Bạn cũng có thể sử dụng Word để gắn nhãn riêng lẻ và / hoặc thống nhất cho các phong bì cho thư của mình.
Phải thừa nhận rằng phong bì có cửa sổ cực kỳ thiết thực: địa chỉ được nhập trực tiếp trong tiêu đề thư và được in ra cùng với văn bản của bạn. Giờ chỉ cần gấp lá thư lại, cho vào phong bì là xong. Thật không may, không thể sử dụng phong bì cửa sổ xem cho tất cả các tác vụ. Chẳng hạn như vì bạn muốn gửi thiệp mời hoặc vì có một tập tài liệu hiện tại trong phong bì. Nhưng làm thế nào để địa chỉ ghi trên phong bì trong trường hợp này? Bằng tay hay với một nhãn địa chỉ đặc biệt?
Không nhất thiết phải như vậy, bởi vì Word cũng in bất kỳ phong bì nào. Yêu cầu duy nhất: Phong bì phải vừa với máy in của bạn (thông tin về điều này có thể được tìm thấy trong hướng dẫn sử dụng máy in của bạn).
Hình thức in phong bì đơn giản nhất là nhập thủ công địa chỉ người nhận và người gửi sau đó in lên phong bì tiêu chuẩn. Word có cài đặt mặc định cho các định dạng tiêu chuẩn như B4 (tương ứng với một tờ A4 mà không cần gấp), C6 (bốn lần gấp của một tờ A4) hoặc DL (= DIN dài, trong đó tờ A4 được gấp ba lần theo chiều dọc).
Để in một địa chỉ riêng lẻ trên một phong bì, hãy tiến hành như sau:
- Word 2007: Đầu tiên chuyển sang tab Thư trên ruy-băng và sau đó nhấp vào nút PHÁT TRIỂN trong nhóm TẠO.
- Word 2003, 2002 / XP: Trong menu EXTRAS, chọn CHỮ VÀ HÌNH CHỮ, sau đó PHÁT TRIỂN VÀ NHÃN.
Word 2000: Gọi lệnh ENVELOPES AND LABELS trong menu EXTRAS. - Trong hộp thoại xuất hiện, hãy đảm bảo rằng bạn đang ở trên tab ENVELOPES.
- Sau đó, nhập địa chỉ bưu điện mong muốn vào trường NGƯỜI NHẬN (ĐỊA CHỈ).
- Nếu muốn, bạn cũng có thể điền vào trường SENDER (ĐỊA CHỈ) với địa chỉ bưu điện của riêng bạn. Thông tin này cũng có thể có sẵn ở đây. Sau đó, chỉ cần kiểm tra chi tiết địa chỉ. Bạn có thể đọc cách thay đổi thông số kỹ thuật người gửi của mình trong chương "Cách thay đổi vĩnh viễn địa chỉ người gửi chuẩn" của bài viết này.
Nếu bạn không muốn người gửi xuất hiện trên phong bì, hãy kích hoạt hộp kiểm OLEAR (Word 2007, Word 2003 và 2002 / XP) hoặc KHÔNG (Word 2000) phía trên trường người gửi. - Tiếp theo, đặt kích thước của phong bì sẽ được in bằng cách nhấp vào nút TÙY CHỌN. Trên tab ENVELOPE OPTIONS, chọn định dạng thích hợp trong trường thả xuống ENVELOPE FORMAT - ví dụ: B. »C5« (gấp đôi một trang A4). Hình ảnh xem trước hiển thị vị trí mà địa chỉ người gửi và người nhận xuất hiện.
- Nếu bạn không đồng ý với định vị, bạn có thể đặt khoảng cách TỪ TRÁI và TỪ TRÊN theo cách thủ công - riêng cho ĐỊA CHỈ NGƯỜI NHẬN và ĐỊA CHỈ NGƯỜI GỬI.
Bạn cũng có thể để vị trí tối ưu cho Word: Nhập văn bản TỰ ĐỘNG thay vì một số trong tất cả các trường văn bản có cm. Trong trường hợp này, Word sử dụng các giá trị mặc định bên trong được điều chỉnh cho phù hợp với định dạng phong bì đã chọn. - Bây giờ bạn nên kiểm tra cài đặt trên tab »Tùy chọn in«. Thông thường, các vấn đề với in phong bì là do hướng giấy hoặc nạp giấy không chính xác.
Nếu nút ĐẶT LẠI chuyển sang màu xám, cài đặt mặc định của máy in - hay chính xác hơn là cài đặt trình điều khiển máy in - được đặt. Hình ảnh xem trước nhỏ cho thấy cách bạn nên nạp phong bì vào khe máy in. Hầu hết thời gian, cài đặt mặc định là tốt nhất cho máy in của bạn. Điều này có nghĩa là ngược lại: Nếu nút DEFAULT hoặc RESET đang hoạt động, bạn nên nhấp vào nút đó để khôi phục cài đặt gốc của máy in.
Các thay đổi đối với các tùy chọn in chỉ có ý nghĩa nếu bạn muốn nạp phong bì qua một khe khác hoặc nếu máy in của bạn hỗ trợ một số loại xử lý giấy.
- Sau khi bạn đã xác nhận các tùy chọn in và phong bì với OK, hãy bắt đầu quá trình in bằng cách nhấp vào nút IN.
Ngoài ra, nút THÊM VÀO / VÀO TÀI LIỆU có sẵn, bạn có thể thêm một trang mới với thông tin bìa vào văn bản Word hiện tại. Để đảm bảo rằng định dạng trang và vị trí của các trường địa chỉ được giữ lại, Word sẽ chèn dấu ngắt phần giữa trang bìa và tài liệu hiện có. Quy trình này phù hợp nếu bạn muốn in phong bì và nội dung của bức thư cùng nhau. Đảm bảo rằng đúng loại giấy được lắp vào khe máy in - đặc biệt nếu máy in của bạn chỉ có một khe cắm!
Bất kể bạn in phong bì ngay lập tức hay thêm nó vào tài liệu trước: Nếu bạn đã thực hiện các thay đổi đối với địa chỉ người gửi ở bước 4, Word sẽ hỏi bạn xem bạn có muốn lưu một địa chỉ người gửi tiêu chuẩn mới hay không. Nếu bạn nhấp vào CÓ, bạn không phải nhập lại địa chỉ của mình mỗi khi in phong bì.
