Khả năng tương thích với Word: 4 Mẹo và Thủ thuật

Bạn thực hiện việc này nếu các phiên bản Office không tương thích

Các chương trình máy tính thực tế đã đơn giản hóa đáng kể thế giới kỹ thuật số của công việc cũng như cuộc sống riêng tư. Trên hết là chương trình xử lý văn bản Word của Microsoft. Sự phát triển thường xuyên hơn nữa của phần mềm này không chỉ mang lại các chức năng thiết thực mới mà còn thường xảy ra các vấn đề về khả năng tương thích. Nhưng chúng là gì và bạn có thể gặp chúng như thế nào?

1. Khả năng tương thích của phiên bản Word: điều đó có nghĩa là gì?

Công ty phần mềm Microsoft phát hành các gói Office mới theo định kỳ. Đây là tập hợp các phần mềm thường dùng trong văn phòng. Bạn có thể lấy giấy phép để sử dụng phiên bản mới nhất bằng cách mua các phiên bản cập nhật. Theo mặc định, một gói như vậy bao gồm chương trình xử lý văn bản Word, phần mềm trình chiếu PowerPoint và chương trình bảng tính Excel.

Kể từ phiên bản Word 2000 ban đầu, Microsoft đã phát hành Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 và 2022-2023. Những đổi mới có nghĩa là việc xử lý dễ dàng hơn mọi lúc, mặc dù với các chi tiết khác nhau. Một thay đổi lớn khác liên quan đến việc chuyển đổi định dạng tệp từ Word 2003 sang Word 2007 sang định dạng tệp dựa trên XML. XML là viết tắt của "Extensible Markup Language" - trong tiếng Đức, nó có nghĩa là "ngôn ngữ máy có thể đọc được mở rộng cho sản xuất văn bản". Nói cách khác: Đó là ngôn ngữ mà cả Word và PC của bạn đều hiểu được.

Các thay đổi đã nói không chỉ có nghĩa là thay đổi đối với người dùng mà còn liên quan đến các vấn đề với khả năng tương thích của Word. Nhưng chính xác thì điều gì sẽ xảy ra khi bạn mở một tệp Word đã lỗi thời hoặc mới hơn và làm cách nào để giải quyết vấn đề?

2. Điều gì xảy ra khi tôi mở các phiên bản Word không tương thích?

Có hai lý do khiến tệp Word được mở không tương thích với phiên bản Office được cài đặt trên PC của bạn: Bạn đang sử dụng phiên bản Word cũ hơn trên PC của mình hoặc tài liệu nhận được đã được tạo trong phiên bản trước đó. Các vấn đề kết quả luôn có thể so sánh được.

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản cũ hơn, có thể bạn sẽ gặp khó khăn khi mở tệp và một số tính năng sẽ hiển thị không chính xác hoặc hoàn toàn không hiển thị. Mặt khác, nếu bạn đang sử dụng phiên bản Word mới hơn tác giả của tài liệu Word, những thay đổi bạn đã thực hiện - với phiên bản Word mới hơn - có thể không được hiển thị hoặc hiển thị không chính xác.

Nếu bạn có ý định trao đổi tài liệu với đồng nghiệp hoặc bạn bè, chúng tôi khuyên bạn nên lưu chúng ở định dạng tệp tương thích hoặc làm việc ở chế độ tương thích. Điều này có nghĩa là tài liệu Word được lưu ở định dạng mà nó có thể được mở bằng các phiên bản chương trình khác nhau mà không gặp bất kỳ sự cố nào.

Vấn đề với các định dạng tệp: DOC hoặc DOCX?

Vấn đề nhất là các tài liệu Word mới hơn phải được mở bằng các phiên bản chương trình cũ hơn Word 2000, Word XP hoặc 2003. Bởi vì tất cả các phiên bản nhỏ hơn 2003 đều được lưu ở định dạng tệp được tối ưu hóa. Thay vì tệp có phần mở rộng .doc, Word 2007, 2010, 2016 và 2022-2023 hãy tạo tệp có đuôi .docx.

Đằng sau điều này là một sự thay đổi trong cách một tệp văn bản được lưu. Tệp .docx lưu hình ảnh và văn bản, trong số những thứ khác, dưới dạng dữ liệu XML và sau đó nén chúng, tương tự như thư mục ZIP.

Word chỉ giải nén nội dung khi bạn mở các tài liệu như vậy. Điều này có nghĩa là cần ít dung lượng lưu trữ hơn - và ví dụ, gửi bằng e-mail sẽ dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nếu bạn đã cài đặt phiên bản Word cũ hơn trên máy tính của mình, bạn sẽ không thể mở định dạng mới này và do đó bạn sẽ không thể truy cập vào nội dung văn bản và hình ảnh.

Các tính năng và định dạng khác nhau: những gì được thêm vào, những gì bị mất?

