Các mẹo và thủ thuật thông minh dành cho Microsoft Word

Với sự trợ giúp này, bạn sẽ trở thành một chuyên gia Word!

Microsoft Word là chương trình xuất sắc nhất khi nói đến xử lý văn bản trên PC. Bởi vì: Nó rất dễ sử dụng ngay cả đối với người mới bắt đầu và cung cấp nhiều chức năng. Tuy nhiên, đôi khi các vấn đề phát sinh khi soạn thảo văn bản Word. Nhưng với sự trợ giúp của các mẹo và thủ thuật đơn giản, chúng có thể được khắc phục dễ dàng - và việc sử dụng chương trình Office thậm chí còn dễ dàng hơn.

Microsoft Word: Nhiều chức năng để xử lý văn bản

Bất kỳ ai tạo văn bản trong Microsoft Word đều nhanh chóng nhận thấy: Chương trình này có đầy đủ các chức năng và ứng dụng đa dạng. Bất kể đó là câu hỏi về viết chữ cái, tạo bảng, làm việc với hình ảnh hoặc in thứ gì đó: phần mềm được trang bị tốt trong tất cả các phiên bản khác nhau của nó.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nhiều chức năng của Word cũng gặp vấn đề nhỏ. Lợi thế với Microsoft Word? Những vấn đề này có thể được giải quyết nhanh chóng và dễ dàng - với sự trợ giúp của các mẹo, phím tắt hoặc cài đặt. Điều này cho phép ngay cả những người mới bắt đầu làm việc an toàn và nhanh chóng với tệp Word và đạt được tiến bộ trong xử lý văn bản. Nhưng những mẹo đặc biệt hữu ích khi nói đến Word là gì?

4 thủ thuật hàng đầu của chúng tôi dành cho Microsoft Word: Mẹo xử lý văn bản nhanh chóng

Thành công nhanh chóng trong Word chỉ với vài cú nhấp chuột và lệnh ngắn. Với các thủ thuật phù hợp, bạn không chỉ có thể giải quyết tất cả các vấn đề trong Microsoft Word mà còn tăng cường thành công và hiệu quả trong quá trình tạo văn bản!

1. Công việc đơn giản thông qua các hộp kiểm

Thực tế và nhanh chóng để đánh giá: Các hộp kiểm đặc biệt hữu ích cho các cuộc khảo sát hoặc trang tính. Nhưng Word dường như chưa bao giờ khiến việc chèn điều này vào tài liệu trở nên đặc biệt dễ dàng - cho đến tận bây giờ! Bởi vì bây giờ có ba giải pháp thiết thực để dễ dàng tích hợp hộp kiểm vào mọi phiên bản Word.

2. Các thuật ngữ được giải thích dễ dàng - với chú giải công cụ

Nhúng giải thích cho các từ nước ngoài, thuật ngữ kỹ thuật và những thứ tương tự trong Word giúp nhiều người đọc hiểu văn bản dễ dàng hơn. Thật không may, chính chương trình không cung cấp điều này. Nhưng với sự trợ giúp của một thủ thuật, bạn vẫn có thể xem chú giải công cụ cho các từ và đoạn văn riêng lẻ trong Word.

Thử nghiệm thứ 3, thử nghiệm: văn bản giả được chèn khéo léo

Bất kể bạn muốn kiểm tra các chức năng, hãy thử bố cục hoặc cần văn bản làm trình giữ chỗ: Văn bản giả luôn có thể hữu ích trong tệp Word. Tuy nhiên, để làm được điều này, bạn không cần phải bấm các phím một cách vất vả mà chỉ cần sử dụng một tổ hợp phím đơn giản.

4. Khởi đầu mới ở vị trí cuối cùng: Mẹo này giúp bạn có thể

Trong một văn bản dài, bạn rất dễ bị mất dấu lần cuối cùng của mình - đặc biệt nếu đã qua một thời gian. Một thủ thuật Word đơn giản cũng có thể giúp ích ở đây: Với sự trợ giúp của hai phím, bạn đưa ra lệnh để nhảy đến vị trí cuối cùng trong tài liệu.

Những thủ thuật Word dễ dàng này chỉ cần một vài cú nhấp chuột - nhưng bạn có thể sử dụng chương trình Office nhanh hơn và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Một số vấn đề về Word khiến bạn gặp phải những thách thức lớn hơn: Ví dụ: khi nói đến các mẫu định dạng hoặc bố cục của tài liệu. Tuy nhiên, một số định dạng và cài đặt đáng biết cũng có ích ở đây.

