Sao lưu trong Outlook - sao lưu các tệp và thư mục dữ liệu một cách chuyên nghiệp

Các thủ thuật thực tế và thông tin chung về sao lưu dữ liệu

Người dùng Microsoft Outlook gửi, lưu trữ và truyền một lượng lớn dữ liệu theo thời gian. Ngoài ra, các mục lịch, nhiệm vụ cá nhân, tệp được gửi dưới dạng tệp đính kèm và dữ liệu cá nhân từ sổ địa chỉ được thu thập.

Bất cứ ai bị mất sổ tay giấy hoặc lịch tương tự có thể hiểu địa chỉ, số điện thoại hoặc tin nhắn quan trọng như thế nào. Một mất mát là khó khăn để đối phó. Điều tương tự cũng áp dụng cho phiên bản kỹ thuật số và dữ liệu được lưu trữ trong Microsoft Outlook. Nếu sự cố hệ thống, vi-rút hoặc các sự kiện khác khiến máy tính được khởi động lại, nó có thể gây đau đớn. Đặc biệt là khi dữ liệu quan trọng, bài tập, địa chỉ và các thông tin khác chưa được sao lưu và bị mất.

Kịch bản như vậy phải được ngăn chặn bằng mọi giá. Vì lý do này, điều quan trọng đối với người dùng Outlook là phải thường xuyên sao lưu dữ liệu cá nhân của họ. Nó cũng hữu ích khi biết vị trí của các tệp dữ liệu. Người dùng nên có hiểu biết bề ngoài về cách thức và nơi Outlook lưu trữ địa chỉ, cuộc hẹn và nhiệm vụ. Nhận thức này và một bản sao lưu dữ liệu có hệ thống đảm bảo rằng tất cả dữ liệu Outlook cần thiết đều được sao lưu và vẫn sẵn sàng trong trường hợp hệ thống có vấn đề.

Video hướng dẫn - Outlook: Cách sao lưu Outlook và sao lưu email của bạn

Mẹo thực tế: Nếu bạn chỉ muốn lưu một vài tin nhắn e-mail quan trọng và không muốn thực hiện sao lưu toàn bộ, lưu trữ dưới dạng tin nhắn PDF là lý tưởng. Phần mềm miễn phí PDF Creator giúp bạn lưu e-mail dưới dạng tệp, tương tự như quy trình in. Một tệp PDF có thể được đọc với các chương trình khác nhau và thiết bị cuối mà không gặp bất kỳ sự cố nào, không thể nói là định dạng MSG của riêng Outlook. Đồng thời, cũng có thể lưu các thư quan trọng trong một thư mục trong Windows ở định dạng MSG.

Một giải pháp thay thế khác để lưu ở định dạng MSG hoặc PDF có thể là lưu trong một tệp văn bản. Outlook cung cấp cho bạn tùy chọn thân thiện với người dùng để lưu trữ nhiều e-mail trong một tệp TXT. Bằng cách này, bạn có thể lưu các tin nhắn liên quan theo cách được nhắm mục tiêu và cùng nhau.

Cách Microsoft Outlook lưu dữ liệu của bạn Để có thể hành động ngay lập tức trong trường hợp hệ thống gặp sự cố hoặc bị vi rút tấn công, điều quan trọng là phải biết nền và các tùy chọn cài đặt cũng như biết cách Outlook lưu dữ liệu của bạn. Về cơ bản, Outlook lưu trữ dữ liệu của bạn trong các tệp có hai phần mở rộng tệp khác nhau:

1. Tệp ngoại tuyến Outlook (tệp OST).
2. Tệp lưu trữ cá nhân (tệp PST).

Tệp ngoại tuyến Outlook

Tệp ngoại tuyến Outlook được hệ thống sử dụng cho:

• Tài khoản IMAP,
• Tài khoản Microsoft 365,
• Trao đổi tài khoản
• Tài khoản Outlook.com

tạo. Tất cả các tài khoản e-mail được đề cập đều có đặc điểm là lưu trữ được máy chủ hỗ trợ, phi tập trung. Phương pháp lưu trữ này có nhiều ưu điểm. Ngoài khả năng truy cập nhanh từ các thiết bị đầu cuối khác nhau, dữ liệu của bạn được lưu trên các máy chủ được bảo vệ và được bảo vệ khỏi vi-rút hoặc phần mềm độc hại.

