Trở thành chuyên gia Outlook chỉ trong vài bước
Mọi người đều biết các tình huống mà họ đang tìm kiếm một số điện thoại, một địa chỉ e-mail hoặc thông tin liên lạc và không thể tìm thấy nó. Đặc biệt là trong những thời điểm quan trọng về thời gian, việc tìm kiếm trong sổ địa chỉ với những ghi chú viết tay hoặc một "mớ giấy lộn" có thể khiến bạn căng thẳng. Căng thẳng và bận rộn khi tìm kiếm danh bạ, địa chỉ hoặc số điện thoại đã là dĩ vãng với Microsoft Outlook. Ngoài việc gửi e-mail một cách chuyên nghiệp, Outlook còn bao gồm một chức năng liên hệ tiêu chuẩn để có thể quản lý các sổ địa chỉ số, danh sách liên hệ và danh sách phân phối khác nhau.
Bạn có thể mở sổ địa chỉ Outlook bằng cách bấm vào nút sổ địa chỉ. Nó có thể được nhận ra bởi thực tế là nó đại diện cho hai người. Ngoài ra, bạn có thể nhập từ tìm kiếm “sổ địa chỉ” vào tùy chọn tìm kiếm ở khu vực phía trên của Outlook. Thao tác này cũng sẽ đưa bạn đến vùng lưu trữ danh bạ của bạn.
Microsoft Outlook cung cấp cho người dùng nhiều chức năng khác nhau để nhập, cập nhật và sao lưu danh bạ. Ngoài khả năng nhập dữ liệu liên hệ theo cách thủ công vào sổ địa chỉ, còn có các tùy chọn khác mà các liên hệ có thể được hiển thị và lưu trữ rõ ràng.
Sơ lược về chức năng liên hệ trong Outlook
Nếu bạn nhìn vào chức năng liên hệ trong Microsoft Outlook, bạn ngay lập tức nhận thấy rằng phần mềm cung cấp nhiều tùy chọn hơn là chỉ lưu hoặc xóa danh bạ.
Ví dụ: bạn có tùy chọn tạo các nhóm liên hệ của riêng mình để chuyển tiếp e-mail đến một vòng kết nối bạn bè hoặc một nhóm người cụ thể. Việc sử dụng danh sách liên hệ giúp loại bỏ việc tìm kiếm thủ công và dễ xảy ra lỗi đối với các liên hệ riêng lẻ khi một tin nhắn được gửi cho nhiều người. Trong mục phụ "Yếu tố mới", bạn có thể gửi email trực tiếp từ chức năng liên hệ, gọi họp hoặc tạo nhiệm vụ cá nhân. Điều này cũng hoạt động trong mục "Giao tiếp".
Mục phụ "Thay đổi chế độ xem" cũng rất thú vị và thiết thực. Trong khu vực này, bạn sẽ tìm thấy một số tùy chọn để hiển thị danh bạ của mình. Ví dụ: bạn có thể tìm thấy địa chỉ liên hệ của mình trong:
- Biểu mẫu danh sách,
- Như một danh thiếp hoặc
- Tập quán
hiển thị để đảm bảo rõ ràng. Với tùy chọn Chế độ xem luôn có khả năng:
- Xuất danh sách liên hệ cụ thể,
- Lưu dưới dạng PDF hoặc
- Để in ra.
Đặc biệt là trong kinh doanh và cả trong khu vực tư nhân, có những tình huống mà bạn phải chuyển tiếp thông tin liên hệ cho người khác chỉ bằng một cú nhấp chuột. Điều này hoạt động trong mục nhập "Phát hành" thông qua mục menu "Chuyển tiếp liên hệ". Trong cửa sổ mở ra, bạn có tùy chọn để nhập chi tiết liên hệ:
- Dưới dạng danh thiếp Outlook hoặc
- Gửi dưới dạng liên hệ Outlook.
Sau đó, người nhận có thể chuyển dữ liệu cá nhân đã nhận vào sổ địa chỉ cá nhân của họ trong Microsoft Outlook bằng một cú nhấp chuột.
Nếu bạn muốn chia sẻ toàn bộ sổ địa chỉ của mình, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào mục menu "Chia sẻ danh bạ". Bạn cũng có thể sử dụng sổ địa chỉ bên ngoài đã nhận thông qua điểm "Mở danh bạ được chia sẻ".