Định dạng và bố cục: Giải quyết vấn đề trong Microsoft Word

Đối với hầu hết người dùng, việc tạo văn bản trong Word hầu như không phải là một vấn đề - nhưng ngay khi họ muốn đưa tệp của mình vào đúng định dạng hoặc bố cục, một số câu hỏi sẽ nảy sinh. Viết dễ dàng như vậy, định dạng có thể phức tạp! Các dòng hoặc đoạn văn di chuyển nhanh chóng và lý do cho điều này dường như không rõ. Nhưng cũng có rất nhiều giải pháp có sẵn cho việc này, ví dụ cho các vấn đề sau:

• Làm cách nào để tìm nhanh các tài liệu dài?
• Làm cách nào để làm cho văn bản của tôi dễ đọc hơn?
• Làm cách nào để kẻ các dòng từ cuối câu đến mép trang?
• Làm cách nào để đo khoảng cách bằng chuột?
• Làm cách nào để chuyển đổi số thành văn bản?

Và ngay cả đối với các vấn đề thông thường, Word thường có sẵn các giải pháp đơn giản - mặc dù bị ẩn - sẵn sàng. Bằng cách này, bạn có thể làm cho tài liệu của mình rõ ràng và giúp bạn và những người khác xử lý văn bản dễ dàng hơn.

Thay đổi thứ tự: Thật dễ dàng để sắp xếp lại các chương của bạn

Khi viết một đoạn văn bản dài, có rất nhiều lựa chọn để sắp xếp nó. Và thường bạn chỉ nhận thấy sau đó rằng thứ tự sẽ có ý nghĩa hơn theo một cách khác. Sau đó, nhiều người dùng bắt đầu sử dụng sao chép và dán, tức là chức năng sao chép và dán, để cắt văn bản và dán nó vào nơi khác. Nhưng điều đó là không cần thiết, vì Word cung cấp một chức năng thực tế trong chế độ định dạng cho việc này.

Với sự trợ giúp của cái gọi là cấp độ dàn bài, bạn có thể dễ dàng hoán đổi các tiêu đề, thay đổi thứ tự và tạo cho tài liệu một cấu trúc có ý nghĩa. Để làm được điều này, bạn chỉ cần vài bước là có thể thành thạo với ít kinh nghiệm sử dụng Microsoft Word.

Ba lần nhấp và đi: loại bỏ khoảng cách dòng gây phiền nhiễu

Khoảng cách lạ và định dạng bị thay đổi: Điều này thường xảy ra khi văn bản từ mạng được dán vào tài liệu Word. Nhưng chỉ với một vài cú nhấp chuột - chính xác hơn là ba lần - bạn có thể loại bỏ khoảng cách dòng gây phiền nhiễu và khôi phục bố cục ban đầu của mình trong chương trình Office. Nếu bạn sử dụng giải thích từng bước, không có gì có thể xảy ra sai sót và bạn sẽ có thể tự mình hủy kích hoạt khoảng cách dòng gây phiền nhiễu.

Hủy kích hoạt khu vực đánh dấu: Các hướng dẫn này sẽ hữu ích

Khi bạn làm việc trên tài liệu Word với đồng nghiệp hoặc người khác, bạn biết khu vực đánh dấu. Bởi vì có những nhận xét hoặc thay đổi mà người dùng khác đã thực hiện đối với tài liệu. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tiếp tục chỉnh sửa hoặc ghi vào tệp này, không gian này bị thiếu và tệp xuất hiện nhỏ trên màn hình.

Vì lý do này, Word cung cấp một chức năng trong các tab cho phép bạn ẩn khu vực đánh dấu. Thao tác này sẽ không loại bỏ hoàn toàn nó - nó sẽ không hiển thị trên PC của bạn. Điều này có nghĩa là nó vẫn có thể truy cập được cho tất cả người dùng, nhưng bạn có chế độ xem tốt nhất để có thể làm việc lý tưởng trên tệp Word của mình.

Làm việc trong Word mà không gặp sự cố: mẹo để có văn bản hoàn hảo

Chương trình Microsoft Office Word cung cấp cho người dùng nhiều tùy chọn để làm việc với văn bản. Có sẵn các mẫu khác nhau, nhưng người dùng cũng có thể tùy chỉnh văn bản của mình: với nhiều phông chữ, cỡ chữ và màu sắc.

Viết hoa thành chữ thường và ngược lại: Microsoft Word có thể làm gì

Nhưng trước khi thiết kế, cần phải hoàn thiện việc viết và tạo tệp. Và tại đây, bạn cũng có thể áp dụng các mẹo thực tế giúp việc tạo văn bản dễ dàng hơn nhiều. Ví dụ, Word đề nghị bạn viết ra các số từ văn bản. Điều đó có nghĩa là: Bạn viết các chữ số, Word thực hiện chính tả thường phức tạp sau khi bạn sử dụng tổ hợp phím CTRL. Word cũng phân biệt chữ hoa chữ thường. Một số lệnh nhất định biến chữ hoa thành chữ thường trong nháy mắt hoặc có thể chuyển hoàn toàn chữ hoa và chữ thường.