Ngoài các tệp gốc trên máy chủ, Outlook tạo các tệp dữ liệu ngoại tuyến, được viết tắt bằng phần mở rộng tệp là "OST". Chúng là những bản sao được đồng bộ hóa liên tục được thay thế ngay khi hộp thư được kết nối với Internet. Nếu không có quyền truy cập Internet, người dùng có thể tiếp tục làm việc với sự hỗ trợ của các tệp OST, vì tất cả dữ liệu và thông tin liên quan đều được sao chép trên ổ cứng. Nếu kết nối với Internet được thiết lập, tất cả các thay đổi, ví dụ như thông báo e-mail đã được tạo trong thời gian chờ đợi, sẽ được xử lý. Tệp OST được cập nhật tự động. Nếu tệp OST bị xóa theo cách thủ công, Outlook sẽ tạo một tệp mới. Điều này xảy ra ngay sau khi máy tính và máy chủ được kết nối lại.

Dữ liệu bị xóa vô tình trên máy chủ Exchange cũng có thể dễ dàng được kích hoạt lại. Điều kiện tiên quyết cho việc này là quản trị viên đã tạo chính sách lưu giữ cho các đối tượng đã xóa. Đây là một trong nhiều ưu điểm của máy chủ Exchange và là lý do nhiều công ty sử dụng loại hình liên lạc email này.

Tệp lưu trữ cá nhân

Ngược lại với tệp ngoại tuyến Outlook, tệp Cửa hàng cá nhân chỉ được lưu trữ tập trung trên máy tính. Chúng có thể được mô tả là kho lưu trữ dữ liệu cần thiết cho tin nhắn, tác vụ, cài đặt và danh bạ. Tất cả các thư và mục Outlook trong tệp dữ liệu Outlook (.pst) chỉ có sẵn trên máy tính lưu trữ tệp.

Ngoài dữ liệu, cấu trúc thư mục cụ thể cũng được lưu trong tệp PST. Outlook có thể tạo các tệp PST khác nhau ở phía hệ thống. Điều này được thực hiện, trong số những thứ khác, theo lệnh của người dùng, để tách các e-mail riêng tư hoặc kinh doanh với nhau. Nếu bản sao của tệp PST không được lưu thường xuyên, lưu trữ trong bản sao lưu hoặc sao lưu thủ công, tất cả dữ liệu có thể bị mất không thể phục hồi trong trường hợp máy tính gặp sự cố hoặc hỏng ổ cứng. Vì sự cố và sự tấn công của vi rút xảy ra mà không có cảnh báo trước, điều quan trọng là phải chủ động.

Tệp cửa hàng cá nhân chủ yếu được tạo cho tài khoản POP. Lên đến phiên bản Outlook 2013, tất cả thông tin từ tài khoản IMAP cũng được sao lưu trong tệp PST. Người dùng các phiên bản Outlook cũ hơn đã báo cáo, đặc biệt là với các tài khoản IMAP, rằng các thư e-mail đã biến mất một cách khó hiểu sau gần 3 tháng. Vấn đề có thể được giải quyết bằng cách điều chỉnh cài đặt.

Quan trọng: Người dùng các phiên bản Outlook cũ hơn hoặc những người làm việc với tài khoản e-mail POP3 phải luôn đảm bảo rằng họ tiếp tục sao lưu các tệp PST của mình để tránh mất dữ liệu.

Mẹo nội bộ: Với các cài đặt riêng lẻ, bạn cũng có thể truy cập đồng thời các tin nhắn e-mail từ máy chủ POP3 trên hai PC khác nhau. Trong trường hợp này, bạn phải thay đổi các quy tắc trong cài đặt tài khoản của hộp thư. Sau đó, một tệp PST với dữ liệu tương đương sẽ được tạo trên mỗi PC.

Thông tin: Cái gọi là tệp PST tiêu chuẩn rất cần thiết cho người dùng Outlook. Về nguyên tắc, toàn bộ hộp thư đến và hộp thư đi cũng như tất cả các cuộc hẹn và địa chỉ liên hệ đều được quản lý trong đó. Vì lý do này, không nên xóa tệp PST tiêu chuẩn bất kỳ lúc nào. Vì tệp PST chứa dữ liệu cá nhân nhạy cảm, bạn có thể tùy chọn bảo vệ chúng bằng mật khẩu. Quy trình này đặc biệt phù hợp nếu một số nhân viên trong một công ty dùng chung máy tính và không được phép truy cập vào e-mail cá nhân.

