Sử dụng Microsoft Outlook: mẹo và cài đặt

Với những hướng dẫn này, bạn sẽ trở thành một Outlook chuyên nghiệp

Mua Outlook như một phần của gói Office hoặc một phiên bản duy nhất là bước đầu tiên để giao tiếp chuyên nghiệp bằng e-mail, tạo nhiệm vụ hoặc quản lý cuộc hẹn. Biết cách sử dụng Outlook một cách chính xác và trực quan quan trọng hơn so với cài đặt ban đầu.

Các khả năng của Outlook rất đa dạng và cho phép người dùng giao tiếp chuyên nghiệp. Việc tích hợp Microsoft PowerPoint, Excel hoặc Word dẫn đến giá trị gia tăng đáng kể cho người dùng Microsoft Office. Ngoài ra, còn có các chức năng quan trọng cho phép người dùng giao tiếp nhanh chóng, hiệu quả và có năng lực cao với Microsoft Outlook. Để có thể sử dụng Outlook một cách chuyên nghiệp, bạn nên tự làm quen với các hướng dẫn bằng văn bản và sổ tay số hóa giải thích những điều cơ bản về Outlook và các chức năng nội bộ.

Video hướng dẫn trong Outlook: Cách tận dụng tối đa Outlook

Tìm và sắp xếp tin nhắn, cuộc hẹn và các mục

Về cơ bản Microsoft Outlook giúp người dùng dễ dàng sử dụng phần mềm. Ngoài cấu trúc menu tự giải thích, người dùng sẽ tìm thấy các hướng dẫn được tích hợp trong chương trình và chức năng trợ giúp rõ ràng có thể được lựa chọn thông qua một mục menu riêng biệt. Điều này có thể được gọi lên bất kỳ lúc nào thông qua mục menu "Trợ giúp" trong ruy-băng menu.

Bất chấp những cấu trúc thân thiện với người dùng này, một số chức năng bị ẩn, người dùng mới không biết hoặc không thể nhận ra là cần thiết ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Một trợ giúp cần thiết ngoài trang trợ giúp, các khóa đào tạo và hướng dẫn là chức năng tìm kiếm được tích hợp trong Outlook, bạn luôn có thể tìm thấy chức năng này dưới dạng một trường cố định phía trên thanh menu:

Tìm kiếm trong Outlook rất tiện lợi và cho phép người dùng thiết lập các tham số tìm kiếm riêng lẻ. Ví dụ, có thể tìm kiếm các cụm từ cụ thể, tìm kiếm qua một số thư mục, tìm kiếm trong các thư mục lưu trữ hoặc quét chữ ký e-mail cho các cụm từ tìm kiếm đồng thời hoặc để hiển thị các tùy chọn tìm kiếm nâng cao.

Mặc dù tìm kiếm nâng cao có thể được tìm thấy nổi bật trong khu vực menu trên cùng trong phiên bản Outlook hiện tại, nhưng nó đã bị ẩn trong các phiên bản trước đó. Nếu bạn không biết tổ hợp phím CTRL + SHIFT + F, rất khó để kiểm soát tìm kiếm nâng cao. Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh tìm kiếm tức thì trong Outlook 2010 và tất cả các phiên bản tiếp theo theo yêu cầu cá nhân của mình.

Mẹo quan trọng cho người dùng Outlook 2007 và 2010

Bạn không thể tìm thấy các email quan trọng mặc dù đã bật chức năng tìm kiếm? Trong trường hợp này, cần phải khởi động lại việc lập chỉ mục của Outlook. Điều này đặc biệt đúng đối với các phiên bản Outlook 2007 và 2010, vì cả hai chương trình đều sử dụng chỉ mục tìm kiếm của Windows để tìm kiếm. Nếu chỉ mục tìm kiếm này bị hỏng, tìm kiếm sẽ không hoạt động chính xác nữa. Sau khi lập chỉ mục lại, hệ thống của bạn sẽ tìm thấy tất cả các email như bình thường.