Microsoft Outlook cho phép người dùng cùng sử dụng địa chỉ, dữ liệu cá nhân và sổ địa chỉ hoàn chỉnh trong một nhóm, để tạo liên hệ, chèn và chia sẻ chúng. Điều này đặc biệt thú vị trong các công ty hoặc trong các câu lạc bộ. Việc sử dụng chung cũng có thể có lợi trong khu vực gia đình.
Trong mục menu “Danh mục”, bạn có thể phân loại các địa chỉ liên hệ của mình bằng màu sắc bằng các nút rõ ràng hoặc đánh dấu chúng là riêng tư. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng tìm kiếm trong sổ địa chỉ để dễ dàng tìm thấy các liên hệ riêng lẻ theo tên hoặc thông tin liên hệ khác. Chức năng tìm kiếm với các trường khác nhau đặc biệt thú vị khi cần quản lý một số lượng lớn các địa chỉ liên hệ.
Tóm lại, Microsoft Outlook cung cấp nhiều tùy chọn để tổ chức và lưu trữ các liên hệ cá nhân cũng như chia sẻ liên hệ với những người khác.
Trong Microsoft Outlook, bạn có thể quản lý các sổ địa chỉ khác nhau để lưu trữ các địa chỉ liên hệ của mình riêng biệt với nhau. Điều này quan trọng nếu bạn muốn tách biệt các mối liên hệ cá nhân và công việc một cách chuyên nghiệp. Bạn có thể:
- Một sổ địa chỉ tiêu chuẩn hoặc
- Tập hợp các sổ địa chỉ hoặc danh sách địa chỉ,
Sử dụng để lưu và lưu trữ tên, địa chỉ email và các thông tin khác. Nếu bạn sử dụng Outlook với tài khoản Exchange Server, danh sách địa chỉ chung (GAL) được tạo theo mặc định. Điều này là cần thiết để tất cả người dùng Exchange, chẳng hạn như trong một công ty, có thể truy cập vào các địa chỉ liên hệ giống nhau.
Tạo sổ địa chỉ trong Outlook
Nếu bạn muốn tạo một sổ địa chỉ kỹ thuật số khác ngoài các sổ địa chỉ hiện có, việc này hoạt động theo các hướng dẫn sau:
-
Trong menu Tệp, chuyển sang mục phụ Cài đặt tài khoản.
-
Trong "Thêm hoặc xóa tài khoản hoặc thay đổi cài đặt kết nối hiện có", bạn sẽ đến một phần mới trong đó bạn có thể tạo một sổ địa chỉ khác trong cửa sổ hộp thoại.
-
Nhấp vào "Mới" và sau đó chọn bạn muốn tích hợp sổ địa chỉ khác hoặc dịch vụ thư mục LDAP. Thư mục Internet LDAP là một dịch vụ tìm kiếm các thư mục trên các máy chủ khác để tìm tên, địa chỉ liên hệ hoặc thông tin khác. Người dùng Microsoft Exchange không thể thêm sổ địa chỉ Outlook mới.
Tại sao bạn nên lưu danh bạ và giữ sổ địa chỉ trong Outlook
Sổ địa chỉ trong Microsoft Outlook có thể được so sánh với sổ ghi chép tương tự hoặc danh bạ điện thoại mà nhiều người vẫn làm việc với. Trong đó, các địa chỉ mới liên tục được nhập, cập nhật dữ liệu hoặc xóa danh bạ bằng tay. Sổ địa chỉ kỹ thuật số trong Outlook hoàn thành các tác vụ tương tự. Nó tạo thành khuôn khổ cho các liên hệ và chi tiết liên hệ, có thể được hiển thị trong các nhóm liên hệ và thư mục liên hệ khác nhau. Microsoft Outlook phát huy hết tiềm năng của nó khi chương trình có các khu vực danh bạ, lịch và tin nhắn e-mail được xem và sử dụng như một đơn vị không thể tách rời.
Một lý do khác tại sao các liên hệ quan trọng nên được lưu trữ trong Outlook liên quan đến cái gọi là thư rác. Outlook có chức năng thư rác tích hợp và lọc ra các thư không mong muốn hoặc thư quảng cáo. Do các từ khóa cụ thể trong một thư, có thể những thư quan trọng không phải là thư rác cũng sẽ bị lọc ra. Bạn có thể ngăn chặn điều này bằng cách lưu tất cả các số liên lạc vào sổ địa chỉ. Outlook nhận dạng các liên hệ và thêm chúng vào danh sách người gửi an toàn. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng các tin nhắn quan trọng từ bạn bè hoặc đối tác kinh doanh sẽ không bị hệ thống xem nhầm là thư rác. Nếu bạn đã vô tình thêm một liên hệ quan trọng vào danh sách những người gửi bị chặn, bạn có thể xóa chặn bằng cách nhấp vào tab "Người gửi bị Chặn".
