Đây là cách bạn có thể sử dụng các nhóm liên hệ trong sổ địa chỉ Windows Vista để nhanh chóng gửi thư đến nhiều người nhận.
Danh sách phân phối hoặc nhóm liên hệ, như chúng được gọi trong Windows Mail, là một tính năng thực tế trong chương trình thư: Nếu bạn thường gửi thư cho một số người nhận, ví dụ như các thành viên trong nhóm của bạn hoặc cho các thành viên của một câu lạc bộ, bạn có thể sử dụng giúp đỡ của các nhóm liên hệ tiết kiệm rất nhiều nỗ lực nhấp chuột. Đơn giản chỉ cần xác định một nhóm liên hệ trong sổ địa chỉ Windows Vista có chứa tất cả các địa chỉ e-mail của nhóm của bạn, chẳng hạn - sau đó, trong tương lai, bạn chỉ phải nhập tên nhóm vào trường Tới của e-mail; Windows Mail sẽ sau đó tự động thay thế tên này khi e-mail được gửi đến các địa chỉ mail tương ứng.
Nếu bạn muốn gửi thư cho những người có địa chỉ khác, chỉ cần thêm địa chỉ của họ (phân tách bằng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy) sau tên của nhóm liên hệ.
Ngẫu nhiên, các nhóm liên hệ cũng có thể được sử dụng trong trường CC hoặc BCC của thư.
Cách tạo nhóm liên hệ mới trong Windows Mail:
1. Mở sổ địa chỉ Windows Vista - ví dụ: bằng CTRL + SHIFT + C từ Windows Mail
2. Nhấp vào nút "Nhóm Liên hệ Mới".
3. Nhập tên cho danh sách trong trường “Tên nhóm”, ví dụ: “Khách hàng”, “Khách hàng xyz”, “Nhóm làm việc”; "Dự án X".
4. Nhấp vào "Thêm vào nhóm liên hệ" để thêm các liên hệ từ sổ địa chỉ vào nhóm. Hoặc nhấp vào "Tạo liên hệ mới" để nhập các địa chỉ mới (không có trong sổ địa chỉ) và đồng thời thêm chúng vào sổ địa chỉ. Nếu bạn muốn thêm địa chỉ mới vào nhóm, nhưng không vào sổ địa chỉ, hãy nhập địa chỉ đó vào trường "E-Mail" và trong "Tên liên hệ", hãy nhập tên sẽ được hiển thị trong nhóm liên hệ, sau đó nhấp vào "Chỉ tạo cho nhóm".
5. Ngay sau khi bạn đã chèn tất cả các địa chỉ, hãy nhấp vào “OK“.
Các nhóm được đánh dấu in đậm trong sổ địa chỉ và chúng có biểu tượng khác với các địa chỉ liên hệ bình thường: có thể nhìn thấy hai đầu trên bảng địa chỉ cách điệu, biểu tượng cho các liên hệ bình thường. Ngoài ra, không có địa chỉ email nào được đưa ra bên cạnh tên nhóm.
Và đây là cách bạn gửi email đến danh sách phân phối:
1. Tạo một thư mới và nhấp vào nút "Tới".
2. Nhấp đúp vào nhóm để di chuyển nhóm đến trường "Người nhận" bên cạnh "Đến: ->". Đóng hộp thoại bằng "OK".
Nếu danh sách phân phối không kết thúc trong trường "Tới", hãy nhấp vào ở bước 1 trên "Cc ->" hoặc "Bcc ->".
