Outlook cung cấp các tùy chọn khác nhau để ngăn không cho e-mail của bạn được gửi ngay sau khi chúng được soạn thảo. Ở đây, bạn có thể, ví dụ, tắt tính năng gửi ngay lập tức để có thể kiểm tra lại e-mail đã viết hoặc một dòng
Cách tắt công văn ngay lập tức và gửi email sau
Ai chưa trải nghiệm điều này: Ngay sau khi một e-mail được gửi đi, những nghi ngờ nảy sinh về việc liệu bạn có thực sự phải viết nó theo cách đó hay không. Bất kỳ ai có xu hướng trả lời e-mail một cách bốc đồng và thường đặt mình vào sai vị trí đều có thể dễ dàng tránh rơi vào tình huống như vậy một lần nữa trong tương lai.
Giải pháp thoạt nghe rất đơn giản: Hãy tập thói quen không gửi e-mail ngay sau khi viết mà hãy để chúng nghỉ ngơi và đọc lại trước khi gửi.
Tuy nhiên, nói thì dễ hơn làm. Đặc biệt là khi bạn đang trong quá trình chuyển đổi và cuối cùng đã đưa ra ý kiến của người nhận - thì việc nhấp vào GỬI hoặc tổ hợp phím CTRL + ENTER là điểm kết thúc phù hợp. Và việc cân nhắc thường chỉ bắt đầu sau khi nộp bài.
Do đó, bạn nên hủy kích hoạt tùy chọn trong Outlook để đảm bảo rằng các e-mail được gửi ngay sau khi bạn nhấp vào GỬI nếu bạn được kết nối với Internet. Sau đó, Outlook trước tiên đặt các e-mail bạn đã gửi vào thư mục POSTAL OUTPUT. Ở đó họ đợi cho đến khi bạn đưa ra lệnh GỬI TẤT CẢ / NHẬN hoặc GỬI TẤT CẢ.
Tuy nhiên, để làm điều này, bạn phải tắt tính năng gửi và nhận email tự động của Outlook.
Hướng dẫn: Cách tắt vận chuyển ngay lập tức
Để thực hiện việc này, hãy tiến hành như sau:
- Trong Outlook lên đến phiên bản 2007, hãy gọi lệnh EXTRAS >> OPTIONS và mở sổ đăng ký E-MAIL-SETUP. Trong Outlook 2010, hãy gọi lệnh FILE >> OPTIONS và mở tab NÂNG CAO.
- Tắt tùy chọn GỬI NGAY LẬP TỨC NẾU ĐƯỢC KẾT NỐI (trong Outlook 2010 bạn phải cuộn xuống một chút để tìm phần GỬI / NHẬN). Để hộp thoại mở.
Để Outlook không thực sự gửi e-mail từ hộp thư đến cho đến khi bạn đưa ra hướng dẫn, bạn nên tắt tính năng nhận và gửi tự động:
- Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút GỬI / NHẬN trong hộp thoại ở phần trước.
- Trong CÀI ĐẶT CHO NHÓM "TẤT CẢ TÀI KHOẢN" kích hoạt TÙY CHỌN BAO GỒM NHÓM NÀY TRONG VIỆC TRUYỀN (F9).
- Để đảm bảo rằng các e-mail không được gửi đi mà không có lệnh nhanh của bạn, hãy tắt tùy chọn TỰ ĐỘNG GIAO HÀNG MỖI X PHÚT bên dưới.
- Nếu bạn nhớ gửi e-mail vẫn còn trong thư mục OUTPUT trước khi thoát khỏi Outlook, hãy tắt tùy chọn TỰ ĐỘNG TRUYỀN KHI Thoát CHƯƠNG TRÌNH. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tránh quên gửi e-mail khi thoát Outlook, hãy kích hoạt tùy chọn này.
- Nếu bạn đã xác định nhóm gửi / nhận của riêng mình cho các tài khoản cá nhân, hãy lặp lại các bước từ 2 đến 4.
