Dễ dàng tạo các mẫu tự với các hướng dẫn này
Một vài bước phải được thực hiện trước khi một tài liệu văn bản đáp ứng các yêu cầu nhất định hoặc mong muốn cá nhân của bạn. Điều đó có thể mất thời gian. Nhưng tác phẩm rất đáng giá nếu cuối cùng hồ sơ hoàn thiện trông hấp dẫn và cũng thuyết phục về mặt nội dung. Đặc biệt nếu bạn muốn gửi tài liệu đến những người nhận khác nhau hoặc cần nó vào những dịp khác nhau, bạn sẽ được hưởng lợi từ chức năng “biểu mẫu thư” của Microsoft Word. Nhưng làm thế nào có thể tạo ra những hợp nhất thư này?
Tạo mẫu thư trong Word: Trợ lý thiết thực trong chương trình Office
Giả sử bạn đã thiết kế một văn bản hoàn toàn theo ý tưởng của mình - cài đặt định dạng và ngôn ngữ cũng như đồ họa, đầu trang, chân trang và siêu liên kết tương ứng với các thông số kỹ thuật tương ứng. Bạn cũng đã bao gồm các trích dẫn quan trọng và đã chuẩn bị sẵn mục lục và danh sách các nguồn và thêm chúng vào văn bản. Tệp đã sẵn sàng và sẽ được gửi đến một danh sách dài những người.
Nếu bạn phải điều chỉnh lại văn bản với từng người nhận, các cài đặt quan trọng như số trang hoặc ngày tháng có thể tự động thay đổi hoặc thay đổi. May mắn thay, Microsoft Word cũng có các tính năng thiết thực để tạo các mẫu tự tại thời điểm này.
Tính năng này được hiểu là một chức năng được tích hợp trong chương trình Office và có sẵn cho người dùng để chỉnh sửa văn bản. Ngoài tính năng ký tự biểu mẫu, bạn cũng có thể sử dụng macro, chẳng hạn. Với một tổ hợp phím nhất định, bạn có thể thực hiện các lệnh được sử dụng thường xuyên nhanh hơn. Chức năng "Tìm & Thay thế" cũng là một tính năng phổ biến: bạn có thể sử dụng tính năng này để sửa các lỗi thường gặp trong một bước duy nhất.
Từng bước để phối thư: Hướng dẫn và mẹo
Microsoft Word giúp bạn làm việc với các tài liệu văn bản dễ dàng hơn theo một số cách. Điều này cũng bao gồm chức năng của ký tự nối tiếp. Để có thể sử dụng ứng dụng này, trước tiên hãy nhấp vào tab "Chương trình" trong ruy-băng trình đơn của chương trình Office. Bạn có thể chọn giữa các tùy chọn khác nhau: Ngoài chữ cái, các loại tài liệu khác, ví dụ như tin nhắn e-mail hoặc nhãn, cũng có thể được tạo hàng loạt. Thậm chí một sổ địa chỉ có thể được sử dụng như một tài liệu phối thư. Cách tiến hành nếu bạn muốn tạo một lá thư biểu mẫu:
Mở tab "Thư" trong tài liệu phối thư.
Đi tới "Bắt đầu trộn thư" và chọn, ví dụ: "Thư".
Sau khi Word thực hiện cài đặt trước tự động, hãy nhấp vào trường "Chọn người nhận".
Tạo danh sách mới hoặc sử dụng danh sách hiện có hoặc danh sách liên hệ trong Outlook - Word tự động tạo tiêu đề thư được cá nhân hóa, v.v. cho từng người nhận.
Kiểm tra mọi thứ trong bản xem trước và in ra các chữ cái chung.
Đây là một cách tiết kiệm thời gian để tạo và in các mẫu thư. Bằng cách lưu danh bạ, bạn có thể mong đợi một giao diện người dùng được cá nhân hóa với chữ cái tiếp theo. Truyền thông điệp đến đồng nghiệp, khách hàng, bạn bè và gia đình ngay lập tức.
tiền boa: Truy cập trình hướng dẫn trộn thư. Điều này hướng dẫn bạn tạo tài liệu phối thư trong sáu bước. Điều này tự động bỏ qua các vấn đề tiềm ẩn khi gửi email nối tiếp. Bạn cũng có thể tránh các thông báo lỗi liên quan đến hệ thống bằng cách xác định các cài đặt nhất định.