Một chức năng khác phù hợp với thực tiễn, trong đó chức năng lịch và danh sách tác vụ cộng tác là cái gọi là gửi lại cho các liên hệ. Tùy chọn này cho phép bạn thêm các liên hệ quan trọng vào nhiệm vụ của mình trong Outlook. Ví dụ: nếu bạn phải gọi một liên hệ trong ba ngày và không muốn đặt cuộc hẹn trong lịch Outlook, bạn cũng có thể chuyển liên hệ vào danh sách tác vụ của mình.
Có bao nhiêu địa chỉ liên hệ hữu ích và khả thi trong Outlook
Trong sổ địa chỉ tương tự, bạn có thể nhanh chóng mất liên lạc của mình. Nếu sổ địa chỉ được sắp xếp theo các chữ cái, các ký tự tần số cao như B, S, M hoặc N sẽ nhanh chóng lấp đầy. Hệ quả là tên và địa chỉ liên hệ mới không thể được thêm vào một cách rõ ràng và xuất hiện ở lề. Điều này không thể xảy ra với sổ địa chỉ kỹ thuật số, vì có thể quản lý vô số mục nhập trong Microsoft Outlook. Vì lý do này, Microsoft không áp đặt giới hạn về số lượng địa chỉ liên hệ có thể được lưu trong Outlook. Một vài trăm hoặc vài nghìn số liên lạc khác nhau có thể được lưu trong sổ địa chỉ với tất cả các chi tiết của chúng. Nếu bạn muốn quản lý nhiều danh bạ thì nên tập trung cẩn thận khi tạo.
Nếu bạn có một số lượng lớn các địa chỉ liên hệ, bạn nên thêm càng nhiều thông tin chi tiết về một người càng tốt. Điều này làm tăng cơ hội tìm thấy người hoặc công ty bạn đang tìm kiếm khi tìm kiếm địa chỉ liên hệ. Các chi tiết liên hệ được điền không đầy đủ sẽ phản tác dụng và dẫn đến việc phải làm thêm.
Mẹo: Đặc biệt, hãy đảm bảo rằng bạn nhập họ và tên của người liên hệ của bạn vào đúng cột. Nếu không, nó có thể là một thách thức lớn để tìm lại số liên lạc trong một lần tìm kiếm sau.
Xuất hoặc nhập danh bạ hoặc sổ địa chỉ
Có thể dễ dàng nhập hoặc xuất các liên hệ riêng lẻ hoặc sổ địa chỉ, danh sách phân phối và nhóm liên hệ trong Outlook. Ví dụ: nếu bạn có một máy tính xách tay mới, bạn có thể chuyển danh bạ và sổ địa chỉ của mình sang một máy tính thứ hai chỉ với một vài cú nhấp chuột. Cũng có thể chia sẻ sổ địa chỉ với người khác hoặc đồng nghiệp. Ở đây, điều quan trọng là phải tuân thủ các ủy quyền và mức độ ủy quyền.
Ngoài việc xuất hoặc nhập sổ địa chỉ Outlook mà bạn có thể nhận ra bằng phần mở rộng tệp .pst, bạn cũng có thể thiết lập sổ địa chỉ từ các ứng dụng khác trong Outlook. Ví dụ, bạn có thể dễ dàng mở và đọc một tài khoản thư Windows cũ được duy trì trong Windows Vista. Để thực hiện việc này, bạn cần tệp dữ liệu từ Windows Mail. Điều này được đọc bằng trợ lý xuất và nhập Microsoft Outlook. Có thể tìm thấy trình hướng dẫn nhập và xuất trong Tệp> Mở và Xuất.
Sau đó, bạn có một số tùy chọn. Mở các tệp dữ liệu Windows Mail cũ hơn với trường lựa chọn thứ ba “Nhập / Xuất.
