với Microsoft Outlook. Phiên bản mới nhất có tên 78.10.0 và được phát hành vào ngày 19 tháng 4 năm 2022-2023. Một số tài khoản POP3 và IMAP có thể được quản lý riêng biệt trong Thunderbird, làm cho chương trình trở thành công cụ quản lý cuộc hẹn, e-mail và liên hệ tập trung.

Video hướng dẫn sử dụng Thunderbird: tổng quan về cấu trúc và các chức năng quan trọng nhất

Nếu bạn muốn có ấn tượng trực quan về cách bạn có thể sử dụng Thunderbird và các chức năng quan trọng nhất của chương trình thư là gì, thì video này sẽ giúp bạn.

Cách thiết lập tài khoản email của bạn trong Thunderbird

Trong các phiên bản Thunderbird cũ hơn, bạn phải biết các cài đặt cho IMAP, SMTP và SSL / TLS của ứng dụng email của mình. Với Thunderbird mới, tất cả những gì bạn phải làm là nhập các chi tiết sau:

• tên của bạn
• địa chỉ email của bạn
• Mật khẩu của tài khoản email của bạn được kết nối

Sau đó, trình hướng dẫn thiết lập tài khoản sẽ tự động tìm kiếm cơ sở dữ liệu được lưu trữ và tìm cài đặt e-mail thích hợp cho tài khoản của bạn.

Sử dụng Thunderbird: Đây là cách cấu trúc menu

Khi bạn lần đầu tiên nhìn vào màn hình bắt đầu của Mozilla Thunderbird, bạn nhận thấy rằng chương trình rất rõ ràng và gần như tự giải thích.

Bạn sẽ tìm thấy các nút khác nhau trong thanh menu trên cùng. Đây là những chức năng của chúng:

Hồi tưởng: Nút này cho phép bạn nhận email của mình từ tất cả các loại tài khoản có sẵn như Pop3 hoặc IMAP. Bạn có thể chọn tải tin nhắn từ máy chủ cho một tài khoản hoặc cho tất cả các tài khoản.

Soạn, biên soạn: Trong mục menu "Soạn", bạn có tùy chọn tạo e-mail, một cuộc hẹn hoặc một nhiệm vụ.

Trò chuyện: Thunderbird hỗ trợ các ứng dụng nhắn tin tức thì và các chương trình trò chuyện. Công cụ e-mail hỗ trợ các giao thức sau:

• Trò chuyện chuyển tiếp Internet (IRC)
• XMPP
• Tin nhắn trực tiếp trên Twitter

Để có thể sử dụng chức năng trò chuyện, trước tiên bạn phải tạo một tài khoản mới với nhà cung cấp dịch vụ trò chuyện hoặc nhắn tin tức thì. Tính năng này hoạt động dễ dàng thông qua nút "Trò chuyện". Sau khi thiết lập, bạn có thể gửi tin nhắn ngắn và trò chuyện qua Thunderbird.

Danh mục: Mozilla Thunderbird bao gồm một sổ địa chỉ được tích hợp sẵn mà bạn có thể mở bằng cách nhấp vào nút. Bạn có thể duy trì dữ liệu cá nhân của các liên hệ của mình trong sổ địa chỉ. Giống như nhiều chức năng khác, bạn có thể mở sổ địa chỉ bằng phím tắt: Ctrl + Shift + B.

Bộ lọc nhanh:Bộ lọc nhanh chứa chức năng tìm kiếm mà bạn có thể kiểm tra các từ khóa và từ khóa trong thư của mình. Bộ lọc nhanh có thể được bật theo yêu cầu hoặc theo nguyên tắc. Ngay sau khi bạn bắt đầu nhập các từ vào cửa sổ tìm kiếm của bộ lọc, bạn sẽ nhận được kết quả hiển thị.

Mẹo 1 của chuyên gia: Một cú nhấp chuột vào sổ địa chỉ

Bạn cũng có thể nhanh chóng thêm mọi người vào sổ địa chỉ của mình từ email bằng một cú nhấp chuột. Đơn giản chỉ cần đi đến biểu tượng ngôi sao trong các tin nhắn đã nhận. Như với mục nhập thông thường, sau đó bạn có thể thêm các chi tiết như ngày sinh, ảnh hoặc thông tin liên hệ khác của người đó.

Mẹo chuyên gia 2: Viết mô-đun văn bản

Ngoài các e-mail riêng lẻ, bạn cũng có thể viết các mô-đun văn bản trong Thunderbird. Mô-đun văn bản có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian. Trong nhiều trường hợp, các cụm từ và lời chào được sử dụng có thể được chèn bán tự động theo cách này.

