- Mẹo và thủ thuật cho Outlook
- Thư điện tử và lưu lượng thư điện tử: mẹo để có cái nhìn tổng quan và hiệu quả hơn
- Di chuyển email mà không cần kéo và thả
- Hướng dẫn bằng video - mẹo của chuyên gia: Cách lưu ghi chú cá nhân trong Outlook
- In và lưu email
- Các phím tắt quan trọng và các bước nhanh chóng:
- Kết luận: Sử dụng các mẹo và thủ thuật Outlook vì lý do hiệu quả
Chúng tôi có tất cả các thông tin cho bạn!
Microsoft Outlook là một trong những chương trình truyền thông nổi tiếng và hiệu quả nhất trên thị trường ứng dụng phần mềm. Ngoài các chức năng nổi tiếng, chẳng hạn như thay đổi phông chữ hoặc màu sắc, điều chỉnh định dạng, bắt đầu kiểm tra chính tả hoặc mở cửa sổ lịch, còn có các mẹo và thủ thuật nội bộ khác mà mọi người dùng nên biết. Những mẹo và gợi ý này cho phép người dùng Outlook tận dụng tối đa Outlook để vận hành Outlook nhanh hơn và chính xác hơn.
Mẹo và thủ thuật cho Outlook
Về cơ bản, mọi người dùng đều phải đối mặt với câu hỏi liệu họ có nên sử dụng một chương trình liên lạc trả phí như Microsoft Outlook hay liệu họ có hài lòng với các ứng dụng miễn phí như Microsoft Mail hay Mozilla Thunderbird hay không. Nếu bạn đã quyết định sử dụng Microsoft Outlook, câu hỏi cũng đặt ra là bạn nên mua Outlook hay Office ở phiên bản 32 hay 64 bit.
Đây là một câu hỏi về nguyên tắc và mức độ mạnh mẽ của máy tính được sử dụng. Với phiên bản 32-bit, có thể cài đặt tối đa 4 GB RAM. Ngược lại, hệ điều hành 64-bit hỗ trợ RAM cao hơn đáng kể và do đó có mức hiệu suất cao hơn. Theo quy định, RAM 8 GB, 16 GB trở lên có thể được sử dụng.
Người dùng có thể tìm thấy hướng dẫn sử dụng cho tất cả các chương trình và chức năng của Outlook cũng như tất cả các ứng dụng phần mềm khác của Microsoft trên Internet tại liên kết sau: docs.microsoft.com/de-de/.
Khởi động Outlook nhanh hơn và giảm kích thước của tệp dữ liệu
Công việc hàng ngày với Outlook thật thú vị khi chương trình hoạt động nhanh chóng và không có lỗi chức năng. Nếu ứng dụng phần mềm khởi động chậm và chậm, có thể có quá nhiều hoặc quá chậm phần bổ trợ. Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải xóa các phần bổ trợ không cần thiết để tăng tốc hệ thống trở lại.
Các tệp PST hoặc OST lớn cũng có thể làm chậm hệ thống và giao tiếp với Microsoft Outlook. Vì lý do này, nên kiểm tra kích thước của tệp PST đều đặn. Tất cả thông tin và cài đặt từ Outlook được lưu dưới dạng mục nhập trong tệp PST hoặc OST. Kích thước của tệp có thể được giảm bớt bằng cách lưu trữ hoặc lưu trữ các thư mục hoặc tệp khối lượng lớn.
Sau một hành động chính trong đó các tệp được kiểm tra và xóa, tệp dữ liệu có thể không thu nhỏ kích thước cùng một lúc. Điều này là do Outlook không ngay lập tức dọn dẹp tệp dữ liệu sau khi thông tin bị xóa. Ngoài ra, quá trình nén tệp dữ liệu cũng có thể được bắt đầu theo cách thủ công. Quy trình này cho phép các bản sao lưu cần thiết được thực hiện nhanh chóng hơn. Ngoài ra, Outlook khởi động nhanh hơn.
