Calc là một chương trình bảng tính được thiết kế để sử dụng trong văn phòng hàng ngày. Nó hỗ trợ cả các yêu cầu chung của người mới và nhu cầu cụ thể của người dùng nâng cao. Do đó, các nhiệm vụ chính của Calc bao gồm tạo bảng, tính toán các giá trị số, lọc và sắp xếp các giá trị cũng như hỗ trợ macro.
Chương trình này là một phần của gói phần mềm LibreOffice, ngoài bảng tính, còn chứa các ứng dụng văn phòng điển hình khác như chương trình tạo văn bản, thuyết trình hoặc quản trị hệ thống cơ sở dữ liệu.Bản thân LibreOffice có sẵn dưới dạng bản tải xuống miễn phí.
LibreOffice Calc: giới thiệu
Với việc cài đặt LibreOffice, bạn đã có toàn quyền truy cập vào Calc và các chức năng liên quan. Để sử dụng nó, hãy chạy LibreOffice, sau đó một cửa sổ mới sẽ xuất hiện với tất cả các chương trình hiện có để lựa chọn. Nhấp vào Calc sẽ mở chương trình tương ứng.
Phần nổi bật nhất của Calc là khu vực làm việc lớn, được chia thành nhiều ô và cột. Trong phạm vi ô này, bạn có thể ví dụ
- Nhập giá trị và số,
- Tạo bảng,
- tính toán các giá trị bằng công thức và hàm, và
- Chèn biểu đồ.
Bạn có thể tìm thấy các tùy chọn định dạng trong các thanh menu phía trên.Ví dụ: bạn có thể thay đổi kích thước phông chữ và loại, nhưng bạn cũng có thể thay đổi cấu trúc của bảng. Calc cũng có các tùy chọn khác mà bạn có thể sử dụng để chèn hình ảnh, tính toán tỷ lệ phần trăm hoặc tạo đồ họa.
Lưu tài liệu trong LibreOffice Calc
Bạn có thể lưu tài liệu của mình bất cứ lúc nào.
Nhấp vào biểu tượng đĩa.
" Hoặc lưu nó qua tab Tệp hoặc sử dụng phím tắt Ctrl+Shift+S."
Lưu bảng tính ở định dạng tệp ODF mặc định của LibreOffice.
Hoặc chọn các định dạng tệp khác trong quá trình lưu. Điều này bao gồm định dạng XLSX mà Microsoft Office Excel sử dụng.
Lưu ý: Vì bảng có thể được lưu ở định dạng tệp của Microsoft Excel (dẫn đầu thị trường phần mềm văn phòng là Microsoft Office), nên cả hai chương trình thường tương thích với nhau.
Các hàm cơ bản trong LibreOffice Calc
Ngoài tính toán và tạo bảng, Calc còn có các tùy chọn khác giúp ứng dụng trở nên cực kỳ hữu ích. Bằng cách này, bạn có thể tự động điền vào các bảng mà bạn đã tạo, sắp xếp và lọc dữ liệu hoặc thậm chí sử dụng các mẫu tạo sẵn để lưu toàn bộ các bước công việc.
Công cụ điền và điền hàng
Calc có các công cụ để tự động điền các ô, đặc biệt hữu ích khi các giá trị được lặp lại hoặc tuân theo một trình tự logic. Với mục đích này, tất cả các ô đều được trang bị một điểm kẹp, xuất hiện ở góc dưới bên phải sau khi chọn.
-
Giữ phím này và sau đó kéo chuột lên, xuống, sang trái hoặc phải và mỗi ô trên đường dẫn này sẽ tự động được điền giá trị chính xác của ô bắt đầu.
-
Giữ phím Ctrl để nhập các giá trị theo thứ tự tăng dần (ví dụ: 1, 2, 3 hoặc tháng 1, tháng 2, tháng 3 …).
-
Nếu bạn chọn hai hoặc nhiều ô liền kề thì chúng có một ô điều khiển chung.
-
Bây giờ hãy kéo phần này theo hướng để Calc tạo một chuỗi số tự động. Với các giá trị 1 và 2, các giá trị 4, 8, 16, v.v. sẽ theo sau.
Đối với các bước công việc phức tạp hơn, Calc cũng cung cấp cửa sổ hộp thoại riêng để yêu cầu bạn cung cấp thêm thông tin. Ở đó bạn sẽ có thể
- phương hướng,
- loại hàng,
- giá trị bắt đầu và kết thúc cũng như
- Đặt mức tăng của các ô sẽ được lấp đầy.
Tự động điền hàng trong bảng
Tiến hành như sau:
" Bạn có thể mở cửa sổ hộp thoại bằng cách trước tiên đánh dấu các ô cần điền rồi chọn tab Chỉnh sửa."
" Cuối cùng, bạn vào được cửa sổ hộp thoại Series thông qua mục Fill. Do đó, bằng cách nhập vào các trường này, bạn có thể tự động điền bảng chính xác hơn nữa."
Tự động chèn các tập dữ liệu lớn vào bảng tính với Datapilot của Calc
Đặc biệt với các tập dữ liệu lớn, thật khó chịu khi phải nhập tất cả dữ liệu riêng lẻ vào bảng. Mặt nạ đầu vào Calc có thể trợ giúp ở đây: Datapilot. Với điều này, bạn có thể yêu cầu Calc tự động chèn ngay cả các tập dữ liệu lớn. Cách tiến hành:
Mở một bảng mới và nhập tiêu đề cột.