Ngoài ra, các phiên bản Word khác nhau khác nhau về chức năng và kiểu dáng. Ví dụ: đã có các định dạng đánh số mở rộng kể từ Word 2010 và kể từ năm 2016, người dùng đã có thể đánh dấu nhận xét trong tài liệu là đã hoàn thành.

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản cũ hơn, không thể tránh khỏi tình trạng không tương thích. Chương trình Word của bạn hiểu sai một số yếu tố như phông chữ và có thể hoàn toàn không hiển thị chúng. Sau đây là tổng quan về sự phát triển thêm của các tính năng trong Word kể từ năm 1997:

đặc tính	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
Công thức
Phông chữ chính và phông chữ phụ
Định dạng đánh số mở rộng
Nhận xét có thể được đánh dấu là xong
Xem các thay đổi do đồng tác giả thực hiện trong thời gian thực

Đây chỉ là một phần của các chức năng đã được thêm vào từ thế hệ Office này sang thế hệ khác. Ví dụ: Office2022-2023 có nhiều cài đặt khác cho phép khả năng truy cập cao hơn.

Tuy nhiên, không chỉ các tùy chọn được thêm vào mà các yếu tố từ các phiên bản trước cũng bị mất. Nếu bạn muốn tiếp tục truy cập các tính năng cũ và dần quen với các phiên bản Office mới, bạn nên sử dụng các thủ thuật đặc biệt để tránh các hộp thoại thiết lập gây phiền nhiễu.

3. Làm cách nào để tìm ra tính tương thích của tài liệu của tôi với những người khác?

Để đảm bảo tính tương thích của tài liệu với các phiên bản Microsoft Office khác trong khi viết văn bản, bạn nên kiểm tra tính tương thích. Trên hết, bạn có được thông tin về việc các tính năng được sử dụng có được hỗ trợ trong các phiên bản cũ hơn hay không:

Bạn kiểm tra tính tương thích bằng bốn bước sau:

Nhấp vào tab "Tệp" và chọn nút "Thông tin".

Chọn "Kiểm tra sự cố".

Chọn "Kiểm tra tính tương thích" trong menu thả xuống và nếu cần, hãy tìm kiếm phiên bản Office tương ứng trong "Chọn phiên bản sẽ được hiển thị".

Các vấn đề tương thích hiện có được liệt kê trong cửa sổ "Tóm tắt".

Nếu bạn thấy các điểm không tương thích ở đây, bạn có tùy chọn thay thế các tính năng tương ứng bằng các tính năng cũng được hiển thị trong các phiên bản cũ hơn. Để chắc chắn, hãy chạy lại bài kiểm tra cho đến khi bạn đạt được kết quả mong muốn.

4. Giải pháp là gì nếu các phiên bản Office không tương thích?

Ngoài khả năng sửa các điểm không tương thích riêng lẻ, còn có các giải pháp thanh lịch hơn cho các tệp Word tương thích. Ngay cả khi tạo tài liệu, bạn có thể chú ý đến khả năng tương thích với các phiên bản trước. Tuy nhiên, đôi khi cần tải thêm một chương trình.

Gói tương thích cho Microsoft Office 2000, XP và 2003

Đối với người dùng Microsoft Office 2000, XP hoặc 2003, cái gọi là "Gói tương thích" là bắt buộc. Như đã đề cập, đã có nhiều định dạng tệp khác nhau kể từ Word 2007. Để mở tệp .docx bằng các phiên bản Office cũ hơn, cần có gói bổ sung.

Có những trình chuyển đổi tương tự cho phép bạn mở các tệp Công trình cũ trong Word. Về chức năng, các ứng dụng chuyển đổi như vậy rất giống nhau. Bạn nhập một tệp văn bản và nhận nó xuất ra ở định dạng đích. Trong khi mở tệp văn bản .docx bằng "Gói tương thích" hoạt động đáng tin cậy, đồ họa và văn bản của tệp .docx đôi khi được hiển thị không chính xác. Điều này cũng xảy ra khi bạn lưu và chỉnh sửa tệp văn bản .doc trong Word 2007 trở lên.

Bộ nhớ được nhắm mục tiêu ở định dạng chính xác: đây là cách hoạt động

Với “Gói tương thích”, bạn có một bộ chuyển đổi cho phép bạn truy cập các tài liệu .docx. Ngược lại, nếu bạn đang sử dụng phiên bản Word mới hơn, bạn có thể gặp sự cố khi truy cập tệp .doc. Tệp .doc có thể được lưu ở định dạng .docx chỉ với một vài cú nhấp chuột:

Nhấp vào tab Tệp.

Chọn "Lưu dưới dạng".

Chọn .docx thay vì tệp .doc từ trình đơn thả xuống.

Nhấp vào nút "Lưu".