Quan trọng: Kiểm tra liên tục thư mục “Các mục đã gửi”. Trong nhiều trường hợp, nó chứa một lượng lớn dữ liệu và tệp đính kèm không thực sự cần thiết. Nếu bạn muốn tiết kiệm dung lượng lưu trữ, có thể hiệu quả để làm trống một phần thư mục "Các mục đã Xóa".
Việc ghi lại và đánh giá thời gian bạn làm việc với Outlook cũng có thể thú vị và thiết thực. Biết các bước công việc mất bao lâu có thể rất quan trọng, không chỉ đối với những người tự kinh doanh, người làm nghề tự do hay người sử dụng lao động. Các cá nhân cũng được hưởng lợi từ việc đánh giá thông tin, thông tin này có thể dễ dàng chuyển sang Microsoft Excel.
Thư điện tử và lưu lượng thư điện tử: mẹo để có cái nhìn tổng quan và hiệu quả hơn
Có rất nhiều mẹo và thủ thuật liên quan đến việc viết và gửi email cũng như lưu lượng email chung. Ví dụ: bạn có biết rằng với Outlook, bạn có thể đóng tất cả các cửa sổ cùng một lúc không?
- Trong Outlook lên đến phiên bản 2007 bạn gọi Tệp → Tất cả các phần tử đóng lại.
- Trong Outlook 2010, hãy dùng lệnh Xem → Cửa sổ → Đóng tất cả các mục.
Ngẫu nhiên, các lệnh này không chỉ đóng thư mà còn đóng tất cả các cửa sổ Outlook khác. Nếu bạn chưa lưu các thay đổi trong một trong các cửa sổ, Outlook sẽ cho bạn cơ hội để thực hiện.
Một mẹo quan trọng khác cho Outlook là thêm chủ đề vào hộp thư đến sau đó. Việc thêm chủ đề vào thư sau này có thể hữu ích để có thể tìm kiếm nội dung của thư hiệu quả hơn và nhanh hơn trong tương lai. Trong trường hợp các e-mail được gửi có hoặc không có chủ đề ngắn, bạn nên thay đổi chủ đề sau đó.
Làm cho Outlook rõ ràng - đây là cách nó hoạt động
Sự rõ ràng về cơ bản là một vấn đề quan trọng trong Outlook. Ví dụ: nhiều người dùng tự hỏi làm thế nào bạn có thể theo dõi nhiều thư và tách thư quan trọng khỏi thư không quan trọng. Một cách là tùy chỉnh các dạng xem trong Outlook. Mục đích của mọi thay đổi trong cài đặt phải là hộp thư đến có thể quản lý được. Hiệu quả xử lý e-mail cũng có thể bao gồm việc tự động sắp xếp hộp thư đến theo thứ tự thời gian. Thủ tục này giúp Outlook có thể mở e-mail chưa đọc tiếp theo thay vì thư đã đọc tiếp theo.
Chức năng hiển thị tin nhắn cho từng người nhận hoặc hiển thị chung các e-mail liên quan với nhau cũng có thể rất cần thiết. Các tùy chọn cài đặt chính có thể được tìm thấy trong menu "Chế độ xem".
Mẹo nội bộ:
Trong Outlook, bạn cũng có thể sử dụng cài đặt dạng xem để hiển thị tổng số thư trong thư mục thay vì số lượng thư chưa đọc trong hộp thư đến.
Mở email mới - mọi lúc, mọi nơi
Bấm đúp vào không gian trống trong một thư mục hoặc trong hộp thư đến để mở một cửa sổ trong đó bạn có thể viết e-mail mới.
Tuy nhiên, điều này chỉ hoạt động ở các vị trí trống bên dưới danh sách e-mail - nếu không Outlook sẽ mở e-mail mà bạn đã nhấp vào. Tuy nhiên, bạn có thể ẩn danh sách e-mail bằng cách nhấp vào biểu tượng dấu cộng bên cạnh cột hiện đang được nhóm trong Outlook lên đến phiên bản 2007. Trong Outlook 2010, thu nhỏ danh sách bằng cách nhấp vào hình tam giác màu đen bên cạnh cột được nhóm.
Gửi nội dung của khay nhớ tạm dưới dạng e-mail
Bạn đã viết gì đó trong Outlook hoặc trong một chương trình khác và muốn gửi văn bản này dưới dạng e-mail (hoặc như một phần của e-mail)?