Người dùng cũng nên cực kỳ cẩn thận về việc xóa các mục trực tiếp khỏi thư mục tìm kiếm trong Outlook. Vì các thư mục tìm kiếm chỉ là các thư mục ảo được liên kết với các thư mục vật lý, nên mọi thao tác xóa trong thư mục tìm kiếm sẽ kích hoạt xóa "thực". Bằng cách này, bạn đang cố tình xóa các phần tử khỏi Outlook.

Sử dụng chức năng sắp xếp của Outlook - mẹo và thủ thuật

Mọi người dùng Outlook đều biết điều đó: Nếu bạn quên tiếp tục đọc và sắp xếp các thư đến trong Outlook, bạn sẽ nhanh chóng mất dấu mọi thứ. Để đối mặt với thách thức này, trước hết mọi người nên biết và sử dụng các tùy chọn sắp xếp trong Outlook. Ví dụ: bạn có thể xác định macro và quy tắc trong hộp thư đến để sắp xếp và tổ chức các bản tin đến một cách hợp lý.

Chức năng lưu trữ các tin nhắn đã gửi trong một thư mục khách hàng đặc biệt thay vì nói chung trong thư mục “Các mục đã gửi” rất thú vị và đặc biệt hữu ích trong môi trường chuyên nghiệp. Chức năng sắp xếp tự động giúp tiết kiệm thời gian và hiển thị rõ ràng tất cả các tin nhắn được gửi đến khách hàng trong một thư mục. Trong sổ địa chỉ, bạn cũng có tùy chọn sắp xếp theo họ hoặc các tiêu chí khác quan trọng đối với bạn.

Bất kỳ ai quản lý một số tài khoản e-mail bằng Microsoft Outlook đều đánh giá cao khả năng sắp xếp các e-mail nhận được trong Outlook theo tài khoản mà e-mail được gửi đến. Chức năng hữu ích này đã được giới thiệu với Outlook 2003 và giúp trình bày các thư đến rõ ràng hơn. Nó cũng có thể hiển thị tất cả các tin nhắn từ một người gửi.

Chức năng hiển thị các e-mail liên quan được sắp xếp trong một cây thảo luận là vô cùng thiết thực. Kiểu sắp xếp này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tất cả các thư và nội dung của chúng, đặc biệt là đối với các dự án dài với số lượng lớn email.

Tóm lại, chức năng sắp xếp trong Outlook hoàn thiện nhiều ưu điểm của phần mềm. Bằng cách sắp xếp và các chức năng tìm kiếm mở rộng và có cấu trúc hợp lý, bạn với tư cách là người dùng giữ một cái nhìn tổng quan. Thư, nhiệm vụ, mục và cuộc hẹn cũng như hộp thư đến của bạn luôn được sắp xếp.

Cách sử dụng Outlook - gửi e-mail một cách chuyên nghiệp

Gửi và nhận e-mail là một phần của thói quen hàng ngày đối với hầu hết người dùng Outlook. Một điều thú vị nữa là bạn có thể điều chỉnh linh hoạt các chế độ xem trong Outlook. Ví dụ: có thể chỉ hiển thị các tin nhắn chưa đọc để không bỏ lỡ bất kỳ email mới nào tại bất kỳ thời điểm nào. Điều này hoạt động với một hoặc nhiều tài khoản email. Việc bạn sử dụng một số loại tài khoản khác nhau và các hộp thư khác nhau, chẳng hạn như IMAP và Exchange, trong Outlook của bạn không thành vấn đề.

Trong bước tương tự, bạn cũng có tùy chọn đánh dấu tin nhắn của mình bằng các màu khác nhau để theo dõi. Các đánh dấu với các lá cờ màu khác nhau có thể được đánh dấu bằng dấu kiểm "xong" bất cứ lúc nào. Bằng cách này, bạn có thể xem nhanh những thư nào vẫn cần được xử lý để theo dõi.

