Tạo chữ ký Outlook một cách chuyên nghiệp

Chỉ với một vài cú nhấp chuột vào chữ ký Outlook

Chữ ký trong Outlook có thể được coi là một đoạn văn bản được thêm theo cách thủ công hoặc làm mặc định cho thư email. Thông thường bao gồm chữ ký trong email công việc. Chữ ký email doanh nghiệp nêu tên tác giả của thư và cung cấp thông tin liên hệ quan trọng nhất. Nó có thể được gọi là một danh thiếp điện tử.

Luật pháp yêu cầu phải có chữ ký trong email công việc. Ngoài người gửi và chi tiết liên hệ chung, thông tin bắt buộc về tên công ty và hình thức pháp lý cũng phải được cung cấp, tương đương với tiêu đề thư.

Luật pháp không yêu cầu chữ ký trong môi trường riêng tư. Vì những lý do dễ hiểu, nên bao gồm cả chữ ký trong e-mail riêng tư:

• Nó chắc chắn xác định bạn là người gửi tin nhắn
• Chữ ký làm cho email của bạn trông chuyên nghiệp
• Bằng cách ký và chỉ định dữ liệu liên hệ, thư thường không bị bộ lọc spam lọc ra

Tóm lại, việc thêm chữ ký vào mỗi thư e-mail sẽ có ý nghĩa và có vẻ xác thực. Microsoft Outlook cung cấp nhiều tùy chọn để tạo, điều chỉnh và cá nhân hóa các chữ ký khác nhau.

Tạo chữ ký trong Outlook: Cách tạo chữ ký chỉ với vài cú nhấp chuột

Bạn tạo chữ ký trong Outlook theo mẫu sau:

1. Mở một email mới và chuyển đến tab Chữ ký trong menu Chèn.

   

2. Một cửa sổ mở ra, trong đó bạn có thể chỉnh sửa chữ ký hiện có của mình hoặc tạo chữ ký mới với định dạng riêng lẻ. Những điều sau đây đặc biệt thích hợp làm nội dung của chữ ký riêng:

   • Tên của bạn.
   • Địa chỉ của bạn.
   • Thông tin liên lạc như điện thoại, fax và email.
   • Tùy chọn: địa chỉ trang web riêng tư của bạn.

   Ngoài ra, như một tùy chọn, bạn cũng có thể kết hợp hình ảnh hoặc tệp GIF.webp động làm biểu trưng vào chữ ký của mình để thiết kế chữ ký trong html riêng lẻ và duy nhất.

   

3. Trường văn bản mà bạn thiết kế chữ ký của mình cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh. Trong số những thứ khác, bạn có thể từng bước:

   • Chọn phông chữ, màu phông chữ và cỡ chữ.
   • Xác định căn chỉnh văn bản: căn trái, căn phải hay căn giữa.
   • Kết hợp hình ảnh và liên kết.
   • Chèn danh thiếp ở định dạng vcf trong trường Danh thiếp.
   • Chọn tài khoản email mà chữ ký sẽ được gửi.
   • Quyết định xem chữ ký có nên được sử dụng để trả lời và chuyển tiếp e-mail hay không.

Khi bạn đã thực hiện tất cả các mục nhập, hãy hoàn tất việc tạo chữ ký của bạn với OK. Chữ ký hiện được gửi làm chữ ký chuẩn cho tài khoản e-mail được sử dụng. Ngoài ra còn có tùy chọn thiết kế nhiều chữ ký cho một tài khoản email hoặc cho nhiều tài khoản. Trong khi chữ ký được gửi dưới dạng chữ ký chuẩn, bạn có thể chèn các chữ ký thay thế theo cách thủ công nếu cần.

Cách thay đổi chữ ký

Nếu bạn muốn thay đổi chữ ký, có hai lựa chọn thay thế thân thiện với người dùng trong Outlook:

1. Nhập cụm từ tìm kiếm "Chữ ký" vào thanh tìm kiếm ở khu vực phía trên của Outlook và mở chữ ký của bạn bằng cách nhấp vào "Tác vụ / Chữ ký".

   

2. Tương tự như cách tạo chữ ký mới, hãy mở một thư mới rồi điều hướng đến tab Chữ ký trong thanh menu.

   Các thay đổi đối với chữ ký phải được lưu bằng cách nhấp vào nút chuột với "OK". Chữ ký đã thay đổi sau đó sẽ tự động được đính kèm vào e-mail của bạn, tùy thuộc vào cài đặt cụ thể.

Nơi bạn có thể tìm thấy các mẫu chữ ký phù hợp

Có những liên kết và gợi ý hữu ích để tạo chữ ký trên Internet. Microsoft, với tư cách là nhà sản xuất Microsoft Outlook, cũng cung cấp cho bạn các mẫu chữ ký trông chuyên nghiệp và phù hợp cho mục đích kinh doanh hoặc riêng tư. Điều hướng đến các mẫu chữ ký từ Microsoft bằng cách nhấp vào liên kết ở cuối hộp thoại tạo chữ ký: "Nhận mẫu chữ ký"Nhấp chuột. Như một tùy chọn, bạn cũng sẽ tìm thấy các đề xuất và mẫu chữ ký khác trên Internet.