- Đóng hộp thoại.
Cách cuối cùng gửi e-mail từ hộp thư đi
Nếu người nhận vẫn chưa khẩn trương chờ đợi câu trả lời của bạn, hãy để những email đã viết trong hộp thư đi trong nửa giờ hoặc lâu hơn.
Sau đó, xem lại các e-mail, sửa lỗi đánh máy hoặc từ ngữ và sau đó gửi tất cả e-mail từ hộp thư đến.
Có một số tùy chọn có sẵn cho bạn trong Outlook lên đến phiên bản 2007 để gửi e-mail của bạn:
- Nhấn phím F9 hoặc CTRL + M.
- Nhấp vào nút GỬI / NHẬN trên thanh công cụ trong mô-đun e-mail.
- Gọi lệnh TOOLS >> GỬI / NHẬN và chọn GỬI TẤT CẢ / NHẬN hoặc tài khoản mà các e-mail sẽ được chuyển.
- Nếu bạn chỉ muốn làm trống thư mục OUTPUT nhưng không muốn nhận bất kỳ e-mail nào, hãy gọi lệnh EXTRAS >> SEND / RECEIVE >> SEND ALL.
Trong Outlook 2010, bạn cũng có một số tùy chọn:
- Nhấn phím F9 hoặc CTRL + M.
- Mở tab GỬI / NHẬN trong mô-đun e-mail và nhấp vào nút GỬI / NHẬN TẤT CẢ THƯ MỤC.
- Trong bất kỳ mô-đun Outlook nào, hãy nhấp vào nút nhỏ GỬI / NHẬN TẤT CẢ THƯ MỤC trong thanh truy cập nhanh (trên cùng bên trái trong cửa sổ - xem phần đánh dấu trong ảnh chụp màn hình bên dưới).
- Nếu bạn chỉ muốn gửi và nhận e-mail cho một trong các tài khoản của mình, hãy nhấp vào tab GỬI / NHẬN trên GỬI-NHẬN-NHÓM và sau đó nhấp vào tên tài khoản tương ứng.
- Nếu bạn chỉ muốn gửi e-mail nhưng không lấy lại được, hãy nhấp vào tab GỬI / NHẬN trên GỬI TẤT CẢ.
Cách tự động gửi email với thời gian trễ
Outlook không chỉ cung cấp tùy chọn lưu trữ e-mail trong hộp thư đi trước và chỉ gửi chúng khi bạn ra lệnh. Thay vào đó, Outlook cũng cho phép bạn gửi e-mail với thời gian trễ tại một thời điểm xác định trước mà bạn không cần phải tự mình nhấp vào nút "Gửi" tại thời điểm này.
Nếu bạn không gửi qua máy chủ Exchange, Outlook phải đang chạy và được kết nối với Internet tại thời điểm e-mail được gửi. Nếu không, e-mail sẽ chỉ được gửi ngay khi Outlook đang chạy lại và có kết nối internet.
Bạn có thể sử dụng các tùy chọn tin nhắn để chỉ định rằng e-mail sẽ được gửi trong thời gian trễ.
-
Viết e-mail của bạn như bình thường, nhưng chưa nhấp vào "Gửi".
-
Thay vào đó, hãy nhấp vào nút “Tùy chọn” hoặc trong Outlook 2007/2010, tab “Tùy chọn”.
-
Trong Outlook 2003 hoặc phiên bản cũ hơn, hãy kích hoạt tùy chọn “Trì hoãn giao hàng cho đến khi” và nhập ngày và giờ mong muốn. Trong Outlook 2007 và 2010, nhấp vào "Phân phối trễ" và nhập ngày gửi.
-
Đóng hộp thoại và nhấp vào "Gửi".
Hiện tại, e-mail đã được "đậu" trong hộp thư đi. Ở đó, bạn có thể mở lại bất kỳ lúc nào để thực hiện thay đổi. Tất nhiên, bạn có thể xóa nó nếu không cần nữa.