Cách tìm vị trí của tệp dữ liệu Outlook

Sao lưu thủ công các tệp dữ liệu Outlook là một tùy chọn lưu trữ. Để làm điều này, bạn cần truy cập vào vị trí của các tệp dữ liệu. Bạn có thể tìm thấy vị trí của các tệp dữ liệu trong Outlook như sau:

1. Điều hướng đến cài đặt tài khoản thông qua mục nhập "Tệp" trong menu trong Outlook.

   

2. Bấm vào mục phụ “Nhập / Xuất”. Bạn khởi động trình hướng dẫn nhập và xuất Outlook.

   

3. Bạn có thể truy cập tất cả các tệp dữ liệu được lưu trữ trên máy tính của mình bằng Windows Explorer. Bạn có thể đưa thông tin này vào một bản sao lưu theo cách thủ công hoặc lưu một bản sao vào thẻ nhớ hoặc ổ cứng khác.

Đây là cách bạn có thể tạo bản sao lưu dữ liệu của mình bằng Microsoft Outlook

Việc sao lưu thủ công các tệp dữ liệu có thể được tiến hành và hoạt động nếu bạn liên tục sao lưu dữ liệu, tài liệu và cài đặt bằng phần mềm sao lưu chuyên nghiệp. Cách tốt hơn và an toàn hơn để sao lưu các tệp OST hoặc PST của bạn là sao lưu dữ liệu của bạn bằng trình hướng dẫn xuất, trực tiếp từ Outlook.

Với trình hướng dẫn xuất, e-mail, mục lịch và danh bạ của bạn được sao chép sang tệp PST mới và được sao lưu. Để bắt đầu trình hướng dẫn xuất trong Outlook, bạn cần thực hiện như sau:

1. Điều hướng trong Outlook trong Tệp đến mục menu thứ 2 “Mở và Xuất”. Lệnh này sẽ mở ra một cửa sổ mới với một số tùy chọn.

   

2. Bấm vào mục phụ “Nhập / Xuất”. Bạn khởi động trình hướng dẫn nhập và xuất Outlook.

3. Trong cửa sổ mở ra, hãy chọn "Xuất sang tệp" để sao lưu dữ liệu của bạn đã lưu trong Outlook.

   

4. Bước tiếp theo phải là chọn lưu dữ liệu của bạn trong tệp CSV được phân tách bằng dấu phẩy hay trong tệp dữ liệu Outlook. Luôn chọn tệp dữ liệu Outlook tại đây, vì bạn có thể nhập định dạng này vào Outlook đúng với định dạng gốc trong trường hợp mất dữ liệu.

   

5. Trong cửa sổ sau, bạn có tùy chọn để chọn hộp thư mà bạn muốn lưu trữ. Điều quan trọng ở đây là bạn chỉ có thể lưu một hộp thư đến e-mail với tất cả dữ liệu mà nó chứa trong một tệp PST. Nếu bạn quản lý nhiều hộp thư e-mail trong Outlook, bạn phải lặp lại quy trình xuất cho từng hộp thư.

6. Trong cửa sổ tiếp theo, nhấp vào "Duyệt qua" để chỉ định vị trí lưu trữ cho tệp dữ liệu Outlook của bạn. Bạn có thể chọn bất kỳ thư mục nào và chọn tên của tệp xuất có PST kết thúc. Nếu trước đó bạn đã sao lưu dữ liệu trong Outlook, tên tệp đã sử dụng trước đó sẽ được hiển thị theo mặc định. Nếu đó là bản sao lưu dữ liệu thông thường, hãy loại trừ việc xuất các bản sao. Trong trường hợp này, bản sao lưu liên tục của tệp dữ liệu của bạn luôn có dữ liệu cập nhật nhất.

   

7. Với "Hoàn tất" tệp dữ liệu Outlook của bạn được lưu dưới dạng bản sao lưu. Tệp dữ liệu có thể được sao chép từ vị trí lưu trữ và được lưu trữ tạm thời trên bộ lưu trữ đám mây như OneDrive chẳng hạn.

Mẹo: Nói chung kích hoạt hộp kiểm "Bao gồm các thư mục con“Sao cho tất cả các phần tử của tài khoản e-mail từ tất cả các thư mục con đều được lưu trữ. Dưới mục menu "lọc“Bạn có tùy chọn xác định chi tiết tin nhắn hoặc yếu tố riêng lẻ nào sẽ được lưu trữ. Theo quy định, bạn không cần chức năng lọc để sao lưu dữ liệu thông thường.