- Chọn phần văn bản và sao chép nó vào khay nhớ tạm bằng Ctrl + C.
- Chuyển sang Outlook (bất kể mô-đun nào hiện đang mở).
- Nhấn Shift + Ins - Outlook sẽ mở một cửa sổ e-mail mới và sao chép nội dung của khay nhớ tạm vào đó.
Nếu không có cửa sổ e-mail nào xuất hiện, hãy nhấp vào bất kỳ phần tử nào trong cửa sổ Outlook (đây cũng có thể là một cuộc hẹn hoặc một liên hệ) và nhấn lại Shift + Ins.
Chấp nhận hoặc từ chối lời mời bằng phím tắt
Bạn đã nhận được yêu cầu gặp mặt chưa? Nếu bạn muốn chấp nhận nó, hãy chọn nó trong hộp thư đến và nhấn Alt + C ("c" cho "aCcept", được dịch: "chấp nhận"). Nếu bạn muốn từ chối, hãy chọn nó và nhấn Alt + D ("D" cho "từ chối").
Lặp lại tìm kiếm cuối cùng trong Outlook
Chắc chắn bạn biết rằng bạn đang ở trong một email dài với Chỉnh sửa ⇒ Tìm (lên đến Outlook 2003) hoặc Tin nhắn ⇒ Tìm kiếm hoặc tìm kiếm một chuỗi ký tự bằng phím tắt F4. Miễn là bạn đã mở hộp thoại tìm kiếm, bạn có thể sử dụng nút Tiếp tục tìm kiếm nhảy đến lần xuất hiện tiếp theo.
Tuy nhiên, khi bạn đã đóng hộp thoại, hãy nhấn tổ hợp phím Shift + F4 - Outlook sẽ chuyển đến lần xuất hiện tiếp theo mà không cần mở hộp thoại trước.
Ngay sau khi bạn đến vị trí cuối cùng, Outlook sẽ hiển thị một thông báo tương ứng.
Sắp xếp và tìm kiếm Outlook nhanh hơn
Bạn có muốn hiển thị tất cả các e-mail từ thư mục hiện tại có nguồn gốc từ một người gửi cụ thể không? Thực hiện như sau trong Outlook lên đến phiên bản 2007:
- Nhấp vào trường tìm kiếm hoặc nhấn Ctrl + E để đặt con trỏ vào trường tìm kiếm.
- Nhập một vài chữ cái đầu tiên của tên người gửi. Outlook hiện lọc ra tất cả các e-mail có chứa văn bản tìm kiếm được nhập vào người gửi, chủ đề hoặc văn bản thư.
- Nhấp vào tiêu đề cột từđể các e-mail từ người gửi này được hiển thị cùng nhau.
Trong Outlook 2010 có một biến thể nhanh hơn (nhưng tiếc là chỉ từ phiên bản này):
- Nhấp vào tiêu đề cột từđể sắp xếp theo cột này. Bằng cách này, tất cả các email từ mỗi người gửi sẽ được hiển thị bên dưới email kia.
- Nhập một vài chữ cái đầu tiên bắt đầu bằng tên người gửi. Điều này sẽ đưa bạn đến email đầu tiên từ người gửi này.
Tự động hoàn thành trường địa chỉ trong Outlook
Outlook thường đề xuất các địa chỉ e-mail đã được sử dụng ngay sau khi bạn nhập một hoặc hai bức thư vào TạiĐã nhập trường. Outlook tìm kiếm danh sách các địa chỉ e-mail đã nhập trước đó (danh sách tự động hoàn thành). Nếu điều này không xảy ra, bạn có thể sử dụng Ctrl + K để tìm kiếm các mục nhập phù hợp trong sổ địa chỉ.
Hiển thị trực tiếp tên tệp của hệ thống
Bạn có thường thấy rằng mình nhận được cả loạt tệp đính kèm trong e-mail và gặp khó khăn khi phân biệt các tệp vì tên chỉ khác nhau ở phần cuối, nhưng Outlook không hiển thị tên tệp đầy đủ? Sau đó, bạn phải mở email trước để xem tên đầy đủ.