Quản lý thành thạo các email đã đọc và chưa đọc

Việc thực hiện các cài đặt cụ thể và ví dụ: chỉ hiển thị các tin nhắn từ 7 ngày qua hoặc chủ yếu là các email có tệp đính kèm cũng rất hữu ích. Nếu bạn cũng muốn biết có bao nhiêu thư trong một thư mục, bạn có thể hiển thị thông báo này với một vài điều chỉnh trong cài đặt Outlook.

Bản sao của các tin nhắn e-mail quan trọng, đã gửi cũng có thể được đặt trong bất kỳ thư mục nào. Khi bạn đã đọc các e-mail mới của mình, bạn có thể đánh dấu một số thư hoặc toàn bộ thư mục và hiển thị chúng là đã đọc hoặc chưa đọc toàn bộ. Bạn có thể dễ dàng khôi phục từng email đã đọc về trạng thái ban đầu và đánh dấu chúng là chưa đọc. Nếu bạn muốn xóa các tin nhắn chưa đọc, chẳng hạn như trong thư mục spam, điều này hoạt động với các tổ hợp phím thân thiện với người dùng.

Sự cố đồng bộ hóa và kết nối Internet không đủ

Nếu có sự cố đồng bộ hóa trong các phiên bản Outlook cũ hơn, các thư riêng lẻ có thể được lưu vào bộ nhớ cache trong thư mục Xung đột. Nên xem thư mục này đều đặn. Bạn có tiếp nhận Wi-Fi không đầy đủ hoặc các vấn đề với kết nối di động của bạn và chỉ có thể truy xuất không đủ các e-mail trong Outlook. Trong trường hợp này, bạn có thể đọc và viết ngoại tuyến tin nhắn của mình. Khi bạn đã xử lý tất cả các email của mình, hãy trực tuyến và gửi tin nhắn của bạn. Cài đặt này cũng có thể thú vị cho các chuyến công tác bên ngoài châu Âu nếu việc truy cập Internet tốn kém nhiều chi phí.

Mẹo thực tế:

Nếu bạn muốn phóng to e-mail của mình để đọc, bạn có thể thực hiện việc này bằng phím tắt. Ngoài ra, bạn sẽ tìm thấy một thanh trượt ở dưới cùng bên phải của cửa sổ Outlook chính mà bạn có thể sử dụng để điều chỉnh hệ số thu phóng bằng chuột.

Các chức năng chung của Outlook và các tùy chọn tối ưu hóa cần thiết

Một chức năng cần thiết trong Outlook để dễ dàng tìm thấy e-mail, cuộc hẹn hoặc nhiệm vụ là chức năng tìm kiếm tích hợp được đề cập trong phần trên. Trong phiên bản Outlook hiện tại, bạn có thể dễ dàng sử dụng trường tìm kiếm phía trên thanh menu để tìm kiếm toàn văn. Các phím tắt và giới hạn tìm kiếm giúp tìm kiếm thuận tiện hơn. Việc tạo các thư mục yêu thích cũng phù hợp và hiệu quả trên thực tế. Các thư mục yêu thích đảm bảo rằng các thư mục được sử dụng thường xuyên có thể được tìm thấy bất cứ lúc nào. Kéo các thư mục yêu thích trong một bước bằng chuột vào khu vực phía trên cấu trúc thư mục chung. Do đó, nhìn chung bạn sẽ thấy các thư mục yêu thích của mình ở khu vực trên cùng của chế độ xem.

Ngoài các thư mục yêu thích và sự sắp xếp chuyên nghiệp các e-mail, việc lưu trữ các tin nhắn nhận được liên tục cũng rất hợp lý. Chức năng lưu trữ tự động được tích hợp trong phần mềm sẽ tự động sao lưu dữ liệu của bạn theo định kỳ. Nó di chuyển các thư từ Outlook sang tệp lưu trữ bên ngoài.