Xóa các liên hệ trùng lặp - đó là cách hoạt động
Sau khi sử dụng Outlook, việc một hoặc liên hệ khác bị trùng lặp trong Outlook là điều bình thường. Điều này có thể xảy ra đặc biệt nếu một số người đang chỉnh sửa danh sách liên hệ trong Microsoft Exchange. Không khó để xóa các bản sao khỏi sổ địa chỉ, vì Outlook có chức năng sắp xếp mở rộng trong danh sách liên hệ. Nếu bạn muốn tìm hiểu những liên hệ trùng lặp nào có trong Outlook của mình, hãy tiến hành như sau:
-
Trong vùng Danh bạ Outlook, điều hướng đến tab Xem.
-
Nhấp vào mục nhập danh sách đầu tiên "Thay đổi chế độ xem."
-
Thay đổi chế độ xem từ "Mọi người" thành "Danh sách" hoặc "Điện thoại".
-
Một cửa sổ mở ra, trong đó bạn có thể sắp xếp các liên hệ của mình theo các tiêu chí khác nhau và lọc ra và xóa tất cả các liên hệ trùng lặp.
-
Nếu cần, bạn có thể tùy chọn đánh dấu các địa chỉ liên hệ quan trọng mà bạn thường xuyên liên lạc làm mục yêu thích trong sổ địa chỉ.
-
Nếu bạn muốn in danh sách địa chỉ tùy chỉnh, bạn nên sử dụng dạng xem tùy chỉnh với thứ tự khác thay vì dạng xem chuẩn. Bằng cách này, bạn có thể sắp xếp tất cả các trường liên hệ có liên quan riêng lẻ và nhận bản in với thông tin quan trọng đối với bạn. Về cơ bản, việc in ra một số địa chỉ liên hệ và sử dụng danh sách liên hệ đã in ngoài danh sách địa chỉ kỹ thuật số là rất hợp lý.
-
Bạn có thể xóa một số liên lạc bằng cách mở menu lựa chọn bằng nút bên phải. Ở khu vực dưới cùng của hộp thoại, bạn sẽ tìm thấy mục menu "Xóa".
Video hướng dẫn: Cách tạo và lưu một liên hệ mới trong Outlook
Tạo liên hệ mới một cách chuyên nghiệp
Nếu bạn muốn tạo một liên hệ mới, điều này có thể được thực hiện bằng một cú nhấp chuột trong vùng liên hệ của Outlook. Điều này gần như hoạt động trong Outlook giống như trong sổ địa chỉ của Windows Vista hoặc Windows XP. Để thực hiện việc này, trước tiên hãy điều hướng đến Địa chỉ liên hệ mới trong menu Bắt đầu bên dưới “Mới”.
Sau khi bạn đã nhấp vào "Liên hệ mới", một cửa sổ sẽ mở ra với các tùy chọn nhập liệu khác nhau:
Bạn nên điền vào dấu hiệu nhập và tất cả các tùy chọn với dữ liệu và thông tin quan trọng nhất về địa chỉ liên hệ. Ví dụ: ngoài tên và địa chỉ, bạn cũng có thể nhập trang web hoặc địa chỉ trò chuyện hoặc tạo ghi chú bổ sung về liên hệ trong trường ghi chú. Điều này cho ta một bức tranh hoàn chỉnh về một người. Đặc biệt nếu địa chỉ liên hệ là mới và chưa biết, bạn nên kết hợp càng nhiều chi tiết càng tốt. Sau khi nhập, cửa sổ được đóng ở trên cùng bên phải bằng cách sử dụng nút "Lưu và Đóng". Mục liên hệ sau đó sẽ xuất hiện trong sổ địa chỉ chuẩn. Trước khi nhập một số liên lạc mới, bạn có thể đặt sổ địa chỉ mà nó sẽ được lưu. Cũng có thể di chuyển một số liên lạc mới từ sổ địa chỉ chuẩn sang một thư mục con hoặc gán nó cho một nhóm liên lạc.
Tự động sử dụng địa chỉ thư làm địa chỉ liên hệ
Trong e-mail cá nhân hoặc công việc, thông thường các liên hệ mới được tạo liên tục mà bạn muốn chuyển vào sổ địa chỉ. Thay vì chuyển chi tiết liên hệ một cách tốn công sức, chẳng hạn như địa chỉ e-mail và dữ liệu cá nhân khác, bạn có thể tự động sử dụng địa chỉ thư làm địa chỉ liên hệ mới trong Outlook. Điều này xảy ra tự động ngay khi bạn gửi tin nhắn đến số liên lạc mới hoặc trả lời e-mail.