Đây là cách cấu trúc menu ứng dụng Thunderbird

Menu ứng dụng Thunderbird có thể được mô tả như là trung tâm điều khiển của phần mềm giao tiếp. Trong số những thứ khác, bạn có tùy chọn:

• Tìm kiếm các tính năng
• In email hoặc cuộc hẹn,
• Lưu tin nhắn dưới dạng tệp eml,
• Dọn sạch thùng rác Thunderbird
• Tạo các bộ lọc khác nhau cho tin nhắn,
• Tiện ích bổ sung (tiện ích mở rộng), ví dụ: để quản lý hoặc tải Kết hợp Thư để gửi thư hàng loạt được cá nhân hóa hoặc SmartTemplate4 để thay đổi vĩnh viễn tiêu đề trả lời Thunderbird,
• Thực hiện cài đặt chung cho Thunderbird,
  ví dụ: quản lý danh sách người nhận,
• Điều khiển các menu riêng lẻ bằng một cú nhấp chuột,
• Để sử dụng cả chức năng trợ giúp

• Thoát Thunderbird.

Bạn cũng có thể đặt ngôn ngữ cho kiểm tra chính tả trong cài đặt.

Trong các phiên bản trước của Thunderbird, có thể tích hợp Jabber Messenger. Không thể tích hợp được nữa vì Jabber đã bị ngừng làm ứng dụng. Các lựa chọn thay thế cho Jabber bao gồm GoToMeeting, WebEx hoặc phần mềm hội nghị truyền hình nổi tiếng Zoom. Các MS Teams phổ biến cũng có thể được liên kết với Thunderbird.

Email của bạn được sắp xếp trong cây thư mục

Trong cây thư mục của email, bạn sẽ tìm thấy tất cả các thư mục quan trọng để quản lý email hoặc đọc tin nhắn mới. Các thư mà ứng dụng e-mail đã xác định là quảng cáo hoặc có khả năng nguy hiểm sẽ tự động được chuyển đến thư mục "Bị nghi ngờ là thư rác".

Thư mục "Đã xóa" chứa tất cả các thư bạn đã xóa. Với một cú nhấp chuột trái, bạn mở một menu thả xuống, trong đó bạn có thể xóa vĩnh viễn thùng rác.

Tạo các thư mục cục bộ trong cây thư mục e-mail

Ngoài các thư mục do hệ thống tạo cho các tin nhắn e-mail của bạn, Thunderbird cung cấp cho bạn tùy chọn tạo thêm các thư mục cục bộ và thư mục lưu trữ. Thủ tục này rất hữu ích để sắp xếp các thông báo theo các lĩnh vực chủ đề khác nhau. Bạn có thể tạo một thư mục mới bằng cách nhấp chuột phải vào "Thư mục cục bộ". Sau đó nhấp vào “Thư mục mới.” Một hộp thoại mở ra trong đó bạn có thể gán tên thư mục mới. Thư mục mới xuất hiện trong cây thư mục sau khi nó được tạo lần đầu tiên. Nó có thể chứa đầy những thông điệp cụ thể.

Khu vực đọc e-mail của bạn có các chức năng này

Trung tâm của mọi phần mềm liên lạc là khu vực đọc e-mail. Tương tự như các chương trình thư khác, trong Mozilla Thunderbird, bạn có thể:

1. Đọc các email đến,
2. Gửi tin nhắn email mới,
3. Định dạng tin nhắn dưới dạng văn bản hoặc HTML.

Bạn cũng có thể sắp xếp email của mình theo các danh mục sau:

• Đánh dấu
• Đơn đặt hàng đến
• Gắn
• thẩm quyền giải quyết
• Đã đọc / Chưa đọc
• Tình trạng rác
• Có liên quan
• ngày

Với lựa chọn cột, bạn cũng có thể sắp xếp theo các thông số kỹ thuật khác.

Đây là cách cấu trúc khu vực đọc sách tại Thunderbird

Nếu bạn đã nhận được e-mail, bạn có tùy chọn chọn các hành động khác nhau trong vùng đọc:

Câu trả lời: Như trong bất kỳ phần mềm email nào, bạn có thể trả lời email.

Chuyển tiếp lên: Bạn cũng có thể chuyển tiếp nó cho những người nhận khác.

Lưu trữ: Với một cú nhấp chuột vào "Lưu trữ", thư có thể được chuyển đến một thư mục lưu trữ cụ thể. Điều này giúp bạn có thể xem thư vào thời điểm sau đó và giữ cho hộp thư đến của bạn ngăn nắp.