Mẹo thực tế: Bạn không muốn lưu trữ toàn bộ hộp thư mà chỉ lưu trữ một thư mục dự án quan trọng? Trong trường hợp này, hãy đánh dấu thư mục hoặc các thư mục mà bạn muốn sao lưu thay vì sao lưu toàn bộ hộp thư.

Thông tin: Bạn có biết rằng bạn cũng có thể xuất danh sách phân phối Outlook của mình sang Excel không? Đọc ở đây cách nó hoạt động.

Nên thường xuyên sao lưu hộp thư đến e-mail của bạn nếu bạn không làm việc với tài khoản IMAP hoặc Exchange. Sau đó, có thể dễ dàng nhập tệp sao lưu vào hệ thống bằng trình hướng dẫn nhập Outlook. Điều này cũng hoạt động khi chuyển từ Outlook Express sang Outlook.

Mẹo thực tế: Thực hiện mục nhập lịch thường xuyên trong Outlook, chẳng hạn như hàng tháng, để xuất hộp thư với tất cả dữ liệu. Nhờ chức năng nhắc nhở của Outlook, bạn sẽ không bỏ lỡ quá trình lưu trữ và nhìn chung bạn sẽ có các bản sao lưu tốt như mới.

Tóm lại, không khó để sử dụng chức năng xuất của Outlook. Với nó, các tài khoản e-mail POP3 có thể được sao lưu một cách chuyên nghiệp và có thể tạo các bản sao lưu của tệp Outlook PST. Dữ liệu trên hộp thư IMAP và Exchange cũng có thể được lưu trữ. Chúng không nhất thiết phải được sao lưu, vì tất cả dữ liệu gốc đều nằm trên máy chủ của nhà cung cấp. Điều này ngụ ý rằng chúng có thể được nhập lại mà không gặp bất kỳ sự cố nào trong trường hợp mất dữ liệu.

Cách lưu chữ ký theo cách thủ công

Bạn có thể sao lưu chữ ký do cá nhân tạo theo cách thủ công bằng cách mở vị trí lưu trữ của chúng. Bạn có thể dễ dàng thực hiện việc này bằng các lệnh Windows sau:

1. Nhấn các phím trên bàn phím của bạn cùng một lúc [Các cửa sổ] và [NS]. Hộp thoại "Thực hiện“, Được gọi là dấu nhắc lệnh trong DOS.

2. Nhập lệnh sau tại dấu nhắc lệnh: "% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures“(Không có dấu ngoặc kép).

3. Thư mục Windows "Chữ ký”, Trong đó tất cả các chữ ký bạn đã lưu đều được lưu trữ. Bạn sẽ tìm thấy chữ ký ở cả định dạng RTF và cả định dạng HTM và TXT. Bạn có thể thuận tiện sao chép các chữ ký từ vị trí lưu trữ, chuyển chúng sang một máy tính khác hoặc tạm thời lưu chúng vào bộ nhớ đám mây.

Tự động lưu trữ trong Outlook

Trong nhiều năm, Microsoft Outlook đã có tùy chọn tự động lưu trữ e-mail trên cơ sở lịch trình định trước. Tính năng tự động lưu trữ đặc biệt hữu ích để giữ cho hộp thư rõ ràng và giảm thiểu kích thước hộp thư.

Đặt các thông số để tự động lưu trữ như sau:

1. Điều hướng đến Tệp / Tùy chọn.

2. Cửa sổ lựa chọn "Tùy chọn Windows" mở ra. Trong tùy chọn Windows, bạn có thể nhấp để thực hiện các thay đổi đối với thiết kế và chức năng, điều chỉnh ruy-băng trình đơn hoặc chọn các tùy chọn ngôn ngữ. Bạn có thể tìm thấy các tùy chọn cài đặt để tự động lưu trữ ở giữa cửa sổ trong tùy chọn "Nâng cao".

   

3. Nhấp vào “Cài đặt lưu trữ tự động” để chỉ định thư nào sẽ được lưu trữ tự động và trong khoảng thời gian nào.

   

Tất cả các thư đã lưu trữ sau đó có thể được tìm thấy trong các thư mục lưu trữ và được kích hoạt lại. Có thể mở và truy cập các tệp và thư cũ hơn từ kho lưu trữ chỉ với một vài cú nhấp chuột. Đối với điều này, bạn có thể sử dụng tính năng tự động lưu trữ trong Outlook một mặt - hoặc bạn cũng có thể sao lưu dữ liệu của mình theo cách thủ công.