Bằng cách này, bạn, người dùng, có thể chắc chắn rằng các thư quan trọng không thể bị mất do vi-rút hoặc lỗi người dùng bất cứ lúc nào. Tự động lưu trữ có thể được dừng và tắt cho các thư mục hoặc mô-đun riêng lẻ mà không gặp bất kỳ sự cố nào. Nếu bạn muốn tìm kiếm cụ thể trong các tệp lưu trữ, bạn phải mở các tệp lưu trữ này trong Outlook. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách lần đầu tiên nhấp vào Tệp. Sau đó chọn Mở và nhập Tệp Dữ liệu Outlook. Trong bước tiếp theo, bạn có thể sử dụng tìm kiếm nâng cao.

Đóng tất cả các cửa sổ trong một bước

Bạn có biết rằng? Bạn đã mở các cửa sổ khác nhau trong Windows và Outlook và phải đóng chúng lần lượt. Điều này dễ dàng hơn trong Outlook bằng cách sử dụng lệnh "Đóng tất cả cửa sổ". Trong Outlook 365 mới nhất, bạn sẽ tìm thấy sự đơn giản hóa trong menu: "Xem> Cửa sổ> Đóng tất cả các phần tử."

Tùy chỉnh công việc, ghi chú và lịch

Đặc biệt là trong thời điểm phải hoàn thành nhiều cuộc hẹn và nhiệm vụ cùng một lúc, điều quan trọng là luôn luôn giữ một cái nhìn tổng quan. Outlook đảm bảo điều này thông qua các cài đặt khác nhau trong lịch và trong danh sách nhiệm vụ. Ví dụ, bạn có thể hiển thị tất cả các nhiệm vụ quan trọng được sắp xếp rõ ràng theo ngày đến hạn.

Trong một môi trường chuyên nghiệp, điều cần thiết là nhận được câu trả lời cho các yêu cầu đáp ứng trong thời gian ngắn. Outlook trình bày các yêu cầu cuộc họp một cách rõ ràng và cung cấp cho người dùng giá trị gia tăng bổ sung: Từ Outlook 2010, bạn có thể thấy rõ những người được mời đã chấp nhận và những người nào chưa xác nhận cuộc hẹn. Chức năng này giúp dễ dàng theo dõi các đồng nghiệp hoặc đối tác kinh doanh mặc định và thực hiện các cuộc hẹn chung.

Chức năng ghi chú trong Outlook cũng rất hữu ích và thiết thực. Thay vì đăng trên giấy rằng:

• Làm cho văn phòng và bàn làm việc lộn xộn,
• Bỏ qua các quy tắc bảo vệ dữ liệu và
• Nội dung của ai có thể bị bỏ qua,

bạn có tùy chọn sử dụng chức năng ghi chú khi sử dụng Outlook. Ghi chú được hiển thị trên màn hình theo cách tương tự như ghi chú trên giấy và có thể được hiển thị bằng các màu khác nhau nếu cần và để phân biệt tốt hơn.

Chức năng ghi chú có thể giúp người dùng lưu các từ khóa hoặc nhiệm vụ quan trọng khỏi lịch hoặc danh sách tác vụ trong Outlook.

Làm trống thư mục "Các mục đã Xóa"

Nếu bạn nhận được nhiều thư và e-mail spam, thư mục “Các mục đã Xóa” được tích hợp trong Outlook sẽ nhanh chóng lấp đầy. Có thể xóa thư mục mà không cần bất kỳ nỗ lực nào. Một cú nhấp chuột bằng nút chuột phải là đủ để bắt đầu quá trình xóa bằng lệnh "Thư mục trống". Điều quan trọng là thư mục chỉ chứa các đối tượng sẽ bị xóa. Vì lý do này, nên xem qua thư mục trước quá trình xóa cuối cùng và kiểm tra các email đã xóa không chính xác.

Bạn cũng có thể đặt Outlook tự động xóa tất cả các email đã xóa khi bạn thoát khỏi phần mềm.