Rác: Nút “Rác” cũng rất cần thiết. Nếu bạn nhận được một tin nhắn nguy hiểm tiềm ẩn có phần đính kèm e-mail có chứa phần mềm độc hại hoặc e-mail hàng loạt có nội dung quảng cáo, bạn có thể di chuyển nó vào thư mục rác chỉ bằng một cú nhấp chuột. Mozilla Thunderbird được tắt với bộ lọc thư rác tự học giúp ghi nhớ người gửi và tự động chuyển các thư khác vào thư mục rác.

Dập tắt: Với một cú nhấp chuột vào Xóa thư đã biến mất. Tuy nhiên, sau đó nó vẫn nằm trong "thùng rác" và có thể được khôi phục từ đó.

Trong vùng đọc, bạn cũng có các tùy chọn khác để xem tin nhắn e-mail. Nhấp vào nút “Thêm” để hiển thị. Sau đó, bạn sẽ nhận được các tùy chọn khác cho e-mail của mình.

Đây là cách bạn "đào tạo" bộ lọc thư rác Thunderbird

Để đào tạo bộ lọc thư rác Thunderbird, điều cần thiết là phải di chuyển thủ công một số lượng email nhất định vào thư mục rác bằng cách nhấp vào nút "Thư rác". Theo thời gian, bộ lọc thư rác tích hợp mà bạn phải kích hoạt một lần cho mỗi tài khoản, hoạt động đáng tin cậy và tự động lọc ra thư rác và thư độc hại.

Bạn có thể kích hoạt bộ lọc thư rác trong Thunderbird trong menu E-Mail. Bạn có thể truy cập menu bằng cách nhấp vào tài khoản của mình trong cây thư mục email ở trên cùng. Trong bước tiếp theo, hãy chọn "Chỉnh sửa cài đặt tài khoản" và sau đó chọn "Bộ lọc rác." Chọn hộp kiểm: "Kích hoạt bộ lọc rác cho tài khoản này."

Mở và chỉnh sửa nhiều email trong các tab

Tính năng mới của Thunderbird là bạn có thể tải e-mail của mình vào các tab khác nhau. Bạn có thể mở nhiều thư cùng lúc và chuyển đổi giữa các thư. Làm việc trong Thunderbird gợi nhớ đến làm việc trong Firefox. Nhiều tab cũng có thể được mở song song ở đó.

Khi bạn thoát khỏi Thunderbird, các tab hiển thị sẽ tự động được lưu và khôi phục khi bạn khởi động lại. Trong thanh tab, bạn sẽ tìm thấy menu tab mới giúp bạn chuyển giữa các tab.

Lọc email trong Thunderbird thậm chí còn tốt hơn

Trong Thunderbird, không chỉ có bộ lọc nhanh được giới thiệu ở phần đầu, mà còn có tùy chọn lọc e-mail của bạn theo tin nhắn, từ khóa hoặc người từ sổ địa chỉ của bạn. Bạn có thể lưu các bộ lọc và sử dụng chúng trong một số thư mục.

Ngoài việc sử dụng các bộ lọc trên trang kết quả tìm kiếm trong Thunderbird, bạn cũng có thể sử dụng công cụ dòng thời gian để theo dõi thư bạn đang tìm kiếm. Tất cả các tin nhắn và lịch sử trò chuyện cũng được Thunderbird lập chỉ mục. Bạn có thể tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm thậm chí còn nhanh hơn. Sau đó, kết quả tìm kiếm của bạn được hiển thị trong một tab để bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các email này và các email khác.

Mẹo: Hãy để Thunderbird tự động trả lời email của bạn

Với cái gọi là "trả lời tự động", bạn có thể tự động gửi thư trả lời tiêu chuẩn đến e-mail. Để Thunderbird tự động trả lời, trước tiên bạn cần có một mẫu. Soạn email và để người nhận mở. Sau đó nhấp vào "File / Save As / Template".
Bây giờ, tạo một bộ lọc mới trong "Thêm / Bộ lọc" bằng cách nhấp vào "Mới" ở bên phải trong cửa sổ. Đặt tên cho bộ lọc, ví dụ: "Trả lời tự động". Trong phần "Hành động cần thực hiện" ở cuối cửa sổ, nhấp vào "Di chuyển tin nhắn" - một menu dài gồm các hành động có thể thực hiện sẽ xuất hiện. Từ đó, chọn "Trả lời bằng mẫu". Bây giờ bạn có thể sử dụng nút bên cạnh nó để chọn mẫu bạn muốn.
Thận trọng: Nếu bạn tạo một thư trả lời tự động mà không có bộ lọc, tất cả các email của bạn sẽ được trả lời bằng nó từ bây giờ. Trả lời tự động có thể làm phiền các đối tác thư! Vì vậy, hãy cẩn thận với tính năng này. Bạn có thể hủy kích hoạt trả lời tự động trong danh sách bộ lọc và chỉ kích hoạt chúng khi được yêu cầu.
Nó thường có ý nghĩa rằng trả lời tự động chỉ hoạt động trong một số điều kiện nhất định. Bạn thiết lập thêm các điều kiện này trong cửa sổ. Đánh dấu chọn xem thư phải đáp ứng "Tất cả các điều kiện" hay chỉ "Ít nhất một điều kiện".