Thao tác này sẽ đưa bạn đến trang hỗ trợ của Microsoft, trang này mô tả một cách thân thiện với người dùng cách tạo chữ ký bằng mẫu trong Microsoft Word và cách lưu nó trong Outlook.

Các mẹo quan trọng để thiết kế chữ ký của bạn

Một chữ ký trong môi trường riêng tư có thể được thiết kế riêng lẻ. Những gì được phép là những gì làm hài lòng và tạo ấn tượng tốt cho người nhận e-mail.

Các e-mail và chữ ký của doanh nghiệp phải luôn được định dạng theo tiêu chuẩn DIN 5008. Vì thư điện tử và chữ ký nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thư từ, cơ quan lập pháp đã đặt chúng ngang hàng với thư từ và fax kinh doanh vào ngày 01/01/2007. Vì lý do này, các quy định của cơ quan lập pháp phải được tuân thủ khi thiết kế chữ ký. Chữ ký doanh nghiệp thường bao gồm ba phần:

1. Tên và có thể là một lời chào chung.
2. Chi tiết liên hệ của công ty.
3. Thông tin hợp pháp.

Trong trường hợp chữ ký được sử dụng cho mục đích kinh doanh, bạn cũng phải đảm bảo rằng số điện thoại và số fax được kết hợp theo các quy tắc DIN. Ngoài ra, điều cần thiết là người gửi phải viết đầy đủ họ và tên của họ và tránh viết tắt.

Giãn cách dòng, cỡ chữ và chủ đề

Đối với mọi chữ ký, bạn nên sử dụng phông chữ được sử dụng trong phần nội dung của văn bản. Trong nhiều trường hợp, các công ty sử dụng phông chữ công ty cho tiêu đề thư và tất cả các loại thư từ. Các phông chữ tiêu chuẩn như Calibri, Arial hoặc Times New Roman thích hợp cho các cá nhân riêng tư. Các phông chữ này đảm bảo rằng chữ ký xuất hiện bằng các chữ cái dễ đọc đối với người nhận.

Nếu bạn sử dụng phông chữ thảo trang trí công phu hoặc phông chữ vui tươi làm tiêu chuẩn, điều này có thể dẫn đến khó chịu. Chữ từ 10 đến 12 điểm nên được chọn làm cỡ chữ. Khoảng cách dòng phải tương ứng với các giá trị tiêu chuẩn và, giống như bản thân email, thường là một dòng. Chủ đề không bao giờ được quên trong email.

Cách thêm logo và hình ảnh vào chữ ký

Bạn có thể thêm biểu trưng hoặc các hình ảnh riêng lẻ, ví dụ như ảnh doanh nghiệp, vào chữ ký của mình bằng cách sử dụng biểu tượng đồ họa. Trước khi chèn, hãy đảm bảo rằng bức tranh không quá lớn và nó vừa vặn với bức tranh tổng thể của chữ ký của bạn. Trong các phiên bản Outlook cũ hơn, quy trình chèn biểu trưng và hình ảnh khác nhau - đặc biệt là trong Outlook 2000 và Outlook 2003, các khả năng khác với các khả năng của các phiên bản Outlook hiện tại.

Cũng có thể sử dụng chữ ký của bạn như một phương tiện thông tin và quảng cáo. Một liên kết đến trang web của bạn, một ưu đãi đặc biệt hoặc thông tin thêm về bạn hoặc công ty của bạn có thể hữu ích trong việc khiến người nhận tò mò.

Tìm chữ ký trong thư mục Windows

Ghi chú: Nếu bạn muốn lưu chữ ký cá nhân, bạn cần đường dẫn lưu trữ cho việc này. Chữ ký được lưu trữ tập trung trong Windows trong một thư mục ẩn mà bạn có thể truy cập bằng lệnh Windows sau:

Nhấn đồng thời phím [Windows] và [R] - hộp thoại "Run" sẽ mở ra.

Nhập lệnh sau vào hộp thoại:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Bạn đến thư mục chữ ký của mình, sau đó có thể sao chép và lưu chúng.

Kết luận về việc sử dụng chuyên nghiệp chữ ký trong Outlook

Chữ ký trong Outlook là một phương tiện chuyên nghiệp và đã được thử nghiệm và thử nghiệm để thể hiện bạn là người gửi thư. Họ và tên, chi tiết liên hệ cá nhân và, trong môi trường kinh doanh, việc đưa thông tin pháp lý vào là điều cần thiết và phù hợp.

Bạn có thể tạo chữ ký mới trong Outlook chỉ bằng một vài cú nhấp chuột hoặc với sự trợ giúp của Microsoft Word và các mẫu bên ngoài. Nó có thể hữu ích nếu bao gồm ảnh hoặc logo trong chữ ký. Bạn cũng cần tuân thủ các quy tắc của DIN 5008 đối với chữ ký doanh nghiệp. Chữ ký phải luôn thông báo cho người nhận, cho phép tổng quan nhanh về người gửi và phù hợp với bức tranh tổng thể của email.