Trong Outlook, bạn cũng có thể thực hiện việc này mà không cần mở e-mail. Bạn sẽ tìm thấy lệnh của riêng mình trong menu ngữ cảnh (trong hộp thư đến), bạn có thể sử dụng lệnh này để mở menu con trong đó có thể nhìn thấy tên của tất cả các hệ thống. Từ menu con, bạn có thể mở các hệ thống riêng lẻ ngay lập tức với chương trình được liên kết. Lệnh trong menu ngữ cảnh được gọi là Hiển thị tệp đính kèm.
Di chuyển email mà không cần kéo và thả
Thư điện tử thường có thể được di chuyển rất dễ dàng vào một thư mục bằng cách sử dụng kéo và thả. Tuy nhiên, đôi khi, thao tác kéo và thả không thực tế, ví dụ như khi "thay thế chuột" của một số máy tính xách tay. Một lệnh từ menu ngữ cảnh giúp:
- Trong Outlook lên đến phiên bản 2007, hãy nhấp vào (các) e-mail bằng nút chuột phải và gọi lệnh Di chuyển đến thư mục trên. Trong hộp thoại hiện mở ra, hãy chọn thư mục đích mong muốn và nhấp vào VÂNG.
- Trong Outlook 2010, nhấp vào (các) e-mail bằng nút chuột phải và gọi lệnh Di chuyển và chọn thư mục bạn muốn từ menu con hiện sẽ mở ra. Tuy nhiên, chỉ các thư mục cấp cao nhất mới xuất hiện trong menu con; Các thư mục lồng nhau sâu hơn có thể được tìm thấy thông qua mục menu Trong một thư mục khác.
Quản lý bộ nhớ email và kết nối internet
Nếu bạn muốn gửi e-mail có tệp đính kèm lớn hơn 20 MB qua Outlook của mình, rất có thể bạn sẽ nhận được thông báo lỗi với cài đặt Outlook tiêu chuẩn. Microsoft Outlook giới hạn kích thước tệp mà bạn có thể gửi là 20 MB hoặc 10 MB cho tài khoản Exchange. Giới hạn này ngăn máy tính của bạn liên tục tải lên các tệp đính kèm quá khổ vượt quá giới hạn đối với hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ Internet. Bạn có thể gửi các tệp đính kèm lớn hơn mức trung bình qua OneDrive hoặc một nhà cung cấp đám mây khác. Hình ảnh và đồ họa nói riêng có thể chiếm nhiều dung lượng. Vì lý do này, kể từ Outlook 2010, bạn có giải pháp thay thế là nén hình ảnh trước khi gửi chúng qua e-mail.
Nếu bạn không có kết nối Internet đủ nhanh hoặc chỉ đắt tiền khi đi nghỉ hoặc đi công tác, bạn chỉ nên tải xuống tiêu đề của email trong Outlook như một bước đầu tiên. Trong trường hợp này, bạn sẽ thấy thông tin sau trong mỗi email:
- Thẩm quyền giải quyết,
- Người gửi,
- Người nhận,
- Gửi ngày.
Chỉ khi bạn mở một email, nó sẽ được tải xuống hoàn toàn. Bạn thực hiện cài đặt trong các tùy chọn Outlook.
Mẹo phần mềm:
Nếu bạn muốn tự động xóa các e-mail trùng lặp, chương trình phần mềm MoDupRemover có thể rất thú vị và hiệu quả. Nó đã xóa các thư trùng lặp một cách có hệ thống kể từ những ngày đầu của Outlook và tương thích với phiên bản hiện tại của Outlook và Windows 10.
