Một chức năng quan trọng của Excel liên quan đến khả năng sắp xếp nội dung của các bảng tính riêng lẻ và do đó cung cấp một cái nhìn tổng quan tốt hơn.
Trong bảng tính mẫu của chúng tôi, một công ty đã theo dõi doanh số bán hàng từ nhân viên hiện trường của mình trong một ngày. Danh sách được sắp xếp theo nhận đơn đặt hàng được hiển thị trong cột B.
Làm cách nào để sắp xếp các bảng tính riêng lẻ trong Excel?
Để sắp xếp bảng mẫu theo cách do người dùng xác định, trước tiên hãy chọn toàn bộ bảng bao gồm các tiêu đề và không có phần tổng trong các cột D14 và F14.Sau đó chuyển sang tab Dữ liệu và tìm chức năng "Sắp xếp" ở giữa.
Một cửa sổ hộp thoại mở ra trong đó bạn có thể chỉ định tiêu chí sắp xếp theo đó dữ liệu được đánh dấu sẽ được sắp xếp.
Nếu bạn muốn sắp xếp theo các tiêu chí khác nhau, hãy nhấp vào mục "Thêm cấp độ" và chọn tiêu chí sắp xếp thứ hai. Lặp lại mục nhập này cho đến khi bạn đã xác định tất cả các tiêu chí.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn sắp xếp bảng theo đại diện bán hàng và sau đó theo tổng giá đạt được.
Xác nhận cài đặt với OK để bảng được sắp xếp tương ứng.
Bảng được sắp xếp theo bộ và bản thân nó rõ ràng hơn.Người xem có thể xem nhanh đại diện bán hàng nào đã bán sản phẩm nào, với doanh thu bán hàng cao nhất trên mỗi nhân viên bán hàng ở trên cùng. Ngoài ra, bảng cũng có thể được sắp xếp theo tổng giá hoặc theo số lượng bán cao nhất.
Tóm lại, sắp xếp danh sách cung cấp các quan điểm khác nhau về dữ liệu của bạn. Sắp xếp sắp xếp dữ liệu của bạn theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Thứ tự sắp xếp phụ thuộc vào loại dữ liệu.
Làm thế nào để sử dụng chức năng lọc trong Excel?
Bạn cũng có thể tìm thấy chức năng lọc trong Excel trong tab Dữ liệu, ngay bên phải chức năng sắp xếp.
Lọc trong Excel hoạt động giống như một loại sàng hạn chế cụ thể chế độ xem dữ liệu của bạn. Chức năng bộ lọc cũng có thể được sử dụng để tìm các mục trùng lặp hoặc đánh dấu các khu vực cụ thể trong bảng tính.
Để sử dụng chức năng lọc trong Excel, dữ liệu phải có sẵn trong bảng, giống như khi sắp xếp. Do đó, bạn có thể sử dụng chức năng bộ lọc để xác định tiêu chí nào sẽ được sử dụng để lọc. Để làm điều này, chỉ cần nhấp vào mũi tên bên cạnh cột và chỉ định dữ liệu nào sẽ được lọc theo. Trong các bảng lớn, chức năng tìm kiếm mà bạn có thể nhận ra bằng biểu tượng "kính lúp" , giúp tìm kiếm dữ liệu cụ thể sẽ được sử dụng làm tiêu chí lọc.
Nếu bạn lọc dữ liệu trong một bảng, thì bạn có thể phân tích và hiểu nó dễ dàng hơn. Ví dụ, lỗi có thể được phát hiện và sửa chữa nhanh hơn. Ngoài ra, một số thông tin nhất định có thể được tìm thấy dễ dàng hơn.
Chức năng lọc trong Excel rất hữu ích khi làm việc với lượng dữ liệu lớn. Chúng cũng có thể hữu ích cho các bảng nhỏ hơn nếu bạn muốn lọc ra các phạm vi hoặc dữ liệu riêng lẻ.Các hàm lọc giúp làm việc với Excel dễ dàng hơn và phân tích dữ liệu dễ dàng hơn.