Kết luận về bản sao lưu Outlook và mức độ liên quan của nó đối với mọi người dùng

Điều quan trọng là phải thường xuyên sao lưu dữ liệu Outlook cá nhân của bạn và tất cả các thư mục con. E-mail, mục lịch, danh bạ có ghi chú viết tay và thông tin khác có thể được lưu trữ dễ dàng nhất bằng cách sử dụng trình hướng dẫn xuất Outlook. Ngoài ra, cũng có thể sao chép thủ công các tệp PST hoặc OST hiện có. Để thực hiện việc này, người dùng cần vị trí chính xác của tệp dữ liệu trong Outlook.

Với sự trợ giúp của trình hướng dẫn, một tài khoản có thể được lưu cho mỗi quá trình lưu trữ. Nếu bạn sử dụng nhiều tài khoản, quá trình này phải được lặp lại. Trước khi sao lưu dữ liệu trong Outlook, điều cần thiết là phải hiểu cách Outlook lưu trữ dữ liệu. Bản sao lưu dữ liệu đặc biệt quan trọng đối với tài khoản e-mail POP3, nơi tất cả dữ liệu được lưu trữ tập trung trên máy tính cục bộ. Nếu không, tất cả các tệp, danh bạ, cài đặt và thông tin có thể bị xóa không thể khôi phục được trong trường hợp bị vi-rút tấn công. Với việc tạo các bản sao, bạn được đảm bảo có thể khôi phục dữ liệu bất cứ lúc nào.

Người dùng tài khoản Microsoft Exchange, tài khoản IMAP và người dùng sử dụng Outlook 2013 trở lên được hưởng lợi từ việc lưu trữ bên ngoài dữ liệu của họ trên máy chủ của nhà cung cấp e-mail. Điều này có nghĩa là dữ liệu được lưu trữ bằng các tài khoản này sẽ vẫn có sẵn sau sự cố máy tính. Bản sao lưu Outlook không cần thiết cho người dùng các tài khoản này. Mặc dù thiếu sự cần thiết, nó có thể hữu ích nếu vì lý do bảo mật, bạn muốn giữ các bản sao lưu dữ liệu của mình trên thanh hoặc ổ cứng ngoài.

Hỏi và đáp về sao lưu Outlook

Bạn có thể làm gì khi tệp PST của bạn bị hỏng và không thể đọc được?

Bạn gặp sự cố nghiêm trọng với Outlook và tệp PST đã bị hỏng nặng và mất dữ liệu? Một tình huống như vậy là có vấn đề vì trong nhiều trường hợp, dữ liệu liên lạc hoặc email có thông tin quan trọng bị mất một cách khó phục hồi. Trong trường hợp như vậy, bên cạnh việc chủ động sao lưu dữ liệu của bạn, một phần mềm miễn phí miễn phí có thể sửa chữa các tệp PST bị hỏng có thể giúp ích.

Có thể di chuyển tệp PST sang ổ đĩa khác và sử dụng chúng không?

Bạn có gặp vấn đề là ổ cứng của bạn không có đủ dung lượng lưu trữ trong Windows mặc dù lưu trữ và sao lưu liên tục không? Cần di chuyển tệp Outlook PST sang ổ đĩa khác do thiếu dung lượng? Sau đó, một kế hoạch 5 điểm được suy nghĩ kỹ lưỡng từ Outlook 2013 hoặc hướng dẫn cho người dùng Outlook Express sẽ hỗ trợ bạn. Cả hai bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách di chuyển tệp PST sang ổ đĩa khác một cách dễ dàng.

Làm cách nào để kích hoạt lại các tệp đính kèm quan trọng trong Windows sau khi chúng bị xóa?

Trong nhiều trường hợp, một thông điệp email ít liên quan hơn tệp đính kèm của nó. Trong khi thư chỉ xác nhận công văn, tệp PDF hoặc Excel đính kèm là quan trọng hàng đầu. Nếu email đã bị xóa, bạn cũng không thể tìm thấy tệp đính kèm. Trong Windows, có thể kích hoạt lại tệp đính kèm đã xóa bằng một thủ thuật bằng cách tìm kiếm Tệp Internet Tạm thời.