Chi tiết trong nháy mắt: Đây là cách bạn theo dõi mọi thứ
Để sửa lỗi, điều quan trọng là phải kiểm tra tài liệu một cách chi tiết. Vì bạn đang chuẩn bị một tập tin để gửi như một bức thư đến nhiều người nhận khác nhau, không chỉ nội dung, lời chào và dòng chào cũng phải đúng. Khi tự động tạo các phần tử văn bản, trình hướng dẫn sử dụng nguồn dữ liệu của bạn, nguồn này chứa dữ liệu của người nhận. Do đó, tên và địa chỉ phải được nhập chính xác để không có khối địa chỉ nào là sai ở cuối.
Để tránh phần cuối của tài liệu có lỗi, việc xem xét định dạng của nguồn dữ liệu cũng rất hữu ích. Ví dụ: nếu đó là một tệp Excel, bạn nên định dạng các số trong các trường phối thư. Sự chú ý của bạn là cần thiết ở đây. Điều này có nghĩa là không có vấn đề gì với thông tin tiền tệ trong các mẫu tự. Hỗ trợ từng bước của trình hướng dẫn hỗ trợ bạn trong khi bạn đang thiết lập trang tương ứng.
Quy trình đơn giản: lưu các ý tưởng riêng lẻ và gọi chúng lên bất kỳ lúc nào
Trong mọi công ty và theo mong muốn cá nhân, lời chào, dữ liệu của người nhận, dòng chào, nhưng cũng có thể đặt khối địa chỉ ở những vị trí khác nhau trong tài liệu. Ví dụ, nếu bạn luôn sử dụng cùng một cấu trúc, bạn có thể cố định chắc chắn vị trí của dòng chào trong mẫu thư.
Ngoài ra, bạn có thể đánh số các ký tự sê-ri đã được tạo liên tiếp và do đó cung cấp sự rõ ràng hơn. Các yêu cầu và mong muốn cá nhân có thể được lưu trong một mẫu. Tùy chọn là một trong nhiều chức năng trong Word có thể được sử dụng để đơn giản hóa và tăng tốc quá trình viết.
Ngoài tùy chọn chọn trường trộn thư từ nguồn dữ liệu cá nhân của bạn và tích hợp chúng vào văn bản chỉ trong vài bước, bạn cũng có thể sử dụng Microsoft Word để chèn bản dịch hoặc lưu tệp dưới dạng PDF.
Điều chỉnh và sửa chữa - thật dễ dàng
Trước khi bạn lưu tài liệu Word dưới dạng PDF, hãy kiểm tra kỹ xem bạn có muốn thực hiện bất kỳ thay đổi nào không. Điều này sẽ giúp bạn tìm thấy các trường kết hợp thư cụ thể hơn bằng cách đánh dấu chúng. Các hàm trường khác nhau của chương trình Office có thể được sử dụng để chèn các phần tử từ các nguồn dữ liệu khác nhau: bảng từ Excel, trường văn bản từ dữ liệu khác và đồ họa có thể được tích hợp dễ dàng vào phối thư của bạn.
Trong bản xem trước, bạn có thể thấy cách các mô-đun mới sẽ phù hợp với tài liệu bắt đầu. Nếu cần, các địa chỉ hoặc tên tương ứng sau đó có thể được sửa đổi.
Tốt để biết: Trong khi bạn có thể tạo tài liệu biểu mẫu từ một tài liệu bình thường, quy trình này cũng có thể được thực hiện ngược lại. Ngược lại, tài liệu trộn thư cũng có thể được chuyển đổi thành tài liệu bình thường.
Thư nối tiếp: cách nhanh nhất cho nhiều mục thư
Các mẫu thư cung cấp khả năng tạo các mục thư cho những người nhận khác nhau một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nhờ các cài đặt dành riêng cho chương trình, bạn được hưởng lợi từ bố cục thống nhất - bất kể bạn đang viết thư, tạo nhãn hay thực hiện phối thư khác.
Câu hỏi thường gặp
Tại sao bạn cần một lá thư biểu mẫu?
Nếu các tài liệu được gửi đến những người nhận khác nhau và các thành phần văn bản tương tự được sử dụng, thì việc sử dụng chức năng ký tự nối tiếp là rất đáng giá. Tại đây, bạn có thể chèn các khối riêng lẻ trực tiếp vào văn bản và truy cập nguồn dữ liệu có chứa địa chỉ và tên của người nhận. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tạo các tin nhắn được cá nhân hóa.
Làm cách nào tôi có thể kiểm tra xem mẫu đơn đã điền có phù hợp hay không?
Với chức năng xem trước, nội dung và định dạng của một bức thư sê-ri có thể được hiển thị rõ ràng và được kiểm tra trong phiên bản cuối cùng của chúng.