Điền dữ liệu vào hàng đầu tiên rồi chọn toàn bộ bảng.
" Sau đó nhấp vào Dữ liệu/Hình dạng. Bây giờ Calc sẽ phân tích bảng để Datapilot mở ra được chuẩn bị tối ưu cho cấu trúc bạn đã tạo."
" Bây giờ, bạn có thể tạo thêm mục nhập bằng cách nhấp vào Mới. Điều này giúp công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn."
Lọc và sắp xếp dữ liệu
Một cách sử dụng hữu ích khác của Calc cho phép bạn lọc các vùng cụ thể trong bảng tính của mình bằng các tỷ lệ.
" Để thực hiện việc này, hãy đánh dấu các tiêu đề tương ứng rồi nhấp vào tab Dữ liệu."
" Ở đó, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn cho Bộ lọc và do đó cũng có tùy chọn cho Bộ lọc tự động."
Tùy chọn này cung cấp cho mỗi tiêu đề bảng của bạn một nút bổ sung ở dưới cùng bên trái.Điều này cho phép tất cả các giá trị chứa trong hàng hoặc cột được liên kết được tô sáng. Nếu kích hoạt nhiều bộ lọc như vậy cùng lúc, bạn có thể sử dụng phương pháp này để tìm và phân loại các giá trị định kỳ.
Bên cạnh việc lọc, nội dung trong bảng của bạn cũng có thể được sắp xếp. Bạn có thể sắp xếp lại văn bản đã chọn trước đó và các giá trị số theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số. Chức năng này được ẩn đằng sau các biểu tượng khác nhau trong thanh menu trên cùng, nơi có các tùy chọn
- sắp xếp tăng dần
- sắp xếp giảm dần
có thể được tìm thấy. Các cột và hàng riêng lẻ có thể được sắp xếp mà không gặp bất kỳ sự cố nào; Tuy nhiên, LibreOffice Calc sẽ hiển thị cho bạn một thông báo cảnh báo đối với các bảng có nhiều phần. Bạn có thể sử dụng điều này để xác định rằng cột hoặc hàng được sắp xếp có liên quan đến những cột hoặc hàng khác. Điều này đảm bảo rằng tất cả các nội dung trong bảng được sắp xếp hợp lý và mạch lạc.Giá trị mà việc sắp xếp dựa vào được đánh dấu bằng đường viền ô dày hơn. Thay vào đó, nếu bạn muốn đặt một giá trị hạt giống khác, hãy giữ phím Ctrl và nhấp hai lần vào ô mong muốn.
LibreCalc: Sử dụng các mẫu
Bạn không cần tạo bảng cho nhiều ứng dụng tiêu chuẩn, vì LibreOffice cung cấp một số mẫu thực tế với các bảng, trường, công thức và hàm dựng sẵn đã được tạo. Giống như phần mềm, chúng có sẵn để tải xuống miễn phí và có thể được thực thi bằng cách nhấp đúp sau khi tải xuống. Ngoài ra, những người dùng khác cũng cung cấp nhiều mẫu cho LibreOffice Calc trên Internet. Bằng cách này, bạn có thể hưởng lợi từ lịch, kế hoạch hàng tuần hoặc sổ ngân sách đã tạo trước đó, cùng những thứ khác.
LibreOffice Calc ghi điểm nhờ khả năng sử dụng trực quan và khả năng tương thích với chương trình Office
Nhờ có phạm vi mở rộng, LibreOffice Calc có tất cả các tùy chọn ứng dụng cần thiết cần thiết trong công việc văn phòng hàng ngày. Chương trình có thể dễ dàng theo kịp cả OpenOffice và Microsoft Office. Lựa chọn định dạng lưu có sẵn cũng làm cho Calc tương thích với các chương trình đó.
Hơn nữa, Calc giúp người dùng sử dụng dễ dàng hơn bằng cách cung cấp nhiều tùy chọn thiết thực. Không chỉ có thể nhập nội dung vào bảng nhanh hơn mà các khu vực còn có thể được sắp xếp và lọc theo cách có ý nghĩa. Thậm chí sau đó, người dùng có thể tiến thêm một bước bằng cách sử dụng các mẫu đã bao gồm tất cả các trường họ cần. Vì những lý do này, LibreOffice Calc là một lựa chọn tốt để xử lý cả tác vụ cơ bản và các sự cố bảng tính cụ thể.
câu hỏi thường gặp
Calc có tương thích với macro không?
Giống như tất cả các ứng dụng từ gói phần mềm LibreOffice, bạn cũng có thể mở rộng chức năng của Calc bằng macro. Chúng có thể được ghi lại, viết độc lập hoặc tải xuống.
Hỗ trợ nhiều người dùng của Calc là gì?
" Dữ liệu trong Calc có thể được nhiều người sử dụng. Để thực hiện việc này, hãy chuyển sang mục menu Extras và nhấp vào Phát hành tài liệu. Ngay sau khi bạn lưu tài liệu mong muốn vào thư mục dùng chung, đồng nghiệp của bạn cũng có thể truy cập tài liệu đó và bổ sung."
Sự khác biệt giữa OpenOffice và LibreOffice là gì?
OpenOffice là tiền thân của LibreOffice vẫn được hỗ trợ. Cả hai đều bao gồm các chương trình Writer, Calc, Impress và Draw. Sự khác biệt nằm ở khả năng tương thích tốt hơn của LibreOffice với các chương trình của Microsoft.