Thiết kế macro và hiển thị chúng trong Outlook

Trong Microsoft Outlook và cả trong các ứng dụng phần mềm khác luôn có các trình tự công việc tương đương. Trong trường hợp này, Outlook cung cấp tùy chọn thiết lập macro để có thể làm việc hiệu quả hơn. Macro là một tập hợp các lệnh được thực thi tự động. Ngoài macro, bạn cũng có thể sử dụng Outlook để chèn chúng vào ruy-băng. Bằng cách này, bạn có các macro cá nhân của mình chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn cũng có thể ký kỹ thuật số các macro của mình.

Định dạng thư như bạn làm trong Microsoft Word

Người dùng Outlook 365 thích sử dụng các tùy chọn định dạng xuất hiện trong mục menu “Định dạng Văn bản” ngay sau khi một thư e-mail mới được viết. Người dùng có thể quyết định xem họ muốn gửi thư dưới dạng HTML hay tin nhắn văn bản và phông chữ hoặc kích thước phông chữ mà thư sẽ được tạo thành.

Trong các phiên bản Outlook cũ hơn, chẳng hạn như Outlook 2007 và 2010, phần mềm có trình soạn thảo thư riêng. Điều này được cấu trúc theo cách tương tự như Microsoft Word. Với trình soạn thảo, người dùng có thể truy cập các chức năng thiết kế khác nhau mà không cần phải sử dụng Word. Chức năng bình luận cũng có thể được thêm vào với các cài đặt tiếp theo.

Tìm mẫu dễ dàng

Trong quá trình phát triển thêm của Outlook, vị trí lưu trữ của các mẫu cho e-mail hoặc mẫu từ Word và Excel đã thay đổi. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể tìm thấy các mẫu cá nhân của mình theo đường dẫn tìm kiếm sau:

C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

Một nguồn khác mà cài đặt Outlook được lưu trữ là sổ đăng ký. Thông tin thêm về cách tìm sổ đăng ký và dữ liệu nào được lưu có thể được tìm thấy theo liên kết sau.

Hiển thị văn bản nguồn

Một chức năng thú vị cho các lập trình viên có kinh nghiệm là hiển thị văn bản nguồn của tin nhắn. Trong các phiên bản trước của Outlook, nhấp chuột phải vào thư là đủ để hiển thị văn bản nguồn. Chức năng này bị ẩn trong phiên bản Outlook 365 hiện tại - nhưng bạn có thể tìm thấy nó chỉ với một vài cú nhấp chuột:

1. Bấm đúp vào thư có nguồn bạn muốn xem.

2. Ở đầu trường tìm kiếm, hãy nhập "văn bản nguồn".

3. Tùy chọn "Hành động di chuyển tiếp theo".

4. Nhấp vào liên kết và trong cửa sổ tiếp theo, chọn: "Tác vụ khác"> "Mã nguồn".

5. Bạn có thể xem văn bản nguồn của tin nhắn và sao chép hoặc thay đổi nó nếu cần.

Tóm tắt và kết luận

Sử dụng Microsoft Outlook không khó. Ứng dụng phần mềm được thiết lập và phát triển thêm theo cách có thể dễ dàng sử dụng cho tất cả các ứng dụng giao tiếp hàng ngày. Hầu hết các chức năng có thể được điều khiển trực quan và được sắp xếp trong các menu thân thiện với người dùng. Outlook cũng gây ấn tượng với:

• Một chức năng tìm kiếm phức tạp cũng
• Khả năng đóng gói các chức năng với các chương trình khác trong họ Office như Excel hoặc PowerPoint.

Danh bạ, ghi chú, cài đặt cá nhân, cuộc hẹn và nhiều chức năng khác hoàn thành chức năng của Outlook. Người dùng hành động nhanh chóng khi họ dùng thử các chức năng mới, tham khảo hướng dẫn và sách hướng dẫn cũng như sử dụng các mẹo để có thể liên tục sử dụng Outlook tốt hơn và hiệu quả hơn.