Tạo tài liệu Word cho các phiên bản cũ hơn

Mặt khác, nếu bạn không phải là đồng tác giả, nhưng tạo tài liệu Word và sau đó chia sẻ tài liệu đó với người dùng phiên bản phần mềm cũ hơn 2007, bạn có tùy chọn thiết lập tính tương thích trước khi gửi tài liệu đó. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chọn "Word 97-2003" khi lưu. Tiến hành như sau từng bước:

1. Đi tới "Tệp" trong khay hệ thống.

2. Nhấp vào Lưu dưới dạng ".

   

3. Chọn “Word 97-2003” thay vì .docx.

   

4. Xác nhận mục nhập của bạn bằng cách nhấp vào "Lưu".

Bạn không chỉ có lựa chọn từ hai định dạng tệp được mô tả mà còn có thể chọn từ:

• Tài liệu Word (.docx)
• Tài liệu Word XML (.xml)
• Tài liệu XPS (.xps)
• Tài liệu Word 97-2003 (.doc)
• Phần mở rộng tệp trong Microsoft Word (.docm)

Điều này cho phép bạn xác định theo cách thủ công định dạng tệp bạn lưu và chia sẻ tài liệu văn bản trong Word.

Chế độ tương thích: Word đảm nhận việc điều chỉnh các tính năng cho bạn

Tuy nhiên, Word cũng có chế độ tương thích. Chế độ này tự động đảm bảo tính tương thích khi mở các tài liệu đã được tạo trong các phiên bản Word trước đó. Bởi vì trong chế độ tương thích không có tính năng mở rộng và tối ưu hóa nào khả dụng trong quá trình chỉnh sửa trong phiên bản Office mới.

Do đó, những người làm việc cùng nhau trên một tài liệu nhưng sử dụng các phiên bản Office khác nhau chỉ có quyền truy cập vào các chức năng có sẵn ngay cả trong phiên bản cũ nhất có liên quan. Định dạng cũng không thay đổi khi chỉnh sửa tài liệu Word bằng thế hệ Office khác.

Chế độ tương thích thường được hiển thị trong thanh tiêu đề ở bên phải của tiêu đề tài liệu. Sau khi được kích hoạt, bạn không phải lo lắng về việc liệu tệp Word của mình có còn tương thích với các phiên bản của đồng tác giả sau khi chỉnh sửa hay không. Word sẽ điều phối các phiên bản Word khác nhau cho bạn.

Kết luận: Xử lý các vấn đề tương thích với kiến thức nền tảng phù hợp

Với Microsoft Word, không chỉ hữu ích khi biết cách cá nhân hóa Word, bảo vệ tài liệu của riêng bạn hoặc kích hoạt các phần bổ trợ Word. Khả năng tương thích của các phiên bản Word cũng có thể là một trở ngại mà bạn có thể vượt qua với kiến thức phù hợp về các bước thực hành.

Điều này giúp việc trao đổi dữ liệu với đồng nghiệp cũng như bạn bè sử dụng các phiên bản Office khác nhau trở nên dễ dàng hơn. Ngoài chế độ tương thích, bạn cũng có thể sử dụng các tùy chọn cài đặt thủ công trong Word để quản lý độc lập các tính năng và định dạng tệp được sử dụng.

Hỏi & Đáp

Vấn đề tương thích trong Word là gì?

Khi mọi người - dù là cơ quan hay riêng tư - làm việc cùng nhau trên một tài liệu văn bản nhưng không sử dụng cùng một phiên bản Microsoft Word, các vấn đề nảy sinh với việc mở tệp và với cách hiển thị thích hợp của tệp. Các phiên bản của Word là:

• Word 2000
• Word XP
• Word 2003, 2007, 2013, 2016 và 2022-2023

Sự khác biệt giữa tệp .doc và .docx trong Word là gì?

Kể từ Word 2007, các tệp văn bản không còn được lưu với tên viết tắt .doc nữa mà có phần mở rộng là .docx. Đằng sau điều này là một cách lưu trữ thông tin được nén nhiều hơn và do đó tiết kiệm không gian hơn. Thuật ngữ kỹ thuật là định dạng tệp.

Làm thế nào để bạn giải quyết các vấn đề tương thích?

Nếu các tệp Word không tương thích, điều này có thể được giải quyết theo cách thủ công bằng cách sử dụng các tùy chọn khác nhau để lưu định dạng. Hoặc bạn có thể để việc xử lý các vấn đề về hiển thị và truy cập tệp vào chế độ tương thích tự động của Word.

Chế độ tương thích hoạt động như thế nào?

Chế độ tương thích của Word vô hiệu hóa tất cả các chức năng không có sẵn trong các phiên bản cũ hơn. Điều này có nghĩa là người dùng có quyền truy cập vào tệp Word, bao gồm tất cả các bản sửa đổi, bất kể thế hệ Office được sử dụng. Các mẫu phong cách cũng được giữ lại và hiển thị chính xác.