Thiết lập trả lời tự động trực tiếp với nhà cung cấp khi tắt PC

Hãy nhớ: Thunderbird chỉ có thể trả lời email cho bạn khi PC của bạn đang chạy. Nếu bạn cần trả lời tự động vì bạn vắng mặt khi tắt PC, bạn phải thiết lập nó trong máy chủ thư của mình. Để thực hiện việc này, hãy đến trực tiếp nhà cung cấp của bạn, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn dưới các tên sau:

• Web.de: Câu trả lời tự động
• Freenet: gửi và nhận
• GMX: Không có tùy chọn
• Gmail: Thông báo về kỳ nghỉ chung

Quản lý các cuộc hẹn và nhiệm vụ trong Thunderbird

Ngoài sổ địa chỉ và chức năng e-mail, Thunderbird cũng bao gồm lịch và tùy chọn quản lý tác vụ. Các cuộc hẹn và nhiệm vụ được hiển thị rõ ràng trong Thunderbird ở phía bên phải của cửa sổ chính:

Nếu bạn muốn mở tab lịch hoặc tác vụ dưới dạng toàn bộ cửa sổ, bạn có thể sử dụng các nút ở góc trên bên phải của Thunderbird.

Ví dụ, bạn có thể dễ dàng in sổ địa chỉ của mình nếu bạn cần cho một cuộc hẹn bên ngoài hoặc một chuyến công tác.

5 tính năng tiện dụng khác của Thunderbird

1. Sử dụng các chủ đề: Với các chủ đề khác nhau, bạn có thể điều chỉnh giao diện người dùng Thunderbird cho phù hợp với mình. Ví dụ, nếu bạn chủ yếu làm việc vào buổi tối, bạn có thể kích hoạt chủ đề tối dễ bắt mắt. Là một tiện ích bổ sung, bạn cũng có thể tải xuống các chủ đề khác ngoài chủ đề sáng và tối được cài đặt sẵn.
2. Tải xuống các tiện ích bổ sung trực tiếp trong Thunderbird: Bạn không cần phải truy cập trang web tiện ích bổ sung để tải xuống tiện ích bổ sung. Chỉ cần vào phần quản lý tiện ích bổ sung và chọn tiện ích bổ sung mà bạn cần. Mô tả và xếp hạng sẽ giúp bạn tìm đúng.
3. Bảo vệ chống lừa đảo: Thunderbird đánh dấu các email có thể là một nỗ lực lừa đảo. Điều này bảo vệ bạn khỏi việc nhấp vào các liên kết độc hại và cho phép bạn xóa email trước khi bạn mở chúng.
4. Lời nhắc tệp đính kèm: Thunderbird tìm kiếm các văn bản e-mail của bạn để tìm các từ "tệp đính kèm", "PDF" và các tên loại tệp khác. Sau đó, chương trình sẽ nhắc bạn thực sự thêm phần đính kèm của mình vào e-mail trước khi bạn gửi tin nhắn.
5. Thư mục nhóm: Ví dụ, với các thư mục được nhóm, bạn có thể gộp các hộp thư đến của một số tài khoản e-mail lại với nhau trong Thunderbird trong một thư mục. “Kho lưu trữ” hoặc thư mục “đã gửi” của bạn cũng có thể được nhóm lại. Bằng cách này, bạn có thể quản lý mọi thứ trong nháy mắt và không phải lúc nào bạn cũng phải mở các thư mục khác nhau để xem thư đến mới của mình.

Kết luận: Thunderbird dễ sử dụng và cung cấp nhiều tính năng thiết thực

Hoạt động của Mozilla Thunderbird là tự giải thích và thân thiện với người dùng. Ngoài chức năng e-mail cổ điển, Thunderbird có lịch, sổ địa chỉ và danh sách công việc.

Phạm vi chức năng, phạm vi hoạt động trên các nền tảng và hệ điều hành khác nhau cũng như tính thân thiện với người dùng khiến Mozilla Thunderbird trở thành một trong những chương trình thư phổ biến nhất và được sử dụng rộng rãi nhất. Các tính năng mới thực tế của phiên bản hiện tại là các tab e-mail và khả năng tải xuống các tiện ích bổ sung trực tiếp từ Thunderbird.