In ấn vẫn là một trong những quy trình được sử dụng nhiều nhất trong các công ty. Tuy nhiên, khi thiết lập hệ thống máy in nối mạng một cách chính xác, các vấn đề thường phát sinh. Đọc ở đây những điều cần lưu ý khi in trong văn phòng
Máy in hoạt động trên mạng như thế nào?
Trên thực tế, một máy in trên mạng không phải là một điều đặc biệt khó khăn. Thường có hai cách để kết nối máy in với mạng:
· Máy in được kết nối với thiết bị cuối (máy trạm)
· Máy in được kết nối trực tiếp với mạng bằng địa chỉ riêng của nó
Tùy chọn đầu tiên đơn giản hơn nhiều, nhưng cũng ít thực tế hơn, đặc biệt là trong các văn phòng. Ở đây máy in được kết nối đơn giản với một trong các máy tính trong văn phòng. Sau đó, máy in được chia sẻ với mạng từ máy tính này. Điểm bất lợi ở đây là máy tính chịu trách nhiệm phát hành phải luôn được bật. Ngoài ra, tất nhiên, nó cũng khá bất lợi là máy in cũng nằm gần máy trạm này về mặt vật lý. Trong một số trường hợp nhất định, điều này có nghĩa là nhân viên chỉ có thể lấy ấn phẩm của bạn từ địa điểm này.
Nếu máy in ở ngay cạnh máy trạm, nó có thể phát ra tiếng ồn khó chịu khi in thường xuyên.
unsplash.com / Bank Phrom / https://unsplash.com/photos/Tzm3Oyu_6sk
Tùy chọn khác là kết nối máy in với mạng văn phòng có lợi hơn nhiều. Máy in được kết nối trực tiếp với giao diện mạng và hoạt động ít nhiều giống như một máy tính như một phiên bản riêng biệt. Máy in cũng có địa chỉ IP cục bộ của riêng nó và sau đó có thể được định địa chỉ bởi tất cả người dùng. Vấn đề ở đây là quá trình này phức tạp và khó thực hiện hơn nhiều. Các công ty muốn thực hiện các quy trình như vậy có thể nhận được sự trợ giúp từ một công ty tư vấn CNTT.
Giám sát máy in - cái gì được in bởi ai và khi nào?
Tuy nhiên, một khi máy in đã được thiết lập trong văn phòng, mọi thứ trở nên thực sự thú vị. Rốt cuộc, bạn thường muốn biết nó được sử dụng để làm gì và trên hết là ở mức độ nào. Một công nghệ được gọi là giám sát máy in được sử dụng cho việc này. Phần mềm giám sát số lượng được in trong mạng và trên hết là bởi người dùng nào. Bằng cách này, quản trị viên hệ thống luôn có thể theo dõi ai đang sử dụng máy in văn phòng cho những việc gì và ở mức độ nào. Một số sản phẩm phần mềm cung cấp khả năng giám sát chặt chẽ các máy in trên mạng.
Việc lắp đặt mạng máy in đặc biệt đáng giá trong một văn phòng có không gian mở. Một nhà tư vấn CNTT chuyên nghiệp có thể trợ giúp để có thể theo dõi máy trạm nào đến từ khối lượng công việc nào.
unsplash.com / Annie Spratt / unsplash.com/photos/wgivdx9dBdQ
Điều gì về bảo mật của một máy in mạng?
Thường bị đánh giá thấp, máy in mạng có thể là một điểm yếu thực sự trong hệ thống bảo mật của công ty. Do sự tích hợp đầy đủ của máy in vào mạng, máy in tất nhiên cũng có thể được sử dụng làm mục tiêu cho các cuộc tấn công.
Chủ yếu là do máy tính luôn tập trung khi bảo mật mạng nên máy in thường bị chập. Nhưng điều này cũng có thể được sử dụng cho các cuộc tấn công đánh cắp hoặc thao túng dữ liệu. Điều này đặc biệt quan trọng nếu máy in không chỉ được tích hợp vào mạng riêng của văn phòng mà còn được kết nối trực tiếp với Internet. Các dịch vụ như Google Cloud Printing giúp việc in ấn từ Internet trở nên cực kỳ dễ dàng. Công việc in có thể được bắt đầu bằng cách đăng nhập vào tài khoản Google.
Một nghiên cứu từ năm 2022-2023 cho thấy máy in có thể trở thành một nguy cơ bảo mật rất lớn. Do đó, bạn không nên sử dụng máy in mạng? Có thể là không, nhưng điều quan trọng là phải thiết lập các điều kiện khuôn khổ một cách chính xác và cài đặt máy in một cách chuyên nghiệp và trên hết là đảm bảo an toàn cho nó.