Hướng dẫn bằng video - mẹo của chuyên gia: Cách lưu ghi chú cá nhân trong Outlook
Mẹo chuyên gia "lưu ý riêng"
Trong một số trường hợp, việc thêm ghi chú cá nhân vào email có thể rất quan trọng. Outlook cung cấp tùy chọn này cho người dùng với chức năng “Tin nhắn công khai”. Với chức năng này, bạn có thể tạo một tin nhắn trong hộp thư đến của mình hoặc trong một thư mục cụ thể mà không cần phải gửi nó trước. Bất chấp thuật ngữ gây hiểu lầm “thông báo công khai”, ghi chú này chỉ hiển thị cho người dùng. Không thể gửi nó vì nó không có trường người nhận. Trong Outlook 2010 trở lên, hãy gọi lệnh "Bắt đầu> Mục mới> Mục bổ sung> Đăng thông báo công khai trong thư mục này". Trong phiên bản Outlook 365 hiện tại, chức năng này được gọi là "Đăng lên thư mục này". Bạn có thể tìm thấy tùy chọn trong dải băng "Bắt đầu".
Bạn có thể chuyên nghiệp hóa các ghi chú hoặc tin nhắn của riêng mình nói chung bằng các phần nhanh chóng. Tương tự như mô-đun chuỗi trong Microsoft Word, mô-đun nhanh trong Outlook bao gồm văn bản hoặc phần văn bản tạo sẵn có thể được lưu dưới dạng mô-đun nhanh trong tab "Chèn" trong danh mục "Văn bản". Về nguyên tắc, một hoặc nhiều phần nhanh có thể phát triển từ mỗi email.
In và lưu email
Không phải tất cả các tin nhắn đều quan trọng và cần được giữ lại. Một số e-mail cũng cần thiết theo quan điểm chuyên nghiệp hoặc riêng tư và nên được lưu trữ và cũng được in ra. Ngay cả khi Outlook có chức năng in trên máy tốt, không phải tất cả các e-mail được thiết kế công phu đều được in ra một cách chính xác. Điều này hoạt động mà không cần nỗ lực bằng cách xem e-mail trong trình duyệt. Bản in cũng hoạt động với các thư được định dạng trong html. Trong trình duyệt, bạn cũng sẽ tìm thấy các cài đặt chế độ xem cụ thể mà bạn có thể xem trước và đặt bản in.
Tìm kiếm thư mục
Trong Outlook, bạn sẽ tìm thấy cả thư mục tìm kiếm phía hệ thống và bạn cũng có thể tạo thư mục tìm kiếm cá nhân. Với các thư mục tìm kiếm, bạn có thể sắp xếp các thư của mình theo các tiêu chí được xác định trước. Các thư mục tìm kiếm hiện có có thể được tìm thấy trong ruy-băng "Thư mục". Bạn cũng có thể tạo các thư mục tìm kiếm mới ở đó.
Các phím tắt quan trọng và các bước nhanh chóng:
- Mở menu ngữ cảnh qua bàn phím: Nhấn phím Shift + phím F10.
- Mở cửa sổ hộp thoại: Ctrl + Shift + Y.
- Di chuyển thư vào một thư mục: CTRL + SHIFT + V.
- Tạo ghi chú (từ mỗi mô-đun): CTRL + N hoặc CTRL + SHIFT + N.
- In nhiều e-mail cùng một lúc: giữ phím CTRL và bấm lần lượt vào e-mail đó bằng chuột.
- Xóa các email chưa đọc, không quan trọng bằng một cú nhấp chuột: CTRL + A.
- Chỉ khởi động Outlook một lần: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ recycle (Đối với xx, hãy nhập số phiên bản Outlook của bạn và sao chép lệnh vào dấu nhắc lệnh bằng một cú nhấp chuột phải)
Kết luận: Sử dụng các mẹo và thủ thuật Outlook vì lý do hiệu quả
Trên hết, người dùng đánh giá cao tính thân thiện với người dùng và phạm vi chức năng của Microsoft Outlook, bao gồm nhiều công cụ và chức năng khác ngoài việc soạn và gửi e-mail. Biết các chức năng chung của Outlook là điều cần thiết. Ngoài ra, vì lý do hiệu quả, bạn nên thử áp dụng các mẹo và thủ thuật bổ sung. Với họ, bạn có thể tận dụng tối đa Microsoft Outlook, xử lý mọi tác vụ một cách chuyên nghiệp và sử dụng tất cả các khả năng mà ứng dụng phần mềm mang lại cho người dùng cá nhân hoặc doanh nghiệp.