Tắt viết hoa tự động, xóa dấu cách kép và Eszett

Word cũng có thể giúp bạn khắc phục những sự cố sau:

• Tắt các chữ cái viết hoa tự động ở đầu câu: Chức năng Word tự động này không phải lúc nào cũng mong muốn, đặc biệt là đối với danh sách hoặc dấu đầu dòng. Vì chương trình của Microsoft luôn viết hoa đầu câu - và cũng có thể thay đổi điều này nếu bạn không muốn. Nhưng không thể dễ dàng hơn để hoàn tác cài đặt này và hủy kích hoạt nó trong tài liệu Word.
• Tìm khoảng trống gấp đôi một cách nhanh chóng và dễ dàng: Nếu bạn viết một văn bản và vô tình thêm khoảng trắng thường xuyên hơn, bạn sẽ không nhận thấy chúng cho đến sau này. Khi thiết kế và định dạng văn bản, họ thay đổi văn bản và làm cho nó trông kỳ lạ. Nhưng với một vài lệnh nhanh cho chương trình Office của bạn, bạn có thể tìm thấy chúng rất dễ dàng - để bạn có thể xóa chúng và tiếp tục làm việc trên văn bản một cách dễ dàng.
• Sử dụng chữ hoa "ß" một cách chính xác: Với chữ thường thì hầu như không được chú ý - tuy nhiên, ở chữ hoa, không có quy định nào cho Eszett trong một thời gian dài. Nhưng không để xảy ra sai sót và rắc rối, nhất là với tên riêng, lâu nay cũng có chữ “ß” viết hoa. Bạn có thể chèn điều này một cách nhanh chóng và dễ dàng trong bất kỳ phiên bản Word nào bằng tổ hợp phím.

Các chức năng, giải pháp và thủ thuật thực tế này khiến việc tạo tài liệu Word trở thành trò chơi của trẻ nhỏ. Ví dụ, bạn cũng có thể chấm điểm với một tệp không có lỗi cho các ứng dụng. Bởi vì ngày nay nhiều nhà tuyển dụng, ví dụ như các công ty CNTT, chú ý đến trình độ chuyên môn của bạn nhiều hơn.

Word được liên kết: Đây là cách nó tương tác với các chương trình và định dạng tệp khác

Những người sành về PC đánh giá cao chương trình Office Word vì những ưu điểm của nó trong lĩnh vực xử lý văn bản - ngoài ra còn sử dụng được nhiều định dạng tệp hoặc chương trình khác. Và các vấn đề có thể phát sinh trong sự hợp tác giữa hai phần mềm khác nhau. Có thể là chỉ trong bản trình bày hoặc trong khả năng tương thích tổng thể: Ở đây cũng có một giải pháp cho mọi vấn đề. Ví dụ, với những khó khăn sau:

• Làm cách nào để gửi tệp Word của tôi dưới dạng email được định dạng?
• Làm cách nào để chuyển văn bản từ tệp PDF sang Word?
• Làm cách nào để chèn tệp PDF vào tài liệu Word của tôi?
• Làm cách nào để làm việc thuần thục với PowerPoint và Word?

Nếu bạn muốn làm việc với Word dưới dạng chương trình xử lý văn bản chuẩn, bạn nên thiết lập Microsoft Word làm chương trình chuẩn.

Thiết lập Word làm chương trình mặc định: Thật dễ dàng

Khi bạn mở các tệp đã nhận hoặc tải xuống tài liệu từ Internet, có thể không mở được trực tiếp các tệp này bằng Microsoft Word. Bởi vì các chương trình như Wordpad cũng được sử dụng để xử lý văn bản. Nếu bạn vẫn muốn tất cả các tệp được mở trực tiếp bằng Word, ứng dụng Office có thể được đặt làm chương trình mặc định. Điều này có thể được thực hiện trong cài đặt menu của PC của bạn và được thực hiện trong một thời gian ngắn.

Máy tính mới? Cách di chuyển với tất cả cài đặt Word

Một chiếc PC mới là một thứ gì đó tuyệt vời: với công nghệ mới nhất, tầm nhìn được cải tiến và thiết kế thời trang, đó là một niềm vui lớn cho chủ sở hữu. Tuy nhiên, một số khó khăn phát sinh khi thiết lập máy tính. Các chương trình như Word được lập trình trên máy tính mới với cài đặt hoạt động không được cá nhân hóa.

Để bạn có thể dễ dàng quay lại xử lý văn bản trên PC mới của mình, Microsoft Word cho phép bạn di chuyển tất cả cài đặt sang PC mới. Thật không may, đây không phải là “chức năng di dời”, nhưng một vài thủ thuật sẽ giúp chuyển các mục nhập, cài đặt và lệnh cá nhân của bạn sang máy tính mới.

Với các mẹo và thủ thuật để trở thành chuyên gia Word

Ngay cả khi Microsoft Word là chương trình phổ biến nhất để xử lý văn bản - mọi phiên bản đều có các thủ thuật và các vấn đề nhỏ phát sinh lặp đi lặp lại. Định dạng một tài liệu nói riêng có thể khó khăn. Nhưng với sự trợ giúp của các thủ thuật Word và giải pháp cho những khó khăn, ngay cả những người mới bắt đầu sẽ có thể sử dụng chương trình Office một cách an toàn và nhanh chóng.