Cũng có thể tự động nhập tất cả người nhận e-mail vào sổ địa chỉ. Điều này có thể hữu ích và hiệu quả khi bạn là một phần của tin nhắn tới một số người nhận địa chỉ mà bạn muốn liên lạc sau đó. Việc lưu chúng sẽ đánh dấu các địa chỉ liên hệ mới là người nhận an toàn. Ngoài ra, bạn có thể phân loại các số liên lạc trong một nhóm để sau này có thể ghi vào nhóm liên lạc bằng một cú nhấp chuột.
Nhân bản số liên lạc chỉ bằng một nút nhấn
Nhân bản các số liên lạc cũng rất thú vị và thiết thực. Bạn có thể tiết kiệm cho mình rất nhiều công việc chỉ với một bước. Sao chép bản ghi dữ liệu là hiệu quả, trong số những thứ khác, nếu bạn phải tạo nhiều nhân viên của một công ty trong Outlook, nơi chỉ có phần mở rộng và tên khác nhau. Với phím tắt Ctrl + C và Ctrl + V quen thuộc trong Windows, bạn có thể dễ dàng sao chép danh bạ.
Tách số fax và địa chỉ email
Một số người dùng mô tả sự cố trong Outlook, trong đó khi nhấp vào trường "Tới" trong e-mail, số fax cũng được sử dụng ngoài địa chỉ e-mail. Đây là một phân loại không chính xác trong phần mềm có thể được dọn dẹp bằng một vài cú nhấp chuột. Để thực hiện việc này, bạn phải ngăn các số fax hiển thị trong hộp thoại "Chọn tên: Danh bạ".
Kết nối Skype và Outlook qua phần bổ trợ
Các phương pháp làm việc hiện đại khác nhau được tóm tắt dưới thuật ngữ chung là “Công việc mới”. Giờ làm việc linh hoạt, số hóa và giao tiếp hiệu quả là một phần của Công việc Mới. Cuộc gọi điện video là một lựa chọn nổi tiếng thường được sử dụng nhiều, đặc biệt là kể từ sau đại dịch hào quang. Họ mang đến cơ hội liên lạc với mọi người ở mọi nơi trên thế giới với chi phí thấp hoặc miễn phí và ngay lập tức qua Skype, Whatsapp hoặc Zoom.
Skype, là một phần của gia đình Microsoft, có thể được tích hợp dễ dàng vào Outlook. Với Skype, có thể lập kế hoạch các cuộc gọi hoặc hội nghị Skype trong Outlook và gán tên Skype riêng cho từng liên hệ. Bạn cũng có thể sử dụng phần bổ trợ để kết nối sổ địa chỉ trong Outlook và danh bạ điện thoại trong Skype. Điều này đảm bảo rằng không có dư thừa trong các địa chỉ và có một cơ sở dữ liệu thống nhất.
Tóm tắt và kết luận về danh bạ Outlook
Không khó để sắp xếp các liên hệ trong Microsoft Outlook. Outlook bộc lộ hết tiềm năng của nó khi danh bạ, e-mail, tác vụ và lịch được sử dụng như một đơn vị. Outlook cung cấp, trong số những thứ khác, một trợ lý xuất nhập tinh vi có thể được sử dụng để nhập danh bạ từ các phiên bản cũ hoặc các chương trình khác. Cũng có thể xuất hoặc chia sẻ danh bạ, sổ địa chỉ hoặc danh sách liên hệ với những người dùng nội bộ hoặc bên ngoài khác. Các liên hệ có tầm quan trọng cao có thể được đánh dấu là mục yêu thích.
Có thể tạo liên hệ mới trong Outlook mà không gặp bất kỳ sự cố nào do cấu trúc menu thân thiện với người dùng. Điều quan trọng là phải tiến hành cẩn thận khi tạo địa chỉ mới và không để nhầm lẫn giữa các trường tên và họ, chẳng hạn. Việc tự động lưu các liên hệ từ các e-mail đến và lọc đơn giản các liên hệ trùng lặp bằng chức năng tìm kiếm mở rộng cũng rất cần thiết và phù hợp với thực tiễn. Microsoft Outlook với:
- Khu vực tiếp xúc trưởng thành,
- Nhiều tùy chọn thiết thực và
- Bề mặt cấu trúc của nó
là sự đảm bảo cho người dùng chưa có kinh nghiệm cũng như người dùng có kinh nghiệm để quản lý danh bạ một cách có ý nghĩa, lâu dài và chuyên nghiệp.