Cách xuất nhật ký từ Outlook sang Excel để đánh giá nó ở đó.
Nhật ký Outlook có thể được sử dụng tốt để ghi lại lượng thời gian bạn đã dành cho một nhiệm vụ cụ thể hoặc một ứng dụng khách. Tuy nhiên, nhật ký không có chức năng số học, vì vậy bạn phải sử dụng máy tính để cộng thời gian tất cả các công việc đã thực hiện cho một khách hàng cụ thể.
Thay vào đó, tất nhiên bạn cũng có thể sử dụng Excel để đánh giá, điều này đặc biệt hữu ích cho các dự án có nhiều nhiệm vụ phụ. Để thực hiện việc này, hãy xuất dữ liệu nhật ký sang Excel như được mô tả bên dưới.
1. Trước hết, hiển thị tạp chí ở dạng danh sách. Để thực hiện việc này, hãy mở nhật ký và gọi lệnh “Xem, Sắp xếp theo, Dạng xem hiện tại” (từ Outlook 2003) hoặc “Dạng xem, Dạng xem hiện tại” (trong các phiên bản Outlook cũ hơn) và chọn “Danh sách mục nhập”.
2. Bây giờ hãy đảm bảo rằng tất cả thông tin bạn cần để đánh giá trong Excel đều có thể được nhìn thấy trong nhật ký. Nếu bạn cần ngày và giờ để bắt đầu và hoàn thành từng tác vụ, hãy nhấp chuột phải vào Chủ đề hoặc Trong Thư mục và sử dụng lệnh Tùy chỉnh Chế độ xem Hiện tại. Sau đó nhấp vào "Các lĩnh vực".
3. Trong "Chọn các trường có sẵn từ" chọn "Tất cả các trường tạp chí". Sau đó nhấp vào "Các trường có sẵn" trên "Bắt đầu" hoặc "Kết thúc" và sau đó nhấp vào "Thêm". Chèn tất cả các trường cần thiết và sử dụng các nút "Di chuyển lên" và "Di chuyển xuống" để xác định thứ tự của chúng. Sau đó, đóng hai hộp thoại.
4. Bây giờ hãy định dạng các trường ngày tháng để Excel cũng có thể đánh giá chúng: Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào tiêu đề cột "Bắt đầu" và gọi lệnh "Định dạng cột".
5. Chọn "Bắt đầu" ở bên trái và sau đó là định dạng với ngày và tháng có hai chữ số, với năm bốn chữ số và thời gian đơn giản ở định dạng 24 giờ (xem hình). Bạn chọn cùng một định dạng cho "Kết thúc". Xin lưu ý: Excel không thể làm bất cứ điều gì với các định dạng có chứa tên của các ngày trong tuần.
6. Bây giờ sử dụng chuột để đánh dấu các mục trong nhật ký mà bạn muốn chỉnh sửa trong Excel và sao chép chúng bằng CTRL + C.
7. Mở Excel và dán dữ liệu vào bảng Excel mong muốn bằng CTRL + V.
8. Bạn vẫn phải chuyển đổi thông tin trong trường "Thời lượng" thành các giá trị số mà Excel có thể xử lý (Excel không thể tính toán với một thông tin như "30